Ikhtisar

Alur Kerja Persetujuan

Sejak Faktur dan Nota Kredit masuk ke sistem kami, PurchasePlus terus menganalisis setiap dokumen dalam status 'Buka' dan 'Menunggu Persetujuan', serta memunculkan Bendera Tingkat Header atau Tingkat Baris pada dokumen, sesuai dengan Pengaturan Bendera masing-masing Organisasi. Bendera ini memberi tahu kita bahwa ada masalah pada dokumen tersebut - misalnya, kuantitas yang dipesan (pada Pesanan Pembelian yang cocok) tidak sama dengan kuantitas yang Difakturkan - dan perlu ditinjau oleh orang yang ditunjuk.

Tepatnya siapa orang tersebut dapat bervariasi, tergantung pada Unit Organisasi yang menerima Faktur atau Nota Kredit, nilai dokumen, atau keduanya. Dokumen tersebut bahkan mungkin perlu ditinjau oleh beberapa orang dalam suatu organisasi. Logika mengenai siapa yang perlu Menyetujui Faktur atau Nota Kredit, serta notifikasi dan tugas otomatis yang memfasilitasi peninjau, ditentukan oleh Alur Kerja Persetujuan. ( Catatan: ini sekarang juga berlaku untuk transfer stok dan permintaan pembelian)

Setelah dokumen mendapatkan Persetujuan Akhir, dokumen tersebut akan secara otomatis beralih ke status Direkonsiliasi, dan dapat Diekspor ke Sistem AP eksternal Anda.

Alur Kerja Persetujuan berisi Peringkat, Penetapan, dan Dieksekusi saat Faktur atau Nota Kredit yang memenuhi syarat diberi kode ke Organisasi/Unit yang ditetapkan. Baca lebih lanjut untuk mempelajari selengkapnya.

Untuk permintaan pembelian dan transfer stok, setelah mencapai Persetujuan Akhir: Permintaan Pembelian akan selesai dan akan mendapatkan Pesanan Pembelian. Transfer Stok akan ditandai sebagai selesai. 

Peringkat Alur Kerja

Alur kerja memiliki Peringkat, yang mengontrol pengguna yang dapat menyetujui Faktur atau Nota Kredit hingga Nilai yang ditentukan.

Semua Peringkat Alur Kerja memiliki Nama (misalnya 'Peringkat 1', atau 'Kitchen Hand'), dan setiap Peringkat memiliki tiga komponen berbeda: Urutan Peringkat, Nilai Maksimum Peringkat, dan Penyetuju Peringkat.

Ini juga berlaku untuk alur kerja permintaan pembelian dan transfer stok:

Transfer Inventaris

Permintaan Pembelian

Urutan Peringkat Alur Kerja

Faktur atau Nota Kredit yang masuk ke Alur Kerja akan memerlukan Persetujuan sesuai Urutan Peringkat yang telah ditentukan. Artinya, dokumen harus disetujui terlebih dahulu oleh Urutan Peringkat 1, sebelum dapat disetujui oleh Urutan Peringkat 2, dan seterusnya, hingga dokumen tersebut mendapatkan Persetujuan Akhir. Silakan lihat bagian: Nilai Maksimum Peringkat Alur Kerja untuk informasi lebih lanjut mengenai Persetujuan Akhir.

Sebuah Alur Kerja dapat memuat hingga 10 Peringkat.

Nilai Maksimum Peringkat Alur Kerja

Nilai Maksimum suatu Peringkat sangat penting, karena memberi tahu kita Peringkat mana yang dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur, Nota Kredit, dan Peringkat mana yang tidak bisa. 

Jika nilai dokumen kurang dari atau sama dengan Nilai Maksimum Peringkat, persetujuan akhir akan diberikan oleh Peringkat tersebut. Jika nilai dokumen lebih besar dari Nilai Maksimum Peringkat, Persetujuan Akhir tidak akan diberikan oleh Peringkat tersebut, dan dokumen akan berlanjut ke Peringkat berikutnya.

Sebagai contoh, jika Nilai Maksimum Peringkat 1 adalah $500, dan Faktur dengan nilai $501 masuk ke Alur Kerja, maka Penyetuju di Peringkat 1 tidak akan dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur tersebut - Persetujuan Akhir harus diberikan oleh seseorang di Peringkat dengan Nilai Maksimum Peringkat lebih dari $500. Namun, jika nilai Faktur adalah $499, maka Penyetuju di Peringkat 1 dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur tersebut, tanpa perlu disetujui oleh pengguna di Peringkat yang lebih tinggi.

Catatan - Tidak ada Nilai Peringkat 'Tak Terbatas' (Unlimited). Nilai Maksimum Peringkat Alur Kerja terakhir harus berupa nilai Faktur atau Nota Kredit tertinggi yang layak dan kemungkinan besar Anda terima.

Pada tab [Pengaturan] Alur Kerja, aktifkan [Lewati persetujuan jika melebihi nilai maksimum] jika Peringkat yang Nilai Maksimumnya berada di bawah total dokumen harus dilewati. Peringkat yang ditandai Selalu diperlukan tidak akan pernah dilewati. Peringkat Terakhir dapat tetap dibiarkan Tidak Berlaku.

Catatan - Peringkat yang Selalu diperlukan harus tetap menyetujui saat dokumen melebihi Nilai Maksimum. Jika Nilai Maksimum Peringkat tersebut berada di bawah total dokumen, persetujuan bersifat sebagian dan dokumen akan berlanjut ke Peringkat berikutnya yang berlaku.

Penyetuju Alur Kerja

Peringkat Alur Kerja dapat memiliki satu atau beberapa Penyetuju:

Penyetuju yang termasuk dalam setiap Peringkat akan diberi tahu melalui email saat Faktur atau Nota Kredit masuk ke Peringkat tersebut dan memerlukan Persetujuan mereka. Pengguna mana pun dalam Peringkat tersebut dapat menyetujui dokumen, dan Persetujuan Peringkat akan dianggap 'diberikan' oleh pengguna pertama yang Menyetujui di dalam Peringkat tersebut. 

Penetapan Alur Kerja

Alur Kerja Persetujuan Faktur atau Nota Kredit ditetapkan ke satu atau beberapa Organisasi atau Unit Organisasi. Dokumen apa pun yang dibebankan biayanya (Diberi Kode) ke suatu Organisasi atau Unit Organisasi akan ditempatkan ke dalam Alur Kerja yang ditetapkan untuk Organisasi tersebut. 

Pengguna dengan izin 'Kelola Organisasi' dapat Menetapkan Alur Kerja ke Organisasi mereka di halaman [Pengaturan Sistem] → [Pengaturan Organisasi]. 

Alur Kerja dapat ditetapkan ke beberapa Organisasi (Departemen), tetapi satu Organisasi hanya dapat memiliki satu Alur Kerja yang ditetapkan untuknya. 

Untuk Alur Kerja Persetujuan Transfer Stok - satu-satunya perbedaan adalah saat Anda menetapkannya ke Lokasi Stok itu sendiri:

Catatan tentang Hierarki Organisasi

Alur Kerja tidak 'diwariskan' dari Organisasi induk. Jika Anda ingin Unit Organisasi memiliki Alur Kerja Persetujuan Faktur yang sama dengan salah satu Organisasi Induknya, alur kerja tersebut harus diterapkan pada tingkat induk dan anak dalam Hierarki Organisasi.

Eksekusi Alur Kerja

Alur Kerja 'Dieksekusi' saat Faktur atau Nota Kredit yang memenuhi syarat diberi kode ke Organisasi tempat Alur Kerja Ditetapkan. 

Terdapat tab [Eksekusi] di dalam Alur Kerja yang mencantumkan setiap kali Alur Kerja tertentu dipicu, yang merinci dokumen-dokumen yang terlibat:

Untuk melihat Panel Informasi terperinci (yaitu Log Audit) mengenai Eksekusi Alur Kerja tertentu dan semua Peristiwa Eksekusi, klik tombol di kolom [Info].

Membatalkan, Memarkir, atau Menghapus Faktur atau Nota Kredit kapan saja selama Eksekusi Aktif akan membatalkan Eksekusi Alur Kerja.

Untuk Permintaan Pembelian, Anda akan melihat jumlah permintaan pembelian, begitu juga dengan transfer stok:

Permintaan Pembelian

Transfer Stok

Siapa yang dapat mengelola alur kerja

Pengguna harus mengaktifkan izin 'Dapat Mengelola Alur Kerja Persetujuan' agar dapat Membuat atau Mengelola Alur Kerja Persetujuan.

Pengguna dengan Izin ini akan dapat Mengelola Alur Kerja di Organisasi mana pun tempat mereka menjadi anggotanya.

Untuk Menetapkan Alur Kerja ke suatu Organisasi, pengguna harus memiliki izin 'Kelola Organisasi'.

Membuat Alur Kerja Persetujuan

Pengguna dengan izin 'Dapat Mengelola Alur Kerja Persetujuan' dapat membuat Alur Kerja Persetujuan Faktur atau Nota Kredit baru (juga berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok) dengan mengikuti langkah-langkah berikut. Setelah dibuat, Alur Kerja tidak dapat dihapus.

Langkah 1. Buka [Pengaturan Sistem] → [Alur Kerja Persetujuan] di Bilah Navigasi Samping, lalu klik tombol [Buat Alur Kerja Persetujuan Baru]:

Langkah 2. Pilih Jenis Alur Kerja yang diinginkan, lalu berikan Nama dan Deskripsi pada Alur Kerja, sebelum mengklik [Buat Alur Kerja]:

Langkah 3. Anda akan diarahkan ke Alur Kerja yang baru dibuat, yang memiliki satu Peringkat default. Anda dapat mengedit Peringkat default tersebut dengan mengklik [Perbarui Peringkat] di menu [Lainnya], jika Anda ingin mengubah Nama atau Nilai Maksimum Peringkat:

Langkah 4. Klik [Buat Peringkat Baru] untuk menambahkan lebih banyak Peringkat sesuai kebutuhan. Sangat disarankan agar Peringkat Diurutkan berdasarkan Nilai Maksimum Peringkat, secara menaik (ascending). Anda dapat mengedit Peringkat dan Urutan Peringkat dengan memilih opsi yang relevan di Menu [Lainnya]:

Langkah 5. Tambahkan Penyetuju ke setiap Peringkat dengan mengklik tombol di kolom [Penyetuju]. Anda hanya dapat menambahkan Penyetuju yang (a) merupakan pengguna PurchasePlus yang ada, dan (b) merupakan anggota dari Organisasi tempat Anda membuat Alur Kerja tersebut:

Langkah 6. Alur Kerja menjadi 'Aktif' segera setelah Ditetapkan ke satu atau beberapa Organisasi atau Unit Organisasi. 

Memperbarui Alur Kerja Persetujuan

Anda dapat memperbarui Nama dan Deskripsi Alur Kerja dengan mengunjungi tab [Pengaturan]:

Memperbarui Peringkat Alur Kerja

Dengan mengklik menu [Lainnya] pada Peringkat Alur Kerja, Anda akan disajikan daftar opsi untuk memperbarui Peringkat Alur Kerja:

• [Pindahkan Peringkat ke Atas] dan [Pindahkan Peringkat ke Bawah] dapat digunakan untuk mengubah urutan Peringkat dalam Alur Kerja.
• [Perbarui Peringkat] dapat digunakan untuk mengubah Nama atau Nilai Maksimum Peringkat, dan untuk menandai Peringkat Selalu diperlukan.
• [Hapus Peringkat] akan menghapus Peringkat sepenuhnya dari Alur Kerja.

Jika ada satu Faktur saja yang Menunggu Persetujuan dalam Alur Kerja, Peringkat untuk Alur Kerja tersebut tidak dapat diperbarui atau dihapus. Faktur tersebut harus Diparkir terlebih dahulu, atau melalui proses persetujuan sebelum Peringkat dapat diperbarui. Namun, Anda dapat menambahkan Penyetuju (pengguna) baru ke Peringkat kapan saja. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian, nota kredit, dan transfer stok)

Menambahkan atau Menghapus Penyetuju

Untuk mengelola Penyetuju dalam Peringkat Alur Kerja, klik tombol di kolom [Penyetuju] terlebih dahulu:

Untuk Menambahkan Penyetuju baru, klik tombol [Tambah Penyetuju] dan cari pengguna yang bersangkutan. Anda hanya dapat menambahkan Penyetuju yang (a) merupakan pengguna PurchasePlus yang ada, dan (b) merupakan anggota dari Organisasi tempat Anda membuat Alur Kerja tersebut.

Untuk Menghapus Penyetuju, klik [Hapus] di menu [Lainnya]:

Memperbarui Penetapan Alur Kerja

Kemampuan untuk Menetapkan Alur Kerja dapat ditemukan di dua tempat di PurchasePlus:

1. Tab [Penetapan] pada Alur Kerja:

Pada [Penetapan Baru], pilih tab [Akun (Seluruh Organisasi)] untuk mencentang beberapa kode Akun dan menetapkan Alur Kerja dalam satu kali penyimpanan. Akun yang sudah ditetapkan akan dicentang, dinonaktifkan, dan menampilkan tanda chip Sudah Ditetapkan.

2. Halaman [Pengaturan Sistem] → [Pengaturan Organisasi]:

Harap diperhatikan: Pengguna harus memiliki izin 'Kelola Organisasi' untuk menetapkan Alur Kerja Persetujuan ke Organisasi atau Unit Organisasi.

Jika ada satu Faktur saja yang berada dalam status Menunggu Persetujuan berdasarkan Alur Kerja, Alur Kerja tersebut tidak dapat dibatalkan penetapannya dari suatu Organisasi. Faktur tersebut harus Diparkir terlebih dahulu atau melalui proses Persetujuan. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian, nota kredit, dan transfer stok)

Menghapus Alur Kerja

Alur Kerja harus dihapus oleh anggota Tim Konfigurasi PurchasePlus. Silakan hubungi kami untuk mengatur Penghapusan Alur Kerja dari Unit Organisasi

Menyetujui atau menolak

Pengguna memiliki kemampuan untuk Menyetujui atau Menolak Faktur atau Nota Kredit yang telah diberi kode ke Unit Organisasi tempat (a) terdapat Alur Kerja yang Ditetapkan, dan (b) mereka adalah Penyetuju di salah satu Peringkat Alur Kerja tersebut.

Penyetuju dapat Menyetujui atau Menolak dokumen dari halaman [Faktur ATAU Nota Kredit] → [Menunggu Persetujuan Saya]. Harap diperhatikan, Penyetuju di Peringkat kedua (dan berikutnya) dari Alur Kerja hanya akan melihat Faktur atau Nota Kredit dalam daftar ini setelah dokumen tersebut diberikan Persetujuan oleh Peringkat sebelumnya:

Selain itu, Penyetuju dapat mengklik ke dalam Faktur atau Nota Kredit dan menggunakan tombol [Setujui] atau [Tolak] di bagian header dokumen:

Apa yang terjadi saat Faktur atau Nota Kredit Disetujui?

• Jika Nilai Faktur atau Nota Kredit lebih besar dari Nilai Maksimum Peringkat Penyetuju, dokumen akan dialihkan ke Peringkat Persetujuan berikutnya. Pengguna di Peringkat Persetujuan berikutnya akan diberi tahu melalui email.
• Jika Nilai dokumen kurang dari Nilai Maksimum Peringkat Penyetuju, Alur Kerja menganggap ini sebagai 'Persetujuan Akhir', dan Faktur atau Nota Kredit secara otomatis dipindahkan ke status Direkonsiliasi. Dokumen tersebut dapat diekspor ke sistem AP eksternal Anda untuk pembayaran. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

Apa yang terjadi saat Faktur atau Nota Kredit Ditolak?

• Penyetuju akan diminta untuk menambahkan Komentar, dan dokumen akan secara otomatis dialihkan ke status Dibatalkan. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

Baru vs legacy

Bagi pengguna historis PurchasePlus, Anda mungkin sudah terbiasa dengan cara kerja Alur Kerja di platform Legacy kami. Berikut perbedaan Alur Kerja Persetujuan 'Baru' dari Alur Kerja Legacy:

• Tidak seperti Penyetuju Faktur Legacy, Penyetuju Alur Kerja Baru (dan Urutan Persetujuan) ditentukan oleh Peringkat, bukan Peran Penyetuju Operasional atau Finansial yang dapat menyetujui Faktur kapan saja.
• Alur Kerja Persetujuan [Baru] perlu diaktifkan untuk Organisasi Pembeli, serta masing-masing Unit Organisasi.
• Tidak seperti Alur Kerja Persetujuan Legacy, tidak ada Peringkat 'Tak Terbatas' yang dapat diterapkan, dan Peringkat akhir harus memiliki nilai tertinggi yang diperlukan untuk disetujui.
• Dalam Alur Kerja Baru, pengguna dapat melihat Eksekusi Alur Kerja pada Faktur dan Nota Kredit yang terkait. Di dalam suatu Eksekusi, pengguna dapat melihat Peristiwa Eksekusi - menyediakan Log Audit yang efektif untuk Faktur atau Nota Kredit dalam Alur Kerja.

Terakhir, penting untuk diperhatikan bahwa Alur Kerja Persetujuan 'Baru' dan Alur Kerja Persetujuan Legacy bersifat saling lepas (mutually exclusive). Begitu Alur Kerja Persetujuan Baru diaktifkan untuk suatu Organisasi, pengguna di Organisasi tersebut tidak dapat lagi Menyetujui Faktur atau Nota Kredit berdasarkan Alur Kerja Persetujuan Operasional dan Finansial Legacy.

Pemecahan Masalah

• Saya baru saja mengaktifkan Alur Kerja Baru untuk Organisasi saya, tetapi tidak ada Faktur (Menunggu Persetujuan) saya yang ditempatkan di Alur Kerja yang relevan.

Faktur dan Nota Kredit yang berstatus Menunggu Persetujuan saat Alur Kerja Baru diaktifkan perlu Dibuka kembali dan kemudian Ditandai sebagai Menunggu Persetujuan lagi agar Alur Kerja Persetujuan yang relevan dapat diterapkan. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• Bagaimana jika Faktur atau Nota Kredit diberi kode ke Unit Organisasi yang berbeda selama Eksekusi Alur Kerja?

Status Eksekusi Alur Kerja diperbarui menjadi Dibatalkan, dan dokumen masuk ke Eksekusi Alur Kerja yang baru. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• Bagaimana jika Faktur atau Nota Kredit sedang berada di tengah Eksekusi Alur Kerja, dan semua Bendera teratasi?

Eksekusi dibatalkan, dan dokumen diperbarui secara otomatis menjadi Direkonsiliasi. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• Bagaimana jika tidak ada Alur Kerja Persetujuan yang ditemukan untuk Unit Organisasi tempat Faktur atau Nota Kredit diberi kode?

Dokumen tetap berada dalam status Menunggu Persetujuan. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• **Bagaimana jika ada Alur Kerja Persetujuan yang diaktifkan untuk suatu Organisasi, tetapi tidak ada Penyetuju yang ditambahkan ke Peringkat Alur Kerja mana pun?

Faktur atau Nota Kredit akan tetap berada di Alur Kerja Persetujuan sampai Penyetuju ditambahkan ke Peringkat yang relevan. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)**

• Saya ingin mereplikasi 'Alur Kerja Persetujuan Operasional dan Finansial' Legacy. Bagaimana cara melakukannya?

Anda dapat membuat dua Peringkat Alur Kerja dengan Nilai Maksimum masing-masing $0, lalu menambahkan Penyetuju Operasional ke salah satu Peringkat, dan Penyetuju Finansial ke Peringkat lainnya. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• Saya dicegah untuk mengedit Alur Kerja, meskipun saya memiliki izin yang benar.

Sistem kami mencegah Alur Kerja diedit jika ada Eksekusi aktif di dalam Alur Kerja tersebut. Pertama, Setujui atau Tolak Faktur di dalam Eksekusi Aktif, dan setelah itu Anda akan dapat mengedit Alur Kerja. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)

• Saya menerima dua email 'Faktur Menunggu Persetujuan Saya'.

Anda harus dihapus sebagai Penyetuju dari Alur Kerja Persetujuan Faktur Legacy.

• Dapatkah saya 'Melewati' Peringkat Persetujuan jika saya adalah anggota Peringkat Alur Kerja dengan Nilai Maksimum yang lebih tinggi daripada Nilai Faktur atau Nota Kredit?

Tidak, dokumen akan tetap memerlukan Persetujuan dari pengguna yang ditentukan sesuai Urutan Peringkat yang telah dikonfigurasi untuk Alur Kerja. Misalnya, jika Nilai Faktur adalah $1000, Peringkat 1 dapat menyetujui hingga $500 dan Peringkat 2 dapat menyetujui hingga $2000, anggota Peringkat 2 harus tetap menunggu Persetujuan Peringkat 1 sebelum mereka dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur yang Menunggu Persetujuan tersebut. Namun, izin 'Dapat Memberikan Persetujuan Super untuk Faktur dan Nota Kredit' memungkinkan pengguna yang memiliki izin untuk secara paksa mengalihkan Faktur atau Nota Kredit 'Menunggu Persetujuan' ke status 'Direkonsiliasi', terlepas dari apakah dokumen tersebut sedang berada dalam Alur Kerja Persetujuan atau tidak. Oleh karena itu, izin ini merupakan cara yang efektif bagi individu yang berwenang untuk 'melewati' peringkat persetujuan alur kerja. (hal yang sama berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok)