Uzgodnienie
Uzgodnienie
Przejdź do:
Wyciągi
Uzgodnienie wyciągów to wbudowane w platformę narzędzie zastępujące uzgadnianie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i wiadomości e-mail. Przesyłasz wyciąg od dostawcy, system wyodrębnia pozycje, znajduje pasujące faktury i noty kredytowe znajdujące się już w PurchasePlus, oznacza wszelkie niezgodności i udostępnia jeden obszar roboczy do rozwiązania każdego wyjątku oraz zamknięcia wyciągu.
Cel jest prosty: wyeliminować comiesięczną żmudną pracę nad uzgadnianiem, wcześnie wykrywać brakujące faktury i zachować ścieżkę audytu, która spełnia wymogi kontroli finansowej.
- Faza 1 Ręczne wprowadzanie i podstawowe uzgadnianie Użytkownicy przesyłają wyciągi do ekstrakcji przez AI i przeglądają wyniki uzgodnienia. Dostępne teraz
- Faza 2 Zautomatyzowany proces wprowadzania Wyciągi przesyłane pocztą e-mail są automatycznie wprowadzane, przetwarzane i pojawiają się w panelu nawigacyjnym. W trakcie opracowywania < 3 miesiące
- Faza 3 Współpraca z dostawcami i działania następcze Zautomatyzowana komunikacja z dostawcami, bezpośrednie linki do wstępnie wypełnionych formularzy przesyłania oraz przepływy pracy dotyczące rozwiązywania wyjątków. W trakcie opracowywania < 6 miesięcy
Wyciąg
Wyciąg to dokument przesyłany zazwyczaj co miesiąc przez dostawcę, zawierający listę wszystkich faktur i not kredytowych za dany okres. Każdy wiersz na wyciągu to pozycja wyciągu, a jedna pozycja wyciągu odpowiada jednej fakturze lub jednej nocie kredytowej.
Uzgodnienie odbywa się na poziomie pozycji. System próbuje znaleźć pasującą fakturę w PurchasePlus, porównuje sumy i przypisuje każdej pozycji jeden z czterech statusów. Po rozwiązaniu wszystkich kwestii wymagających uwagi klikasz Oznacz jako uzgodnione, a wyciąg zostaje zamknięty.
Wyciągi nie są zamykane automatycznie. Nawet jeśli każda pozycja zostanie uzgodniona automatycznie, wyciąg pozostaje Otwarty, dopóki użytkownik go nie zatwierdzi. Ten końcowy etap weryfikacji przez człowieka jest w pełni celowy.
Włączanie wyciągów
Aby móc korzystać z funkcji Wyciągów, wymagane są:
- Włączona flaga funkcji Uzgadnianie wyciągów dla Twojej Jednostki Organizacyjnej.
- Uprawnienie Zarządzaj uzgadnianiem wyciągów przypisane do Twojej roli.
- Wyciąg należący do Twojej bieżącej Jednostki Organizacyjnej lub jednego z jej Działów.
Przesyłanie i uzgadnianie wyciągu
- Przejdź do [Faktury] \> [Wyciągi.]
- Wybierz [Dostawcę] z listy rozwijanej, przeciągnij i upuść lub wybierz plik PDF albo obraz wyciągu, a następnie kliknij [Rozpocznij import]
- Kliknij przycisk [Połącz], aby połączyć niedopasowane pozycje z odpowiednią Fakturą lub Notą kredytową
Uwaga\- Pozycje będą miały status Oczekujące, jeśli dokument, którego dotyczą, nie został jeszcze uzgodniony. Zobacz artykuł Praca ze statusami wyciągów, aby uzyskać więcej informacji na temat postępowania z nieuzgodnionymi pozycjami wyciągu
- Gdy wszystkie pozycje wyciągu zostaną uzgodnione, kliknij [Uzgodnij.]
Uwaga\- Jeśli nie możesz uzgodnić pozycji wyciągu, możesz użyć opcji Wymuś uzgodnienie. Zobacz Praca ze statusami wyciągów.
- Kliknij [Potwierdź], aby zakończyć uzgadnianie wyciągu.
Twój wyciąg jest teraz uzgodniony.