Vizualizarea și actualizarea facturilor

Mergeți la:

• Accesarea facturilor
• Actualizarea facturilor
  • Aprobarea facturilor
• Utilizarea Invoice Power Editor
• Bune practici

Accesarea facturilor

1. Selectați [Facturi] → [Vizualizați toate] din bara de navigare laterală.

2. Din vizualizarea tabelară Vizualizați toate facturile, puteți efectua următoarele acțiuni:

1. Filtrați toate facturile după stare.
2. Folosiți [Căutare] pentru a găsi factura pe care doriți să o verificați.
3. [Gestionare coloane] pentru a afișa sau ascunde coloanele din tabel. 
4. Faceți clic pe [Număr factură] pentru a deschide factura.
5. Treceți cursorul peste [Referință] pentru a adăuga sau edita referința facturii. Acest lucru este posibil doar atunci când factura se află în starea „Deschisă” sau „În așteptarea aprobării”.
6. Treceți cursorul peste [Cont de cheltuieli] pentru a adăuga sau edita departamentul sau contul pe care este înregistrată cheltuiala facturii. Acest lucru este posibil doar atunci când factura se află în starea „Deschisă” sau „În așteptarea aprobării”.
7. [Comandă de achiziție]. Verificați dacă factura a fost asociată cu o comandă de achiziție. Consultați articolul nostru Asocierea unei comenzi de achiziție la o factură pentru a afla mai multe.
8. Vizualizați [Starea] facturii.
9. [Note de recepție]. Vizualizați notele de recepție a mărfurilor care sunt asociate facturii sau creați o nouă notă de recepție pentru comanda de achiziție la care este asociată factura. 
10. Vizualizați [Copia PDF] a facturii. Această opțiune este disponibilă dacă factura a fost creată dintr-un PDF, prin soluția de facturare fără hârtie PurchasePlus.

Actualizarea facturilor

În general, o factură aflată în starea „Deschisă” sau „În așteptarea aprobării” poate fi actualizată de orice utilizator care are permisiunea „Gestionare facturi și note de credit” și/sau permisiunea „Gestionare linii facturi și note de credit” (în funcție de ceea ce dorește să actualizeze).

Actualizarea facturilor care nu se află în stările Deschisă sau În așteptarea aprobării necesită pași suplimentari înainte de a putea efectua modificări:

• Pentru a actualiza o factură aflată în starea „Reconciliată”, factura trebuie redeschisă făcând clic pe „Redeschidere factură” din meniul [Mai multe] din antetul facturii:
• Pentru a actualiza o factură aflată în starea „Gata de export” sau „Exportată”, factura trebuie mai întâi readusă la starea reconciliată selectând [Revenire la reconciliată] din meniul [Mai multe] din antetul facturii, iar apoi „Redeschisă” conform instrucțiunilor de mai sus.

După ce au fost efectuate modificările necesare asupra facturii, aceasta va trebui să treacă din nou prin toate fluxurile de aprobare a facturilor configurate pentru unitatea organizațională respectivă.

Aprobarea facturilor

Dacă o factură se află în starea „În așteptarea aprobării”, înseamnă că trebuie să parcurgă cu succes un flux de aprobare pentru a putea trece în starea „Reconciliată”.

Există numeroase motive pentru care o factură poate fi marcată cu un indicator (flag) și să necesite aprobare. Fiecare dintre motivele semnalării este afișat în fila Indicatoare factură, iar fiecare dintre semnalările de la nivel de linie este afișată în coloana Indicatoare de pe fiecare linie a facturii.

În calitate de aprobator desemnat, puteți analiza fiecare motiv al semnalării și puteți decide dacă doriți să rezolvați problema semnalată sau să aprobați factura fără a rezolva unele sau toate semnalările.

Fluxurile de aprobare a facturilor și a notelor de credit necesită un articol dedicat pentru a fi explicate în detaliu. Aflați mai multe citind acest ghid.

Utilizarea Invoice Power Editor

Utilizatorii care au permisiunea „Poate gestiona facturi și note de credit” pot folosi Invoice Power Editor pentru a verifica și actualiza o factură în PurchasePlus, alăturat documentului PDF primit pe adresa lor de e-mail dedicată facturării electronice.

Pentru a începe să utilizați Invoice Power Editor:

1. Selectați orice factură din secțiunile [Facturi] → [Vizualizați toate] sau [Facturi] → [În așteptarea aprobării mele].
2. În antetul facturii, selectați [Power Editor].
3. Dacă factura a fost creată în PurchasePlus ca urmare a trimiterii facturii PDF de către un furnizor la adresa dvs. de e-mail pentru facturare electronică, veți putea vizualiza fișierul PDF în partea dreaptă a paginii editorului de facturi din PurchasePlus, pentru a o consulta cu ușurință la actualizare.

Sfaturi pentru verificare

Asociați comenzile de achiziție și facturile

• Dacă este cazul pentru organizația dvs., asigurați-vă că o comandă de achiziție este asociată facturii înainte de a analiza motivele semnalărilor.
• Corelați elementele de linie din factură cu elementele de linie din comanda de achiziție, dacă este necesar.

Recepționați bunurile și serviciile

• Verificați dacă articolele au fost recepționate. Dacă este cazul pentru organizația dvs., recepționarea unei comenzi de achiziție este un pas esențial pentru a confirma livrarea articolelor și îi semnalează aprobatorului facturii că aceasta este pregătită pentru aprobare.

Verificați liniile facturii înainte de aprobare

• În cazul unor discrepanțe între prețul din comanda de achiziție și cel din factură, este recomandat să contactați furnizorul pentru o eventuală notă de credit aferentă diferenței.