Prezentare generală

Flux de lucru pentru aprobare

Din momentul în care o Factură și Notă de credit este preluată de sistemul nostru, PurchasePlus analizează în permanență fiecare document aflat în stările „Deschis” și „În așteptarea aprobării” și generează Semnalizări la nivel de antet sau de linie pe document, conform Setărilor de semnalizare ale fiecărei Organizații. Aceste Semnalizări ne indică existența unei probleme cu documentul respectiv - de exemplu, cantitatea comandată (pe Comanda de achiziție asociată) nu coincide cu cantitatea facturată - și că este necesară revizuirea de către o persoană desemnată.

Identitatea exactă a acelei persoane poate diferi, în funcție de Unitatea organizațională care a primit Factura sau Nota de credit, de valoarea documentului sau de ambele. Este posibil chiar să fie necesară revizuirea de către mai multe persoane din cadrul unei organizații. Logica privind cine trebuie să aprobe o Factură sau o Notă de credit, precum și notificările și sarcinile automate care permit acțiunea evaluatorului, sunt definite printr-un Flux de lucru pentru aprobare. ( Notă: acest lucru se aplică acum și transferurilor de stoc și solicitărilor de aprovizionare)

Odată ce un document a primit Aprobarea finală, acesta va trece automat în starea Reconciliat și va putea fi Exportat către sistemul dumneavoastră extern de contabilitate furnizori (AP).

Un Flux de lucru pentru aprobare conține Ranguri, Atribuiri și este Executat atunci când o Factură sau o Notă de credit eligibilă este repartizată pe Organizația/Unitatea atribuită. Citiți mai departe pentru a afla mai multe.

Pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc, odată ce au atins Aprobarea finală: Solicitările de aprovizionare vor fi finalizate și vor genera o Comandă de achiziție. Transferurile de stoc vor fi marcate ca finalizate. 

Rangurile fluxului de lucru

Fluxurile de lucru au Ranguri, care controlează utilizatorul (utilizatorii) care pot aproba Facturi sau Note de credit până la o Valoare specificată.

Rangurile fluxului de lucru au fiecare un Nume (de ex. „Rang 1” sau „Ajutor de bucătar”), iar fiecare Rang are trei componente distincte: Ordinea rangului, Valoarea maximă a rangului și Aprobatorii rangului.

Acest lucru este valabil și pentru fluxurile de lucru ale solicitărilor de aprovizionare și transferurile de stoc:

Transferuri de stoc

Solicitări de aprovizionare

Ordinea rangurilor fluxului de lucru

O Factură sau o Notă de credit care intră într-un Flux de lucru va necesita Aprobare în Ordinea definită a rangurilor. Altfel spus, documentul trebuie mai întâi Aprobat de Rangul cu Ordinea 1 înainte de a putea fi Aprobat de Rangul cu Ordinea 2 și așa mai departe, până când primește Aprobarea finală. Vă rugăm să consultați secțiunea: Valoarea maximă a rangului fluxului de lucru pentru mai multe informații despre Aprobarea finală.

Un Flux de lucru poate conține până la 10 Ranguri.

Valoarea maximă a rangului fluxului de lucru

Valoarea maximă a unui Rang este importantă, deoarece ne indică ce Ranguri pot acorda Aprobarea finală pentru o Factură sau Notă de credit și care Ranguri nu pot. 

Dacă valoarea documentului este mai mică sau egală cu Valoarea maximă a rangului, aprobarea finală va fi acordată de acel Rang. Dacă valoarea documentului este mai mare decât Valoarea maximă a rangului, Aprobarea finală nu va fi acordată de Rangul respectiv și va trece la următorul Rang.

De exemplu, dacă Valoarea maximă a Rangului 1 este de 500 $, iar o Factură cu o valoare de 501 $ intră în Fluxul de lucru, atunci Aprobatorii din Rangul 1 nu vor putea acorda Aprobarea finală pentru Factură - Aprobarea finală trebuie acordată de cineva dintr-un Rang cu o Valoare maximă mai mare de 500 $. Totuși, dacă valoarea Facturii ar fi fost de 499 $, atunci Aprobatorul (aprobatorii) din Rangul 1 ar fi putut acorda Aprobarea finală pentru Factură, fără a mai fi necesară aprobarea de către un utilizator dintr-un Rang superior.

Notă - Nu există o Valoare a rangului „Nelimitată”. Valoarea maximă a ultimului Rang din fluxul de lucru ar trebui să fie cea mai mare valoare fezabilă a Facturilor sau Notelor de credit pe care este probabil să le primiți.

În fila [Setări] a fluxului de lucru, activați opțiunea [Omite aprobarea dacă depășește valoarea maximă] atunci când Rangurile a căror Valoare maximă este sub valoarea totală a documentului trebuie omise. Rangurile marcate ca Întotdeauna necesar nu sunt omise niciodată. Rangurile finale pot rămâne Nu se aplică.

Notă - Rangurile marcate ca Întotdeauna necesar trebuie să aprobe în continuare chiar și atunci când documentul depășește Valoarea maximă. Dacă Valoarea maximă a acelui Rang este sub valoarea totală a documentului, aprobarea este parțială, iar documentul continuă către următorul Rang aplicabil.

Aprobatorii fluxului de lucru

Rangurile fluxului de lucru pot avea unul sau mai mulți Aprobatori:

Aprobatorii care aparțin fiecărui Rang vor fi notificați prin e-mail atunci când o Factură sau o Notă de credit ajunge la Rangul respectiv și necesită Aprobarea lor. Orice utilizator din Rang poate aproba documentul, iar Aprobarea la nivel de rang va fi considerată „acordată” de către primul utilizator care Aprobă în cadrul acelui Rang. 

Atribuirile fluxului de lucru

Fluxurile de lucru pentru aprobarea Facturilor sau Notelor de credit sunt atribuite uneia sau mai multor Organizații sau Unități organizaționale. Orice document care este înregistrat pe cheltuieli (repartizat) către o Organizație sau o Unitate organizațională va fi direcționat în Fluxul de lucru atribuit respectivei Organizații. 

Utilizatorii cu permisiunea „Gestionare organizații” pot atribui un Flux de lucru Organizației lor din pagina [Setări de sistem] → [Setări organizație]. 

Un Flux de lucru poate fi atribuit mai multor Organizații (Departamente), dar o Organizație poate avea un singur Flux de lucru atribuit. 

Pentru Fluxul de lucru de aprobare a transferurilor de stoc - singura diferență este că îl atribuiți direct Locației de stoc:

Notă privind ierarhiile organizației

Fluxurile de lucru nu sunt „moștenite” de la Organizațiile părinte. Dacă doriți ca o Unitate organizațională să aibă același Flux de lucru pentru aprobarea facturilor ca una dintre Organizațiile sale părinte, acesta trebuie aplicat atât la nivel de părinte, cât și la nivel de subordonat în Ierarhia organizației.

Execuțiile fluxului de lucru

Fluxurile de lucru sunt „Executate” atunci când o Factură sau o Notă de credit eligibilă este repartizată către o Organizație căreia îi este Atribuit un Flux de lucru. 

În cadrul unui Flux de lucru există o filă [Execuții] care listează toate instanțele în care acel Flux de lucru a fost declanșat, detaliind documentele implicate:

Pentru a vizualiza un Panou de informații detaliat (adică un Jurnal de audit) privind o anumită Execuție a fluxului de lucru și toate Evenimentele de execuție, faceți clic pe butonul din coloana [Informații].

Anularea, Parcarea sau Ștergerea unei Facturi sau Note de credit în orice moment pe parcursul unei Execuții active va anula Execuția fluxului de lucru.

Pentru Solicitările de aprovizionare veți vedea numărul de solicitări, la fel și în cazul transferurilor de stoc:

Solicitări de aprovizionare

Transferuri de stoc

Cine poate gestiona fluxurile de lucru

Un utilizator trebuie să aibă activată permisiunea „Poate gestiona fluxurile de lucru pentru aprobare” pentru a putea Crea sau Gestiona Fluxuri de lucru pentru aprobare.

Utilizatorii cu această permisiune vor putea gestiona Fluxurile de lucru din orice Organizație din care fac parte.

Pentru a atribui un Flux de lucru unei Organizații, utilizatorul trebuie să aibă permisiunea „Gestionare organizații”.

Crearea unui flux de lucru pentru aprobare

Utilizatorii cu permisiunea „Poate gestiona fluxurile de lucru pentru aprobare” pot crea un nou Flux de lucru pentru aprobarea Facturilor sau Notelor de credit (valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc) urmând acești pași. Odată create, Fluxurile de lucru nu pot fi șterse.

Pasul 1. Navigați la [Setări de sistem] → [Fluxuri de lucru pentru aprobare] în bara de navigare laterală, apoi faceți clic pe butonul [Creează un flux de lucru nou pentru aprobare]:

Pasul 2. Selectați Tipul de flux de lucru dorit, apoi introduceți un Nume și o Descriere pentru Fluxul de lucru, înainte de a face clic pe [Creează fluxul de lucru]:

Pasul 3. Veți ajunge la Fluxul de lucru nou creat, care conține un Rang implicit. Puteți edita Rangul implicit făcând clic pe [Actualizează rangul] în meniul [Mai multe], dacă doriți să modificați Numele sau Valoarea maximă a Rangului:

Pasul 4. Faceți clic pe [Creează un rang nou] pentru a adăuga mai multe Ranguri după cum este necesar. Se recomandă insistent ca Rangurile să fie Ordonate în funcție de Valorile maxime ale acestora, în ordine crescătoare. Puteți edita Rangurile și Ordinea rangurilor selectând opțiunea (opțiunile) relevante din Meniul [Mai multe]:

Pasul 5. Adăugați Aprobatori la fiecare Rang făcând clic pe butonul din coloana [Aprobatori]. Veți putea adăuga doar Aprobatori care (a) sunt utilizatori existenți PurchasePlus și (b) sunt membri ai Organizației în care creați Fluxul de lucru:

Pasul 6. Fluxul de lucru devine „Activ” de îndată ce este Atribuit uneia sau mai multor Organizații sau Unități organizaționale. 

Actualizarea unui flux de lucru pentru aprobare

Puteți actualiza Numele și Descrierea unui Flux de lucru accesând fila [Setări]:

Actualizarea rangurilor fluxului de lucru

Făcând clic pe meniul [Mai multe] de pe un Rang al fluxului de lucru, vi se va afișa o listă de opțiuni pentru actualizarea unui Rang:

• [Mută rangul în sus] și [Mută rangul în jos] pot fi utilizate pentru a modifica ordinea Rangurilor în cadrul Fluxului de lucru.
• [Actualizează rangul] poate fi utilizat pentru a modifica Numele sau Valoarea maximă a Rangului și pentru a marca Rangul ca Întotdeauna necesar.
• [Șterge rangul] va elimina complet Rangul din Fluxul de lucru.

Dacă există chiar și o singură Factură În așteptarea aprobării în Fluxul de lucru, Rangurile din acel flux nu pot fi actualizate sau șterse. Factura (facturile) trebuie fie Parcată, fie să parcurgă procesul de aprobare înainte ca Rangurile să poată fi actualizate. Cu toate acestea, puteți adăuga oricând un nou Aprobator (utilizator) în Rang. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare, note de credit și transferuri de stoc)

Adăugarea sau eliminarea aprobatorilor

Pentru a gestiona Aprobatorii dintr-un Rang al fluxului de lucru, faceți mai întâi clic pe butonul din coloana [Aprobatori]:

Pentru a Adăuga un nou Aprobator, faceți clic pe butonul [Adaugă aprobator] și căutați utilizatorul respectiv. Veți putea adăuga doar Aprobatori care (a) sunt utilizatori existenți PurchasePlus și (b) sunt membri ai Organizației în care creați Fluxul de lucru.

Pentru a Elimina un Aprobator, faceți clic pe [Elimină] în meniul [Mai multe]:

Actualizarea atribuirilor unui flux de lucru

Posibilitatea de a atribui un Flux de lucru se regăsește în două locuri în PurchasePlus:

1. În fila [Atribuiri] a Fluxului de lucru:

În [Atribuire nouă], selectați fila [Cont (La nivelul întregii organizații)] pentru a bifa mai multe coduri de Cont și a atribui Fluxul de lucru dintr-o singură salvare. Conturile deja atribuite sunt bifate, dezactivate și afișează o etichetă Deja atribuit.

2. În pagina [Setări de sistem] → [Setări organizație]:

Rețineți: Utilizatorii trebuie să aibă permisiunea „Gestionare organizații” pentru a atribui un Flux de lucru pentru aprobare unei Organizații sau Unități organizaționale.

Dacă există chiar și o singură Factură în starea În așteptarea aprobării conform Fluxului de lucru, acesta nu poate fi neatribuit de la o Organizație. Factura (facturile) trebuie mai întâi Parcată sau să finalizeze procesul de Aprobare. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare, note de credit și transferuri de stoc)

Ștergerea unui flux de lucru

Fluxurile de lucru trebuie șterse de către un membru al echipei de configurare PurchasePlus. Vă rugăm să ne contactați pentru a solicita Ștergerea unui Flux de lucru de pe o Unitate organizațională.

Aprobarea sau respingerea

Utilizatorii au posibilitatea de a Aproba sau Respinge o Factură ori o Notă de credit repartizată către o Unitate organizațională în care (a) există un Flux de lucru atribuit și (b) utilizatorul este Aprobator într-unul dintre Rangurile fluxului de lucru respectiv.

Aprobatorii pot Aproba sau Respinge documentul direct din pagina [Facturi SAU Note de credit] → [În așteptarea aprobării mele]. Rețineți că Aprobatorii din al doilea rang (și din cele ulterioare) al Fluxului de lucru vor vedea Facturile sau Notele de credit în această listă numai după ce au primit Aprobarea de la Rangul (rangurile) precedent(e):

În plus, Aprobatorii pot accesa direct o Factură sau o Notă de credit și pot utiliza butoanele [Aprobă] sau [Respinge] din antetul documentului:

Ce se întâmplă atunci când o Factură sau o Notă de credit este Aprobată?

• Dacă Valoarea Facturii sau a Notei de credit este mai mare decât Valoarea maximă a Rangului Aprobatorului, documentul va trece la următorul Rang de aprobare. Utilizatorii din următorul Rang de aprobare vor fi notificați prin e-mail.
• Dacă Valoarea documentului este mai mică decât Valoarea maximă a Rangului Aprobatorului, Fluxul de lucru consideră aceasta drept „Aprobare finală”, iar Factura sau Nota de credit este mutată automat în starea Reconciliat. Aceasta poate fi exportată către sistemul extern AP pentru plată. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

Ce se întâmplă atunci când o Factură sau o Notă de credit este Respinsă?

• Aprobatorilor li se va solicita să adauge un Comentariu, iar documentul este trecut automat în starea Anulat. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

Nou vs. clasic

Pentru utilizatorii cu experiență în PurchasePlus, este posibil să fiți familiarizați cu modul în care funcționau fluxurile de lucru în platforma noastră clasică (Legacy). Iată diferențele dintre „Noile” fluxuri de lucru pentru aprobare și fluxurile de lucru din Legacy PurchasePlus:

• Spre deosebire de aprobatorii de facturi din versiunea clasică, noii Aprobatori ai fluxului de lucru (și Ordinea de aprobare) sunt definiți prin Ranguri, comparativ cu rolurile de Aprobator operațional sau financiar care puteau aproba Factura în orice moment.
• Fluxurile de lucru pentru aprobare [Noi] trebuie activate atât pentru Organizația cumpărător, cât și pentru Unitățile organizaționale individuale.
• Spre deosebire de fluxurile de lucru de aprobare clasice, nu se poate aplica un Rang „Nelimitat”, iar Rangul final trebuie să aibă cea mai mare valoare necesară pentru aprobare.
• În Noile fluxuri de lucru, utilizatorii pot vizualiza Execuțiile fluxului de lucru pentru Facturile și Notele de credit implicate. În cadrul unei Execuții, utilizatorii pot vedea Evenimentele de execuție - oferind un Jurnal de audit eficient pentru o Factură sau Notă de credit dintr-un flux de lucru.

În cele din urmă, este important de menționat că „Noile” fluxuri de lucru pentru aprobare se exclud reciproc cu fluxurile clasice de aprobare. De îndată ce Noile fluxuri de lucru pentru aprobare sunt activate pentru o Organizație, utilizatorii acelei Organizații nu mai pot aproba Facturi sau Note de credit conform Fluxurilor clasice de aprobare operațională și financiară.

Depanare

• Tocmai am activat Noile fluxuri de lucru pentru Organizația mea, dar niciuna dintre Facturile mele (În așteptarea aprobării) nu a fost plasată în fluxul de lucru relevant.

Facturile și Notele de credit care erau În așteptarea aprobării la momentul activării Noilor fluxuri de lucru trebuie Redeschise și apoi Marcate din nou ca În așteptarea aprobării pentru ca Fluxul de lucru pentru aprobare corespunzător să se aplice. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• Ce se întâmplă dacă Factura sau Nota de credit este repartizată către o altă Unitate organizațională în timpul Execuției fluxului de lucru?

Starea Execuției fluxului de lucru este actualizată la Anulat, iar documentul intră în noua Execuție a fluxului de lucru. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• Ce se întâmplă dacă o Factură sau Notă de credit se află în timpul Execuției fluxului de lucru și toate Semnalizările sunt rezolvate?

Execuția este anulată, iar documentul este actualizat automat la Reconciliat. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• Ce se întâmplă dacă nu se găsește niciun Flux de lucru pentru aprobare pentru Unitatea organizațională căreia îi este repartizată o Factură sau o Notă de credit?

Documentul rămâne în starea În așteptarea aprobării. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• **Ce se întâmplă dacă există un Flux de lucru pentru aprobare activat pentru o Organizație, dar nu există Aprobatori adăugați la niciun Rang al fluxului de lucru?

Factura sau Nota de credit va rămâne în Fluxul de lucru pentru aprobare până când un Aprobator este adăugat la Rangul relevant. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)**

• Doresc să reproduc „Fluxurile de lucru de aprobare operațională și financiară” clasice. Cum pot face acest lucru?

Puteți crea două Ranguri de flux de lucru cu o Valoare maximă de 0 $ fiecare și să adăugați Aprobatorii operaționali la unul dintre Ranguri, iar Aprobatorii financiari la celălalt Rang. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• Sunt împiedicat să editez un Flux de lucru, deși am permisiunea corectă. 

Sistemul nostru împiedică editarea unui Flux de lucru dacă există Execuții active în cadrul acestuia. Mai întâi, Aprobați sau Respingeți Facturile aflate în Execuția activă și abia apoi veți putea edita Fluxul de lucru. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)

• Primesc două e-mailuri de tip „Facturi în așteptarea aprobării mele”.

Trebuie să fiți eliminat ca Aprobator din fluxul clasic de aprobare a facturilor (Legacy).

• Pot „Omite” Ranguri de aprobare dacă fac parte dintr-un Rang al fluxului de lucru cu o Valoare maximă mai mare decât Valoarea Facturii sau Notei de credit?

Nu, documentul va necesita în continuare Aprobare din partea utilizatorilor definiți, în Ordinea rangurilor care a fost configurată pentru Fluxul de lucru. De exemplu, dacă Valoarea unei Facturi este de 1000 $, Rangul 1 poate aproba până la 500 $, iar Rangul 2 poate aproba până la 2000 $, membrii Rangului 2 trebuie totuși să aștepte Aprobarea Rangului 1 înainte de a putea acorda Aprobarea finală pentru Factura aflată În așteptarea aprobării. Totuși, permisiunea „Poate super-aproba Facturi și Note de credit” permite utilizatorilor autorizați să forțeze trecerea oricărei Facturi sau Note de credit „În așteptarea aprobării” în starea „Reconciliat”, indiferent dacă se află sau nu într-un Flux de lucru pentru aprobare. Prin urmare, această permisiune este o modalitate eficientă prin care persoanele autorizate pot „omite” rangurile de aprobare din fluxul de lucru. (acest lucru este valabil și pentru solicitări de aprovizionare și transferuri de stoc)