Przeglądanie i aktualizacja faktur

Przejdź do:

• Dostęp do faktur
• Aktualizacja faktur
  • Zatwierdzanie faktur
• Korzystanie z Power Editora faktur
• Najlepsze praktyki

Dostęp do faktur

1. Wybierz [Faktury] → [Wyświetl wszystko] z bocznego paska nawigacji.

2. W widoku tabeli Wszystkie faktury możesz wykonać następujące czynności:

1. Filtrować wszystkie faktury według statusu.
2. Użyć pola [Szukaj], aby znaleźć fakturę, którą chcesz sprawdzić.
3. Wybrać [Zarządzaj kolumnami], aby pokazać lub ukryć kolumny w tabeli. 
4. Kliknąć [Numer faktury], aby otworzyć fakturę.
5. Najedź kursorem na [Numer referencyjny], aby dodać lub edytować numer referencyjny faktury. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy faktura ma status „Otwarta” lub „Oczekuje na zatwierdzenie”.
6. Najedź kursorem na [Konto kosztowe], aby dodać lub edytować dział lub konto, do którego przypisana jest faktura. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy faktura ma status „Otwarta” lub „Oczekuje na zatwierdzenie”.
7. [Zamówienie zakupu]. Sprawdź, czy faktura została dopasowana do zamówienia zakupu. Przeczytaj nasz artykuł Dopasowywanie zamówienia zakupu do faktury, aby dowiedzieć się więcej.
8. Wyświetl [Status] faktury.
9. [Dokumenty PZ]. Zobacz dokumenty przyjęcia towaru (PZ) powiązane z fakturą lub utwórz nowy dokument przyjęcia towaru dla zamówienia zakupu, do którego dopasowana jest faktura. 
10. Wyświetl [Kopię PDF] faktury. Ta opcja jest dostępna, jeśli faktura została utworzona z pliku PDF za pośrednictwem rozwiązania Paperless Invoicing w PurchasePlus.

Aktualizacja faktur

Zazwyczaj faktura w stanie „Otwarta” lub „Oczekuje na zatwierdzenie” może być aktualizowana przez każdego użytkownika posiadającego uprawnienie „Zarządzanie fakturami i notami kredytowymi” i/lub „Zarządzanie pozycjami faktur i not kredytowych” (w zależności od tego, co chce zmienić).

Aktualizacja faktur w stanach innych niż Otwarta lub Oczekuje na zatwierdzenie wymaga wykonania dodatkowych kroków przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian:

• Aby zaktualizować fakturę w stanie „Uzgodniona”, należy ją ponownie otworzyć, klikając „Otwórz ponownie fakturę” w menu [Więcej] w nagłówku faktury:
• Aby zaktualizować fakturę w stanie „Gotowa do eksportu” lub „Wyeksportowana”, należy najpierw wybrać opcję [Przywróć do stanu: Uzgodniona] w menu [Więcej] w nagłówku faktury, a następnie „Otworzyć ponownie”, jak opisano powyżej.

Po wprowadzeniu niezbędnych zmian w fakturze będzie ona musiała ponownie przejść przez wszelkie procedury zatwierdzania faktur obowiązujące w danej jednostce organizacyjnej.

Zatwierdzanie faktur

Jeśli faktura znajduje się w stanie „Oczekuje na zatwierdzenie”, oznacza to, że musi pomyślnie przejść przez procedurę zatwierdzania, aby przejść do stanu „Uzgodniona”.

Istnieje wiele powodów, dla których faktura może zostać oznaczona flagą i wymagać zatwierdzenia. Każdy z powodów oflagowania jest wyświetlany w zakładce Flagi faktury, a poszczególne flagi pozycji faktury widoczne są w kolumnie Flagi przy każdej pozycji faktury.

Jako wyznaczona osoba zatwierdzająca możesz przejrzeć każdy powód oflagowania i zdecydować, czy chcesz rozwiązać przyczynę flagi, czy też zatwierdzić fakturę bez rozwiązywania niektórych lub wszystkich flag.

Procedury zatwierdzania faktur i not kredytowych zostały szczegółowo opisane w osobnym artykule. Dowiedz się więcej, czytając ten przewodnik.

Korzystanie z Power Editora faktur

Użytkownicy posiadający uprawnienie „Może zarządzać fakturami i notami kredytowymi” mogą korzystać z Power Editora faktur, aby przeglądać i aktualizować fakturę w PurchasePlus widoczną obok faktury w formacie PDF, która została przesłana na ich adres e-mail do fakturowania bezpapierowego.

Aby rozpocząć korzystanie z Power Editora faktur:

1. Wybierz dowolną fakturę z sekcji [Faktury] → [Wyświetl wszystko] lub [Faktury] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie].
2. W nagłówku faktury wybierz [Power Editor].
3. Jeśli faktura została utworzona w PurchasePlus w wyniku przesłania przez dostawcę faktury PDF na Twój adres e-mail do fakturowania bezpapierowego, plik PDF będzie widoczny po prawej stronie edytora faktury w PurchasePlus, ułatwiając sprawdzanie danych podczas aktualizacji faktury.

Wskazówki dotyczące weryfikacji

Dopasowanie zamówień zakupu i faktur

• Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, upewnij się, że zamówienie zakupu zostało dopasowane do faktury przed sprawdzeniem jakichkolwiek powodów oflagowania.
• W razie potrzeby połącz pozycje faktury z pozycjami zamówienia zakupu.

Przyjęcie towarów i usług

• Sprawdź, czy pozycje zostały odebrane. Jeśli dotyczy to Twojej organizacji, przyjęcie zamówienia zakupu jest kluczowym krokiem potwierdzającym dostarczenie produktów i stanowi sygnał dla osoby zatwierdzającej, że faktura może zostać zaakceptowana.

Sprawdzenie pozycji na fakturze przed zatwierdzeniem

• W przypadku rozbieżności między ceną na zamówieniu zakupu a ceną na fakturze warto skontaktować się z dostawcą w celu ewentualnego wystawienia noty kredytowej na powstałą różnicę.