概览

了解 PurchasePlus 组织模型及其影响，是成为 PurchasePlus 高级用户的最佳途径之一。

这是专为所有系统管理员设计的六部分系列的第一部分。 

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• 组织
  • 组织类型
  • 法定实体
  • 验证状态
• 组织层级结构
  • 示例层级结构
  • 查看您的组织层级结构
• 组织成员资格
• 高级 - 应付账款系统 (AP Systems)
  • AP 导出格式
  • AP 导出格式变体
  • AP 系统导出类型

组织

在 PurchasePlus 中，组织是一个实体，可以代表：

• 采购方，
  • 单个酒店、医院或生活休闲场所，
    • 该物业/场所内的某个部门，或
• 供应商。

PurchasePlus 中的组织可以按不同方式分类，根据其分类以及高度可配置的组织设置，它们能够以强大的方式进行交互——最终使采购方组织能够以合适的价格从合适的供应商组织采购合适的产品。

当用户登录 PurchasePlus 时，他们会登录到一个组织中，代表该组织开展业务并完成任务。每个用户可用的功能部分取决于组织的类型、其设置、其在组织层级结构中的位置，以及用户个人的权限集。

组织拥有唯一的组织 ID、组织名称，以及许多不同的标识符、描述和联系信息。拥有“管理组织”权限的用户可以在组织的 [常规] 选项卡上查看和编辑这些信息：

组织类型

组织可以分类为采购方或供应商。登录到各类组织的用户所能使用的功能截然不同：

• 供应商拥有创建和管理产品与目录的功能，并能深入了解源自 PurchasePlus 的发票和采购订单。
• 采购方可以使用我们高度可配置的采购到付款平台（产品、目录、请购单、审批、采购订单、收货、无纸化发票对账），以及诸如库存管理、配方、销售点 (POS) 等附加功能。

法定实体

在 PurchasePlus 中，组织可以是法定实体或非法定实体。

法定实体是在其所在国家/地区的中央商业登记机构注册的公司或业务单元，并拥有商业编号（例如在澳大利亚为 ABN）。商业经营实体（例如酒店）几乎总是应设置为法定实体，但该经营业务下的部门（即子组织，例如客房部）通常应设置为非法定实体。  

法定实体和非法定实体在 PurchasePlus 中的处理方式有所不同。例如，非法定实体（即部门或子组织）可以生成请购单和采购订单，但作为法定实体的最近父级组织将被设置为该法定实体的采购方：

验证状态

在 PurchasePlus 中，组织可以是“已验证”或“未验证”状态。

已验证组织可以是采购方组织或已注册的供应商组织。也就是说，现实中的用户会登录到该组织并完成他们的任务。

未验证组织是由采购方管理的供应商组织（即自行管理的供应商），从不会有用户登录到该组织。

组织层级结构

组织可以在其他组织下进行无限制的“嵌套”。这就是我们在数字化环境中表现现实世界组织结构的方式，该结构使采购方能够查看其物业/场所，物业/场所能够查看其部门，而部门能够查看其特定的单据和数据。 

此外，这种组织层级结构模型用于防止身为某个组织节点成员的用户查看与其无关的其他节点的数据，同时让父级组织的成员用户能够查看其下属的所有内容。 

登录到父级组织的用户在 PurchasePlus 中执行各种操作时将能够选择其子组织。在系统中，这些子组织通常被称为“部门”；部门只是嵌套在当前会话组织（即用户当前登录的组织）下的子组织。 

登录到子组织的用户将无法代表其父级组织开展业务，不过许多功能（例如目录、配方等）会沿层级结构向下级联——这意味着子组织会从其父级“继承”此类数据结构，无需再次设置。

组织层级结构示例

以下示例说明了如何在正常运行的层级结构中设置组织，以及法定实体状态和验证状态是如何起作用的。

客户集团： Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. 物业/场所： Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. 部门： TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. 部门： TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. 部门： TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. 物业/场所： Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. 部门： TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. 部门： TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. 部门： Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

详细说明一些常见场景：

• 登录到 (1) 的用户将能够查看并代表其下属部门 (1a)、(1b)、(1c) 开展业务。
• 登录到 1b 的用户将无法代表 (1)、(1a)、(1c) 开展业务。
• 位于 (2) 或其任何后代节点的用户将无法查看或代表 (1) 或其任何后代节点开展业务。
• 在客户集团层级登录的用户将能够查看并代表 (1)、(2) 及其所有后代节点开展业务。

查看您的组织层级结构

拥有“管理组织”权限的用户可以通过访问 [系统设置] → [组织设置] 并点击 [组织层级结构] 面板中的插入符号（下拉箭头）图标来查看其组织层级结构：

层级结构以视觉化方式呈现，子组织嵌套在其父级组织下方。

某些组织所在行的左侧有一个 V 形折叠箭头图标，这些组织可以展开以显示其后代组织，或折叠以隐藏它们：

在此表格中，您还可以看到唯一的组织 ID、法定实体状态以及用于汇总所选组织的 [查看信息] 面板。 

最后，通过点击 [选择]，您可以访问该组织的设置页面并在需要时进行更改。 

组织成员资格

PurchasePlus 确定允许用户登录哪些组织的方式是一种“成员资格”模型。 

一个用户可以是一个或多个组织的“成员”——如果是后者，他们可以使用“组织切换器”登录其作为成员的不同组织（并代表该组织完成任务）： 

每个用户都必须有一个“默认”组织，这决定了他们在首次登录时从哪个组织开始会话。用户可以随时在其“账户”部分更新自己的默认组织，可用组织仅限于他们作为成员的组织：

同时满足 (a) 是相同组织的成员且 (b) 拥有“查看用户”和/或“管理用户”权限的其他用户，将能够查看和/或管理该组织中的此用户（以及所有其他用户）。

AP 系统

本节仅供高级用户参考。

AP 系统（应付账款系统）是 PurchasePlus 拥有的系统对象，它将采购方组织层级结构的潜在复杂性抽象为一个高级“容器”，使由其成员组织生成的某些数据可供导出，以便通过集成导入到采购方指定的（外部）会计系统中。 

此外，共享同一个 AP 系统的组织将能够访问属于该 AP 系统的共享数据（例如供应商）。

与 PurchasePlus 中的任何其他对象或属性相比，AP 系统最能完整地代表一个客户。

AP 系统包含：

• 名称 - 通常是将使用此 AP 系统作为组织节点的最高级别组织节点的名称，后跟“AP Hub”。例如，“Inland Hotels New South Wales AP Hub”。
• AP 系统 ID（唯一的）
• AP 系统类型。
• 币种。 
• 导出格式（用于导出到外部会计系统的发票和贷记单），以及适用的一个或多个 导出格式变体。 
• 属于此 AP 系统的采购方组织可用于以电子方式发送导出文件和报告文件的电子目标位置。此处可以根据需要设置任意数量的目标位置，但只能将一个设置为 AP 系统的导出默认值。 
• 正在使用该 AP 系统的采购方。
• 已手动添加到 AP 系统，或通过系统连接到使用该 AP 系统的采购方的供应商，将列在 AP 系统中。
• AP 系统中采购方与供应商之间的贸易关系。
• （可选）表头自定义字段。 
• （可选）子行自定义字段。  

AP 导出格式

AP 导出格式是 GraphQL (GQL) 代码，它从 PurchasePlus 数据库中提取数据并导出原始 JSON 文件。该 JSON 文件专为采购方特定的会计系统自动摄取而设计，因此不同 AP 导出格式之间通常存在很大差异。

AP 导出格式需要：

• 名称 - 通常以顶级采购方命名，例如“Inland Hotels Group”。
• 类别 (Class) - 在 PurchasePlus 中始终为 GQL。
• 输出文件类型。请注意，对于 PurchasePlus（GQL 类别），仅 JSON 可用作导出格式。

AP 导出格式还可以设置“启用”或“禁用”会计期间值，如果启用，将提示 B 类组织 的用户在其 AP 导出文件中提供会计期间。

AP 导出格式变体

每个 AP 导出格式可以具有多个变体。变体是获取原始 JSON 文件并对其执行操作处理的 GQL 代码，可以以不同格式（例如 CSV）输出 AP 导出数据，但变体必须专门设计用于创建所定义的输出文件类型，并且需要 PurchasePlus 进行定制开发。

AP 导出格式变体需要：

• 名称。遵循与 AP 导出格式类似的命名约定，末尾带有“Variant”。
• 输出文件类型。有多种文件类型可用，因此请确保选择外部 AP 系统所需的选项。
• 函数名称。用于调用变体将应用的转换处理，这也是 AP 导出格式及其变体需要工程技术团队参与的原因之一。
• 所有者组织 ID。所有者 ID 用于识别该 AP 导出格式变体是为谁创建的。

AP 系统导出类型

将组织添加到 AP 系统后，即可设置其导出类型。

• 如果组织逐个将发票和贷记单导出到预设的电子目标位置，则应使用 A 类。这些组织能够选择多个发票和贷记单并批量导出——这将向电子目标位置发送多个导出文件（每个单据一个文件）。
• 如果组织通过导出中心手动创建导出文件（包含一张或多张发票/贷记单），并由其自行决定以单个文件形式下载或发送到电子目标位置，则应使用 B 类。

此首选项不会改变应用于该组织的 AP 导出格式的任何内容，它仅控制在该组织的用户查看已核对的发票或贷记单时，以及在导出中心的发票和贷记单区域中将向用户显示的选项。

每个组织都会根据其自身要求对导出类型有自己的偏好，但通常而言，这是一项非常重要的设置，在未充分了解该组织的其他 AP 导出格式设置之前，请勿更改此设置。建议仅在与 PurchasePlus 配置团队成员沟通协作时更新此设置。