Prezentare generală
Prezentare generală
Salt la:
- Flux de lucru pentru aprobare
- Cine poate crea și gestiona fluxuri de lucru pentru aprobare?
- Ghid: Crearea unui flux de lucru pentru aprobare
- Ghid: Actualizarea fluxurilor de lucru pentru aprobare
- Ghid: Aprobarea (sau respingerea) unui document într-un flux de lucru pentru aprobare
- Nou vs legacy
- Depanare
Flux de lucru pentru aprobare
Din momentul în care o Factură și o Notă de credit este preluată de sistemul nostru, PurchasePlus analizează constant fiecare document aflat în stările „Deschis” și „În așteptarea aprobării” și declanșează Marcaje la nivel de antet sau de linie pe document, conform Setărilor de marcaje ale fiecărei Organizații. Aceste marcaje semnalează că există o problemă cu documentul respectiv - de exemplu, cantitatea comandată (pe Comanda de achiziție asociată) nu este aceeași cu cantitatea facturată - și că acesta trebuie revizuit de o persoană desemnată.
Cine anume este acea persoană poate diferi, în funcție de Unitatea Organizațională care a primit Factura sau Nota de credit, de valoarea documentului sau de ambele. Este posibil chiar să fie necesară revizuirea de către mai multe persoane din cadrul unei organizații. Logica privind cine trebuie să aprobe o Factură sau o Notă de credit, precum și notificările și sarcinile automatizate care permit revizuirea, sunt definite printr-un Flux de lucru pentru aprobare. ( Notă: acest lucru se aplică acum și transferurilor de stoc și cererilor de aprovizionare)
Odată ce unui document i-a fost acordată Aprobarea finală, acesta va trece automat în starea Reconciliat și poate fi Exportat în sistemul dvs. extern de AP.
Un Flux de lucru pentru aprobare conține Ranguri, Alocări și este Executat atunci când o Factură sau o Notă de credit eligibilă este atribuită Organizației/Unității alocate. Citiți mai departe pentru a afla mai multe.
Pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc, odată ce au atins Aprobarea finală: Cererile de aprovizionare vor fi finalizate și vor genera o Comandă de achiziție. Transferurile de stoc vor fi marcate ca finalizate.
Rangurile fluxului de lucru
Fluxurile de lucru au Ranguri, care controlează utilizatorul (utilizatorii) care pot aproba Facturi sau Note de credit până la o Valoare specificată.
Rangurile fluxului de lucru au fiecare un Nume (de ex. „Rang 1” sau „Ajutor de bucătărie”), iar fiecare Rang are trei componente distincte: Ordinea rangului, Valoarea maximă a rangului și Aprobatorii rangului.
Acest lucru se aplică și pentru fluxurile de lucru ale cererilor de aprovizionare și transferurilor de stoc:
Transferuri de inventar 
Cereri de aprovizionare
Ordinea rangurilor fluxului de lucru
O Factură sau Notă de credit care intră într-un Flux de lucru va necesita Aprobare în Ordinea definită a rangurilor. Altfel spus, documentul trebuie mai întâi Aprobat de Rangul cu Ordinea 1 înainte de a putea fi Aprobat de Rangul cu Ordinea 2 și așa mai departe, până când primește Aprobarea finală. Vă rugăm să consultați secțiunea: Valoarea maximă a rangului fluxului de lucru pentru mai multe informații despre Aprobarea finală.
Un flux de lucru poate conține până la 10 Ranguri.
Valoarea maximă a rangului fluxului de lucru
Valoarea maximă a unui Rang este importantă, deoarece ne indică ce Ranguri pot acorda Aprobarea finală pentru o Factură, Notă de credit și ce Ranguri nu pot face acest lucru.
Dacă valoarea documentului este mai mică sau egală cu Valoarea maximă a rangului, aprobarea finală va fi acordată de acel Rang. Dacă valoarea documentului este mai mare decât Valoarea maximă a rangului, Aprobarea finală nu va fi acordată de acel Rang, iar documentul va continua către următorul Rang.
De exemplu, dacă Valoarea maximă a Rangului 1 este 500 $, iar o Factură cu o valoare de 501 $ intră în Fluxul de lucru, atunci Aprobatorii din Rangul 1 nu vor putea oferi Aprobarea finală pentru Factură - Aprobarea finală trebuie oferită de cineva dintr-un Rang cu o Valoare maximă a rangului mai mare de 500 $. Totuși, dacă valoarea Facturii era de 499 $, atunci Aprobatorul (Aprobatorii) din Rangul 1 ar putea oferi Aprobarea finală pentru Factură, fără a mai fi necesară aprobarea de către un utilizator dintr-un rang superior.
Vă rugăm să rețineți: nu există o Valoare de rang „Nelimitată”. Valoarea maximă a ultimului Rang din fluxul de lucru ar trebui să fie cea mai mare valoare fezabilă a unei Facturi sau Note de credit pe care este probabil să o primiți.
Aprobatorii fluxului de lucru
Rangurile fluxului de lucru pot avea unul sau mai mulți Aprobatori:
Aprobatorii care aparțin fiecărui Rang vor fi notificați prin e-mail atunci când o Factură sau o Notă de credit intră în Rang și necesită Aprobarea lor. Orice Utilizator din Rang poate aproba documentul, iar Aprobarea rangului va fi considerată „acordată” de către primul utilizator care aprobă din cadrul acelui Rang.
Alocările fluxului de lucru
Fluxurile de lucru pentru aprobarea Facturilor sau Notelor de credit sunt alocate uneia sau mai multor Organizații sau Unități Organizaționale. Orice document care este alocat ca cheltuială (Codificat) către o Organizație sau o Unitate Organizațională va fi plasat în Fluxul de lucru alocat acelei Organizații.
Utilizatorii cu permisiunea „Gestionare organizații” pot aloca un Flux de lucru Organizației lor din pagina [Setări de sistem] → [Setări organizație].
Un Flux de lucru poate fi alocat mai multor Organizații (Departamente), dar o Organizație poate avea un singur Flux de lucru alocat.
Pentru Fluxul de lucru de aprobare a transferului de stoc - singura diferență este atunci când le alocați direct Locației de stoc:
Notă privind ierarhiile organizaționale
Fluxurile de lucru nu sunt „moștenite” de la Organizațiile părinte. Dacă doriți ca o Unitate Organizațională să aibă același Flux de lucru pentru aprobarea facturilor ca una dintre Organizațiile sale părinte, acesta trebuie aplicat atât la nivelul părinte, cât și la nivelul copil în Ierarhia organizațională.
Execuțiile fluxului de lucru
Fluxurile de lucru sunt „Executate” atunci când o Factură sau o Notă de credit eligibilă este codificată către o Organizație căreia îi este Alocat un flux de lucru.
Există o filă [Execuții] în cadrul unui Flux de lucru care listează toate momentele în care un anumit flux de lucru a fost declanșat, detaliind documentele implicate:
Pentru a vizualiza un Panou de informații detaliat (adică un Jurnal de audit) privind o anumită Execuție a fluxului de lucru și toate Evenimentele de execuție, faceți clic pe butonul din coloana [Informații].
Anularea, Parcarea sau Ștergerea unei Facturi sau Note de credit în orice moment în timpul unei Execuții active va anula Execuția fluxului de lucru.
Pentru Cereri de aprovizionare veți vedea numărul de cereri de aprovizionare, la fel și în cazul transferurilor de stoc:
Cereri de aprovizionare
Transferuri de stoc 
Cine poate gestiona fluxurile de lucru
Un Utilizator trebuie să aibă activată permisiunea „Poate gestiona fluxurile de lucru pentru aprobare” pentru a putea Crea sau Gestiona Fluxuri de lucru pentru aprobare.
Utilizatorii cu această permisiune vor putea gestiona fluxurile de lucru din orice Organizație din care fac parte.
Pentru a aloca un Flux de lucru unei Organizații, un utilizator trebuie să aibă permisiunea „Gestionare organizații”.
Crearea unui flux de lucru pentru aprobare
Utilizatorii cu permisiunea „Poate gestiona fluxurile de lucru pentru aprobare” pot crea un nou Flux de lucru pentru aprobarea Facturilor sau Notelor de credit (se aplică și cererilor de aprovizionare și transferurilor de stoc) urmând acești pași. Odată create, fluxurile de lucru nu pot fi șterse.
Pasul 1. Navigați la [Setări de sistem] → [Fluxuri de lucru pentru aprobare] în bara de navigare laterală, apoi faceți clic pe butonul [Creare flux de lucru nou pentru aprobare]:
Pasul 2. Selectați Tipul de flux de lucru dorit, apoi dați-i un Nume și o Descriere, înainte de a face clic pe [Creare flux de lucru]:
Pasul 3. Veți ajunge la Fluxul de lucru nou creat, care are un Rang implicit. Puteți edita Rangul implicit făcând clic pe [Actualizare rang] în meniul [Mai multe], dacă doriți să modificați Numele sau Valoarea maximă a Rangului:
Pasul 4. Faceți clic pe [Creare rang nou] pentru a adăuga mai multe Ranguri, după cum este necesar. Se recomandă insistent ca Rangurile să fie Ordonate în funcție de Valorile maxime ale acestora, în ordine crescătoare. Puteți edita Rangurile și Ordinea rangurilor selectând opțiunea (opțiunile) relevante din Meniul [Mai multe]:
Pasul 5. Adăugați Aprobatori la fiecare Rang făcând clic pe butonul din coloana [Aprobatori]. Veți putea adăuga doar Aprobatori care (a) sunt utilizatori PurchasePlus existenți și (b) sunt membri ai Organizației în care creați Fluxul de lucru:
Pasul 6. Fluxul de lucru devine „Activ” de îndată ce este Alocat uneia sau mai multor Organizații sau Unități Organizaționale.
Actualizarea unui flux de lucru pentru aprobare
Puteți actualiza Numele și Descrierea unui Flux de lucru accesând fila [Setări]:
Actualizarea rangurilor fluxului de lucru
Făcând clic pe meniul [Mai multe] de pe un Rang al fluxului de lucru, vi se va prezenta o listă de opțiuni pentru actualizarea acestuia:
- [Mutare rang mai sus] și [Mutare rang mai jos] pot fi utilizate pentru a modifica ordinea Rangurilor în Fluxul de lucru.
- [Actualizare rang] poate fi utilizat pentru a modifica Numele sau Valoarea maximă a Rangului.
- [Ștergere rang] va elimina complet Rangul din Fluxul de lucru.
Dacă măcar o singură Factură se află În așteptarea aprobării în Fluxul de lucru, Rangurile acelui flux de lucru nu pot fi actualizate sau șterse. Factura (facturile) trebuie fie Parcate, fie să parcurgă procesul de aprobare înainte ca Rangurile să poată fi actualizate. Cu toate acestea, puteți adăuga oricând un nou Aprobator (utilizator) la Rang. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare, note de credit și transferuri de stoc)
Adăugarea sau eliminarea aprobatorilor
Pentru a gestiona Aprobatorii dintr-un Rang al fluxului de lucru, faceți clic mai întâi pe butonul din coloana [Aprobatori]:
Pentru a adăuga un nou Aprobator, faceți clic pe butonul [Adăugare aprobator] și căutați utilizatorul respectiv. Veți putea adăuga doar Aprobatori care (a) sunt utilizatori existenți PurchasePlus și (b) sunt membri ai Organizației în care creați Fluxul de lucru.
Pentru a elimina un Aprobator, faceți clic pe [Eliminare] în meniul [Mai multe]:
Actualizarea alocărilor unui flux de lucru
Posibilitatea de a Aloca un Flux de lucru se găsește în două locuri în PurchasePlus:
1. Fila [Alocări] a Fluxului de lucru: 
2. Pagina [Setări de sistem] → [Setări organizație]:
Vă rugăm să rețineți: Utilizatorii trebuie să aibă permisiunea „Gestionare organizații” pentru a aloca un Flux de lucru pentru aprobare unei Organizații sau Unități Organizaționale.
Dacă măcar o singură Factură se află în starea În așteptarea aprobării conform Fluxului de lucru, asocierea acelui flux de lucru nu poate fi anulată de la o Organizație. Factura (facturile) trebuie fie Parcate, fie să parcurgă mai întâi procesul de Aprobare. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare, note de credit și transferuri de stoc)
Ștergerea unui flux de lucru
Fluxurile de lucru trebuie șterse de către un membru al echipei de configurare PurchasePlus. Vă rugăm să ne contactați pentru a aranja Ștergerea unui Flux de lucru dintr-o Unitate Organizațională.
Aprobare sau respingere
Utilizatorii au posibilitatea de a Aproba sau Respinge o Factură sau Notă de credit care a fost codificată către o Unitate Organizațională unde (a) există un Flux de lucru alocat și (b) sunt Aprobatori într-unul dintre Rangurile fluxului de lucru.
Aprobatorii pot fie să Aprobe, fie să Respingă documentul din pagina [Facturi SAU Note de credit] → [În așteptarea aprobării mele]. Vă rugăm să rețineți că Aprobatorii din al doilea rang (și următoarele) ale Fluxului de lucru vor vedea Facturile sau Notele de credit în această listă doar după ce li s-a acordat Aprobarea de către Rangul (Rangurile) anterior(e):
În plus, Aprobatorii pot face clic pe o Factură sau Notă de credit și pot utiliza butoanele [Aprobare] sau [Respingere] din antetul documentului:
Ce se întâmplă atunci când o Factură sau o Notă de credit este Aprobată?
- Dacă Valoarea Facturii sau a Notei de credit este mai mare decât Valoarea maximă a Rangului aprobatorului, documentul va fi avansat la următorul Rang de aprobare. Utilizatorii din următorul Rang de aprobare vor fi notificați prin e-mail.
- Dacă Valoarea documentului este mai mică decât Valoarea maximă a Rangului aprobatorului, Fluxul de lucru consideră aceasta drept „Aprobare finală”, iar Factura sau Nota de credit este trecută automat în starea Reconciliat. Aceasta poate fi exportată în sistemul dvs. extern de AP pentru plată. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
Ce se întâmplă atunci când o Factură sau o Notă de credit este Respinsă?
- Aprobatorilor li se va solicita să adauge un Comentariu, iar documentul este trecut automat în starea Anulat. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
Nou vs legacy
Pentru utilizatorii istorici ai PurchasePlus, s-ar putea să fiți familiarizați cu modul în care funcționau fluxurile de lucru în platforma noastră Legacy. Iată cum diferă „Noile” Fluxuri de lucru pentru aprobare față de Fluxurile de lucru Legacy:
- Spre deosebire de Aprobatorii de facturi Legacy, Aprobatorii din noul flux de lucru (și Ordinea aprobării) sunt definiți prin Ranguri, spre deosebire de rolul de Aprobator operațional sau financiar care aproba Factura în orice moment.
- Fluxurile de lucru pentru aprobare [Noi] trebuie să fie activate atât pentru Organizația Cumpărător, cât și pentru Unitățile Organizaționale individuale.
- Spre deosebire de Fluxurile de lucru pentru aprobare Legacy, nu există un Rang „Nelimitat” care poate fi aplicat, iar ultimul Rang ar trebui să aibă cea mai mare valoare necesară pentru aprobare.
- În Fluxurile de lucru noi, utilizatorii pot vizualiza Execuțiile Fluxului de lucru asupra Facturilor și Notelor de credit implicate. În cadrul unei Execuții, utilizatorii pot vizualiza Evenimentele de execuție - oferind un Jurnal de audit eficient pentru o Factură sau Notă de credit dintr-un flux de lucru.
În final, este important de reținut că „Noile” Fluxuri de lucru pentru aprobare se exclud reciproc cu Fluxurile de lucru pentru aprobare Legacy. De îndată ce Noile Fluxuri de lucru pentru aprobare sunt activate pentru o Organizație, utilizatorii din acea Organizație nu mai pot Aproba Facturi sau Note de credit conform Fluxurilor de lucru de aprobare operațională și financiară Legacy.
Depanare
- Tocmai am activat Fluxurile de lucru noi pentru Organizația mea, dar niciuna dintre Facturile mele (În așteptarea aprobării) nu a fost plasată în Fluxul de lucru relevant.
Facturile și Notele de credit care erau În așteptarea aprobării la momentul activării Fluxurilor de lucru noi trebuie să fie redeschise și apoi Marcate din nou ca În așteptarea aprobării pentru ca Fluxul de lucru relevant să aibă efect. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- Ce se întâmplă dacă Factura sau Nota de credit este codificată către o altă Unitate Organizațională în timpul Execuției fluxului de lucru?
Starea Execuției fluxului de lucru este actualizată la Anulat, iar documentul intră în noua Execuție a fluxului de lucru. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- Ce se întâmplă dacă o Factură sau Notă de credit se află în mijlocul Execuției fluxului de lucru și toate Marcajele sunt rezolvate?
Execuția este anulată, iar documentul este actualizat automat la Reconciliat. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- Ce se întâmplă dacă nu se găsește niciun Flux de lucru pentru aprobare pentru Unitatea Organizațională către care este codificată o Factură sau Notă de credit?
Documentul rămâne în starea În așteptarea aprobării. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- **Ce se întâmplă dacă există un Flux de lucru pentru aprobare activat pentru o Organizație, dar nu sunt adăugați Aprobatori în niciun Rang al fluxului de lucru?
Factura sau Nota de credit va rămâne în Fluxul de lucru pentru aprobare până când se adaugă un Aprobator în Rangul relevant. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)**
- Doresc să reproduc „Fluxurile de lucru pentru aprobare operațională și financiară” Legacy. Cum pot face acest lucru?
Puteți crea două Ranguri de flux de lucru cu o Valoare maximă de 0 $ fiecare și să adăugați Aprobatori operaționali la unul dintre Ranguri și Aprobatori financiari la celălalt Rang. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- Sunt împiedicat să editez un Flux de lucru, deși am permisiunea corectă.
Sistemul nostru împiedică editarea unui Flux de lucru dacă există Execuții active în cadrul acestuia. Mai întâi, Aprobați sau Respingeți Facturile din Execuția activă, iar apoi veți putea edita Fluxul de lucru. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)
- Primesc două e-mailuri de tip „Facturi în așteptarea aprobării mele”.
Trebuie să fiți eliminat ca Aprobator din Fluxul de lucru Legacy pentru aprobarea facturilor.
- Pot „Omite” Rangurile de aprobare dacă sunt membru al unui Rang al fluxului de lucru cu o Valoare maximă mai mare decât Valoarea Facturii sau a Notei de credit?
Nu, documentul va necesita în continuare Aprobare de la utilizatorii definiți, în Ordinea rangurilor care a fost configurată pentru Fluxul de lucru. De exemplu, dacă Valoarea unei Facturi este de 1.000 $, Rangul 1 poate aproba până la 500 $, iar Rangul 2 poate aproba până la 2.000 $, membrii Rangului 2 trebuie totuși să aștepte Aprobarea Rangului 1 înainte de a putea oferi Aprobarea finală pentru Factura aflată În așteptarea aprobării. Cu toate acestea, permisiunea „Poate super-aproba facturi și note de credit” permite utilizatorilor autorizați să treacă forțat orice Factură sau Notă de credit „În așteptarea aprobării” în starea „Reconciliat”, indiferent dacă se află sau nu într-un Flux de lucru pentru aprobare în acel moment. Prin urmare, această permisiune este o modalitate eficientă prin care persoanele autorizate pot „omite” rangurile de aprobare din fluxul de lucru. (acest lucru este valabil și pentru cereri de aprovizionare și transferuri de stoc)