发票标记

发票标记

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什么是标记

PurchasePlus 会根据应用于您组织的设置，持续分析处于“待处理”和“待审批”状态的所有发票与贷记凭单，并在单据的表头或明细行级别触发标记。

“标记”是对发票或贷记凭单提出的疑虑，旨在提醒注意单据中在由您组织的指定用户审批之前需要审核的任何问题。标记可确保只有符合您组织特定条件的发票和贷记凭单，才能在无需人工干预的情况下在 PurchasePlus 中进入“已对账”状态。 

被标记的发票或贷记凭单在 PurchasePlus 中极易识别。您可以在“状态”部分查看有关单据的汇总（或表头）级别信息：

被标记的发票状态

点击明细行级别标记将显示有关被标记行的更多信息：

被标记的发票行弹窗

对账或提交

在 PurchasePlus 中手动创建发票或贷记凭单时，它通常从“待处理”状态开始。“待处理”状态表示该单据为草稿，仍在编辑中，或者可能仍需要添加信息。为方便起见，PurchasePlus 会对处于“待处理”状态的任何发票或贷记凭单显示标记，以帮助在处理过程中指出需要解决的疑虑。

在“待处理”的发票或贷记凭单处理完毕并准备进入下一状态后，您会在“待处理”发票的表头找到一个主要操作：

  • 如果发票或贷记凭单上没有触发任何标记，可用的主要操作将是[标记为已对账]。点击“标记为已对账”将使发票或贷记凭单进入“已对账”状态，且不需要任何审批。这是因为根据应用于您组织的设置，该单据已满足所有条件，因此未触发任何标记。
  • 如果发票或贷记凭单上触发了一个或多个标记，可用的主要操作将是[提交审批]。点击此按钮将使单据进入“待审批”状态，此时将需要审批。这是因为根据应用于您组织的设置，该发票或贷记凭单尚未满足所有条件（因此触发了标记），这些标记需要由您组织中有权决定单据是否可以在带有标记的情况下予以批准、或者是否确实应当先解决标记的用户进行考量。发票或贷记凭单获得审批后，单据将进入“已对账”状态。

在 PurchasePlus 中，所有发票和贷记凭单的目标都是使其进入“已对账”状态。进入“已对账”状态后，即可导出至您的外部会计平台。请参阅我们的导出发票或贷记凭单或创建批量发票和贷记凭单导出文件文章，详细了解导出已对账发票和贷记凭单的相关信息。

标记设置 - 摘要

发票标记可以根据每个组织的独特要求进行定制，通常是在与我们团队密切协商的 PurchasePlus 实施期间确立的。

如果您发现发票由于不合理的原因被标记，请与您组织的管理员联系，或联系我们友好的客户支持团队以获取协助审核您组织的标记偏好设置。

标记设置与组织层级

这些设置专用于每个组织和部门级别，不会沿组织层级向下级联；组织架构图的每一层级都必须单独配置。

标记阈值与组织层级

PurchasePlus 中适用于发票和贷记凭单的部分标记可以使用阈值进行进一步定制。阈值允许存在微小差异的发票不触发特定标记，从而帮助发票和贷记凭单在减少人工干预的情况下推进至“已对账”状态。

阈值按层级应用。如果某个组织未设置特定阈值，它将继承自其直接上级组织的设置，或已设置阈值的最近祖先组织。

阅读我们的文章发票标记阈值指南了解更多信息。

标记状态

根据您组织的要求，每个发票和贷记凭单标记（定义如下）都可以设置为“关闭”、“常规”或“重要”。 

  • [关闭]：标记将不适用于您的组织。
  • [常规]：如果发票或贷记凭单上触发的标记仅为“常规”标记，审批人仍可审批该发票或贷记凭单。 
  • [重要]：如果单据上触发了一个或多个“重要”标记，审批人将无法审批该发票或贷记凭单。在审批人能够审批发票或贷记凭单之前，必须先解决所有“重要”标记。

PurchasePlus 系统管理员看到的标记设置和状态如下所示，可根据需要切换状态：

发票标记设置

发票标记

可为发票配置以下标记设置。

共有 5 个发票明细行级别标记（适用于发票的每一行）以及 10 个发票表头级别标记（适用于整张发票）。

发票明细行标记

行单价标记如果发票行单价与采购订单行单价之间的差额超过组织针对行单价设定的阈值，则会触发此标记。可以为此标记设置发票阈值。
行订购数量标记如果发票行的发票总数量与采购订单行的订购数量之间的差额超过组织针对行数量设定的阈值，则会触发此标记。可以为此标记设置发票阈值。
行收货数量标记如果发票行的发票总数量与采购订单行的收货数量之间的差额超过组织针对行数量设定的阈值，则会触发此标记。可以为此标记设置发票阈值。
行未关联标记如果发票行尚未关联到采购订单行，则会触发此标记。
原始行总计标记如果发票行当前的计算总计与发票行的原始总计之间的差额超过 0.00，则会触发此标记。此标记仅适用于通过 PurchasePlus 无纸化发票功能创建的发票。原始行总计会在通过无纸化发票扫描并创建发票时保存。

发票表头标记

包含被标记行标记如果发票上存在一个或多个被标记的明细行，则会触发此标记。
采购订单标记如果发票尚未匹配到采购订单，则会触发此标记。
收货单标记如果与发票匹配的采购订单未记录任何收货单，则会触发此标记。
总计不平衡标记如果发票总计与发票各部分之和之间的差额超过组织针对发票总计设定的阈值，则会触发此标记。可以为此标记设置发票阈值。
参考编号标记如果发票上未设置参考编号，则会触发此标记。
供应商编号标记如果发送发票的供应商未设置供应商编号，则会触发此标记。
部门标记如果发票上未设置部门，则会触发此标记。
科目代码标记如果发票上未设置科目代码，则会触发此标记。
币种标记如果发票币种与采购订单的币种不匹配，则会触发此标记。
需要审批标记如果发票尚未获得审批，则会触发此标记。此标记将导致所有发票都被标记并需要审批，即使该发票在其他情况下可自动对账。此标记不能设置为“重要”。

贷记凭单标记

可为贷记凭单配置以下标记设置。

有 1 个贷记凭单明细行级别标记（适用于贷记凭单的每一行），以及 6 个贷记凭单表头级别标记（适用于整张贷记凭单）。

贷记凭单明细行标记

总计不平衡标记如果贷记凭单总计与贷记凭单各部分之和之间的差额超过组织针对贷记凭单总计设定的阈值，则会触发此标记。

贷记凭单表头标记

发票标记如果贷记凭单尚未匹配到发票，则会触发此标记。
参考编号标记如果贷记凭单上未设置参考编号，则会触发此标记。
供应商编号标记如果发送贷记凭单的供应商未设置供应商编号，则会触发此标记。
部门标记如果贷记凭单上未设置部门，则会触发此标记。
科目代码标记如果贷记凭单上未设置科目代码，则会触发此标记。
需要审批标记如果贷记凭单尚未获得审批，则会触发此标记。此标记将导致所有贷记凭单都被标记并需要审批，即使该贷记凭单在其他情况下可自动对账。此标记不能设置为“重要”。

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