Prezentare generală

„Bugete” este un modul opțional care permite Organizațiilor să își gestioneze și să își monitorizeze mai bine cheltuielile cu Furnizorii în funcție de cerințele lor privind Anul/Luna și Contul de cheltuieli.

Salt la:

• Introducere \- Ce este un Buget?
• Vizualizarea Bugetelor
  • Vizualizarea unui singur Buget
• Crearea unui Buget
• Bugetul pe o solicitare
  • În timpul aprobării
  • Panouri rapide pe monitoare late

Ce este un buget?

Un „Buget” în PurchasePlus este o limită de cheltuieli, stabilită de utilizatorii autorizați și aplicată unei zone a activității lor pentru o anumită perioadă de timp.

Bugetele sunt compuse din:

1. Un An și o Lună cărora li se aplică Bugetul,
2. O Unitate organizațională (Departament) și un Cod de cont cărora li se aplică Bugetul și 
3. O Valoare a bugetului (fără taxe) care se aplică Bugetului.

Când o Solicitare este emisă de un Cumpărător, „Valoarea bugetului” este consumată atunci când sunt îndeplinite ambele condiții:

• Data de livrare a Solicitării se încadrează în Anul/Luna Bugetului, ȘI
• Solicitarea este trecută pe cheltuieli în Unitatea organizațională și Codul de cont ale Bugetului.

Bugetele din PurchasePlus nu împiedică utilizatorii să emită sau să trimită Solicitări (chiar dacă Solicitarea va depăși Bugetul relevant), dar toți Aprobatorii Solicitării sunt informați că Solicitarea lor va depăși Bugetul înainte ca aceasta să devină o Comandă de achiziție.

Vizualizarea Bugetelor

Organizațiile care au această funcție activată își pot vizualiza Bugetele într-un tabel făcând clic pe [Bugete] → [Afișați tot] în bara de navigare laterală:

Din această vizualizare, puteți:

1. Să utilizați filtrele de Căutare și Căutare avansată pentru a găsi un anumit Buget,
2. Să editați coloanele care apar în tabel folosind funcția [Gestionare coloane],
3. Să creați un Buget nou (mai multe detalii mai jos) și
4. Să faceți clic pe un Buget din tabel pentru a-l vizualiza mai detaliat.

Vizualizarea unui singur Buget

Făcând clic pe un Buget din vizualizarea tabelară, vi se vor prezenta două pagini care vă ajută să înțelegeți Bugetul în contextul său (în timp real): pagina Utilizare și pagina Solicitări.

Pagina Utilizare reprezintă vizual valoarea Solicitărilor Aprobate și în Așteptare comparativ cu valoarea bugetului relevant:

• Cheltuieli aprobate (sau „de buget”) reprezintă valoarea totală, fără taxe, a tuturor Solicitărilor Aprobate și Închise cu o Dată de livrare în Luna și Anul Bugetului ȘI care au fost trecute pe cheltuieli în Unitatea organizațională și Codul de cont ale Bugetului.
• În așteptarea aprobării reprezintă valoarea totală, fără taxe, a tuturor Solicitărilor În așteptarea aprobării cu o Dată de livrare în Luna și Anul Bugetului ȘI care au fost trecute pe cheltuieli în Unitatea organizațională și Codul de cont ale Bugetului.

În plus, utilizatorii pot vedea rapid Bugetul rămas, Zilele rămase, Starea curentă și Starea prognozată pentru Buget: 

Starea prognozată este un calcul simplu care indică dacă Bugetul cheltuit plus Solicitările În așteptarea aprobării vor depăși Limita bugetului.

În cele din urmă, utilizatorii pot vizualiza toate Solicitările care consumă Bugetul în cauză făcând clic pe fila [Solicitări] din Buget:

Crearea unui Buget

Utilizatorii cu permisiunea „Gestionare bugete” pot crea un Buget nou făcând clic pe [Buget nou] din bara de navigare laterală sau din antetul paginii [Bugete] → [Afișați tot]:

Utilizatorul va fi redirecționat către o pagină nouă unde trebuie să introducă următoarele valori:

• Anul și Luna cărora li se va aplica Bugetul. Adică, orice Solicitare Aprobată cu o Dată de livrare care se încadrează în această combinație An/Lună va consuma din acest Buget.
• Unitatea organizațională și Codul de cont. Pe lângă combinația An/Lună, o Solicitare Aprobată care este trecută pe cheltuieli în această combinație de Unitate organizațională și Cod de cont va consuma din acest Buget.
• Valoarea bugetului (fără taxe). Aceasta este „Limita” pentru Buget, care, odată depășită, este considerată „peste buget”.

După introducerea acestor valori, faceți clic pe [Creare buget] în partea de jos a paginii. Bugetul va fi procesat imediat în raport cu orice Solicitări Aprobate (și În așteptarea aprobării) care îndeplinesc atât combinația An/Lună, cât și combinația Unitate org./Cod cont configurate pentru Buget.

Bugetul pe o solicitare

În timpul aprobării

Aprobatorii de solicitări pot vedea dacă o Solicitare trimisă va depăși Bugetul aferent:

Făcând clic pe [Vizualizare buget], Aprobatorul poate înțelege rapid starea Bugetului și poate accesa linkul către Buget pentru mai multe informații, dacă este necesar:

Panouri rapide pe monitoare late

Utilizatorii avansați care folosesc PurchasePlus pe un monitor mare pot beneficia, de asemenea, de Panourile de vizualizare rapidă care apar în partea dreaptă a unei Solicitări:

Panoul de vizualizare rapidă a Solicitării poate fi configurat pentru a afișa:

• Orice comentarii lăsate pe Solicitare de un alt utilizator din Organizația dvs.,
• Linkurile către Documentele asociate - de exemplu, Comenzile de achiziție generate atunci când Solicitarea a fost Aprobată și 
• Informații privind Bugetul pe care îl va consuma această Solicitare - în special, valoarea cheltuielilor Aprobate și În așteptarea aprobării.

Puteți utiliza butonul [Gestionare] din colțul din dreapta sus al Panoului de vizualizare rapidă pentru a configura ceea ce vor afișa panourile dvs.

Panoul de vizualizare rapidă nu va fi afișat dacă monitorul dvs. nu este suficient de mare pentru a cuprinde restul elementelor de pe ecran.