Rekonsiliasi

Buka langsung ke:

• Laporan Mutasi
• Tentang Laporan Mutasi
• Mengaktifkan Laporan Mutasi
• Mengunggah dan Merekonsiliasi Laporan Mutasi

Laporan Mutasi

Rekonsiliasi Laporan Mutasi (Statement Reconciliation) adalah pengganti langsung di dalam platform untuk rekonsiliasi laporan manual via spreadsheet dan email. Anda mengunggah laporan mutasi pemasok, sistem akan mengekstrak baris-barisnya, mencocokkan faktur dan nota kredit terkait yang sudah ada di PurchasePlus, menandai hal-hal yang tidak cocok, dan memberi Anda satu ruang kerja terpadu untuk menyelesaikan setiap pengecualian dan menutup laporan tersebut.

Tujuannya sederhana: meniadakan rutinitas rekonsiliasi bulanan yang melelahkan, mendeteksi faktur yang hilang sejak dini, dan menjaga jejak audit yang siap untuk audit keuangan.

• Fase 1 Pemasukan Manual & Rekonsiliasi Inti Pengguna mengunggah laporan mutasi untuk ekstraksi AI dan meninjau hasil rekonsiliasi. Tersedia Sekarang
• Fase 2 Alur Pemasukan Otomatis Laporan mutasi yang dikirim melalui email dimasukkan dan diuraikan secara otomatis, lalu muncul di dasbor. Sedang Dikembangkan < 3 bulan
• Fase 3 Kolaborasi & Tindak Lanjut Pemasok Komunikasi pemasok otomatis, tautan langsung ke formulir unggah yang sudah terisi sebelumnya, dan alur kerja penyelesaian pengecualian. Sedang Dikembangkan < 6 bulan

Tentang Laporan Mutasi

Laporan mutasi (statement) adalah dokumen yang dikirimkan pemasok kepada Anda, biasanya setiap bulan, yang mencantumkan setiap faktur dan nota kredit untuk periode tersebut. Setiap baris pada laporan mutasi adalah baris laporan mutasi, dan satu baris laporan mutasi setara dengan satu faktur atau satu nota kredit.

Rekonsiliasi dilakukan di tingkat baris. Sistem mencoba menemukan faktur yang cocok di PurchasePlus, membandingkan totalnya, dan menetapkan salah satu dari empat status untuk setiap baris. Setelah Anda menyelesaikan hal-hal yang memerlukan perhatian, klik Tandai sebagai Direkonsiliasi dan laporan mutasi akan ditutup.

Tidak ada penutupan laporan mutasi secara otomatis. Sekalipun setiap baris otomatis terekonsiliasi, laporan mutasi tetap berstatus Terbuka (Open) hingga seseorang mengonfirmasinya. Titik pemeriksaan manual oleh manusia di akhir proses ini memang sengaja diterapkan.

Mengaktifkan Laporan Mutasi

Kemampuan untuk menggunakan fungsi Laporan Mutasi memerlukan:

• Flag fitur Rekonsiliasi Laporan Mutasi diaktifkan untuk Unit Organisasi Anda.
• Peran Anda memiliki izin Kelola Rekonsiliasi Laporan Mutasi (Manage Statement Reconciliation).
• Laporan mutasi tersebut dimiliki oleh Unit Organisasi Anda saat ini atau salah satu Departemennya.

Mengunggah dan Merekonsiliasi Laporan Mutasi

1. Buka [Faktur] \> [Laporan Mutasi.]
2. Pilih [Pemasok] dari menu drop-down, seret dan lepas atau pilih berkas PDF atau gambar laporan mutasi, lalu klik [Mulai Impor]
3. Klik tombol [Tautkan] untuk menautkan Baris yang Belum Cocok ke Faktur atau Nota Kredit yang sesuai

Catatan\- Baris akan berstatus Tertunda (Pending) jika dokumen yang terkait belum Direkonsiliasi. Lihat artikel Menangani Berbagai Status Laporan Mutasi untuk informasi lebih lanjut mengenai cara menangani Baris Laporan Mutasi yang belum terekonsiliasi

1. Setelah semua Baris Laporan Mutasi Anda Direkonsiliasi, klik [Rekonsiliasi.]

Catatan\- Jika Anda tidak dapat Merekonsiliasi Baris Laporan Mutasi, Anda dapat Melakukan Rekonsiliasi Paksa (Force Reconcile). Lihat Menangani Berbagai Status Laporan Mutasi.

1. Klik [Konfirmasi] untuk menyelesaikan rekonsiliasi Laporan Mutasi Anda.

Laporan Mutasi Anda sekarang sudah Direkonsiliasi.