Recepționarea mărfurilor

Marcarea liniilor din Comanda de achiziție ca Recepționate le indică utilizatorilor din Organizația dumneavoastră când poate fi închisă o Comandă de achiziție.

Acest pas este, de asemenea, crucial pentru procesarea Facturilor dacă Organizația dumneavoastră a optat pentru reconcilierea în 3 căi (3-Way AP Matching); adică liniile din Factură sunt verificate comparativ cu ceea ce s-a comandat (din Comanda de achiziție) și ceea ce s-a recepționat (pe Nota de recepție a mărfurilor), înainte de a putea fi Reconciliate.

Sari la:

• Crearea unei Note de recepție a mărfurilor
  • Recepționare în inventar
  • Recepționarea tuturor mărfurilor restante
• Gestionarea unei Note de recepție a mărfurilor (Ciornă)
• Finalizarea unei Note de recepție a mărfurilor

Crearea unei Note de recepție a mărfurilor

Pentru a crea o nouă Notă de recepție a mărfurilor, navigați la [Comenzi de achiziție] → [Afișați tot], din bara de navigare laterală. Faceți clic pe pictograma [Camion] din coloana Notă recepție, pentru a crea o Notă de recepție a mărfurilor asociată Comenzii de achiziție. 

Alternativ, puteți face clic pe o Comandă de achiziție și selecta unul dintre butoanele [Recepționare mărfuri] din cadrul Comenzii de achiziție.

Recepționare în inventar

Dacă Organizația dumneavoastră utilizează Modulul Inventar, vi se va prezenta opțiunea de a recepționa mărfurile într-o Locație de stoc din inventar, astfel încât Nivelurile de stoc din acea Locație de stoc să fie actualizate în mod corespunzător.

Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Recepționarea mărfurilor în inventar pentru mai multe informații.

Recepționarea tuturor mărfurilor restante

După ce ați ales dacă doriți sau nu să Recepționați mărfurile în inventar (sau dacă Organizația dumneavoastră nu utilizează modulul Inventar), puteți alege apoi să precompletați o Notă de recepție a mărfurilor cu cantitățile restante din Comanda de achiziție. Aceasta este o funcționalitate extrem de utilă care economisește timp, permițându-vă să accelerați considerabil procesul de Recepție a mărfurilor, astfel încât chiar și cea mai lungă Comandă de achiziție să poată fi marcată ca Recepționată integral în doar câteva clicuri:

Activarea acestei opțiuni înseamnă că fiecare linie restantă din Comanda de achiziție, indiferent dacă a fost Recepționată parțial anterior sau nu, va fi precompletată ca linie Recepționată integral pe Nota de recepție a mărfurilor rezultată. Aveți apoi posibilitatea de a edita cantitățile de mărfuri Recepționate sau de a finaliza Nota de recepție a mărfurilor făcând clic pe [Marchează ca recepționat].

Gestionarea unei Note de recepție a mărfurilor ciornă

Imediat ce faceți clic pe [Recepționare mărfuri] dintr-o Comandă de achiziție, se creează o Notă de recepție a mărfurilor în stadiul de Ciornă. Puteți efectua următoarele acțiuni după cum este necesar sau puteți face clic pe [Salvare ca ciornă] pentru a reveni la ecranul anterior.

a) Ajustați Cantitatea recepționată pentru orice articol din Nota de recepție a mărfurilor.

b) Accesați Opțiuni avansate pentru:

• A vizualiza un rezumat al Cantităților,
• A vizualiza Liniile de factură asociate,
• A suprascrie Prețul unitar de recepție. Acesta este un scenariu destul de comun, apărut atunci când Prețul de recepție este diferit de Prețul liniei din comanda de achiziție (sau de Linia de factură, dacă este deja asociată cu o Factură). Vă rugăm să consultați articolul nostru: Suprascrierea prețului unitar la recepție pentru mai multe informații.
• A introduce un Comentariu pentru linie, 
• A înregistra Data de expirare a produsului,
• A înregistra Temperatura vehiculului,
• A înregistra Temperatura produsului.

c) [Adăugare produs]. Acest lucru este util atunci când, de exemplu, trebuie să Recepționați un produs ocazional care a sosit odată cu livrarea, dar nu a fost inclus în Comanda de achiziție.

d) [Afișare sau ascundere detalii] ale Notei de recepție.

e) [Mai multe opțiuni], permițându-vă să:

• [Vizualizați jurnalul de audit]
• [Deschideți în Legacy P+]
• [Anulați nota de recepție]
• [Obțineți ajutor].

f) [Marchează ca recepționat]. Faceți clic pe acest buton când ați terminat de editat Nota de recepție a mărfurilor și sunteți mulțumit de datele care vor fi salvate.

g) Accesați fila [Setări] a Notei de recepție a mărfurilor.

h) Puteți ascunde articolele Deja recepționate făcând clic pe [Ascunde articolele deja recepționate] din partea de sus a paginii.

Finalizarea unei Note de recepție a mărfurilor

Făcând clic pe [Marchează ca recepționat] pe o Notă de recepție a mărfurilor ciornă, documentul ciornă va trece în starea „RECEIVED”.

Veți ajunge mai întâi pe o pagină de confirmare, unde puteți face clic pe butonul [Vizualizare] pentru a vedea Nota de recepție finalizată. Dacă livrarea a fost Recepționată în inventar, veți vedea, de asemenea, un link către orice Note de transfer create.

În plus, veți vedea un widget numit „Mai multe comenzi de achiziție”, care listează celelalte Comenzi de achiziție programate pentru Livrare astăzi sau mâine (pe baza Datei de livrare din Comenzile de achiziție):

Nota de recepție va fi salvată definitiv în fila Note de recepție a Comenzii de achiziție de care aparține:

Bune practici

PurchasePlus permite în prezent echipelor de recepție să proceseze cantități de articole care depășesc cantitatea inițială din linia Comenzii de achiziție (PO). Nu există nicio blocare strictă, avertisment sau limită implicită de toleranță care să restricționeze recepțiile în exces. La nivelul întregului sistem, aproximativ 5% din totalul liniilor de comandă recepționate (sau 1 din 20 de articole) implică cantități mai mari decât cele comandate inițial.

Acest comportament flexibil de recepție asigură faptul că stocurile din evidențe reflectă cu exactitate bunurile fizice aflate la dispoziție imediat după livrare.

Scenarii comune pentru recepții în exces

• Articole cu greutate variabilă: Produsele vândute la greutate, volum sau dimensiuni adesea nu pot fi livrate în cantități exacte, rotunjite. De exemplu, o comandă emisă pentru 10 kg de carne tocată poate sosi de la furnizor ca un lot de 10,66 kg. Echipa de recepție ar trebui să înregistreze cantitatea reală de 10,66 kg livrată pentru a asigura precizia stocurilor și a costurilor.
• Articole bonus, promoții și mostre: Furnizorii includ frecvent stocuri promoționale (de exemplu, „Cumperi 10, primești 2 gratuit”) sau mostre de produse nefacturate. Pentru a asigura urmărirea legală a acestor unități suplimentare și disponibilitatea lor pentru vânzare sau utilizare, acestea trebuie înregistrate la momentul recepției, chiar dacă lipsesc din linia inițială a comenzii.
• Livrări în exces de la furnizori: Erorile ocazionale de ambalare ale furnizorului sau ajustările unităților de măsură pot duce la un stoc fizic suplimentar.

Bune practici pentru echipele de recepție

1. Înregistrați întotdeauna cantitățile fizice: Introduceți cantitatea fizică reală livrată, în loc să forțați potrivirea numărătorii cu linia din Comanda de achiziție.
2. Nu ajustați Comenzile de achiziție inițiale înainte de recepție: Modulul de recepție gestionează diferențele în mod nativ; modificarea comenzii inițiale înainte de recepție distorsionează istoricul comenzilor plasate inițial.
3. Verificați documentația: Asigurați-vă că orice stoc în exces corespunde avizelor de expediere ale furnizorului sau notelor de livrare promoționale înainte de a finaliza nota de recepție.