E-mailuri fără hârtie (Paperless Emails)

Salt la:

• Ce este zona „E-mailuri fără hârtie”
• Vizualizarea e-mailurilor fără hârtie
• Sarcina de scanare
  • Statusurile sarcinilor de scanare
• Vizualizarea sarcinilor de scanare
  • Blocarea și deblocarea sarcinilor de scanare
  • Originile sarcinilor de scanare
  • Sfaturi pentru navigare rapidă
• Crearea de noi sarcini de scanare
  • Scanarea mai multor fișiere
  • Ce detectează și completează automat scanerul AI?
• Conversia sarcinilor de scanare în Facturi sau Note de credit
• Ștergerea sarcinilor de scanare

E-mailuri fără hârtie (Paperless Emails)

Zona E-mailuri fără hârtie din PurchasePlus este locul în care puteți:

1. Vizualiza e-mailurile pe care Furnizorii dumneavoastră (sau alți utilizatori din Organizația dumneavoastră) le-au trimis către Adresa de e-mail dedicată pentru facturare fără hârtie,
2. Urmări activitatea pe care IA pentru facturare fără hârtie o desfășoară cu documentele și vizualiza Facturile și Notele de credit rezultate în sistemul nostru.

Dacă este activată pentru Organizația dumneavoastră, funcționalitatea E-mailuri fără hârtie va apărea ca [Paperless Emails] în bara laterală de navigare:

Zona E-mailuri fără hârtie este alcătuită din două sub-zone:

• [View All] E-mailuri fără hârtie, unde puteți vizualiza fiecare e-mail trimis de Furnizorii dumneavoastră către Adresa de e-mail dedicată pentru facturare fără hârtie. Aceasta include e-mailurile pe care sistemul nostru le filtrează automat — adică nu le folosește pentru a crea Facturi sau Note de credit — precum extrase de cont, conținut de marketing și documente duplicate.
• [Action Items], unde puteți revizui și modifica orice Sarcină de scanare (consultați mai jos pentru mai multe informații) în care lipsește Furnizorul.
• [Scanning Tasks], care reprezintă un pas intermediar între e-mailul Furnizorului dumneavoastră (inclusiv orice fișier PDF atașat) și Factura sau Nota de credit rezultată în sistemul nostru.

Vizualizarea e-mailurilor fără hârtie

Pentru a vizualiza toate e-mailurile fără hârtie într-un tabel, faceți clic pe [Paperless Emails] → [View All] în bara laterală de navigare. Din această vizualizare, puteți:

• Căuta un anumit e-mail după Adresa expeditorului (From Email), Adresa destinatarului (To Email) și altele,
• Vizualiza rapid linkuri către orice Sarcini de scanare, Facturi și/sau Note de credit rezultate pe care sistemul nostru le-a creat din e-mail:
• Vizualiza e-mailul original mai detaliat făcând clic pe valoarea [Email] din tabel. Fișierele atașate originale sunt disponibile, de asemenea, pentru descărcare în partea de jos a e-mailului:

Sarcina de scanare

Când un Furnizor trimite prin e-mail o Factură sau o Notă de credit în format PDF la Adresa dumneavoastră de e-mail pentru facturare fără hârtie (sau când încărcați manual o Factură sau o Notă de credit PDF în funcționalitatea noastră de scanare AI), IA-ul nostru creează o Sarcină de scanare și îi atribuie un Număr de scanare unic.

În secțiunea [Scanning Tasks], puteți vizualiza aceste Sarcini, precum și orice documente generate în final din Sarcina de scanare:

Puteți considera o Sarcină de scanare ca fiind pasul intermediar între Factura sau Nota de credit PDF a Furnizorului dumneavoastră și Factura sau Nota de credit PurchasePlus pe care o reconciliați și o exportați folosind software-ul nostru.

Statusurile sarcinilor de scanare

Sarcinile de scanare se pot afla într-unul dintre următoarele Statusuri:

• Scanning (Gri): Sarcina de scanare a fost inițiată recent și este încă în curs de scanare.
• Scanning (Roșu): Sarcina de scanare rulează de mai mult de 5 minute și IA a renunțat, dar din punct de vedere tehnic sarcina nu a eșuat încă.
• Scanned (Albastru): Sarcina de scanare a procesat cu succes fișierul PDF, dar nu a îndeplinit regulile noastre de afaceri, necesitând o revizuire umană. Echipa noastră de facturare disponibilă 24/7 se va ocupa de aceasta în câteva ore. Ca alternativă, puteți face corecțiile necesare în orice moment pentru a accelera procesul.
• Completed (Verde): Sarcina de scanare a generat o Factură sau o Notă de credit și nu mai necesită nicio acțiune. Păstrăm o evidență a Sarcinii de scanare, astfel încât utilizatorii să poată vizualiza rapid documentul propriu-zis (Factură sau Notă de credit) generat din Sarcină.
• Failed (Roșu): Sarcina de scanare a eșuat dintr-un motiv oarecare. Puteți accesa și vizualiza o Sarcină de scanare eșuată pentru a o revizui și actualiza manual.

Puteți trece cu cursorul peste indicatorul de status pentru mai multe informații despre statusul fiecărei Sarcini de scanare.

Vizualizarea sarcinilor de scanare

Puteți vizualiza o evidență a tuturor Sarcinilor de scanare ale Organizației dumneavoastră navigând la [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] în bara laterală de navigare:

În această vizualizare sub formă de tabel, puteți vedea informații importante privind fiecare Sarcină de scanare, inclusiv:

• Scan Number: Identificatorul unic de sarcină pe care Scanerul AI l-a atribuit acestei Sarcini de scanare.
• Lock Status: Dacă un alt utilizator a blocat sau nu sarcina pentru editare.
• Supplier: Furnizorul care a trimis fișierul PDF original către Organizația dumneavoastră.
• Purchaser: Organizația căreia i-a fost atribuit documentul.
• Created Document: Un link către Factura sau Nota de credit generată din Sarcina de scanare.
• Document Type: Indică dacă Sarcina de scanare a fost identificată ca Factură sau Notă de credit.
• Status: Statusul curent al Sarcinii de scanare. Puteți trece cu cursorul peste indicatorul de status pentru mai multe informații despre statusul Sarcinii de scanare. Vă rugăm să consultați secțiunea Statusurile sarcinilor de scanare de mai sus pentru mai multe informații.
• PDF File: Un link către fișierul PDF original care a fost încărcat în Scanerul AI.
• Created On: Data și ora la care a fost creată Sarcina de scanare.

Puteți, de asemenea, să selectați gestionarea coloanelor pentru a adăuga puncte de date suplimentare.

Puteți vizualiza orice Sarcină de scanare individuală făcând clic pe [Scan Number] din tabel:

Din această vizualizare, puteți actualiza Sarcina de scanare dacă este necesar și puteți crea Factura sau Nota de credit. Mai multe detalii mai jos.

Blocarea și deblocarea sarcinilor de scanare

Sarcinile de scanare pot fi „Blocate” (Locked) sau „Deblocate” (Unlocked). Un utilizator poate Bloca o Sarcină de scanare pe care o revizuiește, pentru a-i anunța pe ceilalți utilizatori că o editează, și o poate Debloca după finalizare.

Puteți, de asemenea, să Creați o Sarcină de scanare direct într-o stare Blocată.

Originile sarcinilor de scanare

Pagina Sarcinilor de scanare afișează toate Sarcinile de scanare care au fost:

• Primite prin e-mail (cu atașamente PDF) de la Furnizorii dumneavoastră (sau de la utilizatori din propria organizație),
• Create direct din pagina Sarcini de scanare și
• Create prin experiențele Creare Factură nouă și Creare Notă de credit nouă, dacă utilizatorul a optat pentru opțiunea [Drag and Drop PDF]:

Sfaturi rapide pentru navigarea în pagina Sarcini de scanare

Pagina Sarcinilor de scanare are trei funcționalități principale de asistență la navigare, pentru a ajuta utilizatorii să găsească rapid Sarcina de scanare corectă:

1. Filtrare după Status: Folosind filele din partea de sus a paginii, un utilizator poate filtra rapid lista Sarcinilor de scanare după cele aflate într-unul dintre următoarele statusuri: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted.
2. Căutare avansată, care include:
   1. Căutare după Numărul documentului: Utilizatorii pot căuta folosind Numărul documentului generat de IA la crearea unei Facturi sau Note de credit din Sarcina de scanare.
   2. Căutare după Adresa expeditorului (From Email): Utilizatorii pot căuta folosind adresa de e-mail a expeditorului pentru a găsi oricare sau toate Facturile trimise de la acel e-mail specific.
   3. Filtrare după Facturi, Note de credit sau ambele.
3. Căutare după Numele furnizorului: Introduceți numele unui singur Furnizor (așa cum apare în PurchasePlus) pentru a vizualiza lista Sarcinilor de scanare în care acest Furnizor a fost identificat ca expeditor al fișierului PDF original.

Crearea de noi sarcini de scanare

Pentru a crea manual o nouă Sarcină de scanare direct în pagina Sarcinilor de scanare, faceți clic pe [Create New Scanning Tasks]:

Veți avea opțiunea de a indica dacă Sarcina se referă la o Factură sau la o Notă de credit, înainte de a încărca fișierul/fișierele PDF de scanat:

Puteți alege să identificați Furnizorul la care se referă documentul, dar dacă nu o faceți, Scanerul nostru AI va încerca să detecteze Furnizorul în timpul scanării.

În final, aveți opțiunea de a stabili dacă Sarcina de scanare ar trebui marcată ca Blocată.

Dacă opțiunea [Mark as Locked] este selectată, Sarcina rezultată va fi Blocată și va rămâne în starea Scanned. Va fi necesară o revizuire manuală umană înainte de crearea unei Facturi sau a unei Note de credit.

Faceți clic pe [Start] când sunteți gata să începeți scanarea.

Veți primi un avertisment dacă Factura sau Nota de credit pe care urmează să o creați este probabil un duplicat; în caz contrar, Sarcina de scanare va apărea în tabelul [Scanning Tasks] cu statusul „Scanning” și, la scurt timp după aceea, „Scanned”.

Odată ce fișierul PDF a avansat la starea Scanned, veți avea posibilitatea de a revizui datele extrase, înainte de a face clic pe [View Invoice] sau [View Credit Note]. Veți avea, de asemenea, posibilitatea de a Salva și Ieși făcând clic pe [Return to Scanning Tasks].

În această vizualizare, puteți derula în jos în panoul din stânga și puteți inspecta Comanda de achiziție potrivită automat:

Și puteți edita Liniile documentului înainte de a Vizualiza Factura sau Nota de credit:

(Mai sus): Puteți selecta una sau mai multe Linii ale Sarcinii de scanare pentru a:

• [Delete] linia (Șterge),
• [Unlink] linia pentru a elimina orice asociere cu produsele existente din Catalog,
• [Set Tax Percentage] pentru a actualiza valoarea de calcul a taxei pentru liniile selectate sau
• [Clear Selection] pentru a anula selecția liniilor selectate.

După ce ați folosit opțiunea [Unlink] pe o linie, puteți edita unele detalii despre linia Facturii trecând cu cursorul peste linie și făcând clic pe pictograma creion:

Puteți actualiza multe câmpuri de aici, de exemplu Codul produsului, Brandul, Cantitatea de vânzare și altele. În plus, puteți utiliza opțiunile [Link], [Delete] sau [Insert a Line] (în stânga liniei) pentru a efectua și mai multe modificări Sarcinii de scanare, dacă este necesar.

Crearea simultană a mai multor Sarcini de scanare

Puteți alege să încărcați mai multe fișiere PDF ca parte a aceleiași acțiuni. În acest scenariu, Scanerul nostru AI va crea o Sarcină de scanare pentru fiecare PDF. Aceasta este o metodă extrem de eficientă pentru a introduce rapid un volum mare de Facturi sau Note de credit PDF în PurchasePlus.

Sfat: Dacă selectați „Invoice” sau „Credit Note” în timpul creării Sarcinilor de scanare, această opțiune va fi aplicată tuturor Sarcinilor de scanare rezultate și nu este posibilă modificarea acestei opțiuni după scanare. Vă recomandăm să încărcați toate Facturile PDF și să porniți Sarcina de scanare, iar apoi să repetați procesul pentru toate Notele de credit PDF.

Ce poate fi extras din PDF și completat automat de către Scanerul AI?

• Furnizorul (dacă se găsește o potrivire),
• Numărul comenzii de achiziție / PO (dacă se găsește un număr PO),
• Departamentul și Codul de cont (dacă este cazul),
• Produsul de pe fiecare Linie a Facturii (dacă se găsește o potrivire) și
• Categoria și Subcategoria fiecărui produs nou de pe fiecare Linie a Facturii.

Conversia sarcinilor de scanare în Facturi sau Note de credit

O Sarcină de scanare trebuie revizuită și convertită manual într-o Factură sau Notă de credit de către un utilizator PurchasePlus din cadrul Organizației dumneavoastră.

Pentru a face acest lucru, faceți mai întâi clic pe Numărul de scanare al Sarcinii de scanare din Mesageria de scanare AI. Sarcina de scanare trebuie să fie în starea Scanned:

Veți ajunge la ecranul Creatorului de Facturi sau Note de credit, care afișează datele extrase și completate automat de Scanerul nostru AI alături de fișierul PDF original.

Veți avea opțiunea aici de a revizui și de a aduce modificări majorității datelor extrase (de exemplu, Referință, Cod de cont, Linii de articole și Prețuri unitare), dacă doriți.

După ce sunteți mulțumit de date, faceți clic pe [Create Invoice] sau [Create Credit Note]:

Setare: Procesare manuală vs. automată

În funcție de setarea aplicată Organizației dumneavoastră, atunci când faceți clic pe [Create Invoice] sau [Create Credit Note], documentul rezultat poate fi procesat automat conform Setărilor dumneavoastră de marcaje și Pragurilor stabilite, astfel încât să apară inițial în starea În așteptarea aprobării (Awaiting Approval) sau Reconciliat (Reconciled). Dacă această setare este dezactivată pentru Organizația dumneavoastră, Factura sau Nota de credit va apărea inițial într-o stare Deschisă (Open).

Ștergerea sarcinilor de scanare

Sarcinile de scanare pot fi șterse făcând clic pe [Delete] din meniul [More] din pagina Sarcini de scanare:

Veți avea ocazia de a furniza un motiv de ștergere, care poate fi vizualizat de alți utilizatori cu permisiunile corespunzătoare.

Sarcina de scanare poate fi ștearsă din orice status, cu excepția celui Finalizat (Completed).