审批发票

当发票或贷记单处于“待审批”状态时，说明它包含一个或多个标记（即差异），需要您组织中合适的用户进行审核和批准。

指定的审批人可以批准或拒绝发票或贷记单。批准发票或贷记单会将其标记为“已核对”，而拒绝发票或贷记单会将其标记为“已取消”。 

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• 关于审批工作流（旧版与新版）
• 使用旧版工作流审批
• 审批发票（新工作流）
  • 发票“超级审批人”权限
  • 在工作流中查看过去和后续的审批人（审计追踪）
• 审核待审批的发票
• 审核待审批发票的最佳实践

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关于审批工作流（旧版与新版）

PurchasePlus 历来支持基于角色的发票和贷记单审批工作流，先由业务用户（例如餐饮部主管）进行审批，然后由财务用户（例如应付账款人员）进行第二次审批。我们将这种工作流模型称为“旧版工作流”，许多采购方目前仍在使用这种审批工作流模型。

截至 2025 年 2 月，PurchasePlus 推出了全新的基于职级的审批工作流，相比旧版工作流模型，它更具可扩展性且性能更高。我们将这一更新后的模型称为“新工作流”。较新的采购方组织或在我们的配置团队协助下完成迁移的采购方将使用新审批工作流。 

这两种模型不能同时运行；组织的账户必须二选一启用其中一种模型。如果您希望切换，请与我们联系为您的组织启用新工作流。

详细了解旧版与新版工作流的区别。

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使用旧版工作流审批

1. 点击首页上的 [待我审批的发票]，或从侧边导航栏选择 [发票] → [待我审批]。

2. 在“待我审批的发票”表格视图中，您可以完成以下任务：

1. 使用 [搜索] 查找特定发票。
2. [管理列] 以调整表格中显示的信息。
3. 点击 [发票编号] 打开某张发票。
4. [参考信息]。将鼠标悬停在参考信息上以添加或编辑发票参考信息。
5. 查看发票来自的“供应商”。
6. [费用账户]。将鼠标悬停在费用账户上，以添加或编辑发票归属报销的部门或账户。
7. [采购订单]。确认发票是否已与采购订单匹配。请参阅我们的将采购订单与发票匹配一文以了解更多信息。
8. [收货单]。查看收货单，或针对该采购订单创建收货单。 
9. [PDF 副本]。查看发票的 PDF 副本（如果发票是通过 PDF 创建的）。
10. 根据您的权限，对发票进行业务或财务 [批准]。3. 您也可以点击进入某张待审批的发票，在发票表头中会找到财务和业务审批按钮。在此处，您可以根据权限对发票进行业务或财务 [批准]。4. 业务和财务审批均获得通过后，发票将进入“已核对”状态。

如果您的组织会批量创建导出文件，请参阅我们的将发票或贷记单标记为待导出一文，详细了解如何准备待导出的发票。如果您的组织单独导出各发票和贷记单，请参阅我们的导出发票或贷记单一文。 

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审批发票（新工作流）

如果发票或贷记单编码归属的组织单元满足以下条件：(a) 分配了新工作流，且 (b) 用户是该工作流某一职级中的审批人，则该用户有权限批准或拒绝该发票或贷记单。

审批人可以从 [发票] → [待我审批] 页面批准或拒绝发票，并从 [贷记单] → [查看全部] → [贷记单] 页面处理贷记单。请注意，工作流第二级（及后续）职级的审批人，只有在更早职级通过审批后，才能在这些列表中看到相应的发票或贷记单：

此外，审批人可以点击进入发票或贷记单，并使用文档表头中的 [批准] 或 [拒绝] 按钮：

当发票或贷记单被批准后会发生什么？

• 如果单据金额大于该审批人职级的最高限额，发票或贷记单将流转至下一个审批职级。下一个审批职级的用户将收到电子邮件通知。
• 如果单据金额小于该审批人职级的最高限额，工作流将视其为“最终审批”，发票或贷记单将自动流转至“已核对”状态。此时可将其导出至您的外部应付账款系统以进行付款。

当发票或贷记单被拒绝后会发生什么？

• 系统将提示审批人添加备注，发票或贷记单将自动转变为“已取消”状态。

详细了解新审批工作流。

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发票“超级审批人”权限

在发票和贷记单审批工作流的背景下，“可以超级审批发票和贷记单”权限提供了两项重要功能：

1. 拥有权限的用户可以强制将任何处于“待审批”状态的发票或贷记单流转至“已核对”状态，无论该单据是否处于审批工作流中。因此，该权限是授权人员“跳过”工作流审批职级的有效途径。
2. 拥有权限的用户可以在发票或贷记单处于“已核对”状态时，编辑其详细信息（部门和发票明细行除外）。

当单据处于“待审批”状态时，可在发票或贷记单表头的 [更多] 菜单中找到超级审批操作：

由于超级审批人拥有更高的权限，因此务必仅向真正的超级用户和/或经过高级培训且获得授权的管理员授予此权限。

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在工作流中查看过去和后续的审批人（审计追踪）

要查看审批工作流中与特定发票或贷记单相关的过往和后续审批人，您可以导航至 [发票] 或 [贷记单] → [查看全部] 或 [发票] 或 [贷记单] → [待我审批]，然后点击 [工作流] 列中的 [查看] 按钮：

信息将显示在弹出窗口中，您可以在其中查看时间戳、状态更新、审批人姓名等信息：

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审核待审批的发票

发票或贷记单被标记的原因有很多，每个标记原因都会显示在单据的 [标记] 标签页以及每个发票或贷记单明细行的“标记”列中。作为审批人，您可以查看每个标记原因，并决定是纠正标记原因，还是在不纠正部分或全部标记原因的情况下直接批准单据。

标记规则因组织而异，如果您认为发票或贷记单上出现的任何标记没有必要，请与您组织的管理员联系。

1. 在 [待我审批] 列表中选择发票或贷记单以查看详情。您可以使用单据表头中的快捷操作按钮来：

1. [高级编辑器]。与原始 PDF 副本并排查看和管理发票或贷记单的详细信息。
2. [显示或隐藏详细信息]。查看关于发票或贷记单的更深入信息。
3. [查看 PDF]。查看系统用于创建该发票或贷记单的原始 PDF（如果有）。
4. [关联单据]。查看与此发票关联的任何请购单、采购订单、收货单或贷记单。
5. [更多选项]。查看发票的审计日志、打印发票等。 

2. 如有需要，点击 [更新金额] 手动调整发票或贷记单金额以使其平衡。“发票或贷记单平衡”面板会显示在所有发票和贷记单上，并指示单据明细行的总和是否与单据总金额平衡。 

3. 所有发票或贷记单明细行均列在单据的 [产品摘要] 标签页中。在此处您可以：

1. 选择 [高级视图] 查看子明细行。有关更多信息，请查看帮助文章使用高级模式更新发票明细行。
2. 根据您查看的是发票还是贷记单，点击 [添加发票行] 或 [添加贷记单行]。
3. [关联] 发票明细行至采购订单明细行。如果您的组织将发票与采购订单进行匹配，则将发票的每一行与匹配采购订单上的相应行关联至关重要。请参阅我们的将发票明细行关联至采购订单明细行一文以了解更多信息。
4. [标记] 查看发票或贷记单处于待审批状态的原因。如果发票或贷记单明细行存在一个或多个标记，则会显示红色旗标图标。
5. [已收货] 状态。了解匹配的采购订单行是否已在一张或多张收货单上标记为已接收。 
6. [信息] 查看关于发票或贷记单明细行的详细信息。
7. 发票或贷记单的数量、单价、税率 % 及行总计。

除了默认的 [摘要] 标签页外，发票或贷记单上还有其他包含重要信息的标签页：

1. [标记] 标签页提供发票或贷记单的标记原因摘要。

2. [分析] 标签页提供三方/双方匹配分析的详细视图。 

3. [设置] 标签页使您能够查看和管理发票或贷记单的详细信息，例如单据编号、参考信息、单据日期、币种以及部门和账户代码。

4. [备注] 标签页显示您组织中的用户添加到发票或贷记单上的内部或外部备注。

5. [贷记单] 标签页显示与该发票关联的所有贷记单（如果有）。

6. [采购订单] 标签页显示与该发票匹配的采购订单（如果有）。

7. [收货单] 标签页显示属于匹配采购订单的收货单（如果有）。

8. [附件] 标签页显示您组织中的用户添加到发票或贷记单的附件文件（如果有）。

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审核待审批发票的最佳实践

匹配采购订单与发票

• 如果适用于您的组织，在审核任何标记原因之前，请确保采购订单已与发票匹配。
• 如有需要，将发票明细行关联到采购订单明细行。

接收货物与服务

• 检查货物是否已接收。如果适用于您的组织，对采购订单进行收货是确认货物已交付的关键步骤，同时也向发票审批人表明该发票可以批准。

审批前检查发票和贷记单上的明细行

• 如果采购订单价格与发票或贷记单价格存在差异，您可以联系供应商，就差额部分索取潜在的贷记单。