Apa Saja yang Dapat Diekstrak dan Diisi Otomatis oleh AI?

Question

Accepted Answer

Mencocokkan Pemasok AI dapat mengidentifikasi Pemasok, asalkan Organisasi Anda telah ‘Mengaktifkan’ Pemasok tersebut di Pemasok Saya . AI tidak akan mengidentifikasi Pemasok yang tidak memiliki hubungan kerja sama dengan Organisasi Anda, meskipun Pemasok tersebut ada di database kami. Jika Anda mengunggah Faktur atau PDF melalui UI, Anda memiliki opsi untuk memilih Pemasok dari daftar tarik-turun: Jika tidak, Pemasok dapat diidentifikasi secara otomatis melalui Nomor Bisnis mereka (mis. ABN di Australia) asalkan nomor tersebut telah diatur untuk Pemasok tersebut di Pemasok Saya: Namun, jika nomor bisnis Pemasok (mis. ABN di Australia) tidak tertera pada Faktur atau Nota Kredit, AI tidak akan mengidentifikasi Pemasok secara otomatis. Jika Pemasok cocok secara otomatis, AI kemudian juga dapat mencocokkan produk dan Pesanan Pembelian (yang berstatus Terbuka) secara otomatis. Jika ditemukan beberapa Pemasok dengan Pesanan Pembelian yang cocok, tidak ada Pemasok yang dipilih. Jika tidak ditemukan Pemasok yang cocok, proses pemindaian tetap berlanjut tanpa informasi Pemasok. Terakhir, Pemasok dapat diidentifikasi dengan menambahkan ID Pemasok (catatan: BUKAN Nomor Bisnis) ke alamat email paperless sekunder, mis. ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’, di mana 1234 adalah ID Pemasok. Ini berguna untuk Pemasok yang tidak menyertakan ABN mereka pada faktur; Organisasi Anda cukup memberikan alamat email 'unik' ini kepada pemasok terkait untuk pengiriman faktur mereka. Mencocokkan Departemen dan Kode Akun (Pengodean Otomatis) AI kami memiliki sub-fitur opsional bernama 'Pengodean Otomatis' (Auto-Coding), yang secara default Nonaktif. Fitur ini berupaya menyarankan pengodean keuangan secara otomatis untuk Faktur yang dipindai, berdasarkan pengaturan Departemen dan Kode Akun yang tersedia, dan dalam skenario yang ambigu (atau saat tidak ada pengaturan), fitur ini mempertimbangkan bagaimana Faktur serupa biasanya dikodekan sebelumnya. Pertama, Departemen dan Kode Akun dapat diisi otomatis berdasarkan pengaturan pada Hubungan Dagang antara Pembeli dan Pemasok. Anda dapat melihat dan memperbarui pengaturan ini pada Tab Umum di Profil Pemasok (diakses melalui [Pemasok Saya] ) : Jika tidak ada pengaturan Departemen atau Kode Akun pada data Pemasok Saya, tetapi ada Pesanan Pembelian yang cocok dengan Faktur yang sedang dipindai, AI akan mengisi Departemen dan Kode Akun yang ada pada Pesanan Pembelian tersebut: Jika tidak ada pengaturan Departemen atau Kode Akun pada Pesanan Pembelian (atau jika tidak ada Pesanan Pembelian yang ditemukan), AI akan mencoba mengatur otomatis Departemen dan Akun pada header, serta Departemen dan Akun pada Baris (jika ada yang berbeda dari header), berdasarkan Faktur dan/atau Nota Kredit serupa sebelumnya. Data Tingkat Header Lainnya Informasi Tingkat Header lainnya yang dapat diekstrak dari PDF dan diisi otomatis meliputi: Tanggal, Mata Uang, Total, Nilai Pajak, Biaya Pengiriman (termasuk % Pajak). Mencocokkan Produk AI mengekstrak setiap baris Faktur atau Nota Kredit, dan mencoba mencari Produk yang ada di database kami yang cocok dengan Baris tersebut terlebih dahulu. Pertama, AI mencoba mencocokkan dengan Produk yang dimiliki oleh Pemasok tersebut, menggunakan Kode Produk yang tersedia untuk menemukan kecocokan. Jika ditemukan Produk yang Dimiliki oleh Pemasok tersebut, maka data akan diisi secara otomatis dari produk Pemasok (mis. kode P+, Merek, Ukuran Satuan, dll). Kedua, AI akan mencoba mencari kecocokan persis dari produk milik Pemasok (tanpa mempertimbangkan Kode Produk yang tersedia). Jika terdapat beberapa kecocokan, sistem akan memilih kecocokan terbaik. Ketiga, AI akan mencoba mencocokkan secara persis dengan Produk Master milik Marketboomer. Jika terdapat beberapa hasil Produk Master milik Marketboomer yang identik, sistem akan memprioritaskan produk tertua di sistem kami, serta produk yang menyertakan gambar. Produk yang cocok akan muncul di UI dalam keadaan 'terkunci' dan menampilkan data yang ada di database kami untuk produk tersebut. Kecocokan persis lebih diprioritaskan, kemudian kecocokan sebagian. Jika kecocokan tidak dapat ditentukan dengan yakin, item baris akan dibuat di sistem kami sebagai produk baru. Anda dapat menghapus kecocokan apa pun dengan menggunakan tombol Opsi di sisi kiri item baris pada Formulir Pembuat Faktur, lalu mengeklik [Hapus Produk] . Jika ditemukan beberapa potensi kecocokan, setiap kecocokan akan diberi skor oleh algoritme Pilihan Terbaik kami, lalu Produk dengan skor tertinggi akan dipilih. Jika nilainya seri, kecocokan pertama dalam daftar yang akan dipilih. Jika tidak ada kecocokan yang tersedia, AI akan membuat Produk yang benar-benar baru, dan secara otomatis menetapkan Kategori serta Subkategori ke Produk baru tersebut berdasarkan data produk yang tersedia dan Nama Pemasok. Produk baru ini akan 'dimiliki' oleh Pemasok yang mengirimkan Faktur atau Nota Kredit tersebut. Pelajari lebih lanjut tentang Kepemilikan Produk . Data Tingkat Baris Lainnya Informasi Tingkat Baris lainnya yang dapat diekstrak dan diisi otomatis meliputi: Satuan Ukuran & Nama Satuan, Ukuran Kemasan Jual & Kuantitas Kemasan Jual, Kuantitas, Harga Satuan, % Pajak, Dan Total Baris, yang sebenarnya merupakan nilai kalkulasi (bukan nilai yang diekstrak). Harap dicatat bahwa semua tagihan utilitas akan diekstrak sebagai jumlah total faktur tunggal , karena kompleksitas struktur penagihan pada faktur telekomunikasi, gas, dan listrik. Prompt Tim Administrasi PurchasePlus memiliki kemampuan untuk memberikan ‘Prompt’ bagi AI guna membantunya mengambil keputusan yang tepat. ‘Prompt’ ini bersifat opsional, dan tidak wajib diterapkan oleh Organisasi Pembeli yang menggunakan Layanan Pemindaian AI. Misalnya, ‘Artikan ‘Customer Reference’ pada PDF sebagai ‘Nomor Pesanan Pembelian’ . Dengan cara ini, kami dapat menangani ambiguitas di dunia nyata dan terus meningkatkan performa AI. Jika Anda memiliki saran untuk Prompt AI, silakan hubungi Account Manager Anda. Rata-rata Waktu Pemindaian per Dokumen Waktu Pemindaian untuk Faktur rata-rata adalah sekitar 30 detik (per November 2024). Bahasa yang Didukung Semua bahasa saat ini dapat dipindai oleh AI. Namun, kami tidak menerjemahkan deskripsi Produk (misalnya, jika Faktur memiliki deskripsi produk dalam bahasa Prancis, AI kami akan memindai dan mengisi otomatis deskripsi produk tersebut dalam bahasa Prancis).

Paperless AI

Paperless AI

Paperless Invoicing

Bagaimana dokumen masuk

Melalui Email

Melalui UI

Bagaimana AI Memindai PDF

Memisahkan Berkas menjadi Faktur Tunggal

Mengekstrak Data