贷记单
贷记单
跳转至：
贷记单
贷记单是表明向采购方退还资金的文件。通常在采购订单取消、发票出错或货物丢失/损坏后由供应商开具。贷记单可用于全额或部分退款交易。
查看贷记单
您可以通过点击 [贷记单] → [查看全部] 来访问您的贷记单。
在这里，您可以在表格中查看您的贷记单，并根据您的喜好编辑表格列：
您可以点击任意贷记单查看要贷记的产品和金额、参考号、备注和附件等详细信息。
创建贷记单
拥有“管理发票和贷记单”权限的用户可以在侧边导航栏的 [贷记单] 区域中点击 [新建贷记单] 来创建新的贷记单：
用户可以通过以下三种方法创建贷记单：
有关每种贷记单创建方法的更多信息和分步教程，请阅读我们关于创建贷记单的文章。
更新和管理
拥有“管理发票和贷记单”权限的用户目前可以更新贷记单上的任何明细行（表示产品、数量、价格）、设置、发布备注或上传附件。
此外，拥有权限的用户还可以暂缓、取消和删除贷记单。如果贷记单上没有任何标记，他们还可以将贷记单标记为已对账。
将贷记单与发票关联
贷记单可以与发票进行“关联”，这对于出于记账目的将贷记单引回到发票非常有用。
提示：一张贷记单只能关联一张发票，而同一张发票可以关联多张贷记单。
您可以通过以下方式将发票关联到贷记单： \- 在贷记单表头的信息面板中， \- 在审核贷记单类型的 AI 扫描任务时，或 \- 在审核从单据创建的贷记单时。
您还可以在查看发票时，从 [贷记单] 选项卡查看与该发票关联的贷记单列表：
贷记单状态
贷记单可以处于以下多种状态之一：
- 未对账 (Open)：未对账状态的贷记单已创建且可以更新，但尚未对账。
- 待审批 (Awaiting Approval)：处于待审批状态的贷记单已被引发一个或多个标记，目前需要您所在组织的审批人进行审批。获得审批后，贷记单将推进至已对账状态。
- 已对账 (Reconciled)：已对账的贷记单已通过您所在组织要求的所有检查，现在适合导出到您组织的外部财务平台。贷记单处于已对账状态时，您无法对其进行更改。如果您希望进行修改，可以重新打开贷记单。
- 请注意：拥有“可超级审批发票和贷记单”权限的用户能够更新已对账贷记单上的某些字段。了解更多。
- 已暂缓 (Parked)：已暂缓的贷记单由您所在组织的用户进行了暂缓处理，因为该单据可能需要进一步考虑或讨论。处于已暂缓状态的贷记单无法进行更改。如有需要，您可以重新打开贷记单以继续对其进行修改。
- 已取消 (Cancelled)：已取消的贷记单已被用户取消，在您所在组织中不再使用。处于已取消状态的贷记单无法进行更改。如果您希望恢复贷记单并对其进行更改，可以重新打开贷记单。
- 准备导出 (Export Ready)：处于准备导出状态的贷记单现在可在 [发票]→ [导出中心] 中找到，以包含在即将生成的导出文件中。一旦贷记单成功导出到您组织的外部财务平台，该贷记单的状态将更新为已导出。贷记单处于准备导出状态时无法进行更改。如有需要，您可以将贷记单恢复为已对账状态，然后重新打开贷记单以进行更改。
- 请注意：此状态仅适用于 B 类组织。
- 正在导出 (Exporting)：正在导出的贷记单当前正处于导出至您组织外部财务平台的过程中。此过程通常需要几分钟。导出成功后，贷记单的状态将更新为已导出。处于正在导出状态的贷记单无法进行更改。如有需要，您可以将贷记单恢复为已对账状态以重新导出，或重新打开贷记单以对其进行更改。
- 请注意：此状态仅适用于 A 类组织。
- 已导出 (Exported)：已导出的贷记单已包含在一个或多个导出文件中，并已导出至您组织的外部财务平台。贷记单处于已导出状态时无法进行更改。如有需要，您可以将贷记单恢复为已对账状态，然后重新打开贷记单以对其进行修改。
贷记单标记和阈值
“标记”是贷记单上引发的提示信息，旨在引起对单据中需要审核和审批的任何问题的注意。标记可确保只有符合您组织特定条件的贷记单才能在无需人工干预的情况下在 PurchasePlus 中推进至已对账状态。
导出贷记单
与发票一样，贷记单可以通过以下两种方式之一导出至您的外部财务平台，具体取决于您的组织类型。
A 类与 B 类组织
- A 类组织手动单独导出贷记单（和发票）。在贷记单推进至已对账状态后，可以随时执行此操作。
- B 类组织首先将贷记单（或发票）标记为准备导出，然后创建并发送批量导出文件，其中包含自上次导出以来标记为准备导出的所有贷记单和发票。
应付账款系统目标位置和导出格式
A 类和 B 类组织导出文件的具体电子目标位置和格式在 PurchasePlus 系统的实施阶段进行配置，但在实施后如有需要，可在与 PurchasePlus 团队密切沟通后进行修改。请联系我们热情的客户成功团队以了解更多信息。