Melihat dan Memperbarui Faktur

Lompat ke:

• Mengakses Faktur
• Memperbarui Faktur
  • Menyetujui Faktur
• Menggunakan Invoice Power Editor
• Praktik Terbaik

Mengakses Faktur

1. Pilih [Faktur] → [Lihat Semua] dari bilah navigasi samping.

2. Dari tampilan tabel Lihat Semua Faktur, Anda dapat menyelesaikan tugas-tugas berikut:

1. Memfilter Semua Faktur berdasarkan Status.
2. Menggunakan [Cari] untuk menemukan Faktur yang ingin Anda tinjau.
3. [Kelola Kolom] untuk menampilkan atau menyembunyikan kolom yang ada di tabel. 
4. Klik pada [Nomor Faktur] untuk membuka Faktur.
5. Arahkan kursor ke [Referensi] untuk menambahkan atau mengedit Referensi Faktur. Hal ini hanya dapat dilakukan jika Faktur berada dalam status 'Terbuka' atau 'Menunggu Persetujuan'.
6. Arahkan kursor ke [Akun Pengeluaran] untuk menambahkan atau mengedit Departemen atau Akun tempat Faktur tersebut dibebankan. Hal ini hanya dapat dilakukan jika Faktur berada dalam status 'Terbuka' atau 'Menunggu Persetujuan'.
7. [Pesanan Pembelian]. Mengetahui apakah Faktur telah dicocokkan dengan Pesanan Pembelian. Lihat artikel Mencocokkan Pesanan Pembelian dengan Faktur kami untuk mempelajari lebih lanjut.
8. Melihat [Status] Faktur.
9. [Catatan Penerimaan Barang]. Melihat Catatan Penerimaan Barang yang terkait dengan Faktur atau membuat Catatan Penerimaan Barang baru terhadap Pesanan Pembelian yang dicocokkan dengan Faktur tersebut. 
10. Melihat [Salinan PDF] dari Faktur. Opsi ini tersedia jika Faktur dibuat dari PDF, melalui solusi Faktur Tanpa Kertas PurchasePlus.

Memperbarui Faktur

Secara umum, Faktur dalam status 'Terbuka' atau 'Menunggu Persetujuan' dapat diperbarui oleh pengguna mana pun yang memiliki izin 'Kelola Faktur dan Nota Kredit' dan/atau izin 'Kelola Baris Faktur dan Nota Kredit' (tergantung pada apa yang ingin mereka perbarui).

Memperbarui Faktur di luar status Terbuka atau Menunggu Persetujuan memerlukan langkah tambahan sebelum perubahan apa pun dapat dilakukan:

• Untuk memperbarui Faktur dalam status 'Terekonsiliasi', Faktur harus Dibuka Kembali dengan mengeklik 'Buka Kembali Faktur' pada menu [Lainnya] di bagian header Faktur:
• Untuk memperbarui Faktur dalam status 'Siap Ekspor' atau 'Terekspor', Faktur harus terlebih dahulu [Dikembalikan ke Terekonsiliasi] pada menu [Lainnya] di bagian header Faktur, kemudian 'Dibuka Kembali' sesuai petunjuk di atas.

Ketika perubahan yang diperlukan telah dibuat pada Faktur, Faktur tersebut harus melewati kembali Alur Kerja Persetujuan Faktur yang berlaku untuk Unit Organisasi terkait.

Menyetujui Faktur

Jika Faktur berada dalam status 'Menunggu Persetujuan', itu berarti Faktur tersebut harus berhasil melewati Alur Kerja Persetujuan agar dapat beralih ke status 'Terekonsiliasi'.

Ada banyak alasan mengapa Faktur dapat diberi tanda (flagged) dan memerlukan Persetujuan. Masing-masing alasan Tanda ditampilkan pada tab Tanda Faktur, serta setiap Tanda Baris Faktur ditampilkan di kolom Tanda pada setiap baris Faktur.

Sebagai Penyetuju yang ditunjuk, Anda dapat meninjau setiap alasan Tanda dan memutuskan apakah Anda ingin menyelesaikan alasan Tanda tersebut, atau menyetujui Faktur tanpa menyelesaikan sebagian atau seluruh Tanda.

Alur Kerja Persetujuan Faktur dan Nota Kredit memerlukan artikel tersendiri untuk dijelaskan secara mendalam. Pelajari lebih lanjut dengan membaca panduan ini.

Menggunakan Invoice Power Editor

Pengguna yang memiliki Izin 'Dapat Mengelola Faktur dan Nota Kredit' dapat menggunakan Invoice Power Editor untuk meninjau dan memperbarui Faktur di PurchasePlus, berdampingan dengan PDF Faktur yang mereka terima ke alamat email faktur tanpa kertas mereka.

Untuk mulai menggunakan Invoice Power Editor:

1. Pilih Faktur mana saja dari area [Faktur] → [Lihat Semua], atau [Faktur] → [Menunggu Persetujuan Saya].
2. Pada Header Faktur, pilih [Power Editor].
3. Jika Faktur dibuat di PurchasePlus melalui tindakan Pemasok yang mengirimkan email Faktur PDF ke Alamat Email Faktur Tanpa Kertas Anda, Anda akan dapat melihat PDF tersebut di sisi kanan halaman Editor Faktur di PurchasePlus, untuk memudahkan referensi saat memperbarui Faktur.

Tips peninjauan

Cocokkan Pesanan Pembelian & Faktur

• Jika berlaku untuk Organisasi Anda, pastikan Pesanan Pembelian dicocokkan dengan Faktur sebelum meninjau alasan Tanda apa pun.
• Tautkan Item Baris Faktur ke Item Baris Pesanan Pembelian, jika diperlukan.

Terima Barang & Layanan

• Periksa apakah item telah diterima. Jika berlaku untuk Organisasi Anda, menerima Pesanan Pembelian adalah langkah penting untuk memastikan barang telah dikirim dan memberi sinyal kepada Penyetuju Faktur bahwa Faktur sudah siap untuk disetujui.

Periksa Item Baris pada Faktur sebelum Menyetujui

• Jika terdapat ketidaksesuaian antara harga Pesanan Pembelian dan harga Faktur, Anda mungkin ingin menghubungi Pemasok untuk meminta Nota Kredit atas selisih apa pun.