Ikhtisar
Ikhtisar
Lompat Ke:
- Alur Kerja Persetujuan
- Siapa yang dapat Membuat dan Mengelola Alur Kerja Persetujuan?
- Panduan: Membuat Alur Kerja Persetujuan
- Panduan: Memperbarui Alur Kerja Persetujuan
- Panduan: Menyetujui (atau Menolak) Dokumen dalam Alur Kerja Persetujuan
- Baru vs legacy
- Pemecahan Masalah
Alur Kerja Persetujuan {#approval-workflow}
Sejak Faktur dan Nota Kredit masuk ke sistem kami, PurchasePlus terus menganalisis setiap dokumen dalam status 'Terbuka' dan 'Menunggu Persetujuan', serta memunculkan Bendera tingkat Header atau Baris pada dokumen tersebut, sesuai dengan Pengaturan Bendera di masing-masing Organisasi. Bendera ini memberi tahu kita bahwa ada masalah pada dokumen tersebut - misalnya, jumlah yang dipesan (pada Pesanan Pembelian yang cocok) tidak sama dengan jumlah yang Ditagih - dan perlu ditinjau oleh orang yang ditunjuk.
Tepatnya siapa orang tersebut dapat berbeda-beda, tergantung pada Unit Organisasi yang menerima Faktur atau Nota Kredit, nilai dokumen, atau keduanya. Dokumen tersebut bahkan mungkin perlu ditinjau oleh beberapa orang dalam suatu organisasi. Logika mengenai siapa yang perlu Menyetujui Faktur atau Nota Kredit, serta notifikasi dan tugas otomatis yang memfasilitasi peninjau, ditentukan oleh Alur Kerja Persetujuan. ( Catatan: hal ini sekarang juga berlaku pada transfer stok dan permintaan pembelian)
Setelah dokumen mendapatkan Persetujuan Akhir, dokumen tersebut akan secara otomatis beralih ke status Direkonsiliasi, dan dapat Diekspor ke Sistem AP eksternal Anda.
Alur Kerja Persetujuan berisi Tingkatan, Penetapan, dan Dieksekusi saat Faktur atau Nota Kredit yang memenuhi syarat dikodekan ke Organisasi/Unit yang ditetapkan. Baca lebih lanjut untuk mempelajari lebih lanjut.
Untuk permintaan pembelian dan transfer stok, setelah mencapai Persetujuan Akhir: Permintaan Pembelian akan diselesaikan dan akan mendapatkan Pesanan Pembelian. Transfer Stok akan ditandai sebagai selesai.
Tingkatan Alur Kerja {#WorkflowRanks}
Alur kerja memiliki Tingkatan, yang mengatur pengguna yang dapat menyetujui Faktur atau Nota Kredit hingga Nilai yang ditentukan.
Semua Tingkatan Alur Kerja memiliki Nama (misalnya 'Tingkat 1', atau 'Kitchen Hand'), dan setiap Tingkatan memiliki tiga komponen berbeda: Urutan Tingkatan, Nilai Maksimum Tingkatan, dan Penyetuju Tingkatan.
Ini juga berlaku untuk alur kerja permintaan pembelian dan transfer stok:
Transfer Inventaris 
Permintaan Pembelian
Urutan Tingkatan Alur Kerja {#WorkflowRankOrder}
Faktur atau Nota Kredit yang masuk ke Alur Kerja akan memerlukan Persetujuan dalam Urutan Tingkatan yang telah ditentukan. Artinya, dokumen harus disetujui terlebih dahulu oleh Urutan Tingkat 1, sebelum dapat disetujui oleh Urutan Tingkat 2, dan seterusnya, hingga diberikan Persetujuan Akhir. Silakan lihat bagian: Nilai Maksimum Tingkatan Alur Kerja untuk informasi selengkapnya tentang Persetujuan Akhir.
Alur Kerja dapat berisi hingga 10 Tingkatan.
Nilai Maksimum Tingkatan Alur Kerja {#WorkflowMaximumValue}
Nilai Maksimum dari suatu Tingkatan sangatlah penting, karena memberi tahu kita Tingkatan mana yang dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur atau Nota Kredit, dan Tingkatan mana yang tidak dapat.
Jika nilai dokumen kurang dari atau sama dengan Nilai Maksimum Tingkatan, persetujuan akhir akan diberikan oleh Tingkatan tersebut. Jika nilai dokumen lebih besar dari Nilai Maksimum Tingkatan, Persetujuan Akhir tidak akan diberikan oleh Tingkatan tersebut, dan dokumen akan dilanjutkan ke Tingkatan berikutnya.
Sebagai contoh, jika Nilai Maksimum Tingkat 1 adalah $500, dan Faktur dengan nilai $501 masuk ke Alur Kerja, maka Penyetuju di Tingkat 1 tidak akan dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur tersebut - Persetujuan Akhir harus diberikan oleh seseorang di Tingkatan dengan Nilai Maksimum Tingkatan lebih dari $500. Namun, jika nilai Faktur adalah $499, maka Penyetuju di Tingkat 1 dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur tersebut, tanpa harus disetujui oleh pengguna di Tingkatan yang lebih tinggi.
Harap diperhatikan: tidak ada Nilai Tingkatan 'Tak Terbatas'. Nilai Maksimum Tingkatan Alur Kerja terakhir harus berupa nilai Faktur atau Nota Kredit tertinggi yang paling mungkin Anda terima.
Penyetuju Alur Kerja {#WorkflowApprovers}
Tingkatan Alur Kerja dapat memiliki satu atau lebih Penyetuju:
Penyetuju yang termasuk dalam setiap Tingkatan akan diberitahu melalui email ketika Faktur atau Nota Kredit masuk ke Tingkatan tersebut dan memerlukan Persetujuan mereka. Setiap Pengguna dalam Tingkatan tersebut dapat menyetujui dokumen, dan Persetujuan Tingkat akan dianggap 'diberikan' oleh pengguna pertama yang Menyetujui di dalam Tingkatan tersebut.
Penetapan Alur Kerja {#WorkflowAssignments}
Alur Kerja Persetujuan Faktur atau Nota Kredit ditetapkan ke satu atau lebih Organisasi atau Unit Organisasi. Setiap dokumen yang dibebankan biayanya (Dikodekan) ke suatu Organisasi atau Unit Organisasi akan ditempatkan ke dalam Alur Kerja yang ditetapkan untuk Organisasi tersebut.
Pengguna dengan izin 'Kelola Organisasi' dapat Menetapkan Alur Kerja ke Organisasi mereka di halaman [Pengaturan Sistem] → [Pengaturan Organisasi].
Alur Kerja dapat ditetapkan ke beberapa Organisasi (Departemen), tetapi satu Organisasi hanya dapat memiliki satu Alur Kerja yang ditetapkan padanya.
Untuk Alur Kerja Persetujuan Transfer Stok - satu-satunya perbedaan adalah saat Anda menetapkannya ke Lokasi Stok itu sendiri:
Catatan tentang Hierarki Organisasi {#OrgHierarchies}
Alur Kerja tidak 'diwariskan' dari Organisasi induk. Jika Anda ingin Unit Organisasi memiliki Alur Kerja Persetujuan Faktur yang sama dengan salah satu Organisasi Induknya, alur kerja tersebut harus diterapkan pada tingkat induk dan anak dalam Hierarki Organisasi.
Eksekusi Alur Kerja {#WorkflowExecutions}
Alur Kerja 'Dieksekusi' saat Faktur atau Nota Kredit yang memenuhi syarat dikodekan ke Organisasi tempat Alur Kerja Ditetapkan.
Terdapat tab [Eksekusi] di dalam Alur Kerja yang mencantumkan riwayat saat Alur Kerja tertentu dipanggil, merinci dokumen-dokumen yang terlibat:
Untuk melihat Panel Informasi terperinci (yaitu Log Audit) mengenai Eksekusi Alur Kerja tertentu beserta semua Peristiwa Eksekusi, klik tombol di kolom [Info].
Membatalkan, Memarkir, atau Menghapus Faktur atau Nota Kredit kapan saja selama Eksekusi Aktif akan membatalkan Eksekusi Alur Kerja tersebut.
Untuk Permintaan Pembelian Anda akan melihat jumlah permintaan pembelian, begitu pula dengan transfer stok:
Permintaan Pembelian
Transfer Stok 
Siapa yang dapat membuat dan mengelola Alur Kerja Persetujuan? {#WhoCanManageWorkflows}
Pengguna harus memiliki izin 'Dapat Mengelola Alur Kerja Persetujuan' yang diaktifkan agar dapat Membuat atau Mengelola Alur Kerja Persetujuan.
Pengguna dengan Izin ini akan dapat Mengelola Alur Kerja di Organisasi mana pun tempat mereka menjadi anggota.
Untuk Menetapkan Alur Kerja ke suatu Organisasi, pengguna harus memiliki izin 'Kelola Organisasi'.
Panduan: Membuat Alur Kerja Persetujuan {#CreatingInvoiceWorkflows}
Pengguna dengan izin 'Dapat Mengelola Alur Kerja Persetujuan' dapat membuat Alur Kerja Persetujuan Faktur atau Nota Kredit yang baru (juga berlaku untuk permintaan pembelian dan transfer stok) dengan mengikuti langkah-langkah berikut. Setelah dibuat, Alur Kerja tidak dapat dihapus.
Langkah 1. Buka [Pengaturan Sistem] → [Alur Kerja Persetujuan] di Bilah Navigasi Samping, lalu klik tombol [Buat Alur Kerja Persetujuan Baru]:
Langkah 2. Pilih Jenis Alur Kerja yang diinginkan, lalu beri Nama dan Deskripsi Alur Kerja, sebelum mengeklik [Buat Alur Kerja]:
Langkah 3. Anda akan diarahkan ke Alur Kerja yang baru dibuat, yang memiliki satu Tingkatan default. Anda dapat mengedit Tingkatan default dengan mengeklik [Perbarui Tingkat] di menu [Lainnya], jika Anda ingin mengubah Nama atau Nilai Maksimum Tingkatan tersebut:
Langkah 4. Klik [Buat Tingkat Baru] untuk menambahkan lebih banyak Tingkatan sesuai kebutuhan Anda. Sangat disarankan agar Tingkatan Diurutkan berdasarkan Nilai Maksimum Tingkatan, secara berurutan naik. Anda dapat mengedit Tingkatan dan Urutan Tingkatan dengan memilih opsi yang relevan di Menu [Lainnya]:
Langkah 5. Tambahkan Penyetuju ke setiap Tingkatan dengan mengeklik tombol di kolom [Penyetuju]. Anda hanya dapat menambahkan Penyetuju yang (a) merupakan pengguna PurchasePlus yang sudah ada, dan (b) merupakan anggota dari Organisasi tempat Anda membuat Alur Kerja tersebut:
Langkah 6. Alur Kerja menjadi 'Aktif' segera setelah Ditetapkan ke satu atau beberapa Organisasi atau Unit Organisasi.
Panduan: Memperbarui Alur Kerja Persetujuan {#ManagingInvoiceWorkflows}
Anda dapat memperbarui Nama dan Deskripsi Alur Kerja dengan membuka tab [Pengaturan]:
Memperbarui Tingkatan Alur Kerja Persetujuan {#UpdatingWorkflowRanks}
Dengan mengeklik menu [Lainnya] pada Tingkatan Alur Kerja, Anda akan disajikan daftar opsi untuk memperbarui Tingkat Alur Kerja:
- [Pindahkan Tingkat ke Atas] dan [Pindahkan Tingkat ke Bawah] dapat digunakan untuk mengubah urutan Tingkatan dalam Alur Kerja.
- [Perbarui Tingkat] dapat digunakan untuk mengubah Nama atau Nilai Maksimum Tingkatan.
- [Hapus Tingkat] akan menghapus Tingkatan tersebut sepenuhnya dari Alur Kerja.
Jika ada satu Faktur saja yang Menunggu Persetujuan dalam Alur Kerja, Tingkatan untuk Alur Kerja tersebut tidak dapat diperbarui atau dihapus. Faktur tersebut harus Diparkir, atau melalui proses persetujuan terlebih dahulu sebelum Tingkatan dapat diperbarui. Namun, Anda dapat menambahkan Penyetuju baru (pengguna) ke Tingkatan tersebut kapan saja. (berlaku sama untuk permintaan pembelian, nota kredit, dan transfer stok)
Menambahkan atau Menghapus Penyetuju {#AddingOrRemovingApprovers}
Untuk mengelola Penyetuju dalam Tingkat Alur Kerja, pertama klik tombol di kolom [Penyetuju]:
Untuk Menambahkan Penyetuju baru, klik tombol [Tambah Penyetuju] dan cari pengguna yang dimaksud. Anda hanya dapat menambahkan Penyetuju yang (a) merupakan pengguna PurchasePlus yang sudah ada, dan (b) merupakan anggota dari Organisasi tempat Anda membuat Alur Kerja tersebut.
Untuk Menghapus Penyetuju, klik [Hapus] di menu [Lainnya]:
Memperbarui Penetapan Alur Kerja {#UpdatingWorkflowAssignments}
Kemampuan untuk Menetapkan Alur Kerja dapat ditemukan di dua tempat di PurchasePlus:
1. Tab [Penetapan] pada Alur Kerja: 
2. Halaman [Pengaturan Sistem] → [Pengaturan Organisasi]:
Harap diperhatikan: Pengguna harus memiliki izin 'Kelola Organisasi' untuk menetapkan Alur Kerja Persetujuan ke Organisasi atau Unit Organisasi.
Jika ada satu Faktur saja yang berada dalam status Menunggu Persetujuan sesuai Alur Kerja, Alur Kerja tidak dapat dibatalkan penetapannya dari suatu Organisasi. Faktur tersebut harus Diparkir atau melalui proses Persetujuan terlebih dahulu. (berlaku sama untuk permintaan pembelian, nota kredit, dan transfer stok)
Menghapus Alur Kerja {#DeletingAWorkflow}
Alur Kerja harus dihapus oleh anggota Tim Konfigurasi PurchasePlus. Silakan hubungi kami untuk mengatur Penghapusan Alur Kerja dari Unit Organisasi
Panduan: Menyetujui (atau Menolak) Dokumen dalam Alur Kerja Persetujuan {#ApprovingAnInvoice}
Pengguna memiliki kemampuan untuk Menyetujui atau Menolak Faktur atau Nota Kredit yang telah dikodekan ke Unit Organisasi tempat (a) terdapat Alur Kerja yang Ditetapkan, dan (b) mereka merupakan Penyetuju di salah satu Tingkat Alur Kerja tersebut.
Penyetuju dapat Menyetujui atau Menolak dokumen dari halaman [Faktur ATAU Nota Kredit] → [Menunggu Persetujuan Saya]. Harap diperhatikan, Penyetuju di Tingkat kedua (dan berikutnya) dari Alur Kerja hanya akan melihat Faktur atau Nota Kredit dalam daftar ini setelah dokumen tersebut mendapatkan Persetujuan oleh Tingkat sebelumnya:
Selain itu, Penyetuju dapat membuka Faktur atau Nota Kredit dan menggunakan tombol [Setujui] atau [Tolak] di bagian header dokumen:
Apa yang terjadi saat Faktur atau Nota Kredit Disetujui?
- Jika Nilai Faktur atau Nota Kredit lebih besar dari Nilai Maksimum Tingkatan Penyetuju, dokumen akan dilanjutkan ke Tingkat Persetujuan berikutnya. Pengguna di Tingkat Persetujuan berikutnya akan diberitahu melalui email.
- Jika Nilai dokumen kurang dari Nilai Maksimum Tingkatan Penyetuju, Alur Kerja menganggap ini sebagai 'Persetujuan Akhir', dan Faktur atau Nota Kredit secara otomatis dipindahkan ke status Direkonsiliasi. Dokumen dapat diekspor ke sistem AP eksternal Anda untuk pembayaran. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
Apa yang terjadi saat Faktur atau Nota Kredit Ditolak?
- Penyetuju akan diminta untuk menambahkan Komentar, dan dokumen secara otomatis dialihkan ke status Dibatalkan. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
Baru vs legacy {#new-vs-legacy}
Bagi pengguna historis PurchasePlus, Anda mungkin sudah terbiasa dengan cara kerja Alur Kerja di platform Legacy PurchasePlus kami. Berikut perbedaan Alur Kerja Persetujuan 'Baru' dari Alur Kerja Legacy PurchasePlus:
- Tidak seperti Penyetuju Faktur Legacy PurchasePlus, Penyetuju Alur Kerja Baru (dan Urutan Persetujuan) ditentukan oleh Tingkatan, berbeda dengan Peran Penyetuju Operasional atau Finansial yang menyetujui Faktur kapan saja.
- [Baru] Alur Kerja Persetujuan perlu diaktifkan untuk Organisasi Pembeli, serta masing-masing Unit Organisasi.
- Tidak seperti Alur Kerja Persetujuan Legacy PurchasePlus, tidak ada Tingkatan 'Tak Terbatas' yang dapat diterapkan, dan Tingkatan akhir harus memiliki nilai tertinggi yang diperlukan untuk disetujui.
- Dalam Alur Kerja Baru, pengguna dapat melihat Eksekusi Alur Kerja pada Faktur dan Nota Kredit yang terkait. Di dalam Eksekusi, pengguna dapat melihat Peristiwa Eksekusi - memberikan Log Audit yang efektif untuk Faktur atau Nota Kredit di dalam Alur Kerja.
Terakhir, penting untuk diperhatikan bahwa Alur Kerja Persetujuan 'Baru' saling eksklusif dengan Alur Kerja Persetujuan Legacy PurchasePlus. Segera setelah Alur Kerja Persetujuan Baru diaktifkan untuk suatu Organisasi, pengguna di Organisasi tersebut tidak dapat lagi Menyetujui Faktur atau Nota Kredit berdasarkan Alur Kerja Persetujuan Operasional dan Finansial Legacy PurchasePlus.
Pemecahan Masalah {#troubleshooting}
- Saya baru saja mengaktifkan Alur Kerja Baru untuk Organisasi saya, tetapi tidak ada Faktur saya (yang Menunggu Persetujuan) yang masuk ke Alur Kerja yang relevan.
Faktur dan Nota Kredit yang berstatus Menunggu Persetujuan saat Alur Kerja Baru diaktifkan perlu dibuka kembali dan kemudian Ditandai sebagai Menunggu Persetujuan lagi agar Alur Kerja Persetujuan yang relevan dapat diterapkan. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- Bagaimana jika Faktur atau Nota Kredit dikodekan ke Unit Organisasi yang berbeda selama Eksekusi Alur Kerja?
Status Eksekusi Alur Kerja diperbarui menjadi Dibatalkan, dan dokumen masuk ke Eksekusi Alur Kerja yang baru. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- Bagaimana jika Faktur atau Nota Kredit sedang di tengah Eksekusi Alur Kerja, dan semua Bendera berhasil diselesaikan?
Eksekusi dibatalkan, dan dokumen secara otomatis diperbarui menjadi Direkonsiliasi. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- Bagaimana jika tidak ada Alur Kerja Persetujuan yang ditemukan untuk Unit Organisasi tempat Faktur atau Nota Kredit dikodekan?
Dokumen tetap berada dalam status Menunggu Persetujuan. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- **Bagaimana jika ada Alur Kerja Persetujuan yang diaktifkan untuk suatu Organisasi, tetapi tidak ada Penyetuju yang ditambahkan ke Tingkat Alur Kerja mana pun?
Faktur atau Nota Kredit akan tetap berada dalam Alur Kerja Persetujuan sampai Penyetuju ditambahkan ke Tingkat yang relevan. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)**
- Saya ingin mereplikasi 'Alur Kerja Persetujuan Operasional dan Finansial' versi Legacy PurchasePlus. Bagaimana cara melakukannya?
Anda dapat membuat dua Tingkat Alur Kerja dengan Nilai Maksimum masing-masing $0, dan menambahkan Penyetuju Operasional ke salah satu Tingkat, serta Penyetuju Finansial ke Tingkat lainnya. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- Saya dicegah untuk mengedit Alur Kerja, meskipun saya memiliki izin yang benar.
Sistem kami mencegah Alur Kerja diedit jika ada Eksekusi aktif di dalam Alur Kerja tersebut. Pertama, Setujui atau Tolak Faktur dalam Eksekusi Aktif, kemudian Anda akan dapat mengedit Alur Kerja tersebut. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)
- Saya mendapatkan dua email 'Faktur Menunggu Persetujuan Saya'.
Anda harus dihapus sebagai Penyetuju dari Alur Kerja Persetujuan Faktur Legacy PurchasePlus.
- Dapatkah saya 'Melompati' Tingkat Persetujuan jika saya adalah anggota Tingkat Alur Kerja dengan Nilai Maksimum yang lebih tinggi daripada Nilai Faktur atau Nota Kredit?
Tidak, dokumen tersebut akan tetap memerlukan Persetujuan dari pengguna yang ditentukan dalam Urutan Tingkatan yang telah dikonfigurasikan untuk Alur Kerja. Sebagai contoh, jika Nilai Faktur adalah $1000, Tingkat 1 dapat menyetujui hingga $500 dan Tingkat 2 dapat menyetujui hingga $2000, anggota Tingkat 2 tetap harus menunggu Persetujuan Tingkat 1 sebelum mereka dapat memberikan Persetujuan Akhir untuk Faktur yang Menunggu Persetujuan tersebut. Namun, izin 'Dapat Memberikan Super Approve pada Faktur dan Nota Kredit' memungkinkan pengguna yang memiliki izin untuk secara langsung mengalihkan Faktur atau Nota Kredit 'Menunggu Persetujuan' mana pun ke status 'Direkonsiliasi', terlepas dari apakah dokumen tersebut saat ini berada dalam Alur Kerja Persetujuan atau tidak. Oleh karena itu, izin ini merupakan cara efektif bagi individu yang berwenang untuk 'melompati' tingkatan persetujuan alur kerja. (berlaku sama untuk permintaan pembelian dan transfer stok)