Prezentare generală
Prezentare generală
Salt la:
- Prezentare generală
- Crearea unei noi liste de cumpărături
- Gestionarea produselor
- Importul sau exportul unei liste de cumpărături
- Crearea unei cereri de achiziție
- Avansat
Prezentare generală
Listele de cumpărături reprezintă o modalitate eficientă de a standardiza și automatiza deciziile de achiziție în cadrul unei organizații - asigurându-se că achizitorii pot cumpăra Produsele potrivite de la Furnizorii potriviți la Prețul potrivit.
O listă de cumpărături este o modalitate de a reuni o „listă de cumpărături” predefinită de Produse de care achizitorul este interesat. O listă de cumpărături afișează toate ofertele disponibile pentru acele produse, din toate Cataloagele furnizorilor lor.
Valoarea listelor de cumpărături crește exponențial atunci când un utilizator cu permisiunea „Creare cereri de achiziție din listă de cumpărături” creează o Cerere de achiziție din listă de cumpărături.
Utilizatorul este ghidat spre adăugarea produselor predefinite în Cererea de achiziție și este încurajat să selecteze cea mai mică ofertă de preț de la Furnizorii care oferă acel produs.
Odată ce cererea de achiziție este trimisă de utilizator și aprobată de aprobatorii necesari, aceasta va fi împărțită în mai multe Comenzi de achiziție și trimisă furnizorilor desemnați în cererea de achiziție.
Crearea unei noi liste de cumpărături
Utilizatorii Achizitori cu permisiunea „Gestionare liste de cumpărături” pot crea o listă nouă de cumpărături accesând [Liste de cumpărături] → [Listă nouă de cumpărături] din bara de navigare laterală și pot începe să adauge produse în lista de cumpărături.
Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Crearea unei noi liste de cumpărături pentru mai multe informații.
Importul și exportul unei liste de cumpărături
Utilizatorii Achizitori cu permisiunea „Gestionare liste de cumpărături” pot popula o listă de cumpărături cu produse prin încărcarea unui fișier CSV în fila [Listă de cumpărături] → [Importuri]. Este foarte important ca fișierul CSV să fie formatat corect; puteți utiliza funcția [Export] pentru a genera un CSV cu formatul corect de utilizat pentru importuri.
Importul și exportul listei de cumpărături apar ca file în antetul listei de cumpărături:
Gestionarea produselor
Utilizatorii Achizitori cu permisiunea „Adăugare articole în listele de cumpărături” pot adăuga și elimina produse dintr-o listă de cumpărături existentă.
Când adăugați produse în listele de cumpărături (în special cele destinate creării de cereri de achiziție pentru Furnizori Înregistrați), este recomandat cu insistență ca, ori de câte ori este posibil, să selectați articole din Catalogul gestionat de furnizor (și nu dintr-un catalog autogestionat).
Acest lucru ajută la asigurarea faptului că datele produsului (coduri, prețuri, unități de măsură etc.) sunt exacte, actuale și recunoscute de furnizor. La rândul său, acest lucru reduce riscul de neconcordanțe, respingeri de comenzi sau corecții manuale ulterioare.
În plus, cataloagele furnizorilor se pot schimba în timp; produsele pot fi adăugate, actualizate, înlocuite sau întrerupte — așadar este o practică bună să vă revizuiți periodic listele de cumpărături.
Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Gestionarea produselor dintr-o listă de cumpărături pentru mai multe informații.
Crearea unei cereri de achiziție
Utilizatorii cu permisiunea „Creare cereri de achiziție din listă de cumpărături” pot crea o nouă cerere de achiziție din lista de cumpărături. Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Crearea unei cereri de achiziție dintr-o listă de cumpărături pentru mai multe informații.
Avansat
Proprietatea listei de cumpărături și implicațiile ierarhiei
Fiecare listă de cumpărături are un „Proprietar”, care este Organizația sub care a fost creată inițial lista de cumpărături:
Organizațiile din PurchasePlus există de obicei într-o ierarhie - adică organizațiile pot avea organizații „părinte” și „copil”, care se află deasupra, respectiv dedesubtul organizației în cauză. PurchasePlus utilizează „Proprietarul” listei de cumpărături pentru a stabili ce utilizatori, de la care organizații din ierarhie, pot gestiona lista de cumpărături.
- Utilizatorii pot:
- Vizualiza, gestiona setările și gestiona produsele dintr-o listă de cumpărături deținută de organizația la care sunt conectați în prezent.
- Vizualiza toate listele de cumpărături deținute de organizații aflate deasupra și dedesubtul organizației la care sunt conectați în prezent.
- Gestiona setările unei liste de cumpărături deținute de o organizație-copil a organizației la care sunt conectați în prezent (de ex. numele, departamentul etc.).
- Adăuga produse și elimina produse dintr-o listă de cumpărături deținută de o organizație-copil a organizației la care sunt conectați în prezent.
- Utilizatorii nu pot:
- Gestiona setările listei de cumpărături deținute de o organizație-părinte a organizației la care sunt conectați în prezent (de ex. numele, departamentul etc.),
- Adăuga produse într-o listă de cumpărături deținută de o organizație-părinte a organizației la care sunt conectați în prezent,
- Elimina produse dintr-o listă de cumpărături deținută de o organizație-părinte a organizației la care sunt conectați în prezent.
Această logică, combinată cu permisiunile de utilizator relevante pentru gestionarea listelor de cumpărături, permite PurchasePlus să accepte gestionarea de sus în jos a listelor de cumpărături fără a sacrifica capacitatea utilizatorului de a gestiona îndeaproape listele specifice proprietății sau departamentului său.
În cele din urmă, proprietarul listei de cumpărături nu poate fi schimbat. Dacă trebuie să mutați o listă de cumpărături mai sus sau mai jos în ierarhia organizației, trebuie să exportați și apoi să importați lista de cumpărături la nivelul dorit din ierarhia organizației.
Departament și cod de cont per listă de cumpărături
Când un utilizator cu permisiunea „Gestionare liste de cumpărături” creează o nouă listă de cumpărături, acesta poate introduce opțional un departament și un cod de cont implicite pentru lista de cumpărături. Când este creată o cerere de achiziție folosind lista de cumpărături, cererea de achiziție va fi setată implicit la acest departament și cod de cont. Acestea pot fi actualizate oricând din fila Setări a listei de cumpărături.
Departament și cod de cont per articol din lista de cumpărături
Când un utilizator cu permisiunea „Gestionare liste de cumpărături” vizualizează o listă de cumpărături existentă (de exemplu, când adaugă un produs nou în lista de cumpărături), acesta are posibilitatea de a adăuga un departament și un cod de cont implicite pentru orice produs din lista de cumpărături.
Furnizori activați per listă de cumpărături
Uneori, este posibil să doriți să specificați ale căror furnizori oferte de preț sunt puse la dispoziția utilizatorilor care Creează o cerere de achiziție dintr-o listă de cumpărături. Această funcționalitate se găsește în fila [Setări] a listei de cumpărături:
În mod implicit, fiecare listă de cumpărături va permite tuturor furnizorilor să ofere prețuri pentru produsele din listă. Dacă doriți să specificați furnizorii care pot trimite oferte, faceți clic pe [Activează furnizori], apoi căutați și selectați furnizorii cărora doriți să le permiteți ofertarea, bifând căsuța de selectare de lângă numele furnizorului. Faceți clic pe [Salvează modificările] pentru a aplica modificările:
