Wyślij do PurchasePlus

Wyślij do PurchasePlus

Dlaczego warto wysyłać pocztą e-mail

PurchasePlus oferuje rozwiązanie Paperless Invoicing dla Organizacji, które chcą skrócić czas poświęcany na weryfikację i uzgadnianie Faktur otrzymywanych od swoich Dostawców.

Jest to oferta produktowa zorientowana na automatyzację, płynnie integrująca skanowanie OCR, sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe (ML) oraz naszą unikalną usługę Human-In-The-Loop. To połączenie zapewnia wydajne przetwarzanie danych, inteligentne podejmowanie decyzji i ciągłe ulepszanie systemu, zachowując jednocześnie niezbędny nadzór ludzki w kluczowych operacjach.

Jeśli Twoja Organizacja zdecyduje się na wdrożenie rozwiązania Paperless Invoicing, otrzyma unikalny [Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru]. Po jego utworzeniu możesz przekazać ten adres e-mail każdemu ze swoich Dostawców i poprosić ich o rozpoczęcie wysyłania Faktur na ten adres e-mail, aby były one automatycznie przetwarzane przez PurchasePlus. 

Możesz również samodzielnie wysyłać Faktury PDF na swój [Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru] w imieniu Dostawcy — w takim przypadku postępuj zgodnie z poniższymi zaleceniami dotyczącymi najlepszych praktyk.

Przejdź do:

Najlepsze praktyki

Używaj Faktur w formacie ePDF:

  • Poinformuj swoich Dostawców, aby przesyłali pojedynczą elektroniczną Fakturę PDF jako załącznik bezpośrednio na Twój [Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru] — są one łatwiej skanowane przez PurchasePlus.
  • Jeśli Dostawca nie może dostarczyć elektronicznych Faktur PDF, zeskanowany plik PDF jest nadal akceptowalny. Upewnij się, że skan jest odpowiedniej jakości, aby uzyskać najlepsze rezultaty przetwarzania Faktur. 

Podczas wysyłania Faktur:

  • Upewnij się, że Twój [Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru] znajduje się w polu „Do” (To) lub „DW” (CC) wiadomości e-mail, a nie w polu „UDW” (BCC).
  • Nie pisz odręcznie ani nie stawiaj pieczątek na fakturach, ponieważ wpłynie to negatywnie na zdolność odczytu faktury.
  • Poproś Dostawcę o unikanie wysyłania załączników niebędących Fakturami, takich jak zestawienia, dowody wydania towaru, potwierdzenia zamówień itp., ponieważ zostaną one usunięte i spowolnią przetwarzanie faktur. 

Załączniki plików

  • Wiele Faktur: Możesz załączyć wiele faktur do jednej wiadomości e-mail, pod warunkiem że łączny rozmiar plików nie przekracza 10 MB.
  • Przesyłanie w jednym pliku: Jeśli wolisz, możesz wysłać pojedynczy plik zawierający wiele faktur. Nasza platforma automatycznie rozdzieli je na osobne pliki. Pamiętaj, że ten proces rozdzielania może potrwać do 60 minut, a w tym czasie pliki mogą nie być od razu widoczne w kolejce.
  • Limit rozmiaru i długości pliku: Każdy plik musi mieścić się w limitach do 10 MB rozmiaru oraz do 10 stron długości.

Czas przetwarzania 

  • 80% przesłanych dokumentów jest przetwarzanych automatycznie i w czasie rzeczywistym, zazwyczaj pojawiając się w kolejce w ciągu kilku minut.
  • W przypadku dokumentów, które nie spełniają naszych kryteriów walidacji biznesowej, dysponujemy dedykowanym zespołem ds. fakturowania zajmującym się weryfikacją ręczną. Priorytetem jest dla nas szybka realizacja, ze średnim czasem przetwarzania wynoszącym 3 godziny i gwarancją, że wszystkie weryfikacje zostaną zakończone w ciągu 24 godzin.
  • Nasz zespół ds. fakturowania pracuje przez całą dobę w dni robocze, zapewniając ciągłość przetwarzania. W weekendy pracujemy w trybie 8 godzin dziennie.
  • W celu uzyskania pomocy priorytetowej prosimy o kierowanie zgłoszeń na adres help@purchaseplus.com. Uprzejmie prosimy o korzystanie z tej opcji wyłącznie w naprawdę pilnych sprawach. Takie podejście pomaga nam utrzymać równy poziom usług dla wszystkich naszych klientów.

Znajdź adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru

Jeśli Twoja Organizacja korzysta z rozwiązania Paperless Invoicing:

1. Kliknij swoją [Nazwę użytkownika/Organizację] w prawym górnym rogu, a następnie wybierz [O programie].

Panel O programie

2. Wybierz [Szczegóły organizacji] → [Adres e-mail paperless]. Twój Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru, przypisany do Twojej Organizacji, wyświetli się w tym miejscu:

Panel O programie z adresem e-mail paperless

Przeglądaj wysłane wiadomości e-mail

Aby wyświetlić w tabeli wszystkie wiadomości e-mail odebrane na Twój Adres e-mail do fakturowania bez użycia papieru, kliknij [Wiadomości e-mail paperless] → [Wyświetl wszystkie] w bocznym pasku nawigacyjnym:

Tabela Wyświetl wszystkie w wiadomościach e-mail paperless

Możesz kliknąć numer w kolumnie [E-mail], aby wyświetlić oryginalną wiadomość e-mail oraz łącze do wszelkich załączników:

Oryginalna wiadomość e-mail paperless i załączniki

Dowiedz się więcej o module Wiadomości e-mail paperless.

Rozwiązywanie problemów

  • Jeśli Numer Faktury i Dostawca są tacy sami jak w przypadku istniejącej Faktury w Twojej Organizacji, Faktura zostanie usunięta. Niemożliwe jest posiadanie tego samego Numeru Faktury dwukrotnie dla tego samego Dostawcy.
  • Jeśli Faktury nie można odczytać z powodu brakujących informacji, nie zostanie ona pomyślnie zeskanowana. Członek zespołu PurchasePlus skontaktuje się z Twoją Organizacją, aby Cię poinformować i pomóc w poprawieniu danych.
  • Jeśli dokument nie jest Fakturą (np. jest zestawieniem, dowodem wydania towaru, potwierdzeniem zamówienia itp.), zostanie usunięty i nie będzie skanowany.
  • Faktury od całkowicie nowego Dostawcy (tj. Dostawcy niemającego profilu w naszym systemie) mogą wymagać zmapowania przez nasz system, co może potrwać do 48 godzin. Po pomyślnym przetworzeniu Faktury pojawią się w Twojej Organizacji. Kolejna Faktura od tego Dostawcy będzie przetwarzana ze standardową prędkością.
  • Faktury, w których numer identyfikacyjny Dostawcy (Business Number / NIP) nie jest zgodny z danymi w PurchasePlus, nie będą mogły zostać automatycznie zeskanowane. Członek zespołu PurchasePlus skontaktuje się z Twoją Organizacją, aby Cię poinformować i pomóc w skorygowaniu informacji.
  • Jeśli Faktura pochodzi od Dostawcy, który nie został dodany jako Dostawca do Twojej Organizacji, członek zespołu PurchasePlus skontaktuje się z Twoją Organizacją, aby Cię poinformować i pomóc w dodaniu Dostawcy.

Related articles