Bendera Faktur
Bendera Faktur
Buka ke:
- Pengantar: Apa itu Bendera Faktur dan Nota Kredit?
- Rekonsiliasi atau kirimkan
- Pengaturan Bendera
- Bendera Faktur
- Bendera Nota Kredit
Apa itu bendera
PurchasePlus secara konstan menganalisis semua Faktur dan Nota Kredit dalam status 'Terbuka' dan 'Menunggu Persetujuan', serta memunculkan Bendera Tingkat Header atau Baris pada dokumen, sesuai dengan pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda.
'Bendera' (Flag) adalah kekhawatiran/masalah yang dimunculkan pada Faktur atau Nota Kredit, untuk menarik perhatian pada masalah apa pun terkait dokumen yang memerlukan peninjauan sebelum Disetujui oleh pengguna yang ditunjuk di Organisasi Anda. Bendera memastikan bahwa hanya Faktur dan Nota Kredit yang memenuhi kriteria spesifik Organisasi Anda yang dapat berlanjut ke status Terekonsiliasi di PurchasePlus, tanpa intervensi manual.
Faktur atau Nota Kredit yang ditandai bendera dapat diidentifikasi dengan mudah di PurchasePlus. Anda dapat melihat informasi tingkat ringkasan (atau Header) tentang dokumen di bagian Status:
Dan mengeklik Bendera Tingkat Baris akan menampilkan lebih banyak informasi tentang Baris yang Ditandai Bendera:
Rekonsiliasi atau kirimkan
Ketika Faktur atau Nota Kredit dibuat secara manual di PurchasePlus, dokumen tersebut biasanya dimulai dalam status 'Terbuka'. Status Terbuka menunjukkan bahwa dokumen tersebut masih berupa Draf, dan masih sedang dikerjakan, atau mungkin masih perlu ditambahkan informasi. Untuk memudahkan, PurchasePlus akan menampilkan Bendera pada Faktur atau Nota Kredit mana pun dalam status 'Terbuka', guna membantu menunjukkan kekhawatiran yang perlu ditangani selagi sedang dikerjakan.
Setelah pengerjaan pada Faktur atau Nota Kredit 'Terbuka' selesai dan siap untuk beralih ke status berikutnya, Anda akan menemukan tindakan utama di header Faktur 'Terbuka':
- Jika tidak ada Bendera yang dimunculkan pada Faktur atau Nota Kredit, tindakan utama yang tersedia adalah [Tandai sebagai Terekonsiliasi]. Mengeklik Tandai sebagai Terekonsiliasi akan memajukan Faktur atau Nota Kredit ke status 'Terekonsiliasi', dan tidak diperlukan Persetujuan. Ini karena menurut pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda, dokumen ini telah memenuhi semua kriteria, dan oleh karena itu tidak ada Bendera yang dimunculkan.
- Jika ada satu atau beberapa Bendera yang dimunculkan pada Faktur atau Nota Kredit, tindakan utama yang tersedia adalah [Kirimkan untuk Persetujuan]. Mengeklik tombol ini akan memajukan dokumen ke status 'Menunggu Persetujuan', dan Persetujuan kini akan diperlukan. Ini karena menurut pengaturan yang diterapkan pada Organisasi Anda, Faktur atau Nota Kredit ini belum memenuhi semua kriteria (sehingga memunculkan Bendera), dan Bendera ini perlu dipertimbangkan oleh pengguna di Organisasi Anda yang memiliki wewenang untuk memutuskan apakah dokumen harus disetujui terlepas dari adanya Bendera tersebut, atau apakah Bendera tersebut memang harus diselesaikan. Setelah Persetujuan diberikan pada Faktur atau Nota Kredit, dokumen akan berlanjut ke status 'Terekonsiliasi'.
Di PurchasePlus, tujuan dari semua Faktur dan Nota Kredit adalah memajukannya ke status 'Terekonsiliasi'. Setelah berada dalam status Terekonsiliasi, dokumen siap diekspor ke platform akuntansi eksternal Anda. Lihat artikel Ekspor Faktur atau Nota Kredit atau Membuat Berkas Ekspor Batch Faktur dan Nota Kredit kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengekspor Faktur dan Nota Kredit yang Terekonsiliasi.
Ringkasan Pengaturan Bendera
Bendera Faktur dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik setiap Organisasi, dan biasanya ditetapkan selama Implementasi PurchasePlus Anda dengan berkonsultasi secara erat dengan tim kami.
Jika Anda mendapati Faktur ditandai bendera karena alasan yang tidak masuk akal, silakan hubungi Administrator di Organisasi Anda, atau hubungi tim dukungan pelanggan kami yang ramah untuk mendapatkan bantuan dalam meninjau preferensi Bendera Organisasi Anda.
Pengaturan Bendera & Hierarki Organisasi
Pengaturan ini bersifat spesifik untuk setiap tingkat Organisasi dan Departemen, serta tidak menurun ke hierarki Organisasi di bawahnya; Setiap tingkat pada bagan Organisasi harus dikonfigurasi secara mandiri.
Ambang Batas Bendera & Hierarki Organisasi
Beberapa Bendera yang tersedia untuk Faktur dan Nota Kredit di PurchasePlus dapat disesuaikan lebih lanjut menggunakan Ambang Batas. Ambang batas memungkinkan Faktur dengan perbedaan kecil untuk tidak memicu Bendera tertentu, sehingga membantu memajukan Faktur dan Nota Kredit ke status Terekonsiliasi dengan lebih sedikit intervensi manusia.
Ambang batas berlaku secara hierarkis. Jika Ambang Batas tertentu belum diatur pada suatu Organisasi, ambang batas tersebut akan mengadopsi pengaturan dari Organisasi induk langsungnya, atau Organisasi leluhur terdekat berikutnya tempat Ambang Batas telah diatur.
Baca artikel Panduan Ambang Batas Bendera Faktur kami untuk informasi lebih lanjut.
Status Bendera
Setiap Bendera Faktur dan Nota Kredit (didefinisikan di bawah) dapat diatur ke Nonaktif, Reguler, atau Penting, berdasarkan kebutuhan Organisasi Anda.
- [Nonaktif]: Bendera tidak akan berlaku untuk Organisasi Anda.
- [Reguler]: Faktur atau Nota Kredit masih dapat disetujui oleh Penyetuju, jika satu-satunya Bendera yang dimunculkan pada Faktur atau Nota Kredit adalah Bendera Reguler.
- [Penting]: Faktur atau Nota Kredit tidak dapat disetujui oleh Penyetuju, jika satu atau beberapa Bendera Penting dimunculkan pada dokumen. Semua Bendera Penting harus diselesaikan sebelum Penyetuju dapat menyetujui Faktur atau Nota Kredit.
Pengaturan dan Status Bendera ditampilkan seperti berikut kepada Administrator Sistem PurchasePlus, yang dapat diubah statusnya sesuai kebutuhan:
Bendera Faktur
Pengaturan Bendera berikut dapat dikonfigurasi untuk Faktur.
Terdapat 5 bendera tingkat Baris Faktur yang berlaku untuk setiap Baris Faktur, dan ada 10 bendera tingkat header Faktur, yang berlaku untuk keseluruhan Faktur.
Bendera Baris Faktur
| Bendera Harga Satuan Baris | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Harga Satuan Baris Faktur dan Harga Satuan Baris Pesanan Pembelian melebihi ambang batas Organisasi untuk Harga Satuan Baris. Ambang Batas Faktur dapat diatur untuk Bendera ini. |
|---|---|
| Bendera Jumlah Dipesan Baris | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Total Jumlah Faktur dari Baris Faktur dan Jumlah Dipesan dari Baris Pesanan Pembelian melebihi ambang batas Organisasi untuk Jumlah Baris. Ambang Batas Faktur dapat diatur untuk Bendera ini. |
| Bendera Jumlah Diterima Baris | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Total Jumlah Faktur dari Baris Faktur dan Jumlah Diterima dari Baris Pesanan Pembelian melebihi ambang batas Organisasi untuk Jumlah Baris. Ambang Batas Faktur dapat diatur untuk Bendera ini. |
| Bendera Baris Belum Ditautkan | Bendera ini dimunculkan jika Baris Faktur belum ditautkan ke Baris Pesanan Pembelian. |
| Bendera Total Baris Asli | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Total Terhitung saat ini dari Baris Faktur dan Total Asli dari Baris Faktur melebihi 0,00. Bendera ini hanya berlaku untuk Faktur yang dibuat melalui Penagihan Tanpa Kertas PurchasePlus. Total Baris Asli disimpan saat Faktur dipindai dan dibuat oleh Penagihan Tanpa Kertas. |
Bendera Header Faktur
| Bendera Baris yang Ditandai Bendera | Bendera ini dimunculkan jika terdapat satu atau beberapa Baris yang Ditandai Bendera pada Faktur. |
|---|---|
| Bendera Pesanan Pembelian | Bendera ini dimunculkan jika Faktur belum dicocokkan dengan Pesanan Pembelian. |
| Bendera Nota Penerimaan | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Nota Penerimaan Barang yang dicatat terhadap Pesanan Pembelian yang cocok dengan Faktur. |
| Bendera Total Tidak Seimbang | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Total Faktur dan jumlah Bagian Faktur melebihi ambang batas Organisasi untuk Total Faktur. Ambang Batas Faktur dapat diatur untuk Bendera ini. |
| Bendera Referensi | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Referensi yang ditetapkan pada Faktur. |
| Bendera Nomor Pemasok | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Nomor Pemasok yang ditetapkan pada Pemasok yang mengirimkan Faktur. |
| Bendera Departemen | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Departemen yang ditetapkan pada Faktur. |
| Bendera Kode Akun | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Kode Akun yang ditetapkan pada Faktur. |
| Bendera Mata Uang | Bendera ini dimunculkan jika Mata Uang Faktur tidak cocok dengan Mata Uang Pesanan Pembelian. |
| Bendera Persetujuan Diperlukan | Bendera ini dimunculkan jika Faktur belum diberi persetujuan. Bendera ini akan menyebabkan semua Faktur Ditandai Bendera dan Memerlukan Persetujuan, bahkan jika Faktur tersebut seharusnya dapat direkonsiliasi secara otomatis. Bendera ini tidak dapat diatur ke Penting. |
Bendera Nota Kredit
Pengaturan Bendera berikut dapat dikonfigurasi untuk Nota Kredit.
Terdapat 1 bendera tingkat Baris Nota Kredit yang berlaku untuk setiap Baris Nota Kredit, dan ada 6 bendera tingkat header Nota Kredit, yang berlaku untuk keseluruhan Nota Kredit.
Bendera Baris Nota Kredit
| Bendera Total Tidak Seimbang | Bendera ini dimunculkan jika perbedaan antara Total Nota Kredit dan jumlah Bagian Nota Kredit melebihi ambang batas Organisasi untuk Total Nota Kredit. |
|---|
Bendera Header Nota Kredit
| Bendera Faktur | Bendera ini dimunculkan jika Nota Kredit belum dicocokkan dengan Faktur. |
|---|---|
| Bendera Referensi | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Referensi yang ditetapkan pada Nota Kredit. |
| Bendera Nomor Pemasok | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Nomor Pemasok yang ditetapkan pada Pemasok yang mengirimkan Nota Kredit. |
| Bendera Departemen | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Departemen yang ditetapkan pada Nota Kredit. |
| Bendera Kode Akun | Bendera ini dimunculkan jika tidak ada Kode Akun yang ditetapkan pada Nota Kredit. |
| Bendera Persetujuan Diperlukan | Bendera ini dimunculkan jika Nota Kredit belum diberi persetujuan. Bendera ini akan menyebabkan semua Nota Kredit Ditandai Bendera dan Memerlukan Persetujuan, bahkan jika Nota Kredit tersebut seharusnya dapat direkonsiliasi secara otomatis. Bendera ini tidak dapat diatur ke Penting. |