发票最佳实践

发票最佳实践

发票数据点

1. 采购订单 (PO)

  • 有效输入：

任何字母数字字符串。但是，我们强烈建议仅使用纯数字。PurchasePlus 生成的采购订单编号遵循 PO:000000 规则并按顺序递增（例如：000001、000002 等）。

  • 示例： PO:000345
  • 说明：

强烈建议包含采购订单，因为这有助于在系统内将发票与采购订单自动匹配，从而确保流程更加高效和准确。

2. 单据类型

  • 有效输入：

"Invoice" 或 "INV:" 或 "Tax Invoice"。 "Credit Note"、"CR Note"

  • 示例： INV-123456
  • 说明：

此字段为必填项，用于协助单据分类和整理，这对于准确处理和记录归档至关重要。若缺少此信息，发票将无法处理。 

3. 发票号码

  • 有效输入：

任何字母数字字符串。虽然允许使用任何格式，但我们强烈建议仅使用纯数字。

  • 示例： INV-123456
  • 说明：

此字段为处理和付款的必填项。系统将自动标记并拒绝重复的发票号码以防止错误。注意：您可以在不同的采购方之间重复使用发票号码，但绝不能对同一采购方重复使用。若缺少此信息，发票将无法处理。 

4. 您的商家名称、地址、电话号码和电子邮件

  • 有效输入：

任何字母数字字符串。

  • 示例：

供应商名称： Fresh Produce Co. 地址： 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 电话： +61 2 9876 5432 电子邮件： billing@freshproduceco.com.au ABN： 12 345 678 910

  • 说明：

强烈建议提供准确的商家详细信息，以便进行验证并确保发票在正确的账户下进行处理。

5. 税务或商业登记号

  • 有效输入：

有效的数字商业登记号（例如澳大利亚的 ABN）。

  • 示例： ABN: 12 345 678 910
  • 说明：

强烈建议填写此字段，用于企业身份识别和合规目的。它有助于验证企业的合法性。在澳大利亚等许多国家/地区，任何超过 82.50 美元的收费均依法要求包含此信息。若缺少此信息，发票将在核实企业身份期间被延期处理。 

6. 采购方详情

  • 有效输入： 

全名、企业名称（如适用）和地址。

  • 示例：

名称： HotelPlus Sydney 地址： 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • 说明：

强烈建议填写此字段，因为这有助于将发票归属到正确的采购方。

7. 采购方专用发票接收邮箱

  • 有效输入：

系统为每位采购方分配了一个专用的发票接收邮箱，格式为 <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • 示例：

采购方邮箱： hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • 说明：

此字段为通过程序识别采购实体的必填项。虽然邮箱地址无需显示在发票上，但所有发票必须发送到此收件箱。如果发票未发送到采购方的专用发票接收邮箱，将无法被处理。

8. 发票日期

  • 有效输入： DD/MM/YYYY
  • 示例： 10/01/2025
  • 说明：

此字段为通过程序验证发票的必填项。日期不得为未来日期，如果日期距今太久，系统将发出警告。若缺少此信息，发票将无法处理。

9. 到期日

  • 有效输入：DD/MM/YYYY
  • 示例： 到期日： 24/01/2025
  • 说明：

强烈建议填写此字段，采购方的应付账款团队在安排付款时会使用该日期。 

10. 发票行数据 

  • 您的供应商产品代码 
    • 有效输入： 字母数字字符串 
    • 示例： 563732
  • - 说明： 强烈建议填写此字段，因为该信息用于核对订购内容与实际交付内容。 
  • 描述 
    • 有效输入： 字母字符串 
    • 示例： Apple Red Delicious
  • - 说明： 此字段为必填项，用于提供所交付产品的详细信息。若缺少此信息，发票将无法处理。
  • 数量 
    • 有效输入： 数字字符串  
    • 示例： 10
  • - 说明：
    • 如果商品已订购但未履行交付，建议您不要将其包含在发票中。如果确实包含在发票中，其数量必须标为“0”，行总值必须标为“$0”，以确保正确处理。 
    • 此字段为必填项，用于指定所供应商品的数量。
    • 若缺少此信息或数量与单价核对不符，发票将无法处理。
  • 不含 GST 单价
    • 有效输入： 数字字符串  
    • 说明：  强烈建议填写此字段，用于计算发票上的行总计。如果您提供的是含 GST 的金额，请务必注明适用的 GST 税率，以便我们反向计算出不含 GST 的价格并上传至应付账款系统。 
  • 税费（如适用）
    • 有效输入：
      • 百分比形式的 GST 税率（例如：10%）。
      • 货币金额形式的 GST 金额（例如：$2.00）。
      • 应用于应税项目的统一标识符（例如：星号 *，用于表示适用 GST）。
    • 说明：

此字段为必填项，用于确定发票上的总税额。最佳实践是同时显示 GST 百分比和金额。若缺少上述至少一个数据点，发票将无法处理。

  • 总税额（如适用）
  • - 有效输入：

货币格式的数值（例如：$200.00）。

  • 说明：

强烈建议填写此字段，以确保发票总额与各个单品行金额核对一致。在同一份单据中既包含免 GST 又包含应缴 GST 项目时，包括澳大利亚在内的许多国家/地区在法律上都要求在行项目级别提供税费细目。如果仅提供不含 GST 的总额，则必须包含明确的 GST 详情。

11. 确保总金额准确无误

  • 显示总费用的明细细目：
    • 发票上的每一行都必须有总计金额 
    • 各行税费和费用总和必须与发票税费及费用总计核对一致 
    • 任何运费都必须作为单独一行计入发票总额中。
    • 如果您使用的计费币种不是买方运营所用的币种，发票总额中必须注明币种。例如澳大利亚使用 SGD，或新加坡使用 USD。 

12. 专业规范的格式

  • 使用清晰易读的字体和井井有条的版面布局。
  • 附上您的公司徽标以体现品牌形象。
  • 以 PDF 或 E-PDF 格式提供发票 
  • 请勿在单据中插入图片 

发票示例

[您的公司徽标] 供应商名称： Fresh Produce Co. 地址： 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 电话： +61 2 9876 5432 电子邮件： billing@freshproduceco.com.au ABN： 12 345 678 910

发票

发票号码： INV-123456 发票日期： 10/01/2025 到期日： 24/01/2025 单据类型： 税务发票 (Tax Invoice) 采购订单 (PO)： PO:000345

买方详情： 名称： HotelPlus Sydney 地址： 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

产品行数据

产品代码描述数量单价（不含 GST）行总计（不含 GST）GST (10%)GST 金额 (AUD)行总计（含 GST）
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

小计（不含 GST）： $90.00 GST (10%)： $14.00 总计（含 GST）： $104.00

补充说明

  • 请通过银行转账向以下账户付款：

银行名称： ANZ Bank 账户名称： Fresh Produce Co. BSB： 012-345 账号： 678901234

  • 如有任何疑问，请通过 billing@freshproduceco.com.au 与我们联系。

Related articles