Kirim ke PurchasePlus

Kirim ke PurchasePlus

Mengapa mengirim melalui email

PurchasePlus menawarkan solusi Faktur Tanpa Kertas bagi Organisasi yang ingin memangkas waktu yang dihabiskan untuk meninjau dan merekonsiliasi Faktur yang diterima dari Pemasok mereka.

Ini adalah penawaran produk yang berorientasi pada otomatisasi, yang mengintegrasikan pemindaian OCR, Kecerdasan Buatan (AI), Machine Learning (ML), dan layanan Human-In-The-Loop kami yang unik secara mulus. Kombinasi ini memastikan pemrosesan data yang efisien, pengambilan keputusan yang cerdas, dan peningkatan sistem yang berkelanjutan, sekaligus mempertahankan pengawasan manusia yang penting dalam operasi kritis.

Jika Organisasi Anda memilih untuk menerapkan solusi Faktur Tanpa Kertas, sebuah [Alamat Email Faktur Tanpa Kertas] unik akan diberikan kepada Organisasi Anda. Setelah diterbitkan, Anda dapat memberikan Alamat Email ini kepada masing-masing Pemasok Anda, dan meminta mereka mulai mengirimkan Faktur ke Alamat Email ini agar dapat diproses secara otomatis melalui PurchasePlus. 

Anda juga dapat mengirimkan Faktur PDF ke [Alamat Email Faktur Tanpa Kertas] Anda sendiri atas nama Pemasok, dan harap ikuti rekomendasi praktik terbaik di bawah ini saat melakukannya.

Lompat ke:

Praktik terbaik

Gunakan Faktur ePDF:

  • Beri tahu Pemasok Anda untuk mengirimkan satu Faktur PDF Elektronik sebagai lampiran langsung ke [Alamat Email Faktur Tanpa Kertas] Anda, format ini lebih mudah dipindai oleh PurchasePlus.
  • Jika Pemasok tidak dapat menyediakan Faktur PDF Elektronik, PDF hasil pemindaian masih dapat diterima. Pastikan kualitas pindaian cukup baik untuk hasil pemrosesan Faktur yang optimal. 

Saat Mengirim Faktur:

  • Pastikan [Alamat Email Faktur Tanpa Kertas] Anda berada di kolom 'Kepada' (To) atau 'CC' pada email, bukan di kolom 'BCC'.
  • Jangan menulis atau membubuhkan cap pada faktur karena ini akan memengaruhi kemampuan pembacaan faktur.
  • Minta Pemasok untuk menghindari pengiriman lampiran non-Faktur seperti Laporan Rekening (Statement), Slip Pengambilan (Picking Slip), Konfirmasi Pesanan, dll. karena dokumen-dokumen ini akan dihapus dan memperlambat pemrosesan faktur. 

Lampiran Berkas

  • Banyak Faktur: Anda dapat melampirkan beberapa faktur dalam satu email, asalkan ukuran berkas gabungan tidak melebihi 10 MB.
  • Pengiriman Berkas Tunggal: Jika diinginkan, Anda dapat mengirim satu berkas yang berisi beberapa faktur. Platform kami akan memisahkannya secara otomatis menjadi berkas-berkas individual. Harap diperhatikan bahwa proses pemisahan ini dapat memakan waktu hingga 60 menit, dan selama waktu tersebut berkas mungkin tidak langsung terlihat dalam antrean.
  • Batas Ukuran dan Panjang Berkas: Setiap berkas harus berada dalam batas ukuran 10 MB dan panjang maksimal 10 halaman.

Waktu Pemrosesan 

  • 80% dokumen yang dikirimkan diproses secara otomatis dan real-time, biasanya muncul dalam antrean Anda dalam hitungan menit.
  • Untuk dokumen yang tidak memenuhi kriteria validasi bisnis kami, kami memiliki tim faktur khusus untuk peninjauan manual. Kami memprioritaskan penyelesaian yang cepat, dengan rata-rata waktu pemrosesan 3 jam, dan jaminan bahwa semua peninjauan diselesaikan dalam waktu 24 jam.
  • Tim faktur kami beroperasi sepanjang waktu selama hari kerja, memastikan pemrosesan yang berkelanjutan. Di akhir pekan, kami mempertahankan operasi selama 8 jam per hari.
  • Untuk bantuan prioritas, silakan kirimkan permintaan Anda ke help@purchaseplus.com. Kami mohon agar Anda membatasi penggunaan opsi ini hanya untuk hal-hal yang benar-benar mendesak. Pendekatan ini membantu kami menjaga tingkat layanan yang adil bagi semua klien kami.

Temukan alamat tanpa kertas

Jika Organisasi Anda menggunakan solusi Faktur Tanpa Kertas:

1. Klik [Nama Pengguna/Organisasi] Anda di sudut kanan atas, lalu pilih [Tentang].

Panel Tentang2. Pilih [Detail Organisasi] → [Alamat Email Tanpa Kertas]. Alamat Email Faktur Tanpa Kertas khusus untuk Organisasi Anda akan ditampilkan di sini:

Panel Tentang dengan Alamat Email Tanpa Kertas

Lihat email yang terkirim

Untuk melihat semua email yang diterima di Alamat Email Faktur Tanpa Kertas Anda dalam bentuk tabel, klik [Email Tanpa Kertas] → [Lihat Semua] pada bilah navigasi samping:

Tabel Lihat Semua Email Tanpa Kertas

Anda dapat mengklik nomor di kolom [Email] untuk melihat email asli beserta tautan ke lampiran apa pun:

Email Tanpa Kertas asli dan lampiran

Pelajari lebih lanjut tentang modul Email Tanpa Kertas.

Pemecahan Masalah

  • Jika Nomor Faktur dan Pemasok sama dengan Faktur yang sudah ada di Organisasi Anda, Faktur tersebut akan dihapus. Tidak diperbolehkan memiliki Nomor Faktur yang sama dua kali untuk Pemasok yang sama.
  • Jika Faktur tidak dapat dibaca karena informasi yang hilang, Faktur tidak akan berhasil dipindai. Anggota tim PurchasePlus akan menghubungi Organisasi Anda untuk memberi tahu dan bekerja sama dengan Anda guna memperbaiki informasi tersebut.
  • Jika dokumen tersebut bukan Faktur (misalnya laporan rekening, slip pengambilan, konfirmasi pesanan, dll.), dokumen akan dihapus dan tidak akan dipindai.
  • Faktur yang berasal dari Pemasok yang benar-benar baru (yaitu, Pemasok tanpa profil di sistem kami) mungkin perlu dipetakan oleh sistem kami, dan ini dapat memakan waktu hingga 48 jam. Faktur kemudian akan muncul di Organisasi Anda setelah berhasil diproses. Faktur berikutnya dari Pemasok tersebut akan diproses dengan kecepatan normal.
  • Faktur di mana Nomor Bisnis Pemasok tidak cocok dengan yang ditemukan di PurchasePlus tidak akan dapat dipindai secara otomatis. Anggota tim PurchasePlus akan menghubungi Organisasi Anda untuk memberi tahu dan bekerja sama dengan Anda guna memperbaiki informasi tersebut.
  • Jika Faktur berasal dari Pemasok yang belum ditambahkan sebagai Pemasok ke Organisasi Anda, anggota tim PurchasePlus akan menghubungi Organisasi Anda untuk memberi tahu dan bekerja sama dengan Anda untuk menambahkan Pemasok tersebut.

Related articles