Praktik Terbaik Faktur

Poin Data untuk Faktur

1. Pesanan Pembelian (PO)

• Input yang Valid:

Rangkaian karakter alfanumerik apa pun. Namun, kami sangat menyarankan untuk hanya menggunakan nilai numerik. Nomor Pesanan Pembelian yang dibuat oleh PurchasePlus mengikuti format baku PO:000000 dan bertambah secara berurutan (misalnya, 000001, 000002, dll.)

• Contoh: PO:000345
• Penjelasan:

Menyertakan Pesanan Pembelian SANGAT DISARANKAN karena memfasilitasi pencocokan otomatis faktur ke Pesanan Pembelian di dalam sistem, memastikan proses yang lebih efisien dan akurat.

---

2. Jenis Dokumen

• Input yang Valid:

"Invoice" ATAU "INV: ATAU "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

• Contoh: INV-123456
• Penjelasan:

Kolom ini WAJIB untuk membantu klasifikasi dan penyortiran dokumen, yang sangat penting untuk pemrosesan dan pencatatan yang akurat. Faktur tidak akan diproses tanpa informasi ini. 

---

3. Nomor Faktur

• Input yang Valid:

Rangkaian karakter alfanumerik apa pun. Meskipun format apa pun diizinkan, kami sangat menyarankan untuk hanya menggunakan nilai numerik.

• Contoh: INV-123456
• Penjelasan:

Kolom ini WAJIB untuk pemrosesan dan pembayaran. Nomor faktur duplikat akan otomatis ditandai dan ditolak oleh sistem untuk mencegah kesalahan. Catatan: Anda dapat menggunakan kembali nomor faktur untuk pembeli yang berbeda, tetapi tidak boleh untuk pembeli yang sama. Faktur tidak akan diproses tanpa informasi ini. 

---

4. Nama Bisnis, Alamat, Nomor Telepon, dan Email Anda

• Input yang Valid:

Rangkaian karakter alfanumerik apa pun.

• Contoh:

Nama Pemasok: Fresh Produce Co. Alamat: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telepon: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

• Penjelasan:

Memberikan rincian bisnis yang akurat SANGAT DISARANKAN untuk tujuan validasi dan untuk memastikan bahwa faktur diproses pada akun yang benar.

---

5. Nomor Pokok Pajak atau Pendaftaran Bisnis

• Input yang Valid:

Nomor pendaftaran bisnis numerik yang valid (misalnya, ABN di Australia).

• Contoh: ABN: 12 345 678 910
• Penjelasan:

Kolom ini SANGAT DISARANKAN untuk tujuan identifikasi bisnis dan kepatuhan. Ini membantu memvalidasi keabsahan bisnis. Di banyak negara seperti Australia, terdapat persyaratan hukum untuk menyertakan informasi ini untuk tagihan di atas $82.50. Faktur tanpa informasi ini akan mengalami penundaan selama bisnis diverifikasi. 

---

6. Rincian Pembeli

• Input yang Valid: 

Nama lengkap, nama bisnis (jika ada), dan alamat.

• Contoh:

Nama: HotelPlus Sydney Alamat: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

• Penjelasan:

Kolom ini SANGAT DISARANKAN karena membantu menetapkan Faktur ke Pembeli yang benar.

---

7. Alamat Email Khusus Penagihan Pembeli

• Input yang Valid:

Setiap Pembeli diberikan alamat email unik untuk faktur dengan format <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

• Contoh:

Email Pembeli: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

• Penjelasan:

Kolom ini WAJIB untuk mengidentifikasi entitas pembeli secara terprogram. Meskipun alamat email tidak perlu tercantum pada faktur, semua faktur harus dikirimkan ke kotak masuk ini. Faktur tidak akan diproses jika tidak dikirimkan ke alamat email penagihan unik milik Pembeli.

---

8. Tanggal Faktur

• Input yang Valid: DD/MM/YYYY
• Contoh: 10/01/2025
• Penjelasan:

Kolom ini WAJIB untuk memvalidasi faktur secara terprogram. Tanggal tidak boleh berada di masa depan dan akan memunculkan peringatan jika tanggalnya terlalu lampau. Faktur tidak akan diproses tanpa informasi ini.

---

9. Tanggal Jatuh Tempo

• Input yang Valid: DD/MM/YYYY
• Contoh: Tanggal Jatuh Tempo: 24/01/2025
• Penjelasan:

Kolom ini SANGAT DISARANKAN dan digunakan oleh tim Utang Usaha (Accounts Payable) Pembeli saat menjadwalkan pembayaran. 

---

10. Data Baris Faktur 

• Kode produk pemasok Anda 
  • Input yang Valid: rangkaian alfanumerik 
  • Contoh: 563732
• - Penjelasan: Kolom ini SANGAT DISARANKAN karena informasi ini digunakan untuk mencocokkan apa yang dipesan dengan apa yang dikirimkan. 
• Deskripsi 
  • Input yang Valid: rangkaian karakter huruf 
  • Contoh: Apple Red Delicious
• - Penjelasan: Kolom ini WAJIB karena memberikan rincian tentang produk yang dikirimkan. Faktur tidak akan diproses tanpa informasi ini.
• Jumlah (Kuantitas) 
  • Input yang Valid: rangkaian numerik  
  • Contoh: 10
• - Penjelasan:
  • Jika item dipesan tetapi tidak terpenuhi, Anda disarankan untuk tidak menyertakannya dalam faktur. Jika Anda menyertakannya pada Faktur, item tersebut harus diberi kuantitas "0" nol dan total nilai baris "$0" untuk memastikan pemrosesan yang benar. 
  • Kolom ini WAJIB karena menentukan jumlah item yang dipasok.
  • Faktur tidak akan diproses tanpa informasi ini atau jika kuantitas tidak sesuai dengan harga satuan.
• Harga Satuan Sebelum Pajak (Ex GST)
  • Input yang Valid: rangkaian numerik  
  • Penjelasan:  Kolom ini SANGAT DISARANKAN karena menghitung total baris pada faktur. Jika Anda mencantumkan jumlah termasuk pajak (GST inclusive), Anda wajib menyertakan tarif pajak yang diterapkan agar kami dapat menghitung mundur harga sebelum pajak untuk diunggah ke sistem utang usaha. 
• Pajak (jika berlaku)
  • Input yang Valid:
    • Tarif pajak sebagai persentase (misalnya, 10%).
    • Jumlah pajak sebagai nilai mata uang (misalnya, $2.00).
    • Pengenal yang konsisten yang diterapkan pada item kena pajak (misalnya, tanda bintang * untuk menunjukkan pengenaan pajak).
  • Penjelasan:

Kolom ini WAJIB karena menentukan jumlah total pajak pada faktur. Praktik terbaiknya adalah menampilkan persentase % dan jumlah nominal $ pajak. Faktur tidak akan diproses tanpa setidaknya salah satu dari poin data di atas.

• Total Pajak (jika berlaku)
• - Input yang Valid:

Nilai numerik dalam format mata uang (misalnya, $200.00).

• Penjelasan:

Kolom ini SANGAT DISARANKAN karena memastikan total faktur sesuai dengan masing-masing item baris. Jika faktur memuat item bebas pajak dan item kena pajak dalam satu dokumen, pencantuman rincian pajak di tingkat baris merupakan persyaratan hukum di banyak negara termasuk Australia. Jika hanya total sebelum pajak yang diberikan, rincian pajak yang jelas harus disertakan.

---

11. Pastikan Jumlah Total Akurat

• Tampilkan rincian dari total biaya:
  • Setiap baris pada Faktur harus memiliki total 
  • Jumlah dari total pajak dan biaya pada baris harus sesuai dengan total pajak dan biaya pada Faktur 
  • Biaya pengiriman apa pun harus disertakan sebagai baris terpisah dalam total faktur.
  • Jika Anda menagih dalam mata uang yang BUKAN merupakan mata uang yang digunakan pembeli dalam beroperasi, mata uang tersebut harus disertakan dalam total faktur. Misalnya SGD di Australia, atau USD di Singapura. 

---

12. Format untuk Profesionalisme

• Gunakan font yang bersih dan mudah dibaca serta tata letak yang teratur.
• Sertakan logo perusahaan Anda untuk branding.
• Sediakan faktur dalam format PDF atau E-PDF 
• Jangan memasukkan gambar ke dalam dokumen 

---

CONTOH FAKTUR

---

[Logo Perusahaan Anda] Nama Pemasok: Fresh Produce Co. Alamat: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telepon: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

---

Faktur

Nomor Faktur: INV-123456 Tanggal Faktur: 10/01/2025 Tanggal Jatuh Tempo: 24/01/2025 Jenis Dokumen: Tax Invoice Pesanan Pembelian (PO): PO:000345

Rincian Pembeli: Nama: HotelPlus Sydney Alamat: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

---

Data Baris Produk

Subtotal (Ex GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Total (Inc GST): $104.00

---

Catatan Tambahan

• Silakan lakukan pembayaran melalui transfer bank ke rekening berikut:

Nama Bank: ANZ Bank Nama Rekening: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Nomor Rekening: 678901234

• Untuk pertanyaan apa pun, silakan hubungi kami di billing@freshproduceco.com.au.