概览
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审批工作流
从发票和贷记凭证被系统录入的那一刻起，PurchasePlus 就会持续分析处于“打开”和“待审批”状态的每一份单据，并根据每个组织的标记设置在单据上生成表头或行级标记。这些标记提示我们该单据存在问题——例如，订购数量（在匹配的采购订单上）与开票数量不一致——需要由指定人员进行审核。
具体由谁审核可能会有所不同，这取决于接收发票或贷记凭证的组织单元、单据金额，或两者兼有。甚至可能需要由组织内的多名人员进行审核。关于谁需要审批发票或贷记凭证的逻辑，以及协助审核人员的自动化通知和任务，均由审批工作流定义。（注意：这现在也适用于库存调拨和请购单）
一旦单据获得最终审批，它将自动进入“已核对”状态，并能够导出到您的外部应付系统。
审批工作流包含职级、分配，并在适用的发票或贷记凭证被编码到指定的组织/单元时被执行。请继续阅读以了解更多信息。
对于请购单和库存调拨，一旦达到最终审批： 请购单将完成并生成采购订单。 库存调拨将被标记为已完成。
工作流职级
工作流包含职级，用于控制可以在指定金额范围内审批发票或贷记凭证的用户。
工作流职级都有一个名称（例如“职级 1”或“厨房帮工”），每个职级包含三个不同的组成部分：职级顺序、职级最大金额和职级审批人。
这也适用于请购单工作流和库存调拨：
库存调拨 
请购单
工作流职级顺序
进入工作流的发票或贷记凭证需要按照定义的职级顺序进行审批。也就是说，单据必须先由职级顺序 1 审批，然后才能由职级顺序 2 审批，依此类推，直到获得最终审批。有关最终审批的更多信息，请参阅章节：工作流职级最大金额。
一个工作流最多可以包含 10 个职级。
工作流职级最大金额
职级的最大金额非常重要，因为它决定了哪些职级可以为发票、贷记凭证提供最终审批，哪些职级不能。
如果单据金额小于或等于职级最大金额，该职级将授予最终审批。如果单据金额大于职级最大金额，该职级将无法授予最终审批，单据将继续流转至下一个职级。
例如，如果职级 1 的最大金额为 $500，而一张金额为 $501 的发票进入了工作流，那么职级 1 的审批人将无法对该发票提供最终审批——最终审批必须由职级最大金额超过 $500 的职级中的人员提供。但是，如果发票金额为 $499，那么职级 1 的审批人就可以对该发票提供最终审批，而无需由更高职级的用户进行审批。
注意 - 不存在“无限制”职级金额。最后一个工作流职级的最大金额应为您可能收到的最高可行发票或贷记凭证金额。
在工作流的 [设置] 选项卡上，如果希望跳过最大金额低于单据总额的职级，请开启 [超过最大值时跳过审批]。标记为始终需要的职级绝不会被跳过。最终职级可以保持为不适用。
注意 - 当单据超过最大金额时，标记为“始终需要”的职级仍必须进行审批。如果该职级的最大金额低于单据总额，则该审批为部分审批，单据将继续流转至下一个适用的职级。
工作流审批人
工作流职级可以设置一名或多名审批人：
当发票或贷记凭证进入该职级并需要审批时，属于该职级的审批人将收到电子邮件通知。该职级内的任何用户都可以审批单据，并且只要该职级内有首位用户审批，即视为该职级“已批准”。
工作流分配
发票或贷记凭证审批工作流会分配给一个或多个组织或组织单元。任何费用归属（编码）到某个组织或组织单元的单据都将进入分配给该组织的工作流中。
拥有“管理组织”权限的用户可以在 [系统设置] → [组织设置] 页面为其组织分配工作流。
一个工作流可以分配给多个组织（部门），但一个组织只能分配一个工作流。
对于库存调拨审批工作流——唯一的区别在于将其分配给库存地点本身：
关于组织层级的说明
工作流不会从父组织“继承”。如果您希望某个组织单元与其父组织之一拥有相同的发票审批工作流，则必须在组织层级中的父级和子级分别进行应用。
工作流执行
当适用的发票或贷记凭证被编码到已分配工作流的组织时，工作流将被“执行”。
工作流内有一个 [执行] 选项卡，其中列出了该工作流被调用的所有记录，并详细说明了涉及的单据：
要查看有关特定工作流执行及所有执行事件的详细信息面板（即审计日志），请单击 [信息] 列中的按钮。
在活动执行期间的任何时候取消、暂存或删除发票或贷记凭证，都会取消该工作流执行。
对于请购单，您将看到请购单的数量，库存调拨也是如此：
请购单
库存调拨 
谁可以管理工作流
用户必须启用了“可以管理审批工作流”权限，才能创建或管理审批工作流。
拥有此权限的用户将能够管理其所属任何组织的工作流。
要为组织分配工作流，用户必须拥有“管理组织”权限。
创建审批工作流
拥有“可以管理审批工作流”权限的用户可以按照以下步骤创建新的发票或贷记凭证（同样适用于请购单和库存调拨）审批工作流。工作流一经创建，便无法删除。
步骤 1. 前往侧边导航栏中的 [系统设置] → [审批工作流]，然后单击 [创建新审批工作流] 按钮：
步骤 2. 选择所需的工作流类型，然后为工作流输入名称和描述，最后单击 [创建工作流]：
步骤 3. 您将进入新创建的工作流，该工作流包含一个默认职级。如果您希望更改该职级的名称或最大金额，可以通过单击 [更多] 菜单中的 [更新职级] 来编辑默认职级：
步骤 4. 单击 [创建新职级] 以根据需要添加更多职级。强烈建议各职级按照其最大金额按升序进行排序。您可以通过在 [更多] 菜单中选择相应选项来编辑职级和职级顺序：
步骤 5. 单击 [审批人] 列中的按钮为每个职级添加审批人。您只能添加满足以下条件的审批人：(a) 是现有的 PurchasePlus 用户，且 (b) 是您创建工作流所在组织的成员：
步骤 6. 工作流在分配给一个或多个组织或组织单元后即变为“活跃”状态。
更新审批工作流
您可以通过访问 [设置] 选项卡来更新工作流的名称和描述：
更新工作流职级
通过单击工作流职级上的 [更多] 菜单，您将看到用于更新工作流职级的选项列表：
- [上移职级] 和 [下移职级] 可用于修改工作流中职级的顺序。
- [更新职级] 可用于更改职级的名称或最大金额，并将该职级标记为始终需要。
- [删除职级] 将从工作流中彻底移除该职级。
如果工作流中有哪怕一张发票处于“待审批”状态，该工作流的职级就无法更新或删除。必须先将发票暂存或完成审批流程，然后才能更新职级。不过，您可以随时向职级添加新的审批人（用户）。（请购单、贷记凭证和库存调拨同理）
添加或移除审批人
要管理工作流职级中的审批人，请先单击 [审批人] 列中的按钮：
要添加新审批人，请单击 [添加审批人] 按钮并搜索相关用户。您只能添加满足以下条件的审批人：(a) 是现有的 PurchasePlus 用户，且 (b) 是您创建工作流所在组织的成员。
要移除审批人，请单击 [更多] 菜单中的 [移除]：
更新工作流分配
在 PurchasePlus 中有两个位置可以分配工作流：
1. 工作流的 [分配] 选项卡：
在 [新建分配] 中，选择 [账户（全组织）] 选项卡以勾选多个账户代码，并在一次保存中完成工作流分配。已分配的账户会被勾选并置灰禁用，同时显示 已分配 标签。
2. [系统设置] → [组织设置] 页面：
请注意： 用户必须拥有“管理组织”权限才能将审批工作流分配给组织或组织单元。
如果根据工作流有哪怕一张发票处于“待审批”状态，就无法取消工作流与组织的分配关联。必须先将发票暂存或完成审批流程。（请购单、贷记凭证和库存调拨同理）
删除工作流
工作流必须由 PurchasePlus 配置团队成员删除。请与我们联系以安排从组织单元中删除工作流。
审批或拒绝
当单据被编码到满足以下条件的组织单元时，用户可以对发票或贷记凭证进行审批或拒绝：(a) 已分配工作流，且 (b) 该用户是其某个工作流职级中的审批人。
审批人可以从 [发票或贷记凭证] → [待我审批] 页面审批或拒绝单据。请注意，工作流中第二级（及后续）职级的审批人只有在单据获得前面职级的审批后，才能在此列表中看到这些发票或贷记凭证：
此外，审批人可以点击进入发票或贷记凭证，并使用单据表头中的 [审批] 或 [拒绝] 按钮：
审批发票或贷记凭证后会发生什么？
- 如果发票或贷记凭证的金额大于审批人的职级最大金额，单据将流转至下一个审批职级。下一个审批职级中的用户将收到电子邮件通知。
- 如果单据金额小于审批人的职级最大金额，工作流将视其为“最终审批”，发票或贷记凭证将自动转为“已核对”状态。它可以导出到您的外部应付系统进行付款。（请购单和库存调拨同理）
拒绝发票或贷记凭证后会发生什么？
- 系统将提示审批人添加备注，单据将自动转换为“已取消”状态。（请购单和库存调拨同理）
新版与旧版对比
对于 PurchasePlus 的老用户，您可能对工作流在我们的 Legacy PurchasePlus 平台中的运作方式很熟悉。以下是“新版”审批工作流与旧版工作流的不同之处：
- 与旧版发票审批人不同，新版工作流审批人（及审批顺序）由职级定义，而不是由业务或财务审批人角色随时对发票进行审批。
- [新版] 审批工作流需要为采购方组织以及各个单独的组织单元启用。
- 与旧版审批工作流不同，新版中不能应用“无限制”职级，最终职级应具有需要审批的最高金额。
- 在新版工作流中，用户可以查看工作流针对涉及的发票和贷记凭证的执行记录。在执行记录中，用户可以查看执行事件——为工作流中的发票或贷记凭证提供了有效的审计日志。
最后，需要注意的是，“新版”审批工作流与旧版审批工作流互斥。一旦为某个组织启用了新版审批工作流，该组织的用户将无法再根据旧版业务和财务审批工作流来审批发票或贷记凭证。
故障排除
- 我刚刚为我的组织启用了新版工作流，但我的（待审批）发票都没有进入相应的工作流。
启用新版工作流时处于“待审批”状态的发票和贷记凭证需要重新打开，然后再次标记为“待审批”，相应审批工作流才会生效。（请购单和库存调拨同理）
- 如果在工作流执行期间发票或贷记凭证被编码到不同的组织单元会怎样？
工作流执行状态将更新为“已取消”，单据将进入新的工作流执行。（请购单和库存调拨同理）
- 如果发票或贷记凭证在工作流执行中途解决了所有标记会怎样？
执行将被取消，单据将自动更新为“已核对”。（请购单和库存调拨同理）
- 如果找不到发票或贷记凭证所编码到的组织单元对应的审批工作流会怎样？
单据将保持在“待审批”状态。（请购单和库存调拨同理）
- 如果为组织启用了审批工作流，但没有向任何工作流职级添加审批人会怎样？
发票或贷记凭证将保留在审批工作流中，直到将审批人添加到相应职级。（请购单和库存调拨同理）
- 我想复制旧版的“业务和财务审批工作流”。该如何操作？
您可以创建两个最大金额各为 $0 的工作流职级，将业务审批人添加到一个职级中，将财务审批人添加到另一个职级中。（请购单和库存调拨同理）
- 即使我拥有正确的权限，系统仍阻止我编辑工作流。
如果工作流中有任何活跃的执行，我们的系统会阻止对该工作流进行编辑。请先审批或拒绝活跃执行中的发票，之后您便可以编辑工作流。（请购单和库存调拨同理）
- 我收到了两封“发票待我审批”电子邮件。
您必须从旧版发票审批工作流中移除审批人身份。
- 如果我是最大金额高于发票或贷记凭证金额的工作流职级成员，我可以“跳过”审批职级吗？
不能，单据仍需要按照为工作流配置的职级顺序由指定用户进行审批。例如，如果发票金额为 $1000，职级 1 最多可审批 $500，职级 2 最多可审批 $2000，则职级 2 的成员仍必须等待职级 1 的审批，然后才能对待审批发票提供最终审批。 但是，“可以超级审批发票和贷记凭证”权限允许具有权限的用户强制将任何处于“待审批”状态的发票或贷记凭证转为“已核对”状态，无论其当前是否处于审批工作流中。因此，该权限是授权人员“跳过”工作流审批职级的有效途径。（请购单和库存调拨同理）