Status Rekening Koran
Status Rekening Koran
Langsung ke:
Status Baris
Baris Rekening Koran dapat memiliki salah satu dari empat status. Status ini berasal dari Faktur yang cocok dan tanda rekonsiliasi paksa, serta diperbarui secara otomatis ketika Faktur terkait berubah.
- Unmatched: Tidak ada kecocokan Faktur yang ditemukan. Masih dapat cocok dengan Faktur di masa mendatang; Anda juga dapat menautkannya secara manual atau melakukan rekonsiliasi paksa.
- Pending: Faktur telah dicocokkan, totalnya sesuai, tetapi Faktur tersebut belum final (masih Open, Approved, atau Exported). Status ini akan berpindah ke Reconciled secara otomatis saat Faktur berstatus Paid atau Processed.
- Attention: Faktur telah dicocokkan dan sudah final, tetapi setidaknya ada satu alasan Perhatian yang berlaku. Anda perlu memeriksanya.
- Reconciled: Cocok, final, total berada dalam batas toleransi, dan tidak ada alasan Perhatian. Atau, baris tersebut telah di-Force Reconcile.
Alasan Perhatian
Ketika suatu baris berstatus Attention, baris tersebut memiliki satu atau beberapa alasan. Sebuah baris dapat memiliki beberapa alasan sekaligus dan semuanya akan ditampilkan.
- Variance: Jumlah pada rekening koran dan total Faktur berbeda lebih dari batas toleransi Anda.
- Wrong Supplier: Faktur yang cocok berasal dari pemasok yang berbeda dengan rekening koran.
- Duplicate: Faktur yang cocok juga ditautkan ke baris pada rekening koran lainnya.
- Cancelled: Faktur atau Nota Kredit telah dibatalkan
Catatan: Toleransi adalah aturan untuk menerima varians kecil secara otomatis. Aturan ini menggunakan konfigurasi ambang batas yang sama seperti yang sudah Anda miliki untuk Faktur dan Nota Kredit.
Menangani pengecualian
Baris berstatus Unmatched
Jika Anda memiliki baris yang tidak cocok (unmatched) di rekening koran Anda, Anda dapat:
- Menunggu: jika Faktur belum diterima, biarkan baris berstatus Unmatched. Faktur baru yang masuk ke PurchasePlus akan diambil saat berikutnya Anda membuka tampilan detail atau mengeklik Run Matching.
- Mencari dan Menautkan: buka modal pencarian manual untuk menemukan dan menautkan Faktur sendiri (lihat di bawah).
- Rekonsiliasi Paksa: jika Anda mengetahui baris tersebut tidak akan pernah memiliki Faktur yang cocok (misalnya, pembayaran tunai, penyelesaian di luar platform, atau biaya satu kali), lakukan rekonsiliasi paksa beserta alasannya.
Rekonsiliasi paksa
Rekonsiliasi paksa (Force reconcile) adalah tindakan pengabaian (override) Baris. Baris akan ditampilkan sebagai Reconciled dengan indikator "Forced".
Anda dapat melakukan Rekonsiliasi Paksa pada baris mana pun yang belum Reconciled: Unmatched, Pending, atau Attention.
Gunakan fitur ini saat:
- Baris Unmatched tidak akan pernah memiliki Faktur yang cocok (penyelesaian di luar platform, saldo lanjutan, item yang tidak dapat direkonsiliasi).
- Baris Pending harus ditutup tanpa menunggu Faktur mencapai status final.
- Baris Attention memiliki alasan yang telah Anda tinjau dan setujui (varians, Faktur yang dibatalkan, dll.).
Cara Melakukan Rekonsiliasi Paksa
- Klik Status Rekening Koran
- Klik [Force Reconcile.]
