Nota Kredit

Nota Kredit

Lompat ke:

Nota Kredit

Nota Kredit adalah dokumen yang menunjukkan pengembalian dana kepada Pembeli. Dokumen ini umumnya diterbitkan oleh Pemasok setelah pembatalan Pesanan Pembelian, kesalahan Faktur, atau barang hilang/rusak. Nota Kredit dapat digunakan untuk mengembalikan dana transaksi baik secara keseluruhan maupun sebagian.

Melihat Nota Kredit

Anda dapat mengakses Nota Kredit Anda dengan mengeklik [Nota Kredit] → [Lihat Semua].

Di sini Anda dapat melihat Nota Kredit Anda dalam sebuah tabel, dan mengedit kolom tabel sesuai preferensi Anda. Pada [Lihat Semua] dan [Menunggu Persetujuan Saya], Anda dapat menampilkan kolom Kode Kustom melalui [Kelola Kolom].

Tabel Lihat Semua Nota Kredit

Anda dapat mengeklik Nota Kredit mana saja untuk melihat detail mengenai Produk dan nilai yang akan dikreditkan, Referensi, Komentar, serta Lampiran.

Detail Nota Kredit

Membuat Nota Kredit

Pengguna dengan Izin ‘Kelola Faktur dan Nota Kredit’ dapat membuat Nota Kredit baru dari area [Nota Kredit] di bilah navigasi samping dengan mengeklik [Nota Kredit Baru]:

Tombol Nota Kredit Baru

Terdapat tiga metode bagi pengguna untuk membuat Nota Kredit:

  1. Secara manual,
  2. Dengan mengunggah PDF ke alat Pemindaian AI kami, atau
  3. Dengan memilih Dokumen (misalnya Faktur, Pesanan Pembelian, atau Nota Penerimaan Barang), dan secara otomatis membuat Nota Kredit yang cocok dengan dokumen tersebut baris demi baris.

Silakan baca artikel kami tentang Membuat Nota Kredit untuk informasi lebih lanjut dan panduan langkah demi langkah untuk setiap metode pembuatan Nota Kredit.

Memperbarui dan mengelola

Pengguna dengan Izin ‘Kelola Faktur dan Nota Kredit’ saat ini dapat memperbarui Baris mana pun (yang menunjukkan produk, kuantitas, harga), Pengaturan, mengirim Komentar, atau mengunggah Lampiran pada Nota Kredit.

Selain itu, pengguna yang berwenang dapat Memarkir, Membatalkan, dan Menghapus Nota Kredit. Jika tidak ada Bendera pada Nota Kredit, mereka juga dapat menandai Nota Kredit sebagai Direkonsiliasi.

Menautkan Nota Kredit dengan Faktur

Nota Kredit dapat 'ditautkan' dengan Faktur, yang berguna untuk merujuk Nota Kredit kembali ke Faktur untuk tujuan akuntansi. 

Tips: Hanya satu Faktur yang dapat ditautkan ke satu Nota Kredit, sedangkan beberapa Nota Kredit dapat ditautkan ke Faktur yang sama.

Anda dapat menautkan Faktur ke Nota Kredit: \- Di Panel Informasi pada Header Nota Kredit, \- Saat meninjau Tugas Pemindaian AI bertipe Nota Kredit, atau \- Saat meninjau Nota Kredit yang dibuat dari Dokumen.

You can also view a list of Credit Notes linked to an Invoice from the [Credit Notes] tab while viewing an Invoice:

Nota Kredit Tertaut

Status Nota Kredit

Nota Kredit dapat berada dalam salah satu dari beberapa status:

  • Terbuka: Nota Kredit Terbuka telah dibuat dan dapat diperbarui, tetapi belum Direkonsiliasi. 
  • Menunggu Persetujuan: Nota Kredit dalam status Menunggu Persetujuan memiliki satu atau beberapa Bendera yang muncul, dan persetujuan kini diperlukan oleh Penyetuju di Organisasi Anda. Setelah persetujuan diberikan, Nota Kredit akan dilanjutkan ke status Direkonsiliasi.
  • Direkonsiliasi: Nota Kredit yang Direkonsiliasi telah melewati semua pemeriksaan yang diwajibkan oleh Organisasi Anda dan kini siap untuk diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Anda tidak dapat membuat perubahan pada Nota Kredit saat berada dalam status Direkonsiliasi. Jika ingin membuat perubahan, Anda dapat Membuka Kembali Nota Kredit tersebut.
    • Harap Dicatat: Pengguna dengan izin 'Dapat Memberikan Persetujuan Super untuk Faktur dan Nota Kredit' dapat memperbarui bidang tertentu pada Nota Kredit yang Direkonsiliasi. Pelajari lebih lanjut.
  • Diparkir: Nota Kredit yang Diparkir telah diparkir oleh pengguna di Organisasi Anda karena mungkin memerlukan pertimbangan atau diskusi lebih lanjut. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Nota Kredit saat berada dalam status Diparkir. Jika perlu, Anda dapat Membuka Kembali Nota Kredit untuk melanjutkan pembuatan perubahan. 
  • Dibatalkan: Nota Kredit yang Dibatalkan telah Dibatalkan oleh pengguna dan tidak lagi digunakan di Organisasi Anda. Anda tidak dapat membuat perubahan pada Nota Kredit dalam status Dibatalkan. Jika ingin memulihkan Nota Kredit dan membuat perubahan di dalamnya, Anda dapat Membuka Kembali Nota Kredit tersebut.
  • Siap Ekspor: Nota Kredit yang Siap Ekspor kini tersedia di [Faktur]→ [Pusat Ekspor] untuk disertakan dalam File Ekspor mendatang. Setelah Nota Kredit berhasil diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda, status Nota Kredit akan diperbarui menjadi Diekspor. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Nota Kredit saat berada dalam status Siap Ekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Nota Kredit ke status Direkonsiliasi, lalu Membuka Kembali Nota Kredit untuk membuat perubahan.
  • Mengekspor: Nota Kredit yang Mengekspor sedang dalam proses ekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Proses ini biasanya memakan waktu beberapa menit. Setelah ekspor berhasil, status Nota Kredit akan diperbarui menjadi Diekspor. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Nota Kredit saat berada dalam status Mengekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Nota Kredit ke status Direkonsiliasi untuk Mengekspornya kembali, atau Membuka Kembali Nota Kredit untuk membuat perubahan.
  • Diekspor: Nota Kredit yang Diekspor telah disertakan dalam satu atau beberapa file Ekspor dan telah diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Nota Kredit saat berada dalam status Diekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Nota Kredit ke status Direkonsiliasi, lalu Membuka Kembali Nota Kredit untuk membuat perubahan.

Bendera dan Ambang Batas Nota Kredit

'Bendera' adalah peringatan masalah yang dimunculkan pada Nota Kredit, untuk menarik perhatian terhadap masalah apa pun pada dokumen yang memerlukan peninjauan dan Persetujuan. Bendera memastikan bahwa hanya Nota Kredit yang memenuhi kriteria spesifik Organisasi Anda yang dapat berlanjut ke status Direkonsiliasi di PurchasePlus, tanpa intervensi manual. 

Baca lebih lanjut tentang Bendera Faktur dan Nota Kredit.

Mengekspor Nota Kredit

Seperti Faktur, Nota Kredit dapat diekspor ke platform akuntansi eksternal Anda melalui salah satu dari dua cara, tergantung pada Tipe Organisasi Anda.

Organisasi Tipe A vs Tipe B

Tujuan Sistem AP dan Format Ekspor

Tujuan Elektronik dan Format yang tepat dari File Ekspor untuk Organisasi Tipe A dan Tipe B dikonfigurasikan selama Implementasi sistem PurchasePlus Anda, namun dapat dimodifikasi pascaimplementasi melalui konsultasi erat dengan tim PurchasePlus jika diperlukan. Silakan hubungi Tim Customer Success kami yang ramah untuk informasi lebih lanjut.

Related articles