财务团队
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审批请购单
在生成任何采购订单之前，请购单需要由指定审批人进行审批。如果您是审批人，您将在[请购单] → [待我审批]板块看到一个红色数字。
您可以批量或单独审批请购单。您还可以拒绝请购单。
请记住
作为审批人，您可以在批准前审核并修改请购单的详细信息，包括：
- 产品、价格和数量
- 产品行及整张请购单上的部门和科目代码。
- 给供应商的订单说明
按状态审核发票
发票可能处于几种状态之一。这些发票应定期审核。
如果发票不符合您的阈值和发票标记设置，发票将根据您的发票审批工作流程被标记以待审核。您可以在[发票] → [待我审批]中查看这些发票。
最佳做法是在适用的情况下将发票与采购订单进行匹配。匹配至现有采购订单，或者在尚不存在采购订单且适用的情况下创建事后追加请购单。在此处您可以找到审核被标记发票和贷记凭证的最佳实践。
请记住
- ### 每张发票都需要设置部门和科目代码。
- 发票可能需要拆分到多个部门和科目代码，这可以在高级视图模式下完成。
- 某些发票永远不会有采购订单或收货单（例如能源账单）。
- 如果您创建事后追加请购单来匹配发票，请务必取消勾选[发送给供应商]。
审批被标记的发票和贷记凭证
一旦发票或贷记凭证的所有问题都得到满意解决，您就可以审批该单据。
请记住
- 如果您对开票单价或物品数量有异议，请联系您的供应商开具新发票。
- 发票号码必须唯一，否则将被系统拒绝。
- 如果发票永远不会被支付，可以将其取消。
导出已核对的发票和贷记凭证
根据您的应付账款设置，将发票和贷记凭证发送到应付账款系统进行付款的方法略有不同。您可以通过点击 PurchasePlus 右上角的[组织名称] → [关于] → [组织详情] → [AP 系统类型]来查看您的组织使用的是哪种类型。
类型 A - 单张导出
使用此方法，已核对的发票和贷记凭证会单独导出，系统会自动创建包含该单张发票或贷记凭证的导出文件并发送到您的 AP 系统。
在[发票] → [已核对发票]板块中，打开要导出的发票并点击[导出]。
导出流程成功完成后，发票的状态将自动更新为已导出。该发票此时应该也已进入您的外部会计系统。此导出任务的记录可在[发票] → [导出中心]中查看。
类型 B - 批量导出文件
在[发票] → [已核对发票]板块中，打开要导出的发票并点击[标记为待导出]。
当您准备好创建要导入到 AP 系统的批处理文件时，前往[发票] → [导出中心]，并使用[创建新导出文件]来创建新的批处理文件。您可以为要批处理的“待导出”发票和/或贷记凭证设置参数。
批处理文件处理完成后，您可以从[导出中心]下载该文件，以便导入到您的 AP 系统中。
请记住
- 类型 B - 取决于您创建批处理文件时使用的设置，您可能仍需要使用[更多] → [标记为已导出]来确认已成功导入到 AP 系统。