Transfer
Transfer
Buka:
- Pengantar
- Jenis Transfer
- Status Transfer
- Melihat Transfer
- Membuat dan Mengelola Transfer
- Mengimpor dan Mengekspor Transfer
- Menyelesaikan Transfer
- Log Transfer
Transfer
Transfer adalah cara untuk mengelola (dan mencatat) pergerakan Barang Stok antar Lokasi Stok.
Transfer dapat dibuat secara manual kapan saja jika pengguna memiliki izin ‘Kelola Transfer’, atau dapat dibuat secara otomatis saat melakukan tindakan tertentu - mis. Penerimaan Barang, atau selama pengaturan awal Saldo Awal di suatu Lokasi.
Nota Transfer dibuat untuk setiap jenis transfer, tempat Anda dapat melihat ringkasan terperinci mengenai Asal, Tujuan, Barang Stok yang ditransfer, serta informasi penting lainnya.
Jenis Transfer
Terdapat berbagai jenis Transfer dalam modul Inventaris PurchasePlus:
- Transfer Stok: digunakan untuk memindahkan Barang Stok dari satu Lokasi ke Lokasi lain,
- Penyesuaian Stok: digunakan untuk menyesuaikan jumlah satu atau beberapa Barang Stok di Lokasi Stok,
- Selisih Stok: digunakan untuk Mentransfer selisih antara jumlah yang Diharapkan dan jumlah Aktual Barang Stok di suatu Lokasi Stok. Ini biasanya dilakukan sebagai bagian dari Stocktake.
- Transfer Saldo Awal: digunakan untuk mengisi Barang Stok di suatu Lokasi untuk pertama kalinya. Jumlah Awal akan ditransfer dari Lokasi Saldo Awal Anda. Hal ini dapat dilakukan melalui impor CSV. Silakan lihat artikel Mengimpor Saldo Awal dengan CSV kami untuk informasi lebih lanjut.
- Penerimaan Stok: digunakan untuk mencatat Transfer Barang Stok dari salah satu Pemasok Anda ke Lokasi Stok Anda. Transfer ini dibuat secara otomatis saat Penerimaan Barang dari Pesanan Pembelian ke Lokasi Inventaris.
Status Transfer
Setiap Transfer memiliki Status yang menunjukkan tahapan Transfer tersebut dalam siklus prosesnya. Kemungkinan status Transfer adalah:
- Terbuka: Transfer telah dibuat, tetapi belum selesai. Dalam status Terbuka, Transfer dapat diedit oleh pengguna dengan izin ‘Kelola Transfer’. Barang Stok masih dapat ditambahkan ke Transfer, dan beberapa Pengaturan Transfer dapat diedit saat dalam status Terbuka. Jika sudah sesuai, Transfer Terbuka dapat ditandai secara manual sebagai Selesai oleh pengguna mana pun yang memiliki izin 'Selesaikan Transfer'.
- Menunggu Persetujuan: Transfer sedang Menunggu Persetujuan dari pengguna yang berwenang di Organisasi Anda. Hanya Penyetuju yang dapat membuat perubahan pada Transfer dalam status ini.
- Selesai: Transfer telah difinalisasi, baik secara manual oleh Pengguna dengan izin ‘Selesaikan Transfer’, atau secara otomatis sebagai bagian dari tindakan tertentu - mis. Menerima Barang Stok ke dalam Inventaris Anda. Barang Stok pada Nota Transfer telah dikurangi dari Lokasi Asal, dan Ditambahkan di Lokasi Tujuan. Tidak ada Barang Stok baru yang dapat ditambahkan ke Transfer, dan tidak ada Pengaturan yang dapat diedit pada Transfer yang Selesai. Begitu berada dalam status Selesai, Transfer tidak dapat dibatalkan atau diputarbalikkan, karena perpindahan Barang Stok dan semua perhitungan penting yang dihasilkan darinya telah diproses.
- Dibatalkan: Transfer Terbuka dapat ‘Dibatalkan’ sebelum ditandai sebagai Selesai, dan tidak ada tindakan lebih lanjut yang dapat diambil pada Transfer setelah berada dalam status Dibatalkan.
Melihat Transfer Anda
Pengguna dapat melihat Transfer di seluruh Lokasi mereka dengan membuka [Inventaris] → [Transfer] di bilah navigasi samping.
Anda dapat mengklik Transfer (mis. 'TX01234') untuk melihat Transfer secara lebih terperinci, termasuk Asal, Tujuan, Barang Stok, dan Jumlah yang termasuk dalam Transfer:
Anda dapat melihat informasi terperinci tentang Transfer, misalnya, waktu dan tanggal dibuatnya Transfer, pengguna yang memulai transfer, atau Dokumen sumber tempat Transfer dibuat secara otomatis, dengan mengeklik tombol [Tampilkan atau Sembunyikan Rincian] di bagian atas (header) Transfer:
Sembunyikan Baris Berjumlah Nol dalam Transfer Terbuka
Saat Anda melihat Transfer dalam Status Terbuka (mis. saat pertama kali membuat Transfer, atau meninjau Transfer sebelum Penyelesaian), Anda akan dapat melihat setiap Barang Stok yang tersedia di Lokasi Asal, seandainya Anda ingin menambahkannya ke Transfer.
Sesekali, Anda mungkin ingin menyembunyikan Barang Stok dengan Jumlah Nol pada Transfer, agar hanya melihat item yang sedang Ditransfer.
Anda dapat menggunakan kotak centang [Sembunyikan Item Berjumlah Nol] untuk tujuan ini:
Cetak Transfer
Untuk menghasilkan versi cetak dari suatu Transfer, klik [Cetak Transfer] di bagian atas Transfer:
Kotak dialog peramban akan muncul, meminta Anda untuk memilih printer dan opsi pencetakan.
Lampirkan Berkas ke Transfer
Pengguna dapat melampirkan berkas hingga 5MB ke Transfer dengan mengeklik [Unggah Lampiran Baru] pada tab [Lampiran] Transfer:
Mengimpor dan Mengekspor Transfer
Mengimpor Transfer
Transfer Saldo Awal (yaitu pengisian awal Lokasi Stok dengan Barang Stok) dapat dilakukan melalui Impor CSV. Silakan baca Membuat Transfer Saldo Awal via Unggah CSV untuk petunjuk mengenai format CSV dan aturan validasi, sebelum mengunggah CSV Anda.
Mengekspor Transfer
Setiap Transfer dapat 'diekspor', yang berarti data transfer (data Produk, Jumlah, Nilai) dapat diunduh sebagai CSV.
Untuk Mengekspor Transfer, buka Transfer yang bersangkutan, lalu klik tab [Ekspor]. Terakhir, klik [Buat Ekspor Baru] dan konfirmasikan tindakan tersebut:
Ekspor akan muncul di tabel Ekspor setelah selesai diproses dan siap diunduh.
Membuat dan Mengelola Transfer
Pengguna dengan izin Kelola Transfer dapat:
- Metode yang disarankan untuk Membuat Transfer Baru adalah dengan mengeklik tombol [Buat Transfer Baru] di kanan atas halaman [Inventaris] → [Transfer]. Setiap Transfer mewajibkan Asal dan Tujuan dipilih sebelum Transfer dibuat. Barang Stok yang termasuk dalam Transfer akan ditransfer dari Asal ke Tujuan setelah penyelesaian Transfer.
- Formulir [Buat Transfer Baru] akan menghasilkan pembuatan Transfer dalam status Terbuka, dan Barang Stok dapat ditambahkan ke Transfer serta beberapa Pengaturan Transfer dapat dimodifikasi. Untuk sebagian besar jenis Transfer, semua Barang Stok yang disimpan di Lokasi Asal akan muncul pada Transfer, dengan Jumlah Transfer nol. Jumlah Barang Stok apa pun dapat diubah menjadi lebih dari nol, dan ini akan menyebabkan jumlah tersebut ditransfer ke Lokasi Tujuan setelah penyelesaian Transfer.
- Transfer apa pun dalam status Terbuka dapat diedit oleh pengguna dengan izin Kelola Transfer. Selain itu, pengguna yang diizinkan dapat memperbarui Lokasi Tujuan dari Transfer dalam status Terbuka.
- Selain itu, Transfer dapat Dibuat dari Lokasi Stok. Pelajari Lebih Lanjut.
Menyelesaikan Transfer
Menandai Transfer sebagai Selesai akan mengurangi jumlah Barang Stok di Lokasi Asal dan Menambah Barang Stok di Lokasi Tujuan. Untuk melakukannya, klik tombol [Tandai sebagai Selesai] di bagian atas Nota Transfer. Begitu berada dalam status Selesai, Transfer tidak dapat dibatalkan atau diputarbalikkan, karena pergerakan Barang Stok dan semua perhitungan penting yang dihasilkan darinya telah diproses. Kemampuan ini diatur oleh izin ‘Selesaikan Transfer’.
Membatalkan Transfer
Transfer dalam Status Terbuka dapat Dibatalkan dari halaman [Inventaris] → [Transfer] dengan mengeklik [Lainnya] lalu [Batalkan Transfer]. Tindakan ini bersifat permanen dan tidak dapat diputarbalikkan.
Selain itu, jika Penyetuju Menolak Transfer, Transfer tersebut Dibatalkan. Tindakan ini bersifat permanen dan tidak dapat diputarbalikkan.
Log Transfer
Saat melihat Barang Stok di dalam Lokasi Stok, Anda dapat melihat rincian tambahan terkait perubahan jumlah dan nilai akibat Barang Stok yang masuk dan keluar dari Lokasi Stok. Rincian ini disajikan dalam bentuk Log Transfer.
Untuk melihat Log Transfer, pertama-tama navigasikan ke Lokasi Stok, dan klik [Lihat Log Transfer] di menu [Lainnya] di samping Barang Stok mana pun:
Mengeklik [Lihat Log Transfer] akan menampilkan jendela tempat Anda dapat melihat Transfer yang melibatkan Barang Stok ini di Lokasi Stok tertentu tersebut, Jumlah Masuk, Keluar, dan Saldo, Nilai Unit dan Saldo, serta komentar apa pun yang ditinggalkan pada Transfer:
Harap Dicatat: Log Transfer bersifat spesifik untuk Barang Stok di dalam Lokasi Stok - artinya, Anda tidak dapat melihat Log Transfer pada suatu Barang Stok di semua Lokasi Stok Anda dalam satu tampilan sekaligus.
Ini adalah Bagian 4 dari seri Pengantar Inventaris kami.
- Baca Pengantar Inventaris, Bagian 1
- Baca Pengantar Inventaris, Bagian 2: Barang Stok
- Baca Pengantar Inventaris, Bagian 3: Lokasi Stok
- Baca Pengantar Inventaris, Bagian 5: Stocktake
Bagaimana cara mulai menggunakan Modul Inventaris?
Jika Organisasi Anda ingin mulai menggunakan modul Inventaris PurchasePlus, silakan hubungi Account Manager Anda atau Tim Customer Success kami yang ramah untuk bantuan mengaktifkan modul tersebut, dan mengatur pelatihan bagi pengguna Anda.
Catatan untuk Pembeli yang menggunakan Legacy PurchasePlus
Modul Inventaris di PurchasePlus telah didesain ulang, dan berbeda secara material dengan modul Inventaris Legacy PurchasePlus. Organisasi yang bermigrasi dari Legacy PurchasePlus ke PurchasePlus akan diberikan dukungan migrasi tambahan.