Dla kupujących

Zakupy, fakturowanie, magazyn i receptury dla kupujących.

Przegląd

• Zakupy i przyjęcia — Prześlij zapotrzebowanie (Zapotrzebowanie) do zatwierdzenia wydatków przez Dział. Dostępne są różne rodzaje Zapotrzebowań, przy czym niektóre oferują porównywanie cen i zamawianie od wielu dostawców
• Faktury i noty kredytowe — Faktury wysyłane na Twój adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru w PurchasePlus są automatycznie skanowane i dodawane do platformy.
• Katalogi i listy zakupowe — PurchasePlus ma globalną sieć tysięcy Dostawców, więc istnieje duża szansa, że Twój Dostawca udostępnia już swoje produkty i ceny w PurchasePlus.
• Zespoły finansowe — Zanim zostaną wygenerowane jakiekolwiek Zamówienia zakupu, Zapotrzebowania muszą zostać zatwierdzone przez wyznaczonych Zatwierdzających. Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą, zobaczysz czerwoną liczbę w sekcji

Zapotrzebowania

• Przegląd — Zapotrzebowanie to prośba o towary, które Kupujący chce zakupić od swoich Dostawców.
• Oferty cenowe — Oferta cenowa to cena Produktu, który możesz kupić od Dostawcy. Oferty cenowe są tworzone, gdy Produkt zostanie uwzględniony w Katalogu wraz z Ceną jednostkową
• Podstawowe zakupy — Robiąc zakupy w ramach dowolnego typu Zapotrzebowania, możesz wybrać włączenie Zaawansowanego trybu zakupów lub z niego zrezygnować:
• Zaawansowane zakupy — Robiąc zakupy w ramach dowolnego typu Zapotrzebowania, możesz włączyć Zaawansowany tryb zakupów:
• Od wszystkich dostawców — Typ Zapotrzebowania „Wszyscy dostawcy” zapewnia listę wszystkich dostępnych Ofert cenowych od wszystkich włączonych Dostawców. To świetny sposób na zakupy i
• Od jednego dostawcy — Typ Zapotrzebowania „Jeden dostawca” zapewnia listę wszystkich Ofert cenowych aktualnie dostępnych dla Twojej Organizacji od wybranego jednego Dostawcy
• Z listy zakupowej — Lista zakupowa to kontrolowana lista Produktów, która określa dokładne Towary i Usługi, z których członkowie Twojego zespołu mogą wybierać podczas
• Zapotrzebowanie niestandardowe — Zapotrzebowanie niestandardowe pozwala zamawiać pozycje doraźne (ad-hoc) od Twoich Dostawców. Możesz go użyć, gdy żaden z pozostałych typów Zapotrzebowań nie jest odpowiedni.
• Zapotrzebowanie zewnętrzne — Zapotrzebowanie zewnętrzne umożliwia utworzenie Zapotrzebowania poprzez zakupy na zewnętrznej platformie e-commerce Dostawcy. Będziesz mieć możliwość korzystania z pełnej funkcjonalności
• Z ponownego zamówienia — Typ Zapotrzebowania „Ponowne zamówienie” daje możliwość ponownego zamówienia pozycji z istniejącego Zapotrzebowania, Zamówienia zakupu lub Faktury.
• Z lokalizacji magazynowej — Lokalizacja magazynowa może odzwierciedlać fizyczną lokalizację w Twojej Organizacji, w której przechowywane są Pozycje magazynowe, np. magazyn, spiżarnię lub kuchnię.
• Zaawansowane wyszukiwanie produktów — Wiele działań w PurchasePlus (np. tworzenie Zapotrzebowania lub dodawanie Produktu do Listy zakupowej) spowoduje wyświetlenie funkcji Zaawansowanego wyszukiwania produktów.
• Wersje robocze zapotrzebowań — Zapotrzebowania pozostają w stanie Wersja robocza, dopóki nie zostaną przesłane do Zatwierdzenia. Użytkownicy, którzy chcą powrócić do wersji roboczej Zapotrzebowania i ją wyświetlić, edytować lub anulować
• Zatwierdzanie zapotrzebowania — W PurchasePlus po przesłaniu Zapotrzebowania do zatwierdzenia przechodzi ono do statusu „OCZEKUJE NA ZATWIERDZENIE”. Zapotrzebowanie trafia do

Zamówienia zakupu i przyjęcia

• Zamówienia zakupu — Zamówienie zakupu to dokument, który Organizacja Kupująca wysyła do Organizacji Dostawcy. Określa kupowane produkty lub usługi w
• Konsolidacja zamówień zakupu — „Konsolidacja” oznacza połączenie dwóch lub więcej Zamówień zakupu w (nowe) pojedyncze Zamówienie zakupu w celu zminimalizowania nakładu pracy administracyjnej i ograniczenia ryzyka
• Wysyłanie zamówienia zakupu — Po pełnym zatwierdzeniu Zapotrzebowania wygenerowane zostanie Zamówienie zakupu dla każdego Dostawcy ujętego w Zapotrzebowaniu, które można następnie wysłać do każdego z nich
• Przyjęcia zewnętrzne — Przyjęcie zewnętrzne (Receiving Note) to dokument powiązany, tworzony do Zamówienia zakupu, służący do oznaczania określonej ilości każdej pozycji z Zamówienia
• Przyjmowanie towarów — Oznaczenie pozycji Zamówienia zakupu jako Przyjęte informuje użytkowników w Twojej Organizacji, kiedy Zamówienie zakupu może zostać zamknięte.
• Nadpisywanie ceny jednostkowej — Gdy Zamówienie zakupu i Faktura są dopasowane, a Pozycje produktów są ze sobą powiązane, Przyjęcie zewnętrzne pobierze Cenę jednostkową z Faktury.

Faktury i noty kredytowe

• Faktury — Faktura to dokument, który Dostawca wysyła do Kupującego, określający Produkty i Ilości dostarczone Kupującemu przez Dostawcę i podlegające opłacie
• Tworzenie faktury — Użytkownicy PurchasePlus mogą utworzyć nową Fakturę, aby uzyskać cyfrowy, programowy zapis Faktury otrzymanej od Dostawcy, który można następnie dopasować do
• Wyświetlanie i aktualizowanie faktur — 1. Wybierz [Faktury] → [Wyświetl wszystkie] z bocznego paska nawigacyjnego.
• Wysyłanie do PurchasePlus — PurchasePlus oferuje rozwiązanie Paperless Invoicing dla Organizacji, które chcą skrócić czas poświęcany na przeglądanie i uzgadnianie Faktur, które
• Dopasowywanie zamówienia zakupu — Gdy Faktura jest tworzona metodą Paperless Invoice, PurchasePlus automatycznie dopasuje Zamówienie zakupu do Faktury, jeśli znajdzie logiczne
• Odłączanie zamówienia zakupu — Zamówienia zakupu są „dopasowywane” do Faktur w ramach procesu Uzgadniania faktur. Pozwala to naszemu oprogramowaniu (lub weryfikatorowi) upewnić się, że to, co
• Łączenie lub odłączanie pozycji — W zależności od ustawień zastosowanych w Twojej Organizacji w PurchasePlus, gdy Faktura zostanie dopasowana do Zamówienia zakupu, wszystkie Pozycje na Fakturze są
• Tryb zaawansowany — W PurchasePlus Pozycje faktury można przeglądać w Trybie zaawansowanym, aby odkryć wszystkie dodatkowe informacje o każdej Pozycji faktury. Pozycja faktury może mieć jedną lub
• Flagi faktur — PurchasePlus stale analizuje wszystkie Faktury i Noty kredytowe w stanie „Otwarte” i „Oczekuje na zatwierdzenie”, zgłaszając Flagi na poziomie nagłówka lub pozycji w
• Progi flag — Niektóre Flagi dostępne dla Faktur w PurchasePlus można dodatkowo dostosowywać za pomocą Progów. Progi pozwalają Fakturom z drobnymi rozbieżnościami na brak
• Noty kredytowe — Nota kredytowa to dokument wskazujący na zwrot środków Kupującemu. Jest powszechnie wystawiana przez Dostawcę po anulowaniu Zamówienia
• Tworzenie noty kredytowej — Nota kredytowa to dokument wskazujący na zwrot środków Kupującemu. Jest powszechnie wystawiana przez Dostawcę po anulowaniu Zamówienia
• Paperless AI — Paperless Invoicing to moduł PurchasePlus korzystający z naszej dedykowanej, autorskiej usługi AI do Odbierania, Skanowania i Przetwarzania zarówno Faktur, jak i Not
• Wiadomości e-mail Paperless — Obszar Wiadomości e-mail Paperless w PurchasePlus to miejsce, w którym możesz:
• Automatyczne dekretowanie bez PO — Gdy przychodzi Faktura bez pasującego Zamówienia zakupu, PurchasePlus odczytuje dokument i na podstawie informacji z Faktury oraz domyślnych ustawień Dostawcy Twojej
• Zatwierdzanie faktur — Gdy Faktura lub Nota kredytowa ma status „Oczekuje na zatwierdzenie”, zawiera co najmniej jedną Flagę – tj. rozbieżność – która wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia przez
• Eksport faktur — W zależności od konfiguracji Twojej Organizacji możesz Eksportować Faktury i Noty kredytowe indywidualnie (Typ A) lub za pośrednictwem Zbiorczego pliku eksportu (Typ B).
• Oznaczanie jako gotowe do eksportu — Twoja Organizacja może być skonfigurowana tak, aby Eksportować Faktury i Noty kredytowe indywidualnie (nazywamy to „Typem A”) lub w ramach Zbiorczego pliku eksportu (co nazywamy
• Zbiorczy plik eksportu — W zależności od konfiguracji Twojej Organizacji możesz Eksportować Faktury i Noty kredytowe indywidualnie (Typ A) lub za pośrednictwem Zbiorczego pliku eksportu (Typ B).
• Oznaczanie jako wyeksportowane — 1. Przejdź do Panelu głównego, kliknij Faktury, a następnie wybierz Wyświetl wszystkie.

Przepływy zatwierdzania

• Przegląd — Od momentu pobrania Faktury i Noty kredytowej przez nasz system, PurchasePlus nieustannie analizuje każdy dokument w stanie „Otwarte” i „Oczekuje na zatwierdzenie”

Zestawienia obrotów

• Uzgadnianie — Uzgadnianie zestawień obrotów zastępuje wewnątrz platformy proces oparty na arkuszach kalkulacyjnych i e-mailach. Przesyłasz zestawienie od dostawcy, a system
• Statusy zestawień obrotów — Pozycja zestawienia może mieć jeden z czterech stanów. Status wynika z dopasowanych faktur oraz flagi wymuszonego uzgodnienia i aktualizuje się automatycznie, gdy
• Często zadawane pytania — Suma zestawienia nie równa się sumie pozycji. Co teraz? Zestawienie jest nadal zapisane. W nagłówku widoku szczegółów zobaczysz wskaźnik niezgodności salda.

Zarządzanie dostawcami

• Przegląd — „Dostawcy” to Organizacje, od których kupujesz Towary lub Usługi. Dostawca w PurchasePlus to po prostu Organizacja o typie „Dostawca” (w odróżnieniu od
• Wyświetlanie i zarządzanie dostawcami — Korzystając z PurchasePlus jako Kupujący, możesz wyświetlać i zarządzać Dostawcami, z którymi jesteś połączony.
• Włączanie lub wyłączanie dostawcy — „Włączony” oznacza, że Twoja Organizacja i Ty możecie składać zamówienia u Dostawcy. Dostawca może przypisywać Katalogi, Produkty i ceny do Twojej Organizacji oraz
• Łączenie z zarejestrowanym dostawcą — Zarejestrowani dostawcy to podmioty, które utworzyły konto Dostawcy w PurchasePlus. Logują się, aby zarządzać własnymi Produktami, Katalogami i przypisywać te
• Tworzenie dostawcy zarządzanego samodzielnie — Dostawca w PurchasePlus może być:

Produkty

• Przegląd — Produkty w PurchasePlus są reprezentacjami rzeczywistych produktów (i usług), które Twoja Organizacja kupuje od Dostawców i wykorzystuje w całej
• Tworzenie produktu — Produkty w PurchasePlus są reprezentacjami rzeczywistych produktów i usług, które Twoja Organizacja kupuje od Dostawców i wykorzystuje w całej

Katalogi

• Przegląd — Katalog to zbiór Produktów z Cenami, które kupujesz od Dostawców, z którymi Twoja Organizacja ma aktywną Relację handlową.
• Katalogi dostawcy a zarządzane samodzielnie — Katalog to zbiór Produktów i Cen, które możesz kupić od Dostawcy w ramach swoich Zapotrzebowań.
• Tworzenie lub aktualizacja katalogu — Katalogi mogą być zarządzane bezpośrednio przez zarejestrowanych Dostawców (Katalogi zarządzane przez dostawcę) lub wewnętrznie przez Twoją Organizację Kupującą (Katalogi zarządzane samodzielnie).
• Importowanie katalogu — Za pomocą funkcji Importu możesz aktualizować ceny istniejących Produktów w Katalogu, a także dodawać dodatkowe produkty do Katalogu, pod warunkiem że

Listy zakupowe

• Przegląd — Listy zakupowe to potężne narzędzie do standaryzacji i automatyzacji decyzji zakupowych w całej Organizacji – gwarantujące, że Kupujący wybierają Odpowiednie Produkty
• Tworzenie listy zakupowej — Listy zakupowe to potężne narzędzie do standaryzacji i automatyzacji decyzji zakupowych w całej Organizacji – gwarantujące, że Kupujący wybierają Odpowiednie Produkty
• Zarządzanie produktami — Listy zakupowe to potężne narzędzie do standaryzacji i automatyzacji decyzji zakupowych w całej Organizacji – gwarantujące, że Kupujący wybierają Odpowiednie Produkty

Magazyn

• Przegląd — Magazyn to opcjonalny moduł, który można uwzględnić w planie PurchasePlus, aby pomóc Ci jeszcze lepiej kontrolować i ograniczać koszty zakupów poprzez:
• Pozycje magazynowe — Pozycja magazynowa to Produkt dostępny w Twoim Magazynie, który można dodawać do jednej lub wielu Twoich Lokalizacji magazynowych i tam przechowywać.
• Lokalizacje magazynowe — Lokalizacja magazynowa może odzwierciedlać fizyczną lokalizację w Twojej Organizacji, w której przechowywane są Pozycje magazynowe, np. magazyn, spiżarnię lub kuchnię.
• Przesunięcia — Przesunięcie to sposób zarządzania przepływem Pozycji magazynowych między Lokalizacjami magazynowymi (oraz jego ewidencjonowania).
• Inwentaryzacje — Inwentaryzacja to metoda weryfikacji ilości Pozycji magazynowych przechowywanych w Lokalizacji magazynowej. Inwentaryzację przeprowadza się w Lokalizacji magazynowej i ma ona
• Wycena zapasów — Dowiedz się, w jaki sposób PurchasePlus decyduje, której ceny użyć podczas Przyjmowania towarów do Magazynu i jak ta cena wpływa na Wartość zapasów.
• Inwentaryzacja na koniec miesiąca — Inwentaryzacje to najlepszy sposób na regularne weryfikowanie ilości Pozycji magazynowych, które trafiają do Lokalizacji magazynowych i z nich ubywają w danym okresie. Ten artykuł
• Przyjmowanie towarów — Po otrzymaniu dostawy powiązanej z Zamówieniem zakupu możesz użyć PurchasePlus, aby „przyjąć” towary (tj. cyfrowo odnotować pozycje oraz
• Przesunięcie bilansu otwarcia — Wstępne uzupełnienie Lokalizacji magazynowych Pozycjami magazynowymi po raz pierwszy można przeprowadzić, wykonując Przesunięcie bilansu otwarcia.
• Punkt sprzedaży (POS) — Punkt sprzedaży (POS) to opcjonalny moduł, który pozwala na odpisywanie Pozycji magazynowych z Lokalizacji magazynowej po dokonaniu sprzedaży w restauracji, barze lub kawiarni.
• Sprzedaż zbiorcza POS — Sprzedaż zbiorcza to zbiór Pozycji sprzedaży (tj. transakcji), które zostały zrealizowane na Twoich fizycznych terminalach POS. Nasz system przetwarza te Pozycje sprzedaży zbiorczo (zazwyczaj
• Skaner kodów kreskowych — PurchasePlus DS6510B-M9 to ręczny skaner kodów kreskowych przeznaczony do szybkiego i niezawodnego skanowania kodów 1D i 2D. Łączy się bezpośrednio z komputerem

Receptury

• Przegląd — Receptury to opcjonalna funkcja w systemie PurchasePlus i świetny sposób na uzyskanie jeszcze większej wartości z naszego oprogramowania, stanowiąc uzupełnienie naszych
• Menu — Menu to zbiór Receptur. Menu służą zazwyczaj do zarządzania zaopatrzeniem i kosztami Składników w Twoich rzeczywistych daniach (tj. Recepturach)
• Składniki — Składniki to Produkty dodawane do Twoich Receptur. W zależności od tego, czy Receptura jest Recepturą Magazynową, czy Niemagazynową, definicja
• Alergeny — PurchasePlus zawiera funkcję Alergeny dostępną dla użytkowników naszego modułu Receptury, ułatwiającą zarządzanie alergenami w Recepturach i Składnikach.

Raportowanie

• Uruchamianie raportu — W systemie PurchasePlus generowana (i przechowywana) jest bardzo duża ilość danych. Masowy dostęp do tych danych w postaci Raportów do pobrania to

Zarządzanie organizacjami

• Przegląd — Zrozumienie modelu Organizacji w PurchasePlus i jego konsekwencji to jeden z najlepszych sposobów, aby stać się zaawansowanym użytkownikiem PurchasePlus.
• Tworzenie organizacji — To część 2 naszej serii Wprowadzenie do Organizacji. Przed przeczytaniem tego artykułu zaleca się zapoznanie z częścią 1.

Budżety

• Przegląd — „Budżety” to opcjonalny Moduł, który pozwala Organizacjom lepiej zarządzać wydatkami u Dostawców i monitorować je w ujęciu rocznym/miesięcznym oraz

Uaktualnienie

• Uaktualnienie — Czym jest PurchasePlus? Całkowitą przebudową naszej platformy procure-to-pay opartej na nowoczesnej technologii. Ten sam cel, ten sam zespół i diametralnie lepsze