贷记单
贷记单
跳转至：
贷记单
贷记单（Credit Note）是向采购方退还款项的单据凭证。通常由供应商在采购订单取消、发票有误或货物丢失/损坏后开具。贷记单可用于全额或部分退款交易。
查看贷记单
您可以通过点击 [贷记单] → [查看全部] 进入贷记单列表。
在此页面中，您可以在表格中查看贷记单，并可以编辑表格列以符合您的使用偏好。在[查看全部]和[待我审批]页面中，您可以通过[管理列]显示自定义代码列。
您可以点击任意贷记单，查看有关待贷记产品及金额、参考编号、备注和附件的详细信息。
创建贷记单
拥有“管理发票和贷记单”权限的用户可以在侧边导航栏的 [贷记单] 区域中，点击 [新建贷记单] 来创建新的贷记单：
用户可以通过以下三种方式创建贷记单：
如需了解更多信息以及各创建方法的详细操作教程，请阅读我们关于创建贷记单的文章。
更新与管理
拥有“管理发票和贷记单”权限的用户目前可以更新贷记单的任意行项目（包含产品、数量、价格）、设置、发表备注或上传附件。
此外，拥有权限的用户还可以对贷记单进行暂存（Park）、取消和删除操作。如果贷记单上没有任何标记（Flags），他们还可以将贷记单标记为已对账（Reconciled）。
将贷记单与发票关联
贷记单可以与发票进行“关联”，便于在记账和财务核算时将贷记单追溯至对应发票。
提示：一张贷记单只能关联一张发票，但同一张发票可以关联多张贷记单。
您可以通过以下途径将发票关联到贷记单： \- 在贷记单抬头的“信息面板”中； \- 在审核贷记单类型的 AI 扫描任务时；或 \- 在审核基于现有单据创建的贷记单时。
您还可以在查看发票时，从 [贷记单] 选项卡中查看与该发票关联的贷记单列表：
贷记单状态
贷记单可能处于以下几种状态之一：
- 打开 (Open)：已创建且可以进行修改，但尚未对账的贷记单。
- 待审批 (Awaiting Approval)：处于待审批状态的贷记单存在一个或多个被触发的标记 (Flags)，目前需要贵组织的审批人进行审批。审批通过后，贷记单将推进至“已对账”状态。
- 已对账 (Reconciled)：已通过贵组织要求的所有检查，现可导出至贵组织外部财务会计平台的贷记单。处于“已对账”状态的贷记单无法直接修改。如果您需要进行更改，可以重新打开（Re-Open）该贷记单。
- 请注意：拥有“可超级审批发票和贷记单”权限的用户可以修改已对账贷记单上的某些特定字段。了解更多。
- 已暂存 (Parked)：因可能需要进一步考虑或讨论，已被贵组织用户暂存的贷记单。处于“已暂存”状态的贷记单无法修改。如果需要，您可以重新打开该贷记单以继续进行修改。
- 已取消 (Cancelled)：已被用户取消且贵组织不再使用的贷记单。处于“已取消”状态的贷记单无法修改。如果您希望恢复该贷记单并进行修改，可以重新打开该贷记单。
- 待导出 (Export Ready)：处于待导出状态的贷记单现已显示在 [发票] → [导出中心] 中，可包含在接下来的批量导出文件中。贷记单成功导出到贵组织的外部财务会计平台后，状态将更新为“已导出”。处于“待导出”状态的贷记单无法直接修改。如果需要修改，您可以先将其恢复为“已对账”状态，然后再重新打开该贷记单。
- 请注意：此状态仅适用于 B 类组织。
- 导出中 (Exporting)：正在导出到贵组织外部财务会计平台的贷记单。此过程通常需要几分钟。导出成功后，贷记单的状态将更新为“已导出”。处于“导出中”状态的贷记单无法修改。如果需要，您可以将贷记单恢复为“已对账”状态以便再次导出，或者重新打开该贷记单以进行修改。
- 请注意：此状态仅适用于 A 类组织。
- 已导出 (Exported)：已包含在一个或多个导出文件中并已导出至贵组织外部财务会计平台的贷记单。处于“已导出”状态的贷记单无法直接修改。如果需要修改，您可以先将其恢复为“已对账”状态，然后再重新打开该贷记单。
贷记单标记和阈值
“标记 (Flag)”是在贷记单上提出的疑虑提示，用于提醒注意单据中需要审核和审批的任何问题。标记机制可确保只有符合贵组织具体标准的贷记单，才能在无需人工干预的情况下在 PurchasePlus 中推进至“已对账”状态。
导出贷记单
与发票一样，根据贵组织的组织类型，可以通过以下两种方式之一将贷记单导出至您的外部财务会计平台。
A 类与 B 类组织
- A 类组织手动单独导出贷记单（和发票）。在贷记单推进至“已对账”状态后的任何时候都可以执行此操作。
- B 类组织首先将贷记单（或发票）标记为待导出，然后创建并发送批量导出文件，其中包含自上次导出以来标记为“待导出”的所有贷记单和发票。
应付账款系统目标位置与导出格式
对于 A 类和 B 类组织，导出文件的具体电子传输目标和格式均在 PurchasePlus 系统实施阶段进行配置；但如果后续有需要，也可以在与 PurchasePlus 团队密切协商后进行修改。请联系我们热情的客户成功团队以获取更多信息。