无采购订单的自动编码
无采购订单的自动编码
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无采购订单的自动编码
当发票在没有匹配采购订单的情况下送达时，PurchasePlus 会读取该文档，并利用发票信息、供应商默认设置及您的编码历史记录，自动为每一行应用科目代码。我们称之为无采购订单自动编码。您只需审核、根据需要进行调整并批准即可。
这与 PurchasePlus 中所有发票使用的扫描引擎相同。与无采购订单发票的区别在于，由于没有可以复制编码的采购订单，系统会根据您的供应商默认设置以及从您的编码历史记录中学习到的规律来推导编码。
但是，这并不是一个完全无需人工干预的过程。无采购订单的发票在对账之前始终需要人工审批。PurchasePlus 承担了繁重的工作，但仍需要人员进行审批。
编码规则是如何确定的
PurchasePlus 会按顺序查看以下详细信息来应用编码：
1. 供应商默认设置 - 系统会在供应商记录中查找默认科目代码和部门并予以应用。
2. 如果未设置供应商默认值，PurchasePlus 会根据您历史上的编码偏好自动应用科目代码。通常，它需要看到至少三次一致选择的模式，才有足够的信心自动应用科目代码。
您的编码习惯越一致，PurchasePlus 就能越快接管这一工作。每次您以相同的方式对相似的明细行进行编码，都是在训练系统下次为您自动完成该操作。
完成设置以实现精准自动编码
通过简单的设置和一致的编码习惯，PurchasePlus 能够以不断提高的准确性自动对无采购订单发票进行编码。
- 设置供应商默认值 - 在“供应商详情”页面上，您可以设置默认部门和默认科目代码。这是让供应商发票从第一天起就获得正确编码的最快方式。
- 保持一致的编码 - 每次对同一供应商和相同类型的行采用相同的编码方式，可让 PurchasePlus 学会并开始为您自动应用这些代码。
- 产品代码 - 自管目录中准确的供应商产品代码有助于实现精确的行匹配。
审核、更正、审批
无采购订单发票在审批前应始终进行审核。
- 审核每一行的科目代码和部门 - 调整所应用的编码不适用的任何行。PurchasePlus 能从持续的更正中学习。
- 核对总计 - 确保各行总计金额之和等于发票总计金额。不匹配将触发总计标记 (Total flag)。
- 审批 - 一旦确认无误，即可批准进行对账。
您可以解决标记（修复根本问题）或接受标记（确认并继续）。这两种方式都会将发票推进至“已对账”状态。具体选择由您的审批人决定。
无采购订单发票标记
无采购订单发票由于未附加采购订单，始终会被标记为“待审批”。这意味着它们在对账之前始终需要获得相关审批。这是设计使然，目的是确保未走常规采购流程的支出仍有人工监督参与。
应付账款工作流程：
- PurchasePlus 扫描发票并预先填充编码。
- 发票进入“已标记”状态。
- 应付账款团队审核编码和标记。
- 您可以更正编码或直接接受，然后予以审批。
- 发票状态更新为“已对账”，并准备好导出到您的财务系统。