发送至 PurchasePlus

为什么通过电子邮件发送

PurchasePlus 为希望减少审核和核对从供应商处收到的发票所花费时间的企业组织提供无纸化发票解决方案。

这是一项以自动化为导向的产品服务，无缝集成了 OCR 扫描、人工智能 (AI)、机器学习 (ML) 以及我们独特的人机协同 (Human-In-The-Loop) 服务。这种结合确保了高效的数据处理、智能的决策制定和持续的系统改进，同时在关键操作中保留了必不可少的人工监督。

如果您的组织选择采用无纸化发票解决方案，我们将为您的组织提供一个专属的[无纸化发票电子邮件地址]。发放后，您可以将此电子邮件地址提供给各个供应商，并要求他们开始将发票发送至该电子邮件地址，以便通过 PurchasePlus 自动处理。

您也可以代表供应商将 PDF 发票发送到您自己的[无纸化发票电子邮件地址]，操作时请遵循以下最佳实践建议。

跳转至：

• 最佳实践
• 处理时间
• 如何查找您的无纸化发票电子邮件地址
• 查看您的无纸化电子邮件
• 故障排除

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最佳实践

使用电子 PDF 发票：

• 通知您的供应商将单个电子 PDF 发票作为附件直接发送至您的[无纸化发票电子邮件地址]，这类发票更容易被 PurchasePlus 扫描识别。
• 如果供应商无法提供电子 PDF 发票，扫描版 PDF 也是可以接受的。请确保扫描质量良好，以获得最佳的发票处理效果。

发送发票时：

• 确保您的[无纸化发票电子邮件地址]位于电子邮件的“收件人”或“抄送”字段中，而不是“密送”字段中。
• 切勿在发票上书写或盖章，因为这会影响发票的读取识别能力。
• 要求供应商避免发送非发票附件，如对账单、拣货单、订单确认书等，因为这些附件将被删除且会拖慢发票处理速度。

文件附件

• 多张发票：您可以在一封电子邮件中附加多张发票，前提是文件总大小不超过 10 MB。
• 单个文件提交：如果您愿意，也可以发送包含多张发票的单个文件。我们的平台会自动将其拆分为单个独立文件。请注意，此拆分过程最多可能需要 60 分钟，在此期间，文件可能不会立即显示在队列中。
• 文件大小和页数限制：每个文件的大小必须在 10 MB 以内，且页数在 10 页以内。

处理时间

• 提交的单据中有 80% 是实时自动处理的，通常在几分钟内就会出现在您的队列中。
• 对于不符合我们业务验证条件的单据，我们设有专门的发票团队进行人工审核。我们优先确保快速周转，平均处理时间为 3 小时，并保证在 24 小时内完成所有审核。
• 我们的发票团队在工作日全天候运作，确保处理不间断。在周末，我们每天保持 8 小时的运营。
• 如需优先协助，请将您的请求发送至 help@purchaseplus.com。我们恳请您仅在真正紧急的情况下使用此选项。这有助于我们在所有客户之间保持公平的服务水平。

查找无纸化地址

如果您的组织使用无纸化发票解决方案：

1. 点击右上角的[用户名/组织]，然后选择[关于]。

2. 选择[组织详情] → [无纸化电子邮件地址]。此处将显示专属于您组织的无纸化发票电子邮件地址：

查看已发送的电子邮件

要在表格中查看您的无纸化发票电子邮件地址收到的所有电子邮件，请点击侧边导航栏中的 [无纸化电子邮件] → [查看全部]：

You can click on the number in the [Email] column to view the original email as well as a link to any attachments:

了解更多关于无纸化电子邮件模块的信息。

故障排除

• 如果发票号码和供应商与您组织中现有的发票相同，该发票将被删除。同一供应商不能存在两个相同的发票号码。
• 如果由于信息缺失而无法读取发票，则发票将无法成功扫描。PurchasePlus 团队成员将联系您的组织以告知您，并与您一起更正信息。
• 如果文件不是发票（例如对账单、拣货单、订单确认书等），它将被删除且不会被扫描。
• 来自全新供应商（即在我们系统中没有档案的供应商）的发票可能需要由我们的系统进行映射，这最多可能需要 48 小时。成功处理后，发票将显示在您的组织中。来自该供应商的下一张发票将以正常速度进行处理。
• 如果供应商的商业登记号与 PurchasePlus 中的记录不匹配，发票将无法自动扫描。PurchasePlus 团队成员将联系您的组织以告知您，并与您一起更正信息。
• 如果发票来自尚未添加到您组织中的供应商，PurchasePlus 团队成员将联系您的组织以告知您，并与您一起添加该供应商。