Menyetujui Rekuisisi

Di PurchasePlus, ketika Rekuisisi diajukan untuk persetujuan, statusnya akan diperbarui ke 'AWAITING APPROVAL' (MENUNGGU PERSETUJUAN). Rekuisisi dimasukkan ke dalam Alur Kerja Persetujuan (Approval Workflow) yang berlaku untuk Departemen dan Kode Akun terkait.

Pengguna pemberi persetujuan pada tingkat pertama dalam alur kerja akan menerima email yang memberitahukan bahwa Rekuisisi telah diajukan, dan kini dapat disetujui atau ditolak. Baca lebih lanjut untuk mempelajari selengkapnya.

Lompat Ke:

• Menunggu persetujuan saya
• Menyetujui Rekuisisi
  • Menyetujui Rekuisisi dengan Anggaran
• Menolak Rekuisisi
• Menyetujui Rekuisisi Sekaligus (Bulk)

Menunggu persetujuan saya

Daftar Rekuisisi yang Menunggu Persetujuan dapat ditemukan melalui:

• Dasbor [Beranda] → [Rekuisisi Menunggu Persetujuan Saya].
• Bilah navigasi samping [Rekuisisi] → [Menunggu Persetujuan Saya].

Klik Nomor Rekuisisi pada kolom [Rekuisisi] untuk melihat Rekuisisi secara lebih mendetail:

Area-area berikut dapat ditinjau saat memeriksa Rekuisisi:

1. Produk.
2. Penawaran (Quotes). Suatu produk mungkin memiliki satu atau beberapa penawaran dari Pemasok Anda, tergantung pada produk, Pemasok, dan jenis Rekuisisi.
3. Kuantitas.
4. Instruksi Pesanan untuk setiap produk, jika ada.
5. Kustom Departemen dan Kode Akun untuk setiap produk, jika ada. Biaya produk dapat dibebankan ke Departemen dan Akun kustom. Jika tidak ada nilai kustom yang diterapkan pada produk, biaya akan dibebankan sesuai dengan Departemen dan Akun yang diterapkan pada Rekuisisi.
6. Hapus Produk.
7. Harga, Persentase Pajak, dan Total Baris.
8. Tombol Setujui (Approve).
9. Tombol Tolak (Decline).

Menyetujui Rekuisisi

Pada kolom Tindakan (Action), Anda dapat [Menyetujui] atau [Menolak] Rekuisisi. Selain itu, Anda juga dapat mengeklik [Nomor Rekuisisi] untuk melihat detail Rekuisisi.

Klik tombol [Centang Hijau], yang ditampilkan pada gambar di atas, untuk Menyetujui Rekuisisi dan pesan konfirmasi akan ditampilkan. Jika persetujuan lebih lanjut masih diperlukan dalam Alur Kerja Persetujuan, pesan konfirmasi akan menjelaskan bahwa Rekuisisi telah Disetujui Sebagian (Partially Approved).

Namun, jika Anda adalah Pemberi Persetujuan Terakhir (Final Approver) dalam Alur Kerja Persetujuan, pesan konfirmasi akan menjelaskan bahwa Persetujuan Akhir telah diberikan, dan Pesanan Pembelian kini telah dibuat untuk masing-masing Pemasok yang tercantum dalam Rekuisisi. Anda memiliki opsi untuk [Melihat Pesanan Pembelian]. Jika Pesanan Pembelian perlu segera Dikirim, hal ini dapat dilakukan dengan membuka masing-masing Pesanan Pembelian. Lihat artikel Mengirim Pesanan Pembelian kami untuk mempelajari lebih lanjut.

Menyetujui Rekuisisi dengan Anggaran

Jika Organisasi Anda menggunakan modul Anggaran kami, maka Pemberi Persetujuan dapat melihat apakah Rekuisisi yang diajukan akan melebihi Anggarannya selama proses Persetujuan:

Pelajari lebih lanjut tentang Menyetujui Rekuisisi dengan Anggaran.

Menolak Rekuisisi

1. Klik tombol [Silang Merah] untuk Menolak Rekuisisi.

2. Tambahkan 'Alasan Penolakan', lalu klik [Konfirmasi dan Tolak]. Alasan tersebut akan disertakan dalam email pemberitahuan Penolakan yang dikirimkan kepada pengguna yang membuat Rekuisisi.

Status Rekuisisi akan diubah menjadi 'DECLINED' (DITOLAK) dan pengguna akan memiliki opsi untuk Lanjut Berbelanja (Continue Shopping) pada Rekuisisi tersebut, guna melakukan perubahan yang diperlukan sebelum mengajukannya kembali untuk persetujuan. 

Rekuisisi yang Ditolak juga dapat dibatalkan jika tidak lagi diperlukan.

Menyetujui Rekuisisi Sekaligus (Bulk)

Pengguna yang memiliki hak untuk Menyetujui Rekuisisi dapat memilih beberapa Rekuisisi dan Menyetujuinya secara massal.

1. Menggunakan bilah navigasi samping, pilih [Rekuisisi] → [Menunggu Persetujuan Saya].

2. Jika Anda memiliki kemampuan untuk Menyetujui Rekuisisi, tabel akan memungkinkan Anda memilih beberapa Rekuisisi dengan mencentang kotak di sebelah kiri ID Rekuisisi.

3. Di bagian atas tabel (di atas kolom Rekuisisi), tombol [Setujui] akan muncul saat Anda telah memilih satu atau beberapa Rekuisisi.

4. Mengeklik 'Setujui' akan menampilkan langkah konfirmasi. Mengeklik [Setujui Pilihan] akan memberikan persetujuan Anda pada setiap Rekuisisi secara terpisah. Bergantung pada alur kerja persetujuan yang berlaku untuk setiap Rekuisisi, ini mungkin menghasilkan beberapa Rekuisisi yang dipilih mendapatkan persetujuan akhir.