Recepționarea bunurilor

Marcarea liniilor din Comanda de achiziție ca fiind Recepționate indică utilizatorilor din Organizația dumneavoastră când poate fi închisă o Comandă de achiziție.

De asemenea, acest pas este crucial pentru procesarea Facturilor dacă Organizația dumneavoastră a optat pentru reconcilierea trifactorială AP (3-Way Matching); adică liniile Facturii sunt confruntate cu ceea ce a fost comandat (din Comanda de achiziție) și cu ceea ce a fost recepționat (pe Nota de recepție a bunurilor), înainte de a putea fi Reconciliate.

Crearea unei Note de recepție a bunurilor

Pentru a crea o nouă Notă de recepție a bunurilor, navigați la [Comenzi de achiziție] → [Afișează tot], din bara laterală de navigare. Faceți clic pe pictograma [Camion] din coloana Notă GR, pentru a crea o Notă de recepție a bunurilor asociată Comenzii de achiziție. 

Alternativ, deschideți o Comandă de achiziție și faceți clic pe [Recepționează bunuri]. Aceasta deschide întotdeauna ecranul Creare Notă de recepție.

Recepționare în inventar

Pe ecranul Creare Notă de recepție, alegeți [Recepționează în inventar] sau [Nu recepționa în inventar]. Opțiunea [Recepționează în inventar] actualizează nivelurile de stoc la Locația de stoc selectată.

Dacă Inventarul nu este activat pentru Organizația dumneavoastră, [Recepționează în inventar] este dezactivat și este selectat automat [Nu recepționa în inventar]. Opțiunea [Nu recepționa în inventar] este disponibilă pentru orice configurare a Inventarului, inclusiv pentru Organizațiile fără Inventar și cele cu Inventar Legacy.

Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Recepționarea bunurilor în inventar pentru mai multe informații.

Recepționarea tuturor bunurilor restante

După ce alegeți [Recepționează în inventar] sau [Nu recepționa în inventar], puteți bifa [Recepționează toate articolele restante]. Această opțiune este dezactivată în mod implicit.

Notă - În Inventarul Legacy, [Recepționează toate articolele restante] apare numai împreună cu [Nu recepționa în inventar].

Activarea acestei opțiuni înseamnă că fiecare linie restantă din Comanda de achiziție, indiferent dacă a fost recepționată parțial anterior sau nu, va fi precompletată ca o linie recepționată complet pe Nota de recepție a bunurilor rezultată. Aveți apoi posibilitatea de a modifica cantitățile bunurilor recepționate sau de a finaliza Nota de recepție a bunurilor făcând clic pe [Marchează ca recepționat].

Gestionarea unei Note de recepție a bunurilor în stadiul de ciornă

Imediat ce faceți clic pe [Recepționează bunuri] într-o Comandă de achiziție, se creează o Ciornă de Notă de recepție a bunurilor. Puteți efectua următoarele acțiuni după cum este necesar sau puteți face clic pe [Salvează ca ciornă] pentru a reveni la ecranul anterior.

a) Ajustați Cantitatea recepționată pentru orice articol de pe Nota de recepție a bunurilor.

b) Accesați Opțiuni avansate pentru a:

• Vizualiza un rezumat al cantităților,
• Vizualiza liniile de factură asociate,
• Înlocui prețul unitar la recepție. Acesta este un scenariu destul de comun, apărut atunci când prețul de recepție este diferit de prețul liniei din Comanda de achiziție (sau din linia Facturii, dacă este deja asociată cu o factură). Vă rugăm să consultați articolul nostru: Înlocuirea prețului unitar la recepționare pentru mai multe informații.
• Introduce un comentariu pentru linia de articol, 
• Înregistra data de expirare a produsului,
• Înregistra temperatura vehiculului,
• Înregistra temperatura produsului.

c) [Adaugă un produs]. Acest lucru este util atunci când, de exemplu, trebuie să recepționați un produs ocazional care a sosit odată cu livrarea, dar nu a fost inclus pe Comanda de achiziție.

d) [Afișează sau ascunde detaliile] Notei de recepție.

e) [Mai multe opțiuni], permițându-vă să:

• [Vizualizează jurnalul de audit]
• [Deschide în Legacy P+]
• [Anulează Nota de recepție]
• [Obține ajutor].

f) [Marchează ca recepționat]. Faceți clic pe acest buton când ați terminat editarea Notei de recepție a bunurilor și sunteți mulțumit de datele care vor fi salvate.

g) Accesați fila [Setări] a Notei de recepție a bunurilor. „Data livrării” indică data salvată.

h) Puteți ascunde articolele deja recepționate făcând clic pe [Ascunde articolele deja recepționate] în partea de sus a paginii.

Finalizarea unei Note de recepție a bunurilor

Făcând clic pe [Marchează ca recepționat] pe o Ciornă de Notă de recepție a bunurilor, documentul ciornă va trece în starea „RECEPȚIONAT”.

Veți ajunge mai întâi pe o pagină de confirmare, unde puteți face clic pe butonul [Vizualizează] pentru a vedea Nota de recepție finalizată. Dacă livrarea a fost Recepționată în inventar, veți vedea, de asemenea, un link către eventualele Note de transfer create.

În plus, veți vedea un widget numit „Mai multe comenzi de achiziție”, care listează celelalte Comenzi de achiziție a căror livrare este prevăzută pentru astăzi sau mâine (pe baza Datei de livrare din Comenzile de achiziție):

Nota de recepție va fi salvată definitiv în fila Note de recepție a Comenzii de achiziție căreia îi aparține:

Bune practici

PurchasePlus permite în prezent echipelor de recepție să proceseze cantități de articole care depășesc cantitatea inițială din linia Comenzii de achiziție (PO). Nu există nicio blocare strictă, avertisment sau limită de toleranță implicită care să restricționeze supra-recepționarea. La nivelul întregului sistem, aproximativ 5% din toate liniile de PO recepționate (sau 1 din 20 de articole) implică cantități mai mari decât cele comandate inițial.

Acest comportament flexibil de recepție asigură faptul că stocurile reflectă cu exactitate bunurile fizice existente imediat după livrare.

Scenarii comune pentru supra-recepționări

• Articole cu greutate variabilă: Produsele vândute la greutate, volum sau dimensiuni adesea nu pot fi livrate în cantități exacte rotunde. De exemplu, o comandă emisă pentru 10 kg de carne tocată poate sosi de la furnizor într-un lot de 10,66 kg. Echipa de recepție ar trebui să înregistreze cantitatea reală livrată de 10,66 kg pentru a asigura precizia inventarului și a costurilor.
• Articole bonus, promoții și mostre: Furnizorii includ frecvent stocuri promoționale (de exemplu, „Cumpărați 10, primiți 2 gratuit”) sau mostre de produse nefacturate. Pentru a asigura urmărirea legală a acestor unități suplimentare și disponibilitatea lor pentru vânzare sau utilizare, acestea trebuie înregistrate în momentul recepției, chiar dacă lipsesc din linia inițială a comenzii.
• Livrări în exces de la furnizori: Erorile ocazionale de ambalare ale furnizorului sau ajustările unităților de măsură pot duce la stocuri fizice suplimentare.

Bune practici pentru echipele de recepție

1. Înregistrați întotdeauna cantitățile fizice: Introduceți cantitatea fizică reală livrată, în loc să forțați potrivirea numărului cu linia comenzii de achiziție.
2. Nu ajustați comenzile inițiale înainte de recepție: Modulul de recepție gestionează nativ variația; modificarea comenzii de achiziție de bază înainte de recepție distorsionează istoricul inițial al comenzilor.
3. Verificați documentația: Asigurați-vă că orice surplus de stoc corespunde avizelor de expediție ale furnizorului sau documentelor de livrare promoționale înainte de a finaliza nota de recepție.