Utilizar o assistente de IA do PurchasePlus

O que faz o assistente de IA

O assistente de IA do PurchasePlus liga o Claude ou o ChatGPT à sua conta PurchasePlus. Faz uma pergunta em linguagem corrente e obtém a resposta a partir dos seus dados reais no PurchasePlus.

Funciona através do MCP (Model Context Protocol), uma forma padrão para os assistentes de IA se ligarem a outro software. Inicia sessão com a sua conta normal do PurchasePlus, pelo que o assistente só pode ver e fazer o que já tem permissão para ver e fazer no PurchasePlus.

Porquê utilizar o assistente de IA?

• Obtenha uma resposta única entre Requisições, Pedidos de Compra, Guias de Receção e Faturas, em vez de exportar e cruzar relatórios.
• Acompanhe um pedido individual desde a Requisição até à Fatura sem alternar entre ecrãs.
• Encontre erros de preço, tamanho de embalagem e quantidade antes de uma Fatura ser paga.
• Converta um orçamento de Fornecedor ou as compras do ano passado num rascunho de Requisição sem digitar novamente cada linha.
• Consulte o stock disponível, Contagens de Stock, Transferências e custos de Receitas numa só frase.

O que pode fazer

• Responder a perguntas sobre Requisições, Pedidos de Compra, Guias de Receção, Faturas, Notas de Crédito e Extratos.
• Consultar o stock disponível por Local de Stock, além de Contagens de Stock e Transferências.
• Consultar uma Receita, os seus ingredientes e o respetivo custo aos preços atuais.
• Pesquisar em Catálogos de Fornecedores para ver quem vende um artigo e a que preço.
• Executar os Relatórios a que já tem acesso e fornecer o link de transferência.
• Criar ou atualizar um rascunho de Requisição, encomendar novamente a partir de uma Requisição anterior, criar uma Lista de Compras, adicionar um Produto a uma Lista de Compras e adicionar um ingrediente a uma Receita.

Aprovar, enviar Pedidos de Compra, eliminar registos e desativar Fornecedores continuam a ser sempre tarefas efetuadas por uma pessoa.

Antes de começar

Precisa de três coisas. Um utilizador do PurchasePlus, uma conta de IA autorizada pela sua organização e o endereço do servidor PurchasePlus.

Dicas

• Verifique a política de IA da sua organização antes de se ligar. Utilize uma conta de IA profissional, não uma pessoal.
• O assistente respeita as suas permissões do PurchasePlus. Se não conseguir ver Faturas no PurchasePlus, o assistente também não as poderá ver. Peça ajuda ao seu superutilizador se faltar algo.
• Se trabalha em várias propriedades, pode alternar no mesmo chat entre as organizações a que já tem acesso.

Ligar o Claude

A forma mais rápida é através da faixa Ativar MCP do PurchasePlus no seu painel Inicial do PurchasePlus. Esta opção abre o Claude com os detalhes do PurchasePlus já preenchidos.

Dicas

• Depois de ligado, o PurchasePlus funciona no Claude na web, na aplicação de computador e nas aplicações móveis.
• O Claude pede confirmação antes de utilizar cada ferramenta. Escolha [Permitir sempre] para as ferramentas que apenas leem dados, como listar Faturas. Mantenha a confirmação ativada para as ferramentas que criam rascunhos ou adicionam artigos, para que possa ver cada alteração antes de ela acontecer.
• Desative o PurchasePlus em [+] → [Conectores] para chats que não tenham relação com compras.

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Sobre o que pode perguntar

O assistente lê a maioria das áreas do PurchasePlus e pode efetuar um pequeno número de alterações seguras. Tudo o que se segue está limitado às suas próprias permissões e à organização em que está a trabalhar.

Adicionar um ingrediente de Receita ou um Produto a uma Lista de Compras entra em vigor de imediato, exatamente como se o adicionasse no PurchasePlus. A criação de uma Lista de Compras também entra em vigor de imediato. As Requisições são sempre criadas como rascunhos para rever e submeter.

Para compradores e chefes de cozinha

Utilize o assistente para verificar antes de encomendar, criar rascunhos de Requisições mais rapidamente e manter as Listas de Compras e as Receitas atualizadas. Copie estas instruções e altere os nomes de acordo com a sua propriedade.

Verificar antes de encomendar

• "Comprámos mirtilos nos últimos seis meses? A quem e a que preço unitário?"
• "Quais Fornecedores nos nossos Catálogos vendem arroz basmati de 10 kg e quem é o mais barato por kg?"
• "O que ainda está pendente no pedido da Bidfood que ainda não foi recebido?"
• "Qual é o stock disponível de ovos no Local de Stock Cozinha Principal?"

Criar um rascunho de Requisição

• "Repetir a Requisição PR03288 para entrega na próxima terça-feira."
• "Aqui está um orçamento do nosso Fornecedor de roupa de cama. Cria um rascunho de Requisição com estas linhas e indica qualquer linha onde o preço de Catálogo seja diferente do orçamento."
• "Verifica o que a Loja de Brindes comprou a este Fornecedor nos últimos 12 meses e cria um rascunho de pedido inicial com base nisso."
• "Compara o Local de Stock do Bar com os níveis mínimos de paridade e lista todos os artigos abaixo do nível com a quantidade necessária."

Manter Listas de Compras e Receitas atualizadas

• "Quais artigos da Lista de Compras de Housekeeping não têm cotação atual?"
• "Adiciona manteiga sem sal Lurpak 250g à Lista de Compras da Pastelaria."
• "Quanto custa a Receita de Ovos Benedict aos preços atuais e qual é o ingrediente mais caro?"
• "Adiciona 20g de cebolinho à Receita de Ovos Benedict."

Submeter o seu rascunho no PurchasePlus

O assistente nunca submete uma Requisição. Para concluir:

1. Abra o PurchasePlus e localize a Requisição em Rascunhos de Requisições no painel Inicial.
2. Verifique o Fornecedor, as quantidades, os preços, o Departamento e o Código de Conta.
3. Clique em [Submeter] para enviar para o Fluxo de Trabalho de Aprovação.

Dicas

• Especifique o Local de Stock, o Departamento ou a Lista de Compras pretendida. "A cozinha" pode corresponder a mais do que uma opção.
• Indique uma data de entrega concreta, como "terça-feira, 13 de outubro", em vez de "próxima terça-feira".
• Se um Produto não tiver cotação, o assistente não poderá adicioná-lo a uma Requisição. Verifique o Catálogo primeiro.

Para utilizadores financeiros

Utilize o assistente para tratar de Faturas Sinalizadas mais rapidamente e verificar um Fornecedor antes do pagamento. O assistente lê o Pedido de Compra, a Guia de Receção e a Fatura em conjunto, podendo explicar uma divergência de correspondência de 3 vias numa única resposta.

Tratar de Faturas Sinalizadas

• "Lista as Faturas Sinalizadas cujos artigos já foram recebidos."
• "Porque é que a Fatura INV-40211 está sinalizada?"
• "Segue o Pedido de Compra 778812 desde a Requisição até à Fatura e diz-me onde as quantidades ou os preços deixam de coincidir."
• "Quais linhas da Fatura Sinalizada não correspondem a uma linha de Pedido de Compra?"

Verificar um Fornecedor antes do pagamento

• "Verifica as Faturas deste mês da Fresh Seafood Co em relação aos respetivos Pedidos de Compra. Lista qualquer linha onde o preço unitário seja superior a 10% do preço encomendado."
• "Existem Faturas deste Fornecedor com o mesmo número de Fatura ou o mesmo total no mesmo dia?"
• "Mostra o PDF do Fornecedor para a Fatura INV-40211."
• "Quais Notas de Crédito da Bidfood deste trimestre não estão associadas a uma Fatura?"

Fecho do mês

• "O que inclui o Extrato de setembro da Bidfood e quais linhas não têm uma Fatura correspondente no PurchasePlus?"
• "Em todas as nossas propriedades, quantas Requisições, Pedidos de Compra por entregar e Faturas Sinalizadas estão em aberto? Agrupa por moeda."
• "Executa o Relatório de valor de stock para todos os Locais de Stock e fornece o link de transferência."

Corrigir e aprovar no PurchasePlus

O assistente encontra o problema. O utilizador corrige-o e aprova-o no PurchasePlus.

1. Abra a Fatura no PurchasePlus a partir de [Faturas].
2. Faça a alteração, por exemplo, associe-a a um Pedido de Compra, divida uma linha utilizando o Modo Avançado ou defina o Departamento e o Código de Conta.
3. Aprove a Fatura a partir do cabeçalho ou em [Faturas] → [A Aguardar a Minha Aprovação].

Dicas

• Peça números de Fatura e de Pedido de Compra na resposta, para poder abrir cada documento e verificá-lo.
• O assistente agrupa os montantes por moeda e não faz conversões entre elas.
• Para totais de grande dimensão e tendências, execute um Relatório. O assistente indicará um Relatório em vez de estimar um valor.

Para superutilizadores e administradores

O controlo do que o assistente pode fazer é feito através das permissões do PurchasePlus que já gere. Não há permissões de IA separadas para configurar.

Como funciona o acesso

• Cada utilizador inicia sessão com as suas próprias credenciais do PurchasePlus. O assistente atua como esse utilizador, na organização em que estiver a trabalhar.
• As ferramentas disponibilizadas a um utilizador correspondem às suas permissões no PurchasePlus. Um utilizador sem acesso a Faturas não terá acesso às ferramentas de Faturas. Os administradores da organização têm acesso a todas as ferramentas de comprador.
• Para conceder ou remover o acesso a uma área, altere as permissões do utilizador no PurchasePlus. O assistente aplica a alteração.
• Os rascunhos criados pelo assistente pertencem ao utilizador que fez o pedido. Seguem o mesmo Fluxo de Trabalho de Aprovação que qualquer outra Requisição.
• O PurchasePlus regista todos os pedidos do assistente associados ao utilizador e à organização.
• Quando alguém sair da empresa, desative o respetivo utilizador no PurchasePlus normalmente. Como o assistente inicia sessão como esse utilizador, também perderá o acesso.

Mudar de organização

Os utilizadores com acesso a mais do que uma organização podem alternar entre elas no mesmo chat.

1. Pergunte "Para quais organizações posso mudar?"
2. Pergunte "Muda para The Hotel Plus Sydney."
3. O assistente confirma a organização na qual está a trabalhar. Todas as respostas seguintes virão dessa organização até mudar novamente.

Implementação

1. Defina qual plano de IA a sua organização utilizará e obtenha a aprovação do responsável pela política de IA.
2. Adicione o PurchasePlus uma vez para todos os utilizadores. No Claude Team ou Enterprise, um Proprietário adiciona-o em [Definições da organização] → [Conectores]. No ChatGPT, o administrador do espaço de trabalho cria-o e publica-o.
3. No ChatGPT Enterprise, utilize [Configurar Acesso] para começar com um grupo piloto, como a equipa financeira e os chefes executivos.
4. Verifique as permissões dos utilizadores no PurchasePlus antes de convidar pessoas. O assistente tem acesso a tudo o que as permissões permitirem.
5. Partilhe este artigo com os seus utilizadores e peça-lhes que mantenham as ferramentas de criação de rascunhos configuradas para pedir confirmação.

Dicas

• Todos os utilizadores veem a faixa Ativar MCP do PurchasePlus no seu painel Inicial até a fecharem. Fechá-la oculta-a apenas nesse browser.
• Comece com perguntas apenas de leitura na primeira semana. Os utilizadores ganham confiança nas respostas antes de começarem a criar rascunhos.

O que fica a cargo de uma pessoa

O assistente pode preparar o trabalho, mas qualquer ação final ou irreversível é realizada no PurchasePlus pela sua equipa. Isto está definido de forma fixa no PurchasePlus e nenhuma configuração de IA pode alterá-lo.

Os assistentes de IA podem interpretar mal uma pergunta ou errar numa resposta. Considere cada resposta como um ponto de partida e abra o documento no PurchasePlus antes de agir sobre ele.

Dicas para obter melhores respostas

Quanto mais específica for a pergunta, melhor será a resposta. Indique a propriedade, o Fornecedor, o número do documento e as datas pretendidas.

Dicas

• Peça ao assistente para incluir os números dos documentos na resposta, para que possa verificá-los no PurchasePlus.
• Indique qual organização pretende se trabalhar em mais do que uma propriedade.
• Forneça datas precisas. Termos como "hoje" e "próxima quarta-feira" podem resultar no dia errado se a sua conta de IA estiver noutro fuso horário.
• Inicie uma nova conversa para uma nova tarefa. Conversas longas podem misturar respostas anteriores.
• Se uma resposta parecer errada, pergunte: "Como chegaste a esse resultado?" O assistente mostrará quais documentos utilizou.

Perguntas frequentes e resolução de problemas

Precisa de ajuda?

• Contactar a equipa de Sucesso do Cliente do PurchasePlus
• Página de ajuda do assistente de IA do PurchasePlus
• Ajuda do Claude: conectores personalizados
• Ajuda do ChatGPT: Modo de programador e aplicações MCP