查看和更新发票

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  • 审批发票
• 使用发票增强编辑器（Power Editor）
• 最佳实践

访问发票

1. 从侧边导航栏中选择 [发票] → [查看全部]。

2. 在“查看所有发票”表格视图中，您可以完成以下任务：

1. 按状态筛选所有发票。
2. 使用 [搜索] 查找您要查看的发票。
3. [管理列] 以显示或隐藏表格中显示的列。 
4. 点击 [发票号] 打开发票。
5. 将光标悬停在 [参考号] 上以添加或编辑发票参考号。这仅在发票处于“待处理”（Open）或“待审批”（Awaiting Approval）状态时可用。
6. 将光标悬停在 [费用账户] 上，以添加或编辑计入该发票费用的部门或账户。这仅在发票处于“待处理”或“待审批”状态时可用。
7. [采购订单]。确定发票是否已与采购订单匹配。请参阅我们的将采购订单与发票进行匹配文章以了解更多信息。
8. 查看发票的 [状态]。
9. [收货单]。查看与发票关联的收货单，或针对发票匹配的采购订单创建新的收货单。 
10. 查看发票的 [PDF 副本]。如果发票是通过 PurchasePlus 无纸化发票解决方案由 PDF 创建的，则此选项可用。

更新发票

通常，处于 'Open'（待处理） 或 'Awaiting Approval'（待审批） 状态的发票可以由具有“管理发票和贷记单”权限和/或“管理发票和贷记单明细行”权限的任何用户进行更新（取决于他们希望更新的内容）。

更新处于待处理或待审批状态之外的发票需要额外的步骤，然后才能进行任何更改：

• 要更新处于 'Reconciled'（已对账） 状态的发票，必须通过点击发票标题中的 [更多] 菜单中的“重新打开发票”来重新打开发票：
• 要更新处于 'Export Ready'（准备导出） 或 'Exported'（已导出） 状态的发票，必须首先在发票标题中的 [更多] 菜单中选择 [恢复为已对账]，然后按照上述说明“重新打开”。

对发票完成必要的更改后，它必须重新流转针对相关组织单元设置的发票审批工作流。

审批发票

如果发票处于“待审批”（Awaiting Approval）状态，则意味着它必须成功通过审批工作流，才能将发票推进到“已对账”（Reconciled）状态。

发票被标记（Flagged）并需要审批的原因有很多。每个标记原因都会显示在“发票标记”选项卡上，并且每个发票行标记都会显示在每个发票行的“标记”列中。

作为指定的审批人，您可以查看每个标记原因并决定是否要解决标记原因，或者在不解决部分或全部标记的情况下审批发票。

发票和贷记单审批工作流需要专门的文章来深入讲解。请阅读本指南了解更多信息。

使用发票增强编辑器（Power Editor）

具有“可以管理发票和贷记单”权限的用户可以使用发票增强编辑器（Invoice Power Editor）在 PurchasePlus 中查看和更新发票，同时与其无纸化发票邮箱收到的 PDF 发票进行左右对照。

开始使用发票增强编辑器：

1. 从 [发票] → [查看全部] 或 [发票] → [待我审批] 区域选择任意发票。
2. 在发票标头中，选择 [增强编辑器]。
3. 如果发票是在 PurchasePlus 中通过供应商将 PDF 发票发送到您的无纸化发票邮箱而创建的，您将能够在 PurchasePlus 的发票编辑器页面右侧查看该 PDF，以便在更新发票时轻松参考。

最佳实践

匹配采购订单与发票

• 如果适用于您的组织，请在审核任何标记原因之前确保将采购订单与发票相匹配。
• 如果需要，将发票明细行与采购订单明细行进行关联。

接收商品与服务

• 检查商品是否已收到。如果适用于您的组织，接收采购订单是确保物料已交付的关键步骤，并向发票审批人提示该发票可以批准。

审批前检查发票上的明细行

• 如果采购订单价格与发票价格存在差异，您可以联系供应商就任何差额开具贷记单。