Pengodean Otomatis Tanpa PO

Pengodean Otomatis Tanpa PO

Buka bagian:

Pengodean Otomatis Tanpa PO

Ketika Faktur masuk tanpa Pesanan Pembelian yang cocok, PurchasePlus membaca dokumen dan menggunakan informasi Faktur, pengaturan default Pemasok, serta riwayat pengodean Anda, untuk secara otomatis menerapkan Kode Akun pada setiap baris. Kami menyebut ini pengodean otomatis non-PO. Anda meninjau, menyesuaikan jika diperlukan, dan menyetujui.

Ini adalah mesin pemindaian yang sama yang digunakan di semua Faktur di PurchasePlus. Perbedaannya dengan Faktur tanpa Pesanan Pembelian adalah tidak adanya Pesanan Pembelian tempat menyalin pengodean, sehingga sistem memperoleh pengodean dari default pemasok Anda dan dari apa yang telah dipelajarinya tentang riwayat pengodean Anda sebagai gantinya.

Namun, ini bukan proses yang sepenuhnya otomatis tanpa pengawasan. Faktur tanpa Pesanan Pembelian selalu memerlukan persetujuan manual sebelum masuk ke status Direkonsiliasi. PurchasePlus melakukan pekerjaan beratnya, tetapi seseorang tetap perlu Menyetujui.

Bagaimana pengodean ditentukan

PurchasePlus menerapkan pengodean dengan memeriksa rincian berikut secara berurutan:

1. Default Pemasok - Sistem mencari Kode Akun dan Departemen default pada catatan Pemasok dan menerapkannya.

2. Jika tidak ada default pemasok yang diatur, PurchasePlus secara otomatis menerapkan Kode Akun berdasarkan preferensi riwayat pengodean Anda. Sistem umumnya perlu melihat pola setidaknya tiga pilihan yang konsisten sebelum memiliki keyakinan yang cukup untuk menerapkan Kode Akun secara otomatis.

Semakin konsisten Anda melakukan pengodean, semakin cepat PurchasePlus dapat mengambil alih. Setiap kali Anda mengodekan baris serupa dengan cara yang sama, Anda melatih sistem untuk melakukannya untuk Anda di lain waktu.

Persiapan untuk pengodean otomatis yang akurat

Dengan sedikit penyiapan dan kebiasaan pengodean yang konsisten, PurchasePlus akan secara otomatis mengodekan faktur tanpa Pesanan Pembelian dengan akurasi yang semakin meningkat.

  • Atur default Pemasok \- Pada halaman Detail Pemasok, Anda dapat mengatur Departemen Default dan Kode Akun Default. Ini adalah cara tercepat untuk membuat faktur Pemasok dikodekan dengan benar sejak hari pertama. 
  • Lakukan pengodean secara konsisten - Mengodekan Pemasok dan jenis baris yang sama dengan cara yang sama setiap kali memungkinkan PurchasePlus belajar untuk mulai menerapkan kode tersebut untuk Anda.
  • Kode Produk \- Kode Produk Pemasok yang akurat di Katalog yang Anda kelola sendiri akan menghasilkan pencocokan baris yang tepat.

Tinjau, Perbaiki, Setujui

Faktur tanpa Pesanan Pembelian harus selalu ditinjau sebelum disetujui.

  1. Tinjau Kode Akun dan Departemen di setiap baris \- sesuaikan baris mana pun yang kode terteranya tidak sesuai. PurchasePlus belajar dari perbaikan yang konsisten.
  2. Periksa totalnya - pastikan jumlah total baris sesuai dengan total Faktur. Ketidakcocokan akan memicu Flag Total.
  3. Setujui - setelah Anda puas, berikan persetujuan untuk merekonsiliasi.

Anda dapat menyelesaikan flag (memperbaiki masalah yang mendasarinya) atau menerima flag (mengakuinya dan melanjutkan). Kedua jalur tersebut akan memindahkan faktur ke status Direkonsiliasi. Keputusan berada di tangan para pemberi persetujuan Anda.

Penandaan (Flagging) Faktur Tanpa Pesanan Pembelian

Faktur tanpa Pesanan Pembelian selalu Diberi Flag untuk Persetujuan (Flagged for Approval) karena tidak memiliki Pesanan Pembelian yang dilampirkan. Ini berarti faktur tersebut akan selalu memerlukan persetujuan yang relevan sebelum Direkonsiliasi. Ini memang dirancang demikian. Tujuannya adalah untuk tetap melibatkan manusia dalam pengawasan pengeluaran yang tidak melalui proses pembelian normal.

Alur kerja Hutang Usaha (Accounts Payable):

  1. PurchasePlus memindai faktur dan mengisi otomatis pengodean.
  2. Faktur masuk dengan status Ditandai (Flagged).
  3. Tim Hutang Usaha meninjau pengodean dan flag.
  4. Anda memperbaiki pengodean atau menerimanya, lalu memberikan Persetujuan.
  5. Faktur berlanjut ke status Direkonsiliasi dan siap untuk diekspor ke sistem keuangan Anda.

Related articles