Inwentaryzacje
Inwentaryzacje
Przejdź do:
- Wprowadzenie
- Przeglądanie inwentaryzacji
- Statusy inwentaryzacji i liczenia
- Rozpoczęcie nowej inwentaryzacji
- Przeprowadzanie inwentaryzacji (liczenie)
- Zamykanie inwentaryzacji
- Czyszczenie lokalizacji kosztowych
- Dalej: inwentaryzacja na koniec miesiąca
Inwentaryzacja
Inwentaryzacja to metoda weryfikacji ilości pozycji magazynowych przechowywanych w lokalizacji magazynowej. Inwentaryzacja jest przeprowadzana w lokalizacji magazynowej i ma określony „Okres” (np. rok kalendarzowy i miesiąc). Inwentaryzacja umożliwia użytkownikom w Twojej organizacji policzenie rzeczywistej liczby pozycji magazynowych w lokalizacji, dzięki czemu liczbę tę można następnie porównać z oczekiwaną liczbą pozycji magazynowych w danej lokalizacji. Różnica między stanem rzeczywistym a oczekiwanym musi zostać rozliczona w ramach przesunięcia rozbieżności przed zamknięciem inwentaryzacji.
Możliwości zarządzania inwentaryzacjami i zamykania inwentaryzacji są kontrolowane przez niezależne uprawnienia użytkownika, co odzwierciedla znaczenie inwentaryzacji w prawidłowym zarządzaniu magazynem.
Przeglądanie inwentaryzacji
Użytkownicy mogą przeglądać inwentaryzacje swojej organizacji, przechodząc do sekcji [Magazyn] → [Inwentaryzacje] w bocznym pasku nawigacyjnym.
Możesz wyświetlić szczegóły dowolnej pojedynczej inwentaryzacji w tabeli, klikając nazwę lokalizacji magazynowej po lewej stronie tabeli.
Status inwentaryzacji
Inwentaryzacja może znajdować się w jednym z dwóch stanów:
- W toku: Inwentaryzacja została rozpoczęta i trwa. Gdy lokalizacja magazynowa ma inwentaryzację w toku, przyjęcia towaru do magazynu nie odbywają się automatycznie. Zamiast tego użytkownicy muszą zlokalizować przesunięcie przyjęcia towaru i ręcznie kliknąć [Oznacz jako zakończone], gdy będą na to gotowi. Po zakończeniu inwentaryzacji przyjęcia towaru do magazynu znów stają się automatyczne.
- Zamknięta: Inwentaryzacja została oznaczona jako zakończona, a wszelkie rozbieżności zostały rozliczone.
Status liczenia
Inwentaryzacja ma również status liczenia, który różni się od statusu inwentaryzacji. Dostępne statusy liczenia to:
- Niepoliczone: Dla żadnej z pozycji magazynowych w lokalizacji magazynowej nie zarejestrowano jeszcze policzonej ilości.
- Częściowo policzone: Dla niektórych, ale nie wszystkich pozycji magazynowych w lokalizacji magazynowej zarejestrowano policzoną ilość.
- W pełni policzone: Dla wszystkich pozycji magazynowych w lokalizacji magazynowej zarejestrowano policzoną ilość.
Rozpoczęcie nowej inwentaryzacji
Użytkownicy z uprawnieniem Zarządzanie inwentaryzacjami mogą kliknąć przycisk [Rozpocznij nową inwentaryzację] na stronie [Magazyn] → [Inwentaryzacje].
Użytkownicy mają możliwość rozpoczęcia inwentaryzacji w pojedynczej lokalizacji lub we wszystkich lokalizacjach:
Rozpoczęcie inwentaryzacji w pojedynczej lokalizacji magazynowej.
Wybór opcji „Pojedyncza lokalizacja magazynowa” otworzy nową inwentaryzację w wybranej lokalizacji magazynowej ze statusem „W toku” oraz statusem liczenia „Niepoliczone”.
Rozpoczęcie inwentaryzacji we wszystkich lokalizacjach magazynowych.
Wybór opcji „Wszystkie lokalizacje magazynowe” otworzy nową inwentaryzację w każdej lokalizacji magazynowej w bieżącej organizacji, ze statusem „W toku” oraz statusem liczenia „Niepoliczone”. Uwaga: Nie można rozpocząć inwentaryzacji we wszystkich lokalizacjach, jeśli w wybranym okresie inwentaryzacji zostały już utworzone jakiekolwiek inwentaryzacje.
Okres inwentaryzacji
Każda inwentaryzacja musi mieć określony „Okres inwentaryzacji”, którym jest zwykle miesiąc kalendarzowy i rok, w którym odbywa się inwentaryzacja. Możesz utworzyć inwentaryzację w okresie inwentaryzacji, który ma już zamkniętą inwentaryzację.
Inwentaryzacje w ciemno
Podczas tworzenia (lub edycji) inwentaryzacji użytkownik może ustawić inwentaryzację jako „w ciemno”, co oznacza, że osoby przeprowadzające inwentaryzację nie będą widzieć oczekiwanej ilości pozycji magazynowych w danej lokalizacji. Może to być skuteczny sposób na upewnienie się, że pozycje magazynowe są liczone z należytą starannością. Tylko użytkownicy z uprawnieniem „Zamykanie inwentaryzacji” będą mogli zobaczyć oczekiwany stan pozycji magazynowej w inwentaryzacji w ciemno.
Przeprowadzanie inwentaryzacji (liczenie)
Każdy użytkownik może wprowadzić policzoną ilość pozycji magazynowej w inwentaryzacji, nawet jeśli nie posiada uprawnienia „Zarządzanie inwentaryzacjami”.
Użytkownik może bezpośrednio wpisać ilość produktu w kolumnie [Liczba] i/lub użyć przycisków w górę lub w dół po obu stronach pola wprowadzania:
Gdy dla wszystkich pozycji magazynowych zostanie wprowadzona policzona ilość, status liczenia inwentaryzacji zmieni się na „W pełni policzone”.
Skanowanie kodem kreskowym
Użytkownik może wyszukiwać według dowolnych kodów kreskowych dodanych do pozycji magazynowej w PurchasePlus, aby przyspieszyć proces liczenia, unikając konieczności przewijania (często bardzo długiej) listy pozycji w lokalizacji magazynowej.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po skanerze kodów kreskowych.
Rozbieżności inwentaryzacyjne
Inwentaryzacje wykazujące „rozbieżności” – tj. różnicę między oczekiwaną a rzeczywistą liczbą – muszą zostać skorygowane przed ich zamknięciem.
Rozbieżności można przeglądać pozycja po pozycji:
...a łączną wartość rozbieżności trwającej inwentaryzacji można sprawdzić w panelu informacyjnym w nagłówku inwentaryzacji:
Rozbieżności należy rozliczyć, realizując przesunięcie rozbieżności magazynowych z lokalizacji magazynowej do lokalizacji kosztowej (lub innej lokalizacji magazynowej, jeśli wiadomo, dokąd dana pozycja magazynowa została przeniesiona). Służy to przede wszystkim zaktualizowaniu ilości pozycji magazynowej w pierwotnej lokalizacji magazynowej, aby odzwierciedlała stan faktyczny.
Rozbieżności można przesuwać pojedynczo (funkcja znana wcześniej jako [Szybkie przesunięcie]):
...lub masowo, za pomocą przycisku [Przesuń wszystkie rozbieżności] w nagłówku inwentaryzacji:
Aby zarządzać rozbieżnościami inwentaryzacyjnymi za pomocą przesunięć, użytkownik musi posiadać uprawnienie Zarządzanie przesunięciami.
Importowanie lub eksportowanie spisu z natury
Użytkownicy z uprawnieniem „Zamykanie inwentaryzacji” mogą zaimportować policzone stany magazynowe dowolnej inwentaryzacji będącej w statusie W toku, używając przycisku [Utwórz nowy import] w zakładce [Importy] danej inwentaryzacji:
Plik importu CSV wymaga jedynie trzech kolumn:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Zdecydowanie zaleca się, aby przed skorzystaniem z funkcji importu najpierw wyeksportować dane, co pozwoli uzyskać dostęp do poprawnych identyfikatorów Stock Count ID (są to inne wartości niż Product ID).
Aby wyeksportować inwentaryzację, przejdź do zakładki [Eksporty] inwentaryzacji, a następnie kliknij [Utwórz nowy eksport] i pobierz wygenerowany plik. Następnie możesz wprowadzić policzone ilości (Quantities) do arkusza kalkulacyjnego i zaimportować plik.
W razie potrzeby możesz usunąć wiersz z arkusza kalkulacyjnego. Po zaimportowaniu pliku ilość tej pozycji magazynowej w PurchasePlus pozostanie taka sama, jak przed importem. Jej ilość nie zostanie zmieniona na 0 ani nie zostanie ona usunięta z lokalizacji magazynowej. Ponadto nie ma możliwości dodawania nowych pozycji magazynowych do lokalizacji magazynowej poprzez import arkusza kalkulacyjnego.
Tryb offline
Inwentaryzacje można przeprowadzać w „Trybie offline” w miejscach, gdzie występuje problem ze słabym połączeniem sieciowym.
Tryb offline pozwala użytkownikowi kontynuować inwentaryzację, nawet jeśli jego urządzenie utraci połączenie z Internetem. Gdy użytkownik jest gotowy do zakończenia pracy w trybie offline, musi ponownie połączyć się z Internetem, aby wszystkie dane inwentaryzacji zostały zsynchronizowane.
Aby rozpocząć korzystanie z trybu offline dla inwentaryzacji, kliknij [Więcej opcji] → [Uruchom tryb offline] w nagłówku inwentaryzacji:
Zamykanie inwentaryzacji
Inwentaryzację można zamknąć, jeśli:
- Jest w statusie W toku.
- [Zalecane] Dla wszystkich pozycji zarejestrowano policzoną ilość. Zamknięcie częściowo policzonej inwentaryzacji jest możliwe. Kliknięcie opcji [Zamknij inwentaryzację], gdy status liczenia to „Niepoliczone” lub „Częściowo policzone”, spowoduje automatyczne uzupełnienie wszystkich niepoliczonych pozycji ich bieżącym oczekiwanym stanem.
- Nie występują nierozliczone rozbieżności między stanem oczekiwanym a rzeczywistym dla żadnej z pozycji objętych inwentaryzacją.
Aby zamknąć inwentaryzację, kliknij przycisk [Zamknij inwentaryzację] w nagłówku inwentaryzacji. Ta czynność jest kontrolowana przez uprawnienie „Zamykanie inwentaryzacji”.
Zamykanie wszystkich inwentaryzacji
Dodatkowo można zamknąć wiele inwentaryzacji jednocześnie, korzystając z kolumny wielokrotnego wyboru w widoku tabeli Wszystkie inwentaryzacje. Uwaga: Ta operacja zakończy się pomyślnie tylko dla tych wybranych inwentaryzacji, które spełniają powyższe kryteria zamykania inwentaryzacji.
Czyszczenie lokalizacji kosztowych
Akcja [Wyczyść lokalizacje kosztowe] zeruje ilość wszystkich pozycji magazynowych we wszystkich lokalizacjach kosztowych. Działanie to automatycznie wygeneruje przesunięcie księgowe dla każdej lokalizacji kosztowej i przeniesie salda pozycji magazynowych z lokalizacji kosztowej do lokalizacji systemowej Kosztu Własnego Zużytych Towarów na Koniec Okresu. Zazwyczaj czyszczenie lokalizacji kosztowych wykonuje się tuż przed zamknięciem wszystkich inwentaryzacji dla danego okresu.
Wszelkie przesunięcia rozbieżności, które były wymagane do przeniesienia braków/nadwyżek do lokalizacji kosztowej, powinny zostać ukończone przed wyczyszczeniem lokalizacji kosztowych.
Dalej: inwentaryzacja na koniec miesiąca
Powyższe informacje mają na celu zapewnienie podstawowej wiedzy o inwentaryzacjach i sposobie ich działania w PurchasePlus.
Aby zapoznać się z przewodnikiem krok po kroku dotyczącym przeprowadzania inwentaryzacji na koniec miesiąca na naszej platformie, w tym korzystania z dodatkowych funkcji niewymienionych w tym artykule, odwiedź stronę:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
To jest część 5 naszej serii Wprowadzenie do modułu Magazyn.
- Przeczytaj Wprowadzenie do modułu Magazyn, część 1
- Przeczytaj Wprowadzenie do modułu Magazyn, część 2: Pozycje magazynowe
- Przeczytaj Wprowadzenie do modułu Magazyn, część 3: Lokalizacje magazynowe
- Przeczytaj Wprowadzenie do modułu Magazyn, część 4: Przesunięcia
Jak zacząć korzystać z modułu Magazyn?
Jeśli Twoja organizacja chciałaby zacząć korzystać z modułu magazynowego PurchasePlus, skontaktuj się ze swoim Opiekunem Klienta lub naszym zespołem Customer Success, aby uzyskać pomoc przy włączeniu modułu i zorganizować szkolenie dla użytkowników.
Informacja dla kupujących korzystających z Legacy PurchasePlus
Moduł magazynowy w PurchasePlus został zaprojektowany na nowo i znacząco różni się od modułu magazynowego w Legacy PurchasePlus. Organizacjom migrującym z Legacy PurchasePlus do PurchasePlus zostanie zapewnione dodatkowe wsparcie migracyjne.