Ringkasan

'Anggaran' adalah Modul opsional yang memungkinkan Organisasi mengelola dan memantau pengeluaran mereka dengan Pemasok secara lebih baik sesuai dengan persyaratan Tahun/Bulan dan Akun Pengeluaran mereka.

Lompat ke:

• Pengantar \- Apa itu Anggaran?
• Melihat Anggaran
  • Melihat Satu Anggaran
• Membuat Anggaran
• Anggaran pada Requisisi
  • Saat Menyetujui
  • Panel Cepat pada Monitor Lebar

Apa itu anggaran?

'Anggaran' di PurchasePlus adalah batas pengeluaran, yang ditetapkan oleh pengguna yang berwenang, dan diterapkan ke area bisnis mereka untuk periode waktu tertentu.

Anggaran terdiri dari:

1. Tahun dan Bulan berlakunya Anggaran,
2. Unit Organisasi (Departemen) dan Kode Akun tempat Anggaran tersebut berlaku, dan 
3. Jumlah Anggaran (tidak termasuk pajak) yang berlaku untuk Anggaran tersebut.

Ketika sebuah Requisisi diajukan oleh Pembeli, 'Jumlah Anggaran' akan terpakai apabila keduanya terpenuhi:

• Tanggal Pengiriman Requisisi jatuh pada Tahun/Bulan Anggaran, DAN
• Requisisi dibebankan ke Unit Organisasi dan Kode Akun Anggaran tersebut.

Anggaran di PurchasePlus tidak mencegah pengguna untuk membuat atau mengirimkan Requisisi (bahkan jika Requisisi tersebut akan membuat Anggaran terkait terlampaui), namun semua Penyetuju Requisisi akan diberi tahu bahwa Requisisi mereka akan melebihi Anggaran sebelum menjadi Pesanan Pembelian.

Melihat Anggaran

Organisasi yang telah mengaktifkan fitur ini dapat melihat Anggaran mereka dalam sebuah tabel dengan mengeklik [Anggaran] → [Lihat Semua] di bilah navigasi samping:

Dari tampilan ini, Anda dapat:

1. Menggunakan filter Pencarian dan Pencarian Lanjutan untuk menemukan Anggaran tertentu,
2. Mengedit kolom yang muncul di tabel menggunakan fitur [Kelola Kolom],
3. Membuat Anggaran Baru (selengkapnya tentang ini di bawah), dan
4. Mengeklik Anggaran pada tabel untuk melihatnya secara lebih detail.

Melihat Satu Anggaran

Dengan mengeklik Anggaran dari tampilan tabel, Anda akan disajikan dua halaman yang membantu Anda memahami Anggaran dalam konteks waktu nyata (real-time): halaman Penggunaan dan halaman Requisisi.

Halaman Penggunaan menampilkan representasi visual nilai Requisisi yang Disetujui dan Tertunda dibandingkan dengan jumlah anggaran yang relevan:

• Pengeluaran Disetujui (atau 'Anggaran') terdiri dari nilai total (belum termasuk pajak) dari semua Requisisi yang Disetujui dan Ditutup dengan Tanggal Pengiriman di Bulan dan Tahun Anggaran DAN yang dibebankan ke Unit Organisasi dan Kode Akun Anggaran tersebut.
• Menunggu Persetujuan terdiri dari nilai total (belum termasuk pajak) dari semua Requisisi Menunggu Persetujuan dengan Tanggal Pengiriman di Bulan dan Tahun Anggaran DAN yang dibebankan ke Unit Organisasi dan Kode Akun Anggaran tersebut.

Selain itu, pengguna dapat dengan cepat melihat Sisa Anggaran, Sisa Hari, Status Saat Ini, dan Status Prakiraan untuk Anggaran tersebut: 

Status Prakiraan adalah perhitungan sederhana yang menunjukkan apakah Anggaran yang Dibelanjakan ditambah Requisisi yang Menunggu Persetujuan akan melebihi Batas Anggaran.

Terakhir, pengguna dapat melihat semua Requisisi yang menggunakan Anggaran tersebut dengan mengeklik tab [Requisisi] pada Anggaran:

Membuat Anggaran

Pengguna dengan izin 'Kelola Anggaran' dapat membuat Anggaran baru dengan mengeklik [Anggaran Baru] dari bilah navigasi samping, atau header halaman [Anggaran] → [Lihat Semua]:

Pengguna akan diarahkan ke halaman baru di mana mereka harus mengisi nilai-nilai berikut:

• Tahun dan Bulan berlakunya Anggaran. Artinya, setiap Requisisi yang Disetujui dengan Tanggal Pengiriman yang jatuh pada kombinasi Tahun/Bulan ini akan memotong Anggaran ini.
• Unit Organisasi dan Kode Akun. Selain kombinasi Tahun/Bulan, Requisisi yang Disetujui yang dibebankan ke kombinasi Unit Organisasi dan Kode Akun ini akan memotong Anggaran ini.
• Jumlah Anggaran (belum termasuk pajak). Ini adalah 'Batas' untuk Anggaran, yang apabila terlampaui, dianggap 'melebihi anggaran' (over budget).

Setelah nilai-nilai ini diisi, klik [Buat Anggaran] di bagian bawah halaman. Anggaran akan segera diproses terhadap Requisisi yang Disetujui (dan Menunggu Persetujuan) yang memenuhi kombinasi Tahun/Bulan dan Unit Organisasi/Kode Akun yang dikonfigurasi untuk Anggaran tersebut.

Anggaran pada requisisi

Saat Menyetujui

Penyetuju Requisisi dapat melihat apakah Requisisi yang diajukan akan melebihi Anggarannya:

Dengan mengeklik [Lihat Anggaran], Penyetuju dapat dengan cepat memahami status Anggaran, dan membuka tautan menuju ke Anggaran tersebut untuk informasi lebih lanjut jika diperlukan:

Panel Cepat pada Monitor Lebar

Pengguna Tingkat Lanjut yang menggunakan PurchasePlus pada monitor besar juga dapat memanfaatkan Panel Tampilan Cepat yang muncul di sisi kanan Requisisi:

Panel Tampilan Cepat Requisisi dapat dikonfigurasi untuk menampilkan:

• Komentar apa pun yang ditinggalkan pada Requisisi oleh pengguna lain di Organisasi Anda,
• Tautan ke Dokumen Terkait - mis. Pesanan Pembelian yang dibuat saat Requisisi Disetujui, dan 
• Informasi mengenai Anggaran yang akan digunakan Requisisi ini - khususnya, nilai pengeluaran yang Disetujui dan Menunggu Persetujuan.

Anda dapat menggunakan tombol [Kelola] di sudut kanan atas Panel Tampilan Cepat untuk mengonfigurasi informasi apa yang akan ditampilkan di panel Anda.

Panel Tampilan Cepat tidak akan ditampilkan jika monitor Anda tidak cukup lebar untuk memuat semua elemen lain di layar.