Prezentare generală

Înțelegerea modelului de Organizații din PurchasePlus și a implicațiilor acestuia este una dintre cele mai bune modalități de a deveni un utilizator avansat al PurchasePlus.

Aceasta este prima parte dintr-o serie de 6 părți concepută pentru toți Administratorii de Sistem. 

Salt la:

• Organizație
  • Tipuri de Organizații
  • Entități Juridice
  • Stare de Verificare
• Ierarhia Organizației
  • Exemplu de Ierarhie
  • Vizualizarea Ierarhiei Organizației
• Calitatea de Membru al Organizației
• Avansat - Sisteme AP
  • Formate de Export AP
  • Variante de Format de Export AP
  • Tip de Export al Sistemului AP

Organizație

O Organizație este o entitate din PurchasePlus care poate reprezenta:

• Un Cumpărător,
  • Un singur hotel, spital sau locație de agrement,
    • Un Departament din cadrul acelei proprietăți, sau
• Un Furnizor.

Organizațiile din PurchasePlus pot fi clasificate în moduri diferite și, în funcție de clasificările lor și de setările de Organizație extrem de configurabile, pot interacționa între ele în moduri eficiente - culminând în final cu achiziționarea de către Organizațiile Cumpărător a produselor potrivite, de la Organizațiile Furnizor potrivite, la prețul corect.

Când utilizatorii se conectează la PurchasePlus, aceștia se conectează la o Organizație pentru a-și desfășura activitatea și a-și îndeplini sarcinile în numele acelei Organizații. Funcționalitatea disponibilă pentru fiecare utilizator este determinată parțial de Tipul Organizației, de Setările acesteia, de locul său în Ierarhia Organizației și de propriul set personal de permisiuni (al utilizatorului).

Organizațiile au un ID unic de Organizație, un Nume de Organizație și o serie de identificatori, descriptori și detalii de contact diferite, care sunt disponibile pentru vizualizare și editare de către utilizatorii cu permisiunea „Manage Organisations” în fila [General] a Organizației:

Tipuri de Organizații

Organizațiile pot fi clasificate fie ca fiind Cumpărător, fie Furnizor. Funcționalitatea disponibilă utilizatorilor care se conectează la fiecare Tip de Organizație este foarte diferită:

• Furnizorii beneficiază de funcționalități pentru crearea și gestionarea Produselor și Cataloagelor, precum și de informații suplimentare despre Facturile și Comenzile lor de Achiziție provenite din PurchasePlus.
• Cumpărătorii au acces la platforma noastră procure-to-pay extrem de configurabilă (Produse, Cataloage, Referate de Necesitate, Aprobări, Comenzi de Achiziție, Recepție, Reconcilierea Fără Hârtie a Facturilor), precum și opțiuni suplimentare cum ar fi Gestionarea Stocurilor, Rețete, Punct de Vânzare și multe altele.

Entități Juridice

Organizațiile pot fi Entități Juridice sau Entități Non-Juridice în PurchasePlus.

O Entitate Juridică este o Companie sau o unitate comercială care este înregistrată la registrul central al comerțului din țara sa și va avea un Număr de Înregistrare (de exemplu, în Australia, este un ABN). Companiile comerciale (cum ar fi un Hotel) ar trebui aproape întotdeauna configurate ca Entități Juridice, dar Departamentele (adică sub-Organizațiile) din cadrul acelei Companii comerciale (de exemplu, Menaj/Housekeeping) ar trebui de obicei configurate ca Entități Non-Juridice.  

Entitățile Juridice și Entitățile Non-Juridice sunt tratate diferit în PurchasePlus. De exemplu, o Entitate Non-Juridică (adică un Departament sau o Organizație Copil) poate genera Referate de Necesitate și Comenzi de Achiziție, dar cea mai apropiată Organizație Părinte care este o Entitate Juridică va fi setată drept Cumpărător al acelei Entități Juridice:

Stare de Verificare

Organizațiile pot fi Verificate sau Neverificate în PurchasePlus.

O Organizație Verificată este fie o Organizație Cumpărător, fie o Organizație Furnizor Înregistrată. Adică, utilizatori reali se vor conecta la această Organizație și își vor îndeplini sarcinile.

O Organizație Neverificată este o Organizație Furnizor care este gestionată de un Cumpărător (adică un Furnizor Autogestionat) și niciun utilizator nu se conectează vreodată la această Organizație.

Ierarhia Organizației

Organizațiile pot fi imbricate nelimitat sub alte Organizații. Acesta este modul în care reprezentăm digital structura organizațională din lumea reală, iar această structură le permite Cumpărătorilor să își vadă Proprietățile, Proprietăților să își vadă Departamentele, iar Departamentelor să își vadă documentele și datele specifice. 

În plus, acest model de Ierarhie a Organizației este utilizat pentru a împiedica utilizatorii care sunt membri ai unui nod organizațional să vizualizeze date care aparțin altor noduri cu care nu au nicio legătură, oferindu-le în același timp utilizatorilor care sunt membri ai Organizațiilor Părinte o imagine completă a tuturor celor aflate sub ei. 

Un utilizator conectat la o Organizație Părinte va putea selecta Organizațiile Copil ale acesteia în timp ce efectuează diverse acțiuni în PurchasePlus. Aceste Organizații Copil vor fi adesea denumite „Departamente” în sistem; un Departament este pur și simplu o Organizație Copil imbricată sub Organizația Sesiunii Curente - adică Organizația în care utilizatorul este conectat în acel moment. 

Utilizatorii conectați la Organizații Copil nu vor putea desfășura activități în numele Organizației(ilor) Părinte, deși multe funcționalități (de exemplu, Cataloage, Rețete și altele) se transmit în cascadă în ierarhie - ceea ce înseamnă că Organizațiile Copil „moștenesc” structuri de date precum acestea de la Părinții lor și nu este nevoie să fie configurate a doua oară.

Exemplu de Ierarhie a Organizației

Exemplul de mai jos ilustrează modul în care o Organizație poate fi configurată într-o Ierarhie funcțională și modul în care sunt implicate Starea de Entitate Juridică și Starea de Verificare.

Grup de Clienți: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. Proprietate: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. Departament: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departament: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. Departament: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. Proprietate: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. Departament: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. Departament: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departament: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

Câteva scenarii comune pentru detaliere:

• Utilizatorii conectați la (1) vor putea vizualiza și desfășura activități în numele departamentelor de sub ei (1a), (1b), (1c).
• Utilizatorii conectați la 1b nu vor putea desfășura activități în numele (1), (1a), (1c).
• Utilizatorii de la (2) sau de la oricare dintre descendenții săi nu vor putea vizualiza sau desfășura activități în numele (1) sau al oricăruia dintre descendenții săi.
• Utilizatorii conectați la nivelul Grupului de Clienți vor putea vizualiza și desfășura activități în numele (1), (2) și al tuturor descendenților acestora.

Vizualizarea Ierarhiei Organizației

Utilizatorii cu permisiunea „Manage Organisations” pot vizualiza Ierarhia Organizației accesând [System Settings] → [Organisation Settings] și făcând clic pe pictograma săgeată în panoul [Organisation Hierarchy]:

Ierarhia este reprezentată vizual cu Organizațiile Copil imbricate sub Organizațiile lor Părinte.

Unele Organizații au o pictogramă chevron în partea stângă a rândului lor, iar aceste Organizații pot fi Extinse pentru a afișa Organizațiile descendente, sau restrânse pentru a le ascunde:

Din acest tabel, puteți vedea în plus ID-ul unic al Organizației, Starea de Entitate Juridică și un panou [View Info] care sintetizează Organizația selectată. 

În cele din urmă, făcând clic pe [Select], puteți vizita Pagina de Setări a acelei Organizații și puteți face modificări, dacă este necesar. 

Calitatea de Membru al Organizației

Modul în care PurchasePlus stabilește la care Organizație(i) are voie să se conecteze un utilizator este un model de „apartenență” (membership). 

Un utilizator poate fi „membru” al uneia sau mai multor Organizații - în cel de-al doilea caz, acesta se poate conecta la diferitele Organizații în care este membru (și își poate finaliza sarcinile în numele acelei Organizații) utilizând Comutatorul de Organizații: 

Fiecare utilizator trebuie să aibă o Organizație „Implicită”, care determină Organizația în care își începe sesiunea la prima conectare. Utilizatorul își poate actualiza propria Organizație Implicită oricând în secțiunea Contului său, Organizațiile disponibile fiind restricționate la cele în care este membru:

Ceilalți utilizatori care (a) sunt membri ai aceleiași/acelorași Organizații și (b) au permisiunile „View Users” și/sau „Manage Users” vor putea vizualiza și/sau gestiona acest utilizator (și toți ceilalți utilizatori) din cadrul Organizației.

Sisteme AP

Această secțiune este destinată exclusiv Utilizatorilor Avansați.

Un Sistem AP este un obiect de sistem deținut de PurchasePlus care abstractizează potențiala complexitate a Ierarhiei Organizației a unui Cumpărător într-un „container” de nivel înalt, care pune anumite date generate de organizațiile sale membre la dispoziție pentru export prin integrare în sistemul contabil (extern) specificat din partea Cumpărătorului. 

În plus, Organizațiile care partajează un Sistem AP vor putea accesa date partajate care aparțin sistemului AP (Furnizori, de exemplu).

Mai mult decât orice alt obiect sau atribut din PurchasePlus, un Sistem AP este cel care reprezintă un Client în întregime.

Sistemele AP au:

• Un Nume - de obicei numele nodului organizațional de cel mai înalt nivel care va utiliza acest Sistem AP ca Nod de Organizație, urmat de „AP Hub”. De exemplu, „Inland Hotels New South Wales AP Hub”.
• Un ID Sistem AP (care este unic)
• Un Tip de Sistem AP.
• O Monedă. 
• Un Format de Export (pentru Facturi și Note de Credit care sunt exportate către un sistem contabil extern) și, dacă este cazul, una sau mai multe Variante de Format de Export. 
• Destinații Electronice care pot fi utilizate de Organizațiile Cumpărător ce aparțin acestui Sistem AP pentru a trimite Fișiere de Export și Fișiere de Raport pe cale electronică. Pot exista oricâte Destinații aici, dar numai una poate fi setată ca Implicită pentru Export pentru un Sistem AP. 
• Cumpărători care utilizează Sistemul AP.
• Furnizori care au fost adăugați manual la Sistemul AP sau conectați la un Cumpărător care utilizează Sistemul AP prin intermediul sistemului vor fi listați pe Sistemul AP.
• Relații Comerciale între Cumpărători și Furnizori din Sistemul AP.
• (Opțional) Câmpuri Personalizate de Antet. 
• (Opțional) Câmpuri Personalizate de Sub-Linie.  

Format de Export AP

Un Format de Export AP este cod GraphQL (GQL) care preia date din baza de date PurchasePlus și exportă un fișier JSON brut. Acest fișier JSON este conceput pentru a fi preluat automat de sistemul contabil specific al Cumpărătorului, astfel încât există de obicei destul de multe variații între Formatele de Export AP.

Formatele de Export AP necesită:

• Un Nume - denumit de obicei după Cumpărătorul de nivel superior, de ex. „Inland Hotels Group”.
• O Clasă - întotdeauna GQL în PurchasePlus.
• Un Tip de Fișier de Ieșire. Rețineți că pentru PurchasePlus (clasa GQL), este disponibil doar formatul JSON ca Format de Export.

Formatele de Export AP pot avea, de asemenea, o valoare Perioadă Contabilă Activată sau Dezactivată, care (dacă este activată) le va solicita utilizatorilor din Organizațiile de Tip B să furnizeze o Perioadă Contabilă în Fișierul lor de Export AP.

Variante de Format de Export AP

Fiecare Format de Export AP poate avea mai multe Variante. O Variantă este cod GQL care preia fișierul JSON brut, efectuează manipulări asupra acestuia și poate genera Datele de Export AP într-un format diferit (de exemplu, CSV), dar Varianta trebuie să fie concepută special pentru a crea Tipul de Fișier de Ieșire definit și necesită intervenție tehnică personalizată din partea PurchasePlus.

Variantele de Format de Export AP necesită:

• Un Nume. Urmați o convenție de denumire similară cu Formatul de Export AP, adăugând „Variant” la final.
• Un Tip de Fișier de Ieșire. Sunt disponibile mai multe Tipuri de Fișiere, așa că vă rugăm să vă asigurați că selectați opțiunea cerută de Sistemul dvs. AP extern.
• Un Nume de Funcție. Acesta este utilizat pentru a apela transformările care vor fi aplicate de Variantă și este unul dintre motivele pentru care Formatele de Export AP și Variantele acestora necesită intervenție inginerească.
• Un ID de Organizație Proprietar. ID-ul Proprietarului este utilizat pentru a identifica pentru cine a fost creată Varianta de Format de Export AP.

Tip de Export al Sistemului AP

Odată ce o Organizație a fost adăugată la un Sistem AP, Tipul de Export al acesteia poate fi setat.

• Tipul A ar trebui utilizat dacă Organizația exportă Facturi și Note de Credit una câte una, către o destinație electronică prestabilită. Aceste Organizații pot selecta mai multe Facturi și Note de Credit și le pot exporta în bloc - aceasta va trimite mai multe fișiere de export (câte unul pentru fiecare document) către Destinația Electronică.
• Tipul B ar trebui utilizat dacă Organizația creează manual Fișiere de Export (care conțin una sau mai multe Facturi/Note de Credit) prin intermediul Export Center și le descarcă sau le trimite către o Destinație Electronică, după cum consideră oportun, ca un singur fișier.

Această preferință nu modifică nimic în ceea ce privește Formatul de Export AP aplicat acestei Organizații; ea controlează doar opțiunile care le vor apărea utilizatorilor din această Organizație pe o Factură sau Notă de Credit Reconciliată și în zona de Facturi și Note de Credit din Export Center.

Fiecare Organizație va avea propria preferință pentru Tipul său de Export, în funcție de cerințele sale organizaționale, dar, ca regulă generală, aceasta este o setare foarte importantă și vă rugăm să nu o modificați fără a înțelege temeinic celelalte Setări ale Formatului de Export AP ale Organizației. Se recomandă ca această setare să fie actualizată numai împreună cu membrii echipei de configurare PurchasePlus.