Trimitere către PurchasePlus

De ce să trimiteți prin e-mail

PurchasePlus oferă o soluție de Facturare fără hârtie (Paperless Invoicing) pentru organizațiile care doresc să reducă timpul petrecut cu revizuirea și reconcilierea Facturilor primite de la Furnizorii lor.

Aceasta este o ofertă de produse orientată spre automatizare, integrând perfect scanarea OCR, Inteligența Artificială (AI), Machine Learning (ML) și serviciul nostru unic Human-In-The-Loop. Această combinație asigură o procesare eficientă a datelor, luarea inteligentă a deciziilor și îmbunătățirea continuă a sistemului, menținând în același timp supravegherea umană esențială în operațiunile critice.

Dacă Organizația dumneavoastră alege să adopte soluția de facturare fără hârtie, o adresă unică [Adresă de e-mail pentru facturare fără hârtie] va fi furnizată Organizației dumneavoastră. Odată emisă, puteți oferi această adresă de e-mail fiecăruia dintre Furnizorii dumneavoastră și le puteți solicita să înceapă să trimită Facturile la această adresă de e-mail, astfel încât acestea să fie procesate automat prin PurchasePlus. 

De asemenea, puteți trimite Facturi în format PDF la propria [Adresă de e-mail pentru facturare fără hârtie] în numele unui Furnizor; vă rugăm să urmați recomandările de bune practici de mai jos atunci când faceți acest lucru.

Salt la:

• Bune practici
• Timpi de procesare
• Cum să găsiți adresa de e-mail pentru facturare fără hârtie
• Vizualizarea e-mailurilor fără hârtie
• Depanare

---

Bune practici

Utilizați Facturi ePDF:

• Informați-vă Furnizorii să trimită prin e-mail o singură Factură electronică în format PDF ca atașament direct la [Adresa de e-mail pentru facturare fără hârtie], acestea fiind mai ușor de scanat de către PurchasePlus.
• Dacă Furnizorul nu poate furniza Facturi electronice în format PDF, un PDF scanat este în continuare acceptabil. Asigurați-vă că scanarea este de o calitate rezonabilă pentru cele mai bune rezultate de procesare a Facturii. 

La trimiterea facturilor:

• Asigurați-vă că [Adresa de e-mail pentru facturare fără hârtie] se află în câmpul „Către” (To) sau „CC” al e-mailului, și nu în câmpul „BCC”.
• Nu scrieți și nu aplicați ștampile pe facturi, deoarece acest lucru va afecta capacitatea de citire a facturii.
• Cereți Furnizorului să evite trimiterea de atașamente care nu sunt facturi, cum ar fi extrase de cont, avize de expediție, confirmări de comandă etc., deoarece acestea vor fi șterse și vor încetini procesarea facturilor. 

Fișiere atașate

• Facturi multiple: Puteți atașa mai multe facturi la un singur e-mail, cu condiția ca dimensiunea combinată a fișierelor să nu depășească 10 MB.
• Trimiterea unui singur fișier: Dacă preferați, puteți trimite un singur fișier care conține mai multe facturi. Platforma noastră le va separa automat în fișiere individuale. Vă rugăm să rețineți că acest proces de divizare poate dura până la 60 de minute, timp în care fișierele pot să nu fie vizibile imediat în coadă.
• Limita de dimensiune și lungime a fișierului: Fiecare fișier trebuie să se încadreze în limitele de 10 MB ca dimensiune și 10 pagini ca lungime.

Timpi de procesare 

• 80% din documentele trimise sunt procesate automat și în timp real, apărând de obicei în coada dumneavoastră în câteva minute.
• Pentru documentele care nu îndeplinesc criteriile noastre de validare a afacerii, avem o echipă dedicată de facturare pentru revizuire manuală. Prioritizăm o soluționare promptă, cu un timp mediu de procesare de 3 ore și o garanție că toate revizuirile sunt finalizate în termen de 24 de ore.
• Echipa noastră de facturare funcționează non-stop în timpul zilelor lucrătoare, asigurând o procesare continuă. În weekend, menținem o activitate de 8 ore pe zi.
• Pentru asistență prioritară, vă rugăm să trimiteți solicitările la help@purchaseplus.com. Vă rugăm să limitați utilizarea acestei opțiuni la chestiuni cu adevărat urgente. Această abordare ne ajută să menținem niveluri echitabile de servicii pentru toți clienții noștri.

Găsirea adresei fără hârtie

Dacă Organizația dumneavoastră utilizează soluția de facturare fără hârtie:

1. Faceți clic pe [Nume utilizator/Organizație] în colțul din dreapta sus, apoi selectați [Despre].

2. Selectați [Detalii organizaționale] → [Adresă de e-mail fără hârtie]. Adresa dumneavoastră de e-mail pentru facturare fără hârtie, specifică Organizației dumneavoastră, va fi afișată aici:

Vizualizarea e-mailurilor trimise

Pentru a vizualiza într-un tabel toate e-mailurile primite la Adresa dumneavoastră de e-mail pentru facturare fără hârtie, faceți clic pe [E-mailuri fără hârtie] → [Vizualizare totală] în bara de navigare laterală:

Puteți face clic pe numărul din coloana [E-mail] pentru a vizualiza e-mailul original, precum și un link către eventualele atașamente:

Aflați mai multe despre modulul E-mailuri fără hârtie.

Depanare

• Dacă Numărul Facturii și Furnizorul sunt identice cu cele ale unei Facturi existente în Organizația dumneavoastră, Factura va fi ștearsă. Nu este posibil să aveți același Număr de Factură de două ori pentru același Furnizor.
• Dacă Factura nu poate fi citită din cauza informațiilor lipsă, atunci Factura nu va fi scanată cu succes. Un membru al echipei PurchasePlus va contacta Organizația dumneavoastră pentru a vă informa și pentru a colabora cu dumneavoastră în vederea rectificării informațiilor.
• Dacă documentul nu este o Factură, de ex. un extras de cont, aviz de expediție, confirmare de comandă etc., acesta va fi șters și nu va fi scanat.
• Facturile care provin de la un Furnizor complet nou (adică un Furnizor fără profil în sistemul nostru) ar putea necesita mapare în sistemul nostru, iar acest lucru poate dura până la 48 de ore. Facturile vor apărea apoi în Organizația dumneavoastră după ce au fost procesate cu succes. Următoarea Factură de la Furnizor va fi procesată la viteza obișnuită.
• Facturile în care Codul de identificare fiscală/Numărul de înregistrare al Furnizorului nu corespunde cu ceea ce se găsește în PurchasePlus nu vor putea fi scanate automat. Un membru al echipei PurchasePlus va contacta Organizația dumneavoastră pentru a vă informa și pentru a colabora cu dumneavoastră în vederea rectificării informațiilor.
• Dacă Factura este de la un Furnizor care nu a fost adăugat ca Furnizor în Organizația dumneavoastră, un membru al echipei PurchasePlus va contacta Organizația dumneavoastră pentru a vă informa și pentru a colabora cu dumneavoastră în vederea adăugării Furnizorului.