Untuk pembeli

Untuk pembeli

Pengadaan, faktur, inventaris, dan resep untuk pembeli.

Gambaran Umum

  • Pengadaan dan Penerimaan — Ajukan permintaan pembelian (Requisition) untuk persetujuan pengeluaran Departemen. Jenis Requisition bervariasi, beberapa menawarkan perbandingan harga dan pemesanan dari banyak pihak
  • Faktur dan Nota Kredit — Faktur yang dikirim ke Alamat Email Penagihan Paperless PurchasePlus Anda dipindai dan ditambahkan secara otomatis ke platform.
  • Katalog dan Daftar Beli — PurchasePlus memiliki jaringan global berisi ribuan Pemasok, sehingga besar kemungkinan Pemasok Anda telah menyediakan produk dan harga mereka di PurchasePlus.
  • Tim Keuangan — Sebelum Pesanan Pembelian dibuat, Requisition harus disetujui oleh Penyetuju yang ditunjuk. Jika Anda adalah seorang Penyetuju, Anda akan melihat angka merah di

Requisition

  • Gambaran Umum — Requisition adalah permintaan barang yang ingin dibeli oleh Pembeli dari Pemasok mereka.
  • Penawaran Harga — Penawaran Harga (Quote) adalah harga suatu Produk yang dapat Anda beli dari Pemasok. Penawaran Harga dibuat saat suatu Produk dimasukkan ke dalam Katalog, bersama dengan Harga Satuan
  • Belanja Dasar — Saat berbelanja pada jenis Requisition apa pun, Anda dapat memilih untuk Mengaktifkan Mode Belanja Lanjutan atau tidak:
  • Belanja Lanjutan — Saat berbelanja pada jenis Requisition apa pun, Anda dapat memilih untuk mengaktifkan Mode Belanja Lanjutan:
  • Dari Semua Pemasok — Jenis Requisition 'Semua Pemasok' memberi Anda daftar semua Penawaran Harga yang tersedia dari semua Pemasok Anda yang aktif. Ini adalah cara yang tepat untuk berbelanja dan
  • Dari Satu Pemasok — Jenis Requisition 'Satu Pemasok' memberi Anda daftar semua Penawaran Harga yang saat ini tersedia untuk Organisasi Anda dari satu Pemasok yang Anda
  • Dari Daftar Beli — Daftar Beli (Buy List) adalah daftar Produk terkontrol yang menentukan Barang dan Jasa secara tepat yang dapat dipilih oleh anggota tim Anda, ketika mereka sedang
  • Requisition Kustom — Requisition Kustom memungkinkan Anda memesan item ad-hoc dari Pemasok Anda. Anda dapat menggunakan Requisition Kustom jika tidak ada jenis Requisition lain yang sesuai.
  • Requisition Eksternal — Requisition Eksternal memungkinkan Anda membuat Requisition dengan berbelanja di situs web e-commerce eksternal milik Pemasok. Anda akan dapat menggunakan fungsionalitas penuh
  • Dari Pemesanan Ulang — Jenis Requisition 'Pemesanan Ulang' memberi Anda opsi untuk memesan ulang item dari Requisition, Pesanan Pembelian, atau Faktur yang sudah ada.
  • Dari Lokasi Stok — Lokasi Stok dapat merepresentasikan lokasi fisik di Organisasi Anda tempat Barang Stok disimpan, seperti ruang penyimpanan, gudang, atau dapur.
  • Pencarian Produk Lanjutan — Banyak tindakan di PurchasePlus (misalnya membuat Requisition atau menambahkan Produk ke Daftar Beli) akan menampilkan fitur Pencarian Produk Lanjutan.
  • Draf Requisition — Requisition berstatus Draf hingga diajukan untuk Persetujuan. Pengguna yang ingin kembali ke Draf Requisition dan melihat, mengedit, atau membatalkannya
  • Menyetujui Requisition — Di PurchasePlus, saat Requisition diajukan untuk persetujuan, statusnya akan dialihkan ke 'MENUNGGU PERSETUJUAN'. Requisition ditempatkan ke dalam

Pesanan Pembelian dan Penerimaan

  • Pesanan Pembelian — Pesanan Pembelian (Purchase Order) adalah dokumen yang dikirim oleh Organisasi Pembeli ke Organisasi Pemasok. Dokumen ini menentukan produk atau layanan yang akan dibeli, dalam suatu
  • Konsolidasi Pesanan Pembelian — 'Konsolidasi' berarti menggabungkan dua atau lebih Pesanan Pembelian menjadi satu Pesanan Pembelian (baru), untuk meminimalkan administrasi dan mengurangi kemungkinan
  • Mengirim Pesanan Pembelian — Setelah Requisition disetujui sepenuhnya, Pesanan Pembelian akan dibuat untuk setiap Pemasok yang disertakan dalam Requisition, dan kemudian dapat dikirim ke masing-masing
  • Nota Penerimaan Barang — Nota Penerimaan Barang (Receiving Note) adalah dokumen pendamping yang dibuat terhadap Pesanan Pembelian dan digunakan untuk mencatat kuantitas tertentu dari setiap baris item pada Pesanan Pembelian
  • Menerima Barang — Menandai baris item Pesanan Pembelian sebagai Diterima memberi tahu pengguna di Organisasi Anda kapan Pesanan Pembelian dapat ditutup.
  • Mengesampingkan Harga Satuan — Saat Pesanan Pembelian dan Faktur dicocokkan, dan Baris Produk ditautkan satu sama lain, Nota Penerimaan Barang akan mengambil Harga Satuan dari Faktur.

Faktur dan Nota Kredit

  • Faktur — Faktur (Invoice) adalah dokumen yang dikirim Pemasok ke Pembeli, yang menyatakan Produk dan Kuantitas yang telah dikirimkan Pemasok ke Pembeli, dan ditagihkan untuk
  • Membuat Faktur — Pengguna PurchasePlus dapat membuat Faktur baru agar memiliki catatan digital dan terprogram atas Faktur yang diterima dari Pemasok yang kemudian dapat dicocokkan dengan
  • Melihat dan Memperbarui Faktur — 1. Pilih [Invoices] → [View All] dari bilah navigasi samping.
  • Mengirim ke PurchasePlus — PurchasePlus menawarkan solusi Penagihan Paperless untuk Organisasi yang ingin mengurangi waktu yang dihabiskan untuk meninjau dan merekonsiliasi Faktur yang
  • Mencocokkan Pesanan Pembelian — Saat Faktur dibuat melalui metode Faktur Paperless, PurchasePlus akan secara otomatis mencocokkan Pesanan Pembelian dengan Faktur, jika menemukan kecocokan logis
  • Membatalkan Pencocokan Pesanan Pembelian — Pesanan Pembelian 'dicocokkan' dengan Faktur sebagai bagian dari proses Rekonsiliasi Faktur. Hal ini memungkinkan perangkat lunak kami (atau peninjau manual) memastikan bahwa apa yang
  • Menautkan atau Melepaskan Baris — Tergantung pada pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda di PurchasePlus, saat Faktur dicocokkan dengan Pesanan Pembelian, semua Baris pada Faktur akan
  • Mode Lanjutan — Di PurchasePlus, Baris Faktur dapat dilihat dalam Mode Lanjutan untuk menampilkan semua informasi tambahan bagi setiap Baris Faktur. Baris Faktur dapat memiliki satu atau
  • Penanda Faktur — PurchasePlus secara konstan menganalisis semua Faktur dan Nota Kredit dalam status 'Terbuka' dan 'Menunggu Persetujuan', serta memunculkan Penanda Tingkat Header atau Tingkat Baris pada
  • Ambang Batas Penanda — Beberapa Penanda yang tersedia untuk Faktur di PurchasePlus dapat disesuaikan lebih lanjut menggunakan Ambang Batas (Thresholds). Ambang Batas memungkinkan Faktur dengan sedikit perbedaan untuk tidak
  • Nota Kredit — Nota Kredit (Credit Note) adalah dokumen yang menunjukkan pengembalian dana kepada Pembeli. Dokumen ini umumnya diterbitkan oleh Pemasok setelah pembatalan Pesanan Pembelian
  • Membuat Nota Kredit — Nota Kredit adalah dokumen yang menunjukkan pengembalian dana kepada Pembeli. Dokumen ini umumnya diterbitkan oleh Pemasok setelah pembatalan Pesanan Pembelian
  • Paperless AI — Penagihan Paperless adalah modul dari PurchasePlus yang menggunakan layanan AI khusus dan berpemilik untuk Menerima, Memindai, dan Memproses Faktur dan Nota Kredit
  • Email Paperless — Area Email Paperless di PurchasePlus adalah tempat Anda dapat:
  • Pengodean Otomatis Tanpa PO — Saat Faktur masuk tanpa Pesanan Pembelian yang cocok, PurchasePlus membaca dokumen tersebut dan menggunakan informasi Faktur serta pengaturan bawaan Pemasok Anda
  • Menyetujui Faktur — Saat Faktur atau Nota Kredit berada dalam status 'Menunggu Persetujuan', dokumen tersebut memiliki satu atau beberapa Penanda - yaitu ketidaksesuaian - yang memerlukan peninjauan dan persetujuan oleh
  • Mengekspor Faktur — Bergantung pada bagaimana Organisasi Anda dikonfigurasi, Anda dapat Mengekspor Faktur dan Nota Kredit satu per satu (Tipe A), atau melalui File Ekspor Batch (Tipe B).
  • Menandai Siap Diekspor — Organisasi Anda mungkin dikonfigurasi untuk Mengekspor Faktur dan Nota Kredit satu per satu (kami menyebutnya 'Tipe A'), atau sebagai bagian dari File Ekspor Batch (yang kami sebut
  • File Ekspor Batch — Bergantung pada bagaimana Organisasi Anda dikonfigurasi, Anda dapat Mengekspor Faktur dan Nota Kredit satu per satu (Tipe A), atau melalui File Ekspor Batch (Tipe B).
  • Menandai sebagai Telah Diekspor — 1. Buka Dasbor, klik Faktur, lalu pilih Lihat Semua.

Alur Kerja Persetujuan

  • Gambaran Umum — Sejak Faktur dan Nota Kredit masuk ke sistem kami, PurchasePlus secara konsisten menganalisis setiap dokumen dalam status 'Terbuka' dan 'Menunggu Persetujuan'

Laporan Mutasi (Statement)

  • Rekonsiliasi — Rekonsiliasi Laporan Mutasi adalah pengganti rekonsiliasi laporan manual melalui spreadsheet dan email di dalam platform. Anda mengunggah laporan mutasi pemasok, lalu sistem
  • Status Laporan Mutasi — Baris Laporan Mutasi dapat memiliki salah satu dari empat status. Status diperoleh dari faktur yang cocok dan penanda rekonsiliasi paksa, serta diperbarui secara otomatis ketika
  • Tanya Jawab (FAQ) — Total laporan mutasi tidak sama dengan jumlah barisnya. Sekarang bagaimana? Laporan mutasi tetap tersimpan. Anda akan melihat indikator ketidaksesuaian saldo pada header tampilan detail.

Manajemen Pemasok

  • Gambaran Umum — 'Pemasok' adalah Organisasi tempat Anda membeli Barang atau Layanan. Pemasok di PurchasePlus adalah Organisasi dengan Tipe 'Pemasok' (sebagai
  • Melihat dan Mengelola Pemasok — Jika menggunakan PurchasePlus sebagai Pembeli, Anda dapat melihat dan mengelola Pemasok yang terhubung dengan Anda.
  • Mengaktifkan atau Menonaktifkan Pemasok — 'Aktif' berarti Organisasi Anda dan Anda dapat membuat pesanan dengan Pemasok tersebut. Pemasok dapat menetapkan Katalog, Produk, dan harga untuk Organisasi Anda, dan
  • Menghubungkan Pemasok Terdaftar — Pemasok Terdaftar adalah entitas yang telah membuat akun Pemasok PurchasePlus. Mereka masuk untuk mengelola Produk, Katalog mereka sendiri, dan menetapkannya ke
  • Membuat Pemasok Kelolaan Mandiri — Pemasok di PurchasePlus dapat berupa:

Produk

  • Gambaran Umum — Produk di PurchasePlus merupakan representasi barang (dan jasa) di dunia nyata yang dibeli oleh Organisasi Anda dari Pemasok dan digunakan di seluruh
  • Membuat Produk — Produk di PurchasePlus merupakan representasi barang dan jasa di dunia nyata yang dibeli oleh Organisasi Anda dari Pemasok dan digunakan di seluruh

Katalog

  • Gambaran Umum — Katalog adalah kumpulan Produk dengan Harga yang Anda beli dari Pemasok yang memiliki Hubungan Dagang aktif dengan Organisasi Anda.
  • Katalog Kelolaan Pemasok vs Mandiri — Katalog adalah kumpulan Produk dan Harga yang dapat Anda beli dari Pemasok dalam Requisition Anda.
  • Membuat atau Memperbarui Katalog — Katalog dapat dikelola langsung oleh Pemasok terdaftar (Katalog Kelolaan Pemasok) atau secara internal oleh Organisasi Pembelian Anda (Katalog Kelolaan Mandiri).
  • Mengimpor Katalog — Menggunakan fungsionalitas Impor, Anda dapat memperbarui harga Produk yang ada di Katalog, serta menambahkan produk tambahan ke Katalog, mengingat bahwa

Daftar Beli

  • Gambaran Umum — Daftar Beli adalah cara ampuh untuk menstandarkan dan mengotomatiskan keputusan pengadaan di seluruh Organisasi - memastikan Pembeli dapat membeli Produk yang Tepat
  • Membuat Daftar Beli — Daftar Beli adalah cara ampuh untuk menstandarkan dan mengotomatiskan keputusan pengadaan di seluruh Organisasi - memastikan Pembeli dapat membeli Produk yang Tepat
  • Mengelola Produk — Daftar Beli adalah cara ampuh untuk menstandarkan dan mengotomatiskan keputusan pengadaan di seluruh Organisasi - memastikan Pembeli dapat membeli Produk yang Tepat

Inventaris

  • Gambaran Umum — Inventaris adalah modul opsional yang dapat disertakan dalam paket PurchasePlus Anda, untuk membantu Anda mengontrol dan mengurangi biaya pengadaan lebih lanjut dengan cara:
  • Barang Stok — Barang Stok adalah Produk yang tersedia di Inventaris Anda dan dapat ditambahkan serta disimpan di satu atau beberapa Lokasi Stok Inventaris Anda.
  • Lokasi Stok — Lokasi Stok dapat merepresentasikan lokasi fisik di Organisasi Anda tempat Barang Stok disimpan, seperti ruang penyimpanan, gudang, atau dapur.
  • Transfer — Transfer adalah cara untuk mengelola (dan mencatat) perpindahan Barang Stok antar Lokasi Stok.
  • Stock Opname — Stock Opname (Stocktake) adalah metode untuk memverifikasi kuantitas Barang Stok yang disimpan di Lokasi Stok. Stock Opname dilakukan di Lokasi Stok, dan memiliki
  • Penilaian Stok — Pelajari bagaimana PurchasePlus menentukan harga mana yang digunakan saat Barang Diterima ke dalam Inventaris, dan bagaimana harga tersebut memengaruhi Nilai Stok Anda.
  • Stock Opname Akhir Bulan — Stock Opname adalah cara terbaik untuk memverifikasi secara berkala kuantitas Barang Stok yang masuk dan keluar dari Lokasi Stok Anda selama periode tertentu. Artikel ini
  • Penerimaan Barang — Saat Anda menerima pengiriman yang berkaitan dengan Pesanan Pembelian, Anda dapat menggunakan PurchasePlus untuk 'menerima' barang (yaitu mencatat item secara digital dan
  • Transfer Saldo Awal — Mengisi Lokasi Stok Anda dengan Barang Stok untuk pertama kalinya dapat dilakukan dengan menyelesaikan Transfer Saldo Awal.
  • Point of Sale — Point of Sale (POS) adalah modul opsional yang memungkinkan Anda memotong Barang Stok dari Lokasi Stok saat Anda melakukan penjualan di restoran, bar, atau kafe Anda.
  • Penjualan Batch POS — Penjualan Batch adalah kumpulan Baris Penjualan (yaitu transaksi penjualan) yang dilakukan di terminal POS fisik Anda. Sistem kami memproses Baris Penjualan ini secara massal (biasanya
  • Pemindai Barcode — PurchasePlus DS6510B-M9 adalah pemindai barcode genggam yang dirancang untuk pemindaian barcode 1D dan 2D yang cepat dan andal. Perangkat ini terhubung langsung ke komputer Anda

Resep

  • Gambaran Umum — Resep adalah fitur opsional dalam sistem PurchasePlus Anda, dan merupakan cara terbaik untuk memaksimalkan manfaat dari perangkat lunak kami di samping
  • Menu — Menu adalah kumpulan Resep. Menu biasanya digunakan untuk mengelola pengadaan dan biaya Bahan dalam hidangan nyata Anda (yaitu Resep)
  • Bahan — Bahan adalah Produk yang ditambahkan ke Resep Anda. Tergantung pada apakah Resep tersebut merupakan Resep Inventaris atau Non-Inventaris, definisi dari
  • Alergen — PurchasePlus menyertakan fungsionalitas Alergen yang tersedia untuk pengguna modul Resep kami, untuk mengelola alergen dalam Resep dan Bahan mereka dengan lebih baik.

Pelaporan

  • Menjalankan Laporan — Data dalam jumlah yang sangat besar dihasilkan oleh (dan disimpan di) sistem PurchasePlus Anda. Mengakses data ini secara massal dalam bentuk Laporan yang dapat diunduh adalah

Mengelola Organisasi

  • Gambaran Umum — Memahami model Organisasi PurchasePlus dan implikasinya adalah salah satu cara terbaik untuk menjadi pengguna mahir PurchasePlus.
  • Membuat Organisasi — Ini adalah Bagian 2 dalam seri Pengantar Organisasi kami. Disarankan untuk membaca Bagian 1 sebelum membaca artikel ini.

Anggaran

  • Gambaran Umum — 'Anggaran' adalah Modul opsional yang memungkinkan Organisasi untuk mengelola dan memantau pengeluaran mereka dengan Pemasok dengan lebih baik sesuai dengan Tahun/Bulan dan

Peningkatan Versi

  • Peningkatan Versi — Apa itu PurchasePlus? Pembangunan kembali secara menyeluruh platform procure-to-pay kami dengan teknologi modern. Tujuan yang sama, tim yang sama, dan hasil yang jauh lebih baik