Faktur

Faktur

Lompat ke:

Faktur

Faktur adalah dokumen yang dikirimkan Pemasok kepada Pembeli, yang menyatakan Produk dan Kuantitas yang telah dikirimkan Pemasok kepada Pembeli, serta pembayarannya yang diharapkan.

Faktur mencakup perincian tentang barang yang dikirimkan kepada Pembeli - misalnya, Nilai Satuan setiap Produk, dikalikan dengan Kuantitas setiap Produk yang dikirimkan, serta mencakup Nilai Pajak dan Nilai Total yang diharapkan dibayarkan kepada Pemasok.

Faktur juga dapat mencakup informasi tentang Pemasok (misalnya Rincian Kontak, ABN, Syarat Pembayaran, Rincian Rekening Bank) yang memudahkan Pembeli untuk melakukan pembayaran kepada Pemasok dengan percaya diri.

Mengelola Faktur

Sebagai sistem Pengadaan-hingga-Pembayaran (Procure-to-Pay) menyeluruh, Faktur merupakan bagian yang sangat penting dari PurchasePlus dan terdapat banyak fungsionalitas dalam perangkat lunak kami yang membantu Pembeli mengelola pengeluaran mereka untuk Faktur Pemasok.

Pada dasarnya, fungsionalitas manajemen Faktur kami membantu memverifikasi bahwa apa yang ditagihkan Pemasok kepada Organisasi Anda adalah (a) apa yang Anda pesan, (b) benar-benar telah diterima, dan (c) telah disetujui untuk dibayar oleh semua pengguna yang diperlukan di Organisasi Anda. 

Ringkasan manajemen faktur

Penagihan Tanpa Kertas (Paperless Invoicing)

Bagian yang sangat andal dari penawaran PurchasePlus adalah modul Paperless Invoicing kami, yang merupakan opsi tambahan dalam sistem PurchasePlus Anda. 

Organisasi yang menggunakan modul Paperless Invoicing akan diberikan Alamat Email Paperless Invoicing, yang:

  • Dapat dikirimi Faktur PDF Pemasok oleh pengguna di Organisasi Anda (yaitu karyawan internal), dan faktur tersebut akan dipindai secara otomatis serta dibuat sebagai Faktur baru yang tersedia di PurchasePlus.
  • Dapat dibagikan kepada Pemasok sehingga mereka dapat mengirimkan Faktur langsung ke alamat email ini, yang kemudian akan dibuat secara otomatis di akun PurchasePlus Anda.

Paperless Invoicing memanfaatkan pemindaian Pengenalan Karakter Optik (OCR), Kecerdasan Buatan (AI), Pembelajaran Mesin (ML), dan layanan Human-In-The-Loop unik kami untuk:

  1. Membaca secara digital faktur PDF yang Anda atau Pemasok Anda kirimkan ke Alamat Email Paperless Invoicing,
  2. Membuat Faktur secara otomatis di PurchasePlus,
  3. Mencoba mencocokkan Faktur dengan Pesanan Pembelian, dan
  4. Memproses item baris satu per satu sesuai dengan ambang batas Bendera Faktur yang ditetapkan oleh Organisasi Anda. 

Email (termasuk lampiran PDF-nya) yang telah diterima di Alamat Email Paperless Invoicing dapat dilihat dan dikelola di area [Email Paperless] pada Bilah Navigasi Samping:

Email Paperless di navigasi sampingPelajari lebih lanjut tentang Email Paperless.

Membuat Faktur

Pengguna dengan izin ‘Kelola Faktur dan Nota Kredit’ dapat membuat Faktur secara manual di PurchasePlus, dengan mengklik opsi [Faktur] → [Faktur Baru] di menu Navigasi Samping.

Baca artikel kami tentang Membuat Faktur Baru untuk informasi selengkapnya.

Status Faktur

Faktur dapat berada dalam salah satu dari beberapa status berikut:

Status faktur

  • Terbuka (Open): Faktur Terbuka telah dibuat, tetapi belum Direkonsiliasi. Tergantung pada preferensi Organisasi Anda, Faktur Terbuka mungkin perlu dicocokkan dengan Pesanan Pembelian, atau memiliki Catatan Penerimaan Barang yang dibuat terhadap Pesanan Pembelian yang Cocok. Anda dapat terus mengedit Faktur Terbuka untuk menyelesaikan Bendera apa pun yang muncul. Jika terdapat Bendera pada Faktur, Anda dapat menandainya sebagai Menunggu Persetujuan, dan Penyetuju terkait akan diberi tahu. Jika tidak ada Bendera pada Faktur, Anda dapat menandainya sebagai Direkonsiliasi. Faktur Terbuka juga dapat Diparkir atau Dibatalkan.
  • Menunggu Persetujuan (Awaiting Approval): Faktur Menunggu Persetujuan memiliki satu atau beberapa Bendera Faktur yang terangkat, dan kini memerlukan persetujuan dari satu atau beberapa Penyetuju di Organisasi Anda. Setelah persetujuan diberikan, Faktur akan dialihkan ke status Direkonsiliasi.
  • Direkonsiliasi (Reconciled): Faktur yang Direkonsiliasi telah lolos semua pemeriksaan yang diwajibkan oleh Organisasi Anda dan kini siap diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Anda tidak dapat melakukan perubahan pada Faktur saat berada dalam status Direkonsiliasi. Jika ingin membuat perubahan, Anda dapat Membuka Kembali Faktur.
    • Harap Dicatat: Pengguna dengan izin 'Dapat Melakukan Persetujuan Super untuk Faktur dan Nota Kredit' dapat memperbarui bidang tertentu pada Faktur yang Direkonsiliasi. Pelajari lebih lanjut.
  • Diparkir (Parked): Faktur yang Diparkir telah ditunda oleh pengguna di Organisasi Anda karena mungkin memerlukan pertimbangan atau diskusi lebih lanjut. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Faktur selama berada dalam status Diparkir. Jika perlu, Anda dapat Membuka Kembali Faktur untuk melanjutkan pembuatan perubahan. 
  • Dibatalkan (Cancelled): Faktur yang Dibatalkan telah dibatalkan oleh pengguna dan tidak lagi digunakan di Organisasi Anda. Anda tidak dapat melakukan perubahan pada Faktur yang berstatus Dibatalkan. Jika Anda ingin mengaktifkan kembali Faktur dan membuat perubahan padanya, Anda dapat Membuka Kembali Faktur tersebut.
  • Siap Ekspor (Export Ready): Faktur Siap Ekspor kini tersedia di [Faktur] → [Pusat Ekspor] Anda untuk dimasukkan ke dalam Berkas Ekspor mendatang. Setelah Faktur berhasil diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda, status Faktur akan diperbarui menjadi Diekspor. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Faktur selama berada dalam status Siap Ekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Faktur ke status Direkonsiliasi, lalu Membuka Kembali Faktur untuk membuat perubahan.
  • Mengekspor (Exporting): Faktur berstatus Mengekspor sedang dalam proses diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Proses ini biasanya memakan waktu beberapa menit. Setelah ekspor berhasil, status Faktur akan diperbarui menjadi Diekspor. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Faktur saat berada dalam status Mengekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Faktur ke status Direkonsiliasi untuk Mengekspornya lagi, atau Membuka Kembali Faktur untuk membuat perubahan.
  • Diekspor (Exported): Faktur yang Diekspor telah dimasukkan ke dalam satu atau beberapa berkas Ekspor dan telah diekspor ke platform akuntansi eksternal Organisasi Anda. Perubahan tidak dapat dilakukan pada Faktur saat berada dalam status Diekspor. Jika perlu, Anda dapat Mengembalikan Faktur ke status Direkonsiliasi, lalu Membuka Kembali Faktur untuk membuat perubahan.

Mencocokkan PO dan catatan penerimaan barang

Ketika Pemasok mengirimkan Faktur kepada Pembeli, merupakan praktik terbaik untuk memastikan bahwa Faktur telah Direkonsiliasi sebelum menyetujuinya untuk dibayar. 

PurchasePlus membantu Pembeli kami merekonsiliasi Faktur melalui dua cara, tergantung pada metode kerja departemen Keuangan mereka.

  • Dengan mencocokkan Pesanan Pembelian ke Faktur, untuk memastikan bahwa apa yang Ditagihkan Pemasok kepada Pembeli benar-benar sesuai dengan apa yang Dipesan oleh Pembeli. Ini terkadang disebut sebagai ‘2-Way AP Matching’.
  • Dengan mencocokkan Pesanan Pembelian dan Catatan Penerimaannya ke Faktur, untuk memastikan bahwa apa yang Ditagihkan Pemasok kepada Pembeli benar-benar sesuai dengan apa yang Dipesan dan diterima oleh Pembeli. Ini terkadang disebut sebagai ‘3-Way AP Matching’: Tab Analisis Faktur

Menautkan Baris Faktur ke Baris Pesanan Pembelian

Bergantung pada pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda di PurchasePlus, ketika Faktur dicocokkan dengan Pesanan Pembelian, semua Baris pada Faktur akan dibandingkan dengan semua Baris pada Pesanan Pembelian, dan jika ada dua Baris yang sama, keduanya akan Ditautkan satu sama lain. Untuk informasi selengkapnya, silakan baca Tautkan atau Putuskan Tautan Baris Faktur dan Baris Pesanan Pembelian. 

Bendera dan Ambang Batas Faktur

Ketika Pesanan Pembelian dicocokkan dengan Faktur, PurchasePlus membandingkan rincian tingkat Baris pada Baris Faktur dengan rincian tingkat Baris pada Baris Pesanan Pembelian yang Ditautkan, untuk membantu Anda menentukan apakah ada perbedaan yang perlu diperhatikan. Jika terdapat perbedaan, sistem kami akan memunculkan Bendera Faktur, yang akan mencegah Faktur Direkonsiliasi (dan Diekspor) secara otomatis sampai Bendera tersebut diselesaikan.

Faktur dengan bendera

Beberapa Bendera dapat dikontrol secara mendalam dengan menetapkan Ambang Batas Bendera Faktur, yang memberi tahu sistem kami secara tepat seberapa besar variasi antara Pesanan Pembelian dan Faktur yang dapat diterima oleh Organisasi Anda, serta dalam skenario apa saja Anda ingin Bendera dimunculkan.

Mode Lanjutan untuk Manajemen Faktur

Pengguna mahir PurchasePlus dapat menggunakan Mode Lanjutan Faktur untuk menambahkan rincian penting ke Faktur, Baris, atau Sub-barisnya, untuk tujuan akuntansi dan ekspor. Baca artikel kami tentang Memperbarui Baris Faktur menggunakan Mode Lanjutan untuk informasi selengkapnya.

Tampilan faktur Mode Lanjutan

Panel Tampilan Cepat pada Monitor Lebar

Pengguna Mahir yang menggunakan PurchasePlus pada monitor besar juga dapat memanfaatkan Panel Tampilan Cepat Faktur yang muncul di sisi kanan Faktur:

Panel Tampilan Cepat Faktur

Panel Tampilan Cepat Faktur dapat dikonfigurasi untuk menampilkan:

  • Setiap komentar yang ditinggalkan pada Faktur oleh pengguna lain di Organisasi Anda, atau oleh Pemasok itu sendiri jika mereka menggunakan PurchasePlus,
  • Tautan ke Dokumen Terkait - misalnya Pesanan Pembelian yang telah dicocokkan dengan Faktur atau Catatan Penerimaan Barang apa pun yang terkait dengan Pesanan Pembelian tersebut,
  • Bendera yang belum terselesaikan pada Faktur (jika ada), dan
  • Informasi mengenai Alur Kerja Persetujuan tempat Faktur ini ditempatkan. 

Anda dapat menggunakan tombol [Kelola] di sudut kanan atas Panel Tampilan Cepat untuk mengonfigurasi apa saja yang akan ditampilkan oleh panel Anda.

Panel Tampilan Cepat tidak akan ditampilkan jika layar monitor Anda tidak cukup besar untuk memuat seluruh elemen lainnya.

Menyetujui Faktur

Jika Faktur tidak secara otomatis lolos dari semua pemeriksaan yang dilakukan sistem kami (yaitu, satu atau beberapa Bendera Faktur Muncul), maka Faktur harus Disetujui oleh satu atau beberapa pengguna sebelum dapat dialihkan ke Status Direkonsiliasi dan Diekspor ke Sistem Akuntansi Anda.

Pengguna yang dapat Menyetujui Faktur ditentukan dalam Alur Kerja Persetujuan Faktur, yang dikonfigurasi oleh Administrator di Organisasi Anda bersama para pakar platform PurchasePlus. Baca artikel kami tentang Menyetujui Faktur untuk informasi selengkapnya.

Mengekspor Faktur

Faktur dapat Diekspor dari PurchasePlus ke Sistem Akuntansi Anda dengan salah satu dari dua cara berikut, tergantung pada Tipe Organisasi Anda.

Organisasi Tipe A vs Tipe B

Tujuan Sistem AP dan Format Ekspor

Tujuan Elektronik dan Format yang tepat untuk Berkas Ekspor bagi Organisasi Tipe A dan Tipe B dikonfigurasi selama Implementasi sistem PurchasePlus Anda, namun dapat dimodifikasi pascaimplementasi melalui konsultasi erat dengan tim PurchasePlus jika diperlukan. Silakan hubungi Tim Keberhasilan Pelanggan kami yang ramah untuk informasi selengkapnya.

Related articles