Penerimaan Barang

Menandai baris item Pesanan Pembelian sebagai Diterima memberi tahu pengguna di Organisasi Anda kapan Pesanan Pembelian dapat ditutup.

Hal ini juga sangat penting untuk memproses Faktur jika Organisasi Anda telah memilih Pencocokan AP 3 Arah (3-Way AP Matching); Artinya, baris Faktur dicocokkan silang dengan apa yang dipesan (dari Pesanan Pembelian) dan apa yang diterima (pada Surat Penerimaan Barang), sebelum dapat Direkonsiliasi.

Lompat ke:

• Membuat Surat Penerimaan Barang
  • Menerima ke Inventaris
  • Menerima Semua Barang yang Belum Diterima
• Mengelola Draf Surat Penerimaan Barang
• Menyelesaikan Surat Penerimaan Barang

Membuat Surat Penerimaan Barang

Untuk membuat Surat Penerimaan Barang baru, buka [Pesanan Pembelian] → [Lihat Semua], dari bilah navigasi samping. Klik ikon [Truk] di kolom Surat Penerimaan Barang (GR Note), untuk membuat Surat Penerimaan Barang terhadap Pesanan Pembelian tersebut. 

Atau, Anda dapat mengklik ke dalam Pesanan Pembelian, dan memilih salah satu tombol [Terima Barang] yang ada di dalam Pesanan Pembelian tersebut.

Menerima ke Inventaris

Jika Organisasi Anda menggunakan Modul Inventaris, Anda akan diberikan opsi untuk menerima Barang ke Lokasi Stok di dalam Inventaris, sehingga Tingkat Stok Anda di Lokasi Stok tersebut diperbarui sebagaimana mestinya.

Silakan baca artikel Menerima Barang ke Inventaris kami untuk informasi lebih lanjut.

Menerima Semua Barang yang Belum Diterima

Setelah Anda memilih apakah ingin Menerima Barang ke Inventaris atau tidak (atau jika Organisasi Anda tidak menggunakan modul Inventaris), Anda kemudian dapat memilih untuk mengisi Surat Penerimaan Barang secara otomatis dengan jumlah sisa yang belum diterima pada Pesanan Pembelian. Ini adalah fitur penghemat waktu yang sangat berguna, memungkinkan Anda mempercepat proses Penerimaan Barang secara signifikan, sehingga Pesanan Pembelian yang paling panjang sekalipun dapat ditandai sebagai Diterima Sepenuhnya hanya dalam beberapa klik:

Mengaktifkan opsi ini berarti setiap baris item yang belum diterima pada Pesanan Pembelian, baik yang sebelumnya telah Diterima Sebagian maupun belum, akan diisi secara otomatis sebagai baris yang Diterima Sepenuhnya pada Surat Penerimaan Barang yang dihasilkan. Anda kemudian memiliki kesempatan untuk mengedit jumlah barang yang Diterima, atau menyelesaikan Surat Penerimaan Barang dengan mengklik [Tandai sebagai Diterima].

Mengelola Draf Surat Penerimaan Barang

Segera setelah Anda mengklik [Terima Barang] pada Pesanan Pembelian, sebuah Draf Surat Penerimaan Barang akan dibuat. Anda dapat menyelesaikan tindakan-tindakan berikut sesuai kebutuhan, atau Anda dapat mengklik [Simpan sebagai Draf] untuk kembali ke layar sebelumnya.

a) Menyesuaikan Kuantitas Penerimaan dari item mana pun pada Surat Penerimaan Barang.

b) Mengakses Opsi Lanjutan untuk:

• Melihat ringkasan Kuantitas,
• Melihat Baris Faktur Tertaut,
• Menimpa Harga Satuan Penerimaan. Ini adalah skenario yang cukup umum, terjadi ketika Harga Penerimaan berbeda dengan Harga Baris Pesanan Pembelian (atau Baris Faktur, jika sudah Tertaut dengan Faktur). Silakan lihat artikel kami: Menimpa Harga Satuan saat Menerima untuk informasi lebih lanjut.
• Memasukkan Komentar baris item, 
• Mencatat Tanggal Kedaluwarsa Produk,
• Mencatat Suhu Kendaraan,
• Mencatat Suhu Produk.

c) [Tambah Produk]. Ini berguna ketika, misalnya, Anda perlu Menerima produk ad-hoc yang tiba bersama pengiriman, tetapi tidak tercantum pada Pesanan Pembelian.

d) [Tampilkan atau Sembunyikan Detail] dari Surat Penerimaan.

e) [Opsi Lainnya], memungkinkan Anda untuk:

• [Lihat Log Audit]
• [Buka di Legacy P+]
• [Batalkan Surat Penerimaan]
• [Dapatkan Bantuan].

f) [Tandai sebagai Diterima]. Klik tombol ini setelah Anda selesai mengedit Surat Penerimaan Barang dan Anda puas dengan data yang akan disimpan.

g) Mengakses tab [Pengaturan] pada Surat Penerimaan Barang.

h) Anda dapat menyembunyikan item yang Sudah Diterima dengan mengklik [Sembunyikan Item yang Sudah Diterima] di bagian atas halaman.

Menyelesaikan Surat Penerimaan Barang

Mengklik [Tandai sebagai Diterima] pada Draf Surat Penerimaan Barang akan mengubah status dokumen draf menjadi 'DITERIMA'.

Anda pertama-tama akan diarahkan ke halaman konfirmasi, tempat Anda dapat mengklik tombol [Lihat] untuk melihat Surat Penerimaan yang telah selesai. Jika pengiriman Diterima ke Inventaris, Anda juga akan melihat tautan ke Surat Transfer apa pun yang telah dibuat.

Selain itu, Anda akan melihat widget bernama 'Pesanan Pembelian Lainnya', yang mencantumkan Pesanan Pembelian lain yang dijadwalkan untuk Pengiriman hari ini atau besok (berdasarkan Tanggal Pengiriman pada Pesanan Pembelian):

Surat Penerimaan akan disimpan secara permanen di tab Surat Penerimaan pada Pesanan Pembelian tempat dokumen tersebut berasal:

Praktik Terbaik

PurchasePlus saat ini memungkinkan tim penerimaan untuk memproses kuantitas item yang melebihi kuantitas baris Pesanan Pembelian (PO) awal. Tidak ada pemblokiran mutlak, peringatan, atau batas toleransi default yang membatasi penerimaan berlebih. Di seluruh sistem, sekitar 5% dari semua baris PO yang diterima (atau 1 dari 20 item) melibatkan kuantitas yang lebih besar dari yang dipesan semula.

Perilaku penerimaan fleksibel ini memastikan bahwa perhitungan inventaris secara akurat mencerminkan barang fisik yang ada di tangan segera setelah pengiriman tiba.

Skenario Umum untuk Penerimaan Berlebih

• Item dengan Berat Variabel: Produk yang dijual berdasarkan berat, volume, atau dimensi sering kali tidak dapat dikirimkan dalam angka bulat yang pasti. Misalnya, PO yang diterbitkan untuk 10 kg daging giling dapat tiba dari pemasok dalam jumlah 10,66 kg. Tim penerimaan harus mencatat 10,66 kg aktual yang dikirimkan untuk memastikan keakuratan inventaris dan penetapan biaya.
• Item Bonus, Promosi, & Sampel: Pemasok sering kali menyertakan stok promosi (misalnya, "Beli 10, Gratis 2") atau sampel produk yang tidak ditagih. Untuk memastikan unit tambahan ini terlacak secara sah dan tersedia untuk dijual atau digunakan, unit tersebut harus dicatat pada saat penerimaan meskipun tidak ada dalam baris PO awal.
• Pengiriman Berlebih dari Vendor: Kesalahan pengemasan dari pemasok atau penyesuaian satuan ukuran sewaktu-waktu dapat menghasilkan stok fisik ekstra.

Praktik Terbaik untuk Tim Penerimaan

1. Selalu Catat Hitungan Fisik: Masukkan kuantitas fisik aktual yang dikirimkan daripada memaksakan hitungan agar cocok dengan baris PO.
2. Jangan Menyesuaikan PO Asli Sebelum Penerimaan: Modul penerimaan menangani selisih tersebut secara bawaan; menyesuaikan PO yang mendasarinya sebelum penerimaan akan mendistorsi riwayat pemesanan awal.
3. Verifikasi Dokumentasi: Pastikan setiap stok berlebih sesuai dengan surat jalan pemasok atau slip pengemasan promosi sebelum menyelesaikan surat penerimaan.