Prezentare generală
Prezentare generală
Salt la:
Ce este inventarul
Inventarul este un modul opțional care poate fi inclus în planul dumneavoastră PurchasePlus, pentru a vă ajuta să controlați și să reduceți costurile de achiziție prin:
- Recepționarea produselor din livrările furnizorilor direct în inventar și inițierea urmăririi nivelurilor de stoc,
- Menținerea unei imagini de ansamblu asupra valorii monetare totale a tuturor articolelor de stoc din locațiile dumneavoastră de stoc,
- Evidența transferurilor de articole de stoc între locații (sau a altor mișcări de articole de stoc, de exemplu, diferențe la inventariere),
- Efectuarea de inventarieri periodice pentru a verifica nivelurile de stoc din aceste locații.
Dacă organizația dumneavoastră a activat modulul Inventar, secțiunea [Inventar] va fi disponibilă în bara de navigare laterală:
Ce este inclus
Modulul Inventar include patru funcționalități majore: Articole de stoc, Locații de stoc, Transferuri și Inventarieri. Vom aprofunda fiecare dintre aceste patru funcționalități mai jos.
Articole de stoc
Un articol de stoc este un produs disponibil în inventarul dumneavoastră, care poate fi adăugat și păstrat într-una sau mai multe dintre locațiile dumneavoastră de stoc din inventar.
Ca articol de stoc, veți putea recepționa articole de pe o Comandă de achiziție în dreptul acestuia, precum și să îl includeți în orice Transferuri, colecții sau articole Point of Sale (POS). Dacă organizația dumneavoastră creează un nou articol de stoc, acesta va apărea și ca produs în zona Toate produsele, iar organizația dumneavoastră va fi setată ca proprietar al produsului.
Consultați articolul nostru despre Introducere în articolele de stoc pentru mai multe informații.
Locații de stoc și Locații de sistem
O locație de stoc poate fi reprezentarea unei locații fizice din cadrul organizației dumneavoastră unde sunt păstrate articolele de stoc. Locațiile de stoc pot fi utilizate și ca punct de origine sau destinație pentru un transfer de stoc, o locație în care se recepționează articole de stoc pe o Notă de recepție și o locație în care se poate efectua o inventariere.
O locație de sistem este o locație non-fizică utilizată în scopuri contabile - de exemplu, transferul unui articol de stoc dintr-o locație de stoc într-o locație de sistem pentru a ține evidența unei diferențe apărute în timpul unei inventarieri.
Puteți vizualiza locațiile de stoc și de sistem în paginile dedicate din meniul [Inventar] din bara laterală de navigare:
Consultați articolul nostru despre Introducere în locațiile de stoc pentru mai multe informații.
Transferuri
Un transfer reprezintă o modalitate de a înregistra mișcarea articolelor de stoc între locațiile de stoc și/sau de sistem.
Un transfer poate fi creat manual în orice moment dacă utilizatorul are permisiunea „Gestionare transferuri”, sau poate fi creat automat în timpul anumitor acțiuni - de exemplu, la recepția mărfurilor sau în timpul configurării inițiale a soldurilor de deschidere ale unei locații.
Notele de transfer sunt create pentru fiecare tip de transfer, astfel încât să poată fi vizualizat un rezumat detaliat al transferului: Origine, Destinație, Articole de stoc transferate și alte informații importante.
Consultați articolul nostru despre Introducere în transferuri pentru mai multe informații.
Inventarieri
O inventariere este o metodă de verificare sistematică a cantității de produse pe care le dețineți într-o locație de stoc. În PurchasePlus, o inventariere se efectuează la o locație de stoc și are o „Perioadă” definită (adică un an calendaristic și o lună). Inventarierea permite utilizatorilor din organizația dumneavoastră să numere cantitatea reală de articole de stoc din locație, astfel încât această numărătoare să poată fi comparată cu numărul estimat de articole de stoc din locație. Diferența dintre numărătoarea reală și cea estimată trebuie înregistrată printr-un transfer de diferențe înainte de închiderea inventarierii.
Drepturile de gestionare și închidere a inventarierilor sunt controlate prin permisiunile utilizatorilor, pentru a asigura calitatea datelor din fiecare inventariere.
Consultați articolul nostru despre Introducere în inventarieri pentru mai multe informații.
Cum este evaluat stocul
În lumea managementului de inventar și a sistemelor de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), cunoașterea valorii exacte a stocului poate fi o țintă în mișcare; prețurile de la furnizori pot fluctua frecvent din cauza inflației, a reducerilor de volum sau a variațiilor sezoniere.
Pentru a uniformiza aceste fluctuații, majoritatea sistemelor moderne (inclusiv PurchasePlus) adoptă metoda Costului mediu ponderat (CMP). Spre deosebire de metoda FIFO (First-In, First-Out), care urmărește loturi specifice, CMP combină costurile tuturor unităților disponibile pentru a crea un preț unitar unic, „ponderat”.
Formula de bază
Pentru a calcula cu precizie prețul din stoc, nu puteți calcula pur și simplu o medie simplă a prețurilor unitare (de exemplu, 10 $ și 20 $ nu înseamnă neapărat o medie de 15 $). Trebuie să țineți cont și de volumul de articole achiziționate la fiecare nivel de preț.
Prin urmare, Preț în stoc = Costul total al stocului existent / Cantitatea totală existentă în stoc.
Exemplu real de inventar: Cafeneaua
Să vedem cum ar calcula un sistem ERP valoarea „Boabelor de cafea espresso” pe parcursul unei luni de livrări.
- Stocul inițial. Începeți luna cu stoc rămas din perioada precedentă.
- Cantitate: 50 kg
- Preț unitar: 12,00 $
- Subtotal: 600,00 $
- Noua livrare. La mijlocul lunii, cumpărați mai multe boabe, dar furnizorul a mărit prețul.
- Cantitate: 150 kg
- Preț unitar: 15,00 $
- Subtotal: 2.250,00 $
- Calculul CMP. Pentru a găsi noul preț în stoc, sistemul ERP combină aceste două „loturi” de inventar:
| Sursă articol | Cantitate | Cost unitar | Cost total |
|---|---|---|---|
| Stoc inițial | 50kg | 12,00 $ | 600,00 $ |
| Livrare nouă | 150kg | 15,00 $ | 2250,00 $ |
| Totaluri | 200kg | 2850,00 $ |
Aplicarea formulei CMP: Preț în stoc: 2850,00 $ / 200 kg = 14,25 $
De ce să folosiți CMP?
- Consecvență: Previne „creșterile bruște de profit”. Dacă ați vândut o pungă de cafea cu 30 $, marja de profit rămâne stabilă, indiferent dacă ați luat de pe raft punga „mai ieftină” sau pe cea „mai scumpă”.
- Simplitate: În medii cu volum mare (cum ar fi un depozit cu mii de șuruburi sau piulițe identice), este fizic imposibil să urmăriți ce unitate anume a fost cumpărată la ce preț. CMP tratează inventarul ca pe un fond comun unic.
- Acuratețe automatizată: Sistemele ERP și de inventar actualizează acest „Preț în stoc” de fiecare dată când este înregistrată o nouă Notă de recepție (NIR), asigurând că bilanțul dumneavoastră este mereu actualizat.
Sfat: Deși CMP este excelent pentru comerțul cu amănuntul general, industria ospitalității și producție, s-ar putea să nu fie ideal pentru articolele cu dată de expirare sau bunurile unice de mare valoare (cum ar fi bijuteriile), unde urmărirea costurilor specifice este mult mai importantă.
Cum actualizează POS-ul inventarul
Point of Sale (POS) este un modul opțional care vă permite să scădeți Articolele de stoc (sau Rețetele care conțin articole de stoc) dintr-o Locație de stoc atunci când efectuați o vânzare în restaurantul, barul sau cafeneaua dumneavoastră. În plus, vă permite să păstrați o evidență a datelor de vânzare în PurchasePlus, permițându-vă să corelați mișcările de stoc, prețurile de vânzare și multe altele.
Pentru a implementa modulul POS, organizația dumneavoastră trebuie mai întâi să implementeze modulele noastre de Inventar și Rețete.
Aflați mai multe despre modulul PurchasePlus POS.
Setarea Niveluri negative de stoc
Toate organizațiile care utilizează Inventarul în PurchasePlus au activată implicit setarea „Permite niveluri negative de stoc”.
Aceasta este Partea 1 din seria noastră de Introducere în inventar.
- Citiți Introducere în inventar, Partea 2: Articole de stoc
- Citiți Introducere în inventar, Partea 3: Locații de stoc
- Citiți Introducere în inventar, Partea 4: Transferuri
- Citiți Introducere în inventar, Partea 5: Inventarieri
Începeți să utilizați Inventarul
Dacă organizația dumneavoastră dorește să înceapă utilizarea modulului PurchasePlus Inventar, vă rugăm să contactați managerul de cont sau echipa noastră prietenoasă de Customer Success pentru asistență în activarea modulului și pentru a organiza sesiuni de instruire pentru utilizatorii dumneavoastră.
Notă pentru cumpărătorii care utilizează Legacy PurchasePlus
Modulul Inventar din PurchasePlus a fost reproiectat și este substanțial diferit de modulul de inventar din Legacy PurchasePlus. Organizațiile care migrează de la Legacy PurchasePlus la PurchasePlus vor beneficia de asistență suplimentară pentru migrare.