EDI

Salt la:

• Prezentare generală
• Beneficii
• Primii pași
• Formate de date acceptate
• Exemplu de payload JSON
• Câmpuri importante

Prezentare generală

Sistemul nostru de comenzi de achiziție prin Schimb Electronic de Date (EDI) simplifică modul în care primiți comenzile, trimițându-le direct în sistemul dumneavoastră ERP sau de gestionare a comenzilor, eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor.

Recomandăm EDI pentru primirea comenzilor de achiziție, în special pentru furnizorii medii și mari și pentru cei cu capacități puternice de integrare.

Beneficii

Comenzile de achiziție prin EDI îi ajută pe furnizori să lucreze mai eficient, eliminând necesitatea introducerii manuale a comenzilor de achiziție într-un sistem de Planificare a Resurselor Întreprinderii (ERP) sau de Gestionare a Comenzilor. De asemenea, acestea îmbunătățesc acuratețea prin reducerea erorilor umane și accelerează procesarea comenzilor între cumpărători și furnizori. Credem că un schimb de date mai rapid și mai precis duce la mai puține probleme legate de comenzi, ceea ce aduce beneficii cumpărătorilor, furnizorilor și nouă deopotrivă.

În trecut, am întâmpinat situații în care furnizorii nu primeau comenzile de achiziție prin e-mail deoarece filtrele de spam le blocau incorect. Deși folosim un serviciu de e-mail gestionat, aceste e-mailuri pot fi totuși blocate ocazional.

De asemenea, considerăm că HTTPS sau SFTP, protocoalele utilizate pentru EDI, oferă o modalitate mai robustă și mai sigură de a face schimb de informații confidențiale despre comenzi decât e-mailul.

Primii pași

1. Configurați un endpoint: Va trebui să configurați un endpoint pentru a primi comenzi. Alternativ, fie dumneavoastră, fie noi putem configura un director SFTP.
2. Luați legătura cu noi: După ce endpoint-ul este pregătit (sau dacă doriți să configurăm noi un director SFTP), vă rugăm să contactați echipa noastră la help.suppliers@purchaseplus.com cu detaliile endpoint-ului dumneavoastră.
3. Integrare: Vom adăuga endpoint-ul dumneavoastră în sistemul nostru.
4. Testare: Pentru a asigura o tranziție lină, putem efectua un test restrâns comutând unul sau doi cumpărători pe noul endpoint. Alternativ, putem rula e-mailul și EDI în paralel pe durata unei perioade de probă.
5. Proiect-pilot: Vom colabora cu dumneavoastră pentru a selecta un grup restrâns de clienți de test care vor fi comutați pe noul endpoint.
6. Implementare completă: De îndată ce totul funcționează conform așteptărilor, vom comuta toate comenzile dumneavoastră pe EDI.

Formate de date acceptate

Acceptăm în principal JSON pentru tranzacțiile EDI. De asemenea, putem trimite XML și putem furniza un exemplu de payload la cerere, dar nu acceptăm cXML.

Exemplu de payload JSON

{   "purchase_orders": [     {       "purchase_order": {         "identity": "singer.test.sleep",         "purchaser": {           "id": 262388,           "name": "Sample Purchaser",           "customer_number": "PUR12345",           "requestor": "Han Solo",           "phone": "1300 123 456",           "email": "han.solo@purchaseplus.com"         },         "supplier": {           "name": "Sample Supplier",           "vendor_number": "SUP98765"         },         "purchase_order_number": "PO00001",         "purchaser_reference": "Daily food order",         "supplier_reference": null,         "expected_delivery_date": "2025-03-15",         "sent_date": "2025-03-15T05:51:57.122Z",         "cancelled": false,         "comments": [],         "confirmation_instructions": "Confirmation instructions example.",         "delivery_instructions": "Delivery instructions example.",         "delivery_address": {           "location_name": "Default",           "line1": "Level 4, 11 York Street",           "line2": "",           "city": "Sydney",           "state_province": "NSW",           "postal_code": "2000",           "country_code": "AU"         },         "currency": "AUD",         "net_amount": 826.1,         "delivery_amount": 0,         "tax_amount": 20.25,         "gross_amount": 846.35,         "lines": [           {             "code": "YOGH",             "brand": "Farmers Union",             "item_description": "Greek Style Yoghurt : Natural",             "item_size": 1,             "item_measure": "lt",             "item_package": "tub",             "pack_quantity": 1,             "pack_name": "each",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 6.75,             "quantity": 30,             "net_amount": 202.5,             "tax_amount": 20.25,             "gross_amount": 222.75,             "is_purchaser_price": true           },           {             "code": "WMBD",             "brand": "Mighty Soft",             "item_description": "Bread Sliced Wholemeal Sandwich Frozen",             "item_size": 650,             "item_measure": "g",             "item_package": null,             "pack_quantity": 10,             "pack_name": "carton",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 20,             "quantity": 25,             "net_amount": 500,             "tax_amount": 0,             "gross_amount": 500,             "is_purchaser_price": true           },           {             "code": "MILK",             "brand": "Pauls - Professional",             "item_description": "Milk : Full Cream",             "item_size": 3,             "item_measure": "lt",             "item_package": "bottle",             "pack_quantity": 6,             "pack_name": "carton",             "gs1_code": null,             "order_instruction": null,             "unit_price": 8.24,             "quantity": 15,             "net_amount": 123.6,             "tax_amount": 0,             "gross_amount": 123.6,             "is_purchaser_price": true           }         ]       }     }   ] } 

Gestionarea anulărilor

Ocazional, un cumpărător va anula o comandă prin interfața de utilizator și va alege să trimită o notificare de anulare. Aceasta trimite un duplicat al payload-ului webhook cu câmpul cancelled setat la true.

Vă rugăm să vă asigurați că le filtrați complet pe acestea sau că le gestionați printr-o notificare către echipa dumneavoastră de asistență.

Instruim utilizatorii să contacteze direct furnizorul dacă doresc să anuleze sau să modifice o comandă, deoarece sistemele nu gestionează întotdeauna acest lucru în mod fiabil.

Câmpuri importante

Codul unic de produs pe care îl atribuiți fiecărui produs în sistemul nostru. Acest câmp corespunde „codului proprietarului” în PurchasePlus sau „codului furnizorului” în Legacy PurchasePlus. Puteți actualiza acest cod în cadrul interfețelor PurchasePlus respective.