Crearea și gestionarea utilizatorilor

Un utilizator este o persoană cu un cont PurchasePlus care folosește software-ul nostru în sarcinile zilnice de serviciu.

Dacă aveți permisiunea „Gestionare utilizatori”, aveți acces la o serie de funcționalități suplimentare, de tip administrator.

Salt la:

• Crearea utilizatorilor noi
• Gestionarea setărilor generale ale utilizatorului
• Gestionarea preferințelor utilizatorului
• Gestionarea permisiunilor utilizatorului
• Departamente și organizații
• Notificări

Crearea utilizatorilor noi

1. Selectați [Utilizatori] → [Utilizator nou] din bara de navigare laterală.

2. Alternativ, selectați [Utilizatori] → [Afișați tot], apoi faceți clic pe [+] în colțul din dreapta sus pentru a crea un utilizator nou.

3. Completați formularul „Creare utilizator nou”.

1. Introduceți [E-mail] și [Nume complet]. Adresa de e-mail introdusă va fi adresa de e-mail utilizată pentru conectarea la PurchasePlus. Aceste câmpuri sunt obligatorii. 

O adresă de e-mail poate fi asociată unui singur profil de utilizator în PurchasePlus. Dacă nu puteți crea utilizatorul, vă rugăm să verificați fila [Neactivat] din pagina Utilizatori pentru a vedea dacă adresa de e-mail este deja utilizată. Dacă da, puteți fie să selectați [Activare] pentru utilizator, fie să contactați echipa noastră de asistență, iar noi putem șterge utilizatorul pentru dumneavoastră.

1. Funcția, Numărul de telefon și Codul de personal sunt câmpuri opționale și pot fi utilizate pentru a ajuta la identificarea utilizatorului în anumite locuri din sistem și în documentele generate.

4. Faceți clic pe [Creare utilizator].

Utilizatorul va primi un e-mail cu o invitație de a-și seta parola, pe care o va folosi de atunci înainte pentru a se conecta la PurchasePlus. Aflați mai multe.

Gestionarea setărilor generale ale utilizatorului

Există o serie de setări pe care utilizatorii cu permisiunea „Gestionare utilizatori” activată le pot actualiza în ceea ce privește utilizatorii existenți.

Pentru a edita setările generale ale unui utilizator:

1. Selectați [Utilizatori] → [Afișați tot] din bara de navigare laterală.

2. Folosiți funcția [Căutare] pentru a găsi utilizatorul, apoi faceți clic pe [Utilizator] pentru a deschide setările acestuia.

Puteți:

• Activa sau dezactiva utilizatorul. 
  • Un utilizator activat se va putea conecta la PurchasePlus și va putea utiliza PurchasePlus în numele organizației sale, în conformitate cu permisiunile sale. Un utilizator activat poate fi dezactivat în orice moment pe viitor.
  • Un utilizator dezactivat nu se va putea conecta la PurchasePlus și nu va mai primi comunicări de la PurchasePlus. Un utilizator dezactivat poate fi activat în orice moment pe viitor.
• Nume complet,
• Funcție,
• Număr de telefon,
• Cod de personal.

Adresa de e-mail a unui utilizator poate fi modificată doar de către un administrator PurchasePlus. Vă rugăm să contactați echipa noastră prietenoasă de asistență pentru clienți dacă trebuie să actualizați adresa de e-mail a unui utilizator.

Gestionarea preferințelor utilizatorului

1. Selectați [Utilizatori] → [Afișați tot] din bara de navigare laterală.

2. Folosiți funcția [Căutare] pentru a găsi utilizatorul, apoi faceți clic pe [Utilizator] pentru a deschide setările acestuia.

3. Selectați fila [Preferințe]. Puteți gestiona următoarele preferințe ale utilizatorului:

1. Selectați [Limba] pe care utilizatorul preferă să o utilizeze. Recomandare: Dacă creați un utilizator și nu sunteți sigur de limba preferată a acestuia, dar cunoașteți țara organizației sale, setați limba pe limba oficială a țării respective.
2. Decideți dacă doriți să bifați [Activare MFA]. Notă - Dacă utilizatorul se conectează la PurchasePlus prin Microsoft SSO, autentificarea cu mai mulți factori nu va fi disponibilă.
3. Selectați preferința de vizualizare [Normal] sau [Compact]. Recomandare: lăsați preferința setată la valoarea implicită – „Normal” – și permiteți utilizatorului să modifice el însuși această setare.
4. Decideți dacă doriți să activați opțiunea [Activare mod expert] pentru utilizator. Recomandare: lăsați preferința setată la valoarea implicită – „Dezactivat” – și permiteți utilizatorului să modifice el însuși această setare.
5. Selectați [Trimitere automată comenzi de achiziție], dacă este cazul. Recomandare: lăsați preferința setată la valoarea implicită – „Dezactivat” – și permiteți utilizatorului (sau unui administrator autorizat din organizația sa) să modifice el însuși această setare.

Gestionarea permisiunilor utilizatorului

Notă - Descărcați ghidul nostru Permisiuni recomandate pentru utilizatori PurchasePlus în funcție de grupul de utilizatori pentru a afla mai multe despre fiecare permisiune individuală.

1. Selectați fila [Permisiuni] a utilizatorului. Aveți două opțiuni pentru a seta permisiunile:

a. Copierea permisiunilor de la un utilizator existent

1. Faceți clic pe [Selectați un utilizator...] din meniul derulant de sub „Copiere permisiuni”.

2. Faceți clic pe [Salvare modificări]. Acest lucru va copia permisiunile de la utilizatorul selectat. Dacă opțiunea [Salvare modificări] nu apare, înseamnă că permisiunile sunt identice cu cele deja setate pentru acest utilizator.

b. Setarea individuală a permisiunilor 

1. Selectați opțiunile din [Permisiuni] pe care doriți să le atribuiți utilizatorului.

2. Debifați orice opțiune din [Permisiuni] pe care nu doriți să o atribuiți utilizatorului.

3. Faceți clic pe [Salvare modificări] după ce toate permisiunile au fost atribuite corect.

Departamente și organizații

Atunci când un utilizator este membru al unei organizații, acesta are acces automat la fiecare nivel de organizație care este subordonat acelei organizații în ierarhie. Presupunând că aveți permisiunea corectă, puteți adăuga utilizatorul la orice organizație din care faceți parte sau la orice organizație care este subordonată oricărei organizații din care faceți parte.

1. Selectați fila [Organizații]. Puteți vizualiza departamentele sau organizațiile la care utilizatorul are deja acces.

2. Faceți clic pe [Adăugare organizație]. 

3. Folosiți opțiunile [Căutare] și [Selectare] pentru departamentul sau organizația suplimentară pe care doriți să o adăugați. Apoi faceți clic pe [Adăugare organizație].

Actualizarea organizației implicite

Organizațiile implicite definesc organizația de care aparține utilizatorul atunci când se conectează la PurchasePlus.

1. Faceți clic pe [Organizație implicită] și selectați organizația implicită dorită din meniul derulant.

2. Faceți clic pe [Salvare modificări].

Notificări

Utilizatorii primesc e-mailuri de notificare (de exemplu, memento-uri de aprobare a facturilor) pentru fiecare organizație în parte. Pentru a modifica dacă utilizatorii primesc sau nu notificări, urmați acești pași:

1. Navigați la [Utilizatori] → [Afișați tot] în bara de navigare laterală, apoi selectați utilizatorul în cauză. Puteți utiliza funcția de căutare în acest scop.
2. Navigați la fila [Organizații] a utilizatorului:
3. Faceți clic pe meniul [Mai multe] din tabelul Organizații, apoi selectați [Gestionare]:
4. Bifați sau debifați caseta de selectare „Trimitere notificări”, apoi faceți clic pe [Actualizare]:

***

Dacă aveți nevoie de asistență suplimentară pentru crearea și gestionarea utilizatorilor, vă rugăm să contactați echipa noastră prietenoasă de asistență pentru clienți de la PurchasePlus.