Penerimaan Barang
Penerimaan Barang
Buka:
- Apa itu Penerimaan ke Inventaris?
- Tingkat Lanjut: Bagaimana Cara Kerja Penerimaan ke Inventaris?
- Panduan: Cara Menerima Barang ke Inventaris
- Mengembalikan Stok ke Pemasok
Penerimaan ke Inventaris
Saat Anda menerima pengiriman terkait Pesanan Pembelian, Anda dapat menggunakan PurchasePlus untuk 'menerima' barang (yaitu mencatat secara digital item dan jumlah yang diterima), sehingga Anda mengetahui kapan Pesanan Pembelian Anda terpenuhi, dan Anda dapat membayar Faktur Pemasok dengan yakin. Fungsionalitas ini merupakan standar di hampir setiap konfigurasi PurchasePlus.
Pengguna modul opsional Inventaris kami dapat melangkah lebih jauh dan memilih untuk 'Menerima Barang ke Inventaris', yang berarti jumlah Item Stok di Lokasi Stok yang ditentukan akan diperbarui secara otomatis, dan barang yang baru diterima dapat langsung dilihat di Laporan, digunakan dalam Transfer, dihitung dalam Stok Opname, atau dipesan kembali dalam Permintaan Pembelian Dari Lokasi Stok.
Cara kerjanya
Untuk menyelaraskan pasar pembelian PurchasePlus yang terdesentralisasi dan berfokus pada efisiensi dengan kontrol stok mendalam yang dibutuhkan oleh manajer Inventaris, ada tiga konsep penting yang kami perkenalkan ke dalam platform kami:
- Kelayakan Item Stok
- 'Terima Sebagai'
- 'Produk Master' dan Pencocokan Produk
Kami menyarankan setiap Pengguna Inventaris memahami ketiga prinsip ini sebelum Menerima Barang ke Inventaris.
Konsep 1: Kelayakan Item Stok
Saat Anda berhasil Menerima Barang ke Inventaris, hasilnya adalah Item Stok Anda bertambah (yaitu jumlahnya bertambah) di Lokasi Stok yang ditentukan:
Di PurchasePlus, Item Stok harus berupa:
- Produk yang 'dimiliki' oleh Organisasi Anda - yaitu Produk 'Milik Pembeli'.
- Produk dengan Kemasan Jual 'Masing-masing 1' ('Each of 1').
Mengenai Poin 1 di atas, ini berarti Anda tidak dapat menyimpan Produk milik Pemasok sebagai Item Stok. Hal ini untuk menghindari situasi di mana Pemasok dapat memperbarui Produk milik Pemasok mereka dengan nama, Kemasan Jual, atau Satuan Ukuran yang berbeda, dan kemudian Tingkat Stok serta Penilaian Inventaris Anda semuanya akan terpengaruh di luar kendali Anda.
Pembatasan ini berarti kontrol ketat dan terperinci atas Inventaris Anda dapat langsung dilakukan, tetapi Membuat dan Mengelola Item Stok dapat memerlukan waktu pada penyiapan awal oleh Pembeli. Meski demikian, prosesnya sendiri sederhana, dan tim kami siap membantu kapan saja.
Konsep 2: 'Terima Sebagai'
Saat Anda Menerima Barang ke Inventaris, merupakan skenario umum bahwa Barang yang Anda Terima sangat mirip namun tidak identik dengan Item Stok yang Anda simpan sebagai Inventaris.
Sebagai contoh sederhana: Anda mungkin memilih untuk menyimpan Item Stok 'Tomat' yang bersifat umum. Saat Anda memesan tomat dari Pemasok Anda, mereka mungkin mengirimkan:
- Tomat Roma
- Tomat Beefsteak
- Tomat Celebrity
...semuanya dapat Anda Terima Sebagai Item Stok 'Tomat' Anda untuk menambah Tingkat Stoknya. Terserah Anda sepenuhnya selama proses Penerimaan barang mana yang Anda Terima Sebagai Item Stok Anda; bahkan dimungkinkan untuk Menerima barang yang tidak berhubungan (misalnya 'Kaleng Soda') sebagai Item Stok Anda (misalnya 'Tomat') dan menambahkannya.
TIPS: Buat Item Stok Anda cukup umum untuk mendukung fleksibilitas dan kecepatan selama proses Penerimaan.
Namun jangan khawatir - Anda tidak perlu memilih Item Stok yang benar secara manual untuk Diterima Sebagai selama proses Penerimaan. PurchasePlus secara cerdas akan menyarankan dan mengisi otomatis Item Stok yang sangat cocok dengan barang yang dikirimkan Pemasok untuk mempercepat alur kerja Anda.
Pelajari lebih lanjut tentang strategi pencocokan ini di bagian berikutnya.
Konsep 3: Produk Master dan Pencocokan Produk
PurchasePlus menampung jutaan produk milik Pembeli dan Pemasok di basis data kami. Selain itu, kami menyusun secara internal daftar ekstensif 'Produk Master' yang kami 'miliki'. Anda terkadang akan melihat Produk dengan Pemilik bernama 'Marketboomer' - itulah Perusahaan di balik PurchasePlus!
Produk yang dimiliki oleh Pembeli (misalnya Item Stok), atau Produk milik Pemasok dapat 'Dicocokkan' dengan salah satu Produk Master kami oleh tim ahli kami:
Hal ini memungkinkan Pembeli untuk:
- Mengakses perbandingan harga secara real-time untuk barang yang sama yang dijual oleh beberapa Pemasok (misalnya saat membuat Permintaan Pembelian),
- Membuat Daftar Beli yang efektif yang mudah digunakan oleh pengguna di Organisasi mereka, dan
- Mempercepat proses Penerimaan ke Inventaris.
Penjelasan Mendalam: Bagaimana Produk Master dan Produk Pengganti Mempercepat Penerimaan ke Inventaris
Penerimaan ke Inventaris melibatkan 'penugasan' yang kompleks dari:
- Item Stok yang ingin Anda tambahkan di Inventaris Anda, ke
- Produk aktual dan unik yang dikirimkan Pemasok kepada Anda.
Cara PurchasePlus memfasilitasi penugasan ini tanpa mengharuskan pengguna menetapkan Item Stok secara manual ke setiap Produk pada Pesanan Pembelian adalah melalui Produk yang Dicocokkan dengan Master dan Produk Pengganti.
- Produk Master: Jika Item Stok Anda telah Dicocokkan dengan Master oleh tim kami, DAN Pemasok Anda memiliki penawaran harga pada Produk Master tersebut, maka saat Anda memesan Produk Master (misalnya, dalam Permintaan Pembelian Daftar Beli), Item Stok Anda yang cocok akan otomatis terpilih saat Anda Menerima pengiriman tersebut ke Inventaris.
- Produk Pengganti: seperti yang disebutkan di atas, Item Stok harus memiliki Kemasan Jual 'Masing-masing 1'. Namun, Produk Pemasok Anda mungkin dijual dalam Karton isi 24. Produk-produk ini dianggap sebagai Produk yang berbeda dalam sistem kami, tetapi dapat 'ditautkan' untuk tujuan Penerimaan ke Inventaris dengan membuat Hubungan Produk Pengganti.
Jika Anda Menerima pengiriman ke Inventaris, dan tidak ada kecocokan Master atau Hubungan Produk Pengganti antara Produk Pemasok dan Item Stok Anda, PurchasePlus akan berupaya menyarankan beberapa kecocokan lain (berdasarkan sejumlah faktor seperti kemiripan Produk), tetapi disarankan agar Anda meninjau kecocokan tersebut dengan cermat dan bahkan mungkin Memilih Item Stok secara manual (atau Membuat Item Stok yang benar-benar baru) sendiri. Pertama kali Anda melakukan ini, sistem kami akan membuat Hubungan Produk Pengganti secara otomatis dan mengingatnya untuk tugas Penerimaan ke Inventaris di masa mendatang!
Menerima Barang ke Inventaris
Penerimaan ke Inventaris dimulai dengan Membuat Catatan Penerimaan baru. Di PurchasePlus, Catatan Penerimaan harus dibuat terhadap Pesanan Pembelian; tidak ada cara untuk membuat Catatan Penerimaan di luar hubungan dengan Pesanan Pembelian.
Untuk membuat Catatan Penerimaan baru:
Langkah 1: Arahkan ke [Pesanan Pembelian] → [Lihat Semua], dari bilah navigasi samping. Klik ikon [Truk] di kolom Catatan GR, untuk membuat Catatan Penerimaan terhadap Pesanan Pembelian:
Langkah 2: Pilih [Terima ke Inventaris]:
...dan lengkapi bidang yang muncul:
- 'Lokasi Stok Tujuan' adalah Lokasi Stok tempat Item Stok akan ditambahkan.
- 'Terima Semua Item yang Belum Selesai' berarti setiap item pada Catatan Penerimaan akan diisi otomatis dengan jumlah yang belum diterima. Anda mungkin masih ingin meninjau setiap item secara manual, sebelum menyelesaikan Catatan Penerimaan.
- 'Tanggal Fisik' berarti tanggal Barang diterima secara fisik, karena hal ini sering kali berbeda dengan tanggal pembuatan Catatan Penerimaan.
Setelah Anda mengisi ketiga bidang ini, klik [Buat Catatan Penerimaan].
Langkah 3: Halaman yang dihasilkan adalah Draf Catatan Penerimaan. Kami menyarankan untuk meninjau setiap Baris pada Catatan Penerimaan dengan cermat untuk memastikan Jumlah item yang Anda terima sudah benar, dan Item Stok tujuan Penerimaan masing-masing item juga sudah benar:
Jika Anda memilih 'Terima Semua Item yang Belum Selesai' pada Langkah 2 di atas, Anda mungkin perlu mengubah Jumlah Item yang Diterima jika terjadi kelebihan atau kekurangan pengiriman.
Jika Anda perlu memilih Item Stok yang berbeda dari yang dipilih secara otomatis oleh PurchasePlus, pertama-tama klik tombol [Opsi Lanjutan] pada Baris yang bersangkutan (lihat gambar di bawah). Catatan: Jika ini pertama kalinya Anda menerima Item Stok ini, Anda harus Membuat Item Stok Baru terlebih dahulu.
Kemudian, klik ikon Tempat Sampah untuk menghapus pilihan:
Terakhir, Anda akan diminta untuk memilih dari daftar Item yang Disarankan atau Mencari Item Stok tertentu:
Klik [Terapkan Perubahan].
Langkah 4: Klik [Tandai sebagai Diterima] untuk memfinalisasi Catatan Penerimaan. Item Stok yang diidentifikasi akan bertambah sesuai Jumlah Penerimaan di Lokasi Stok target melalui Transfer Penerimaan Stok.
Harap diperhatikan: Jika suatu Lokasi Stok memiliki Stok Opname yang Sedang Berlangsung, Transfer Penerimaan Stok ke Inventaris tidak diselesaikan secara otomatis. Sebaliknya, pengguna harus menemukan Transfer Penerimaan Stok tersebut dan secara manual mengklik [Tandai sebagai Selesai] saat mereka siap melakukannya.
Setelah Stok Opname Selesai, Penerimaan Stok ke Inventaris akan kembali berjalan otomatis.
Mengembalikan Stok ke Pemasok
Setelah Stok Diterima ke Inventaris, Tingkat Stoknya hanya dapat disesuaikan dengan Transfer.
Dalam skenario di mana Stok perlu dikembalikan ke Pemasok, silakan ikuti langkah-langkah berikut.
Pertama, buat Transfer baru dengan tipe 'Penyesuaian Stok', jadikan Lokasi Asal sebagai Lokasi Stok tempat stok semula diterima, dan jadikan Lokasi Tujuan sebagai Pemasok tempat Stok akan dikembalikan:
Kemudian, cari Item Stok yang akan dikembalikan ke Pemasok. Tentukan Jumlah yang akan dikembalikan, lalu ulangi untuk setiap Item Stok yang dikembalikan. Anda dapat menggunakan filter [[Sembunyikan Item Berjumlah Nol]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) untuk mempermudah peninjauan Transfer.
Setelah Anda menambahkan semua Item Stok dan Jumlah ke Transfer, Anda dapat mengirimkan Transfer untuk Persetujuan, atau [Tandai sebagai Selesai] (tergantung pada izin pengguna Anda):
Setelah Transfer Ditandai sebagai Selesai, Tingkat Stok akan disesuaikan dengan benar di PurchasePlus. Namun, komunikasi dengan Pemasok dan Kurir (jika diperlukan) perlu dilakukan di luar platform.