Facturi și Note de credit

Salt la:

• Facturi și note de credit fără hârtie
• Revizuirea facturilor și a notelor de credit semnalate
• Aprobarea unei facturi sau a unei note de credit semnalate

Facturi și note de credit fără hârtie

Facturile trimise către Adresa de e-mail pentru facturare fără hârtie din PurchasePlus sunt scanate automat și adăugate în platformă.

PurchasePlus va încerca să asocieze factura cu Comanda de achiziție corespunzătoare și cu Nota de recepție în mod automat. Sistemul compară apoi articolele individuale. Dacă toate coincid, Factura se reconciliază automat folosind Departamentul și Codul de cont din Comanda de achiziție cu care a fost asociată.

Rețineți

• Facturile care trec de potrivirea automată se reconciliază automat, deoarece cheltuiala a fost aprobată în etapa de Solicitare de achiziție.
• O Factură ar putea necesita împărțirea pe mai multe Departamente și Coduri de cont; acest lucru se poate face în modul [Vizualizare avansată].

Revizuirea facturilor și a notelor de credit semnalate

În cazul în care Factura nu îndeplinește Pragurile și setările pentru Semnalarea facturilor, aceasta va fi semnalată pentru revizuire. Acestea pot fi vizualizate în [Facturi] --> [În așteptarea aprobării mele].

Cea mai bună practică este să asociați Facturile cu o Comandă de achiziție, dacă este cazul. Asociați cu o Comandă de achiziție existentă sau, dacă este adecvat, creați o Solicitare de achiziție retroactivă dacă nu există deja una. Aici puteți găsi cele mai bune practici pentru revizuirea Facturilor și a Notelor de credit semnalate.

Rețineți

• Unele Facturi nu vor avea niciodată o Comandă de achiziție sau o Notă de recepție (de ex. facturile de utilități/energie).
• Dacă creați o Solicitare de achiziție retroactivă pentru a o asocia cu o Factură, asigurați-vă că debifați [Trimitere către furnizor].

Aprobarea facturilor și a notelor de credit semnalate

După ce vă asigurați că orice problemă legată de o Factură sau Notă de credit a fost rezolvată, puteți Aproba documentul. Regulile de aprobare a facturilor semnalate se bazează pe suma totală a Facturii și pe Departament.

Rețineți

• Dacă aveți o problemă legată de un preț unitar facturat sau de Cantitatea unui articol, luați legătura cu furnizorul dvs. pentru o nouă Factură.
• Numerele de factură trebuie să fie unice, altfel vor fi respinse de sistem.