Przegląd
Przegląd
Przejdź do:
- Przegląd
- Uprawnienia do przepisów
- Przeglądanie i zarządzanie przepisami
- Tworzenie nowego przepisu
- Kalkulacja kosztów przepisu
- Jak POS aktualizuje przepisy
Przegląd
Przepisy to opcjonalny moduł w Twoim systemie PurchasePlus, który pozwala uzyskać jeszcze większą wartość z naszego oprogramowania, jako uzupełnienie naszej najlepszej w swojej klasie oferty Procure-to-Pay.
Nasz moduł Przepisy umożliwia Kupującym:
- Centralizację i standaryzację wiedzy oraz procedur (własności intelektualnej) zespołów gastronomicznych (Food and Beverage),
- Ścisłą kontrolę nad kosztami przepisów i składników, a w rezultacie
- Maksymalizację rentowności przepisów i kart dań / menu.
Jeśli Twoja organizacja włączyła moduł Przepisy, sekcja [Przepisy] będzie dostępna na bocznym pasku nawigacyjnym:
Czym jest Przepis?
W terminologii PurchasePlus przepis to lista składników w określonych porcjach, które mogą być przygotowywane i serwowane przez zespoły gastronomiczne zgodnie z procedurami zapisanymi przy danym przepisie.
Każdy składnik w przepisie jest powiązany z jednym lub wieloma produktami, które można zamawiać od dostawców w PurchasePlus. Przepis może również zawierać inny przepis jako składnik – takie specjalne składniki nazywane są „pozycjami przepisów” (Recipe Items). Na przykład możesz mieć osobny przepis na własnoręcznie robiony makaron, a ten makaron jako „pozycja przepisu” może zostać użyty jako składnik w przepisie na spaghetti bolognese.
Przepisy z kolei można dodawać do jednego lub wielu menu, co tworzy następującą hierarchię:
- Twoja organizacja może posiadać jedno lub więcej
- Menu, które mogą zawierać jeden lub więcej
- Przepisów, które mogą zawierać jeden lub więcej
- Składników, które mogą posiadać jeden lub więcej
- Zamienników,
- Kodów kreskowych,
- A wkrótce także Lokalizacji magazynowych, aby śledzić stan magazynowy składnika przechowywanego jako pozycja magazynowa.
- Alergenów
- Alergenów
- Składników, które mogą posiadać jeden lub więcej
- Przepisów, które mogą zawierać jeden lub więcej
- Menu, które mogą zawierać jeden lub więcej
Przepisy magazynowe a niemagazynowe
Wielu Kupujących korzystających z modułu Przepisy używa również naszego modułu Magazyn. Jeśli moduł Magazyn jest włączony w Twojej organizacji, dowolny przepis może być przepisem magazynowym („Inventory”).
Przepis magazynowy pozwala na dodawanie jako składników wyłącznie pozycji magazynowych i wyświetla kalkulację kosztów składników oraz przepisów na podstawie średniej wartości jednostkowej pozycji magazynowej (w przeciwieństwie do aktualnych ofert cenowych dostawców).
Z kolei przepisy niemagazynowe mogą zawierać dowolny produkt jako składnik. Domyślnie każdy tworzony przepis jest przepisem niemagazynowym.
Przepis można oznaczyć jako magazynowy już podczas jego tworzenia: 
...lub w zakładce Ustawienia danego przepisu po jego utworzeniu:
Włączając kolumnę Magazyn w oknie [Zarządzaj kolumnami], możesz szybko sprawdzić, które z Twoich przepisów są przepisami magazynowymi:
Uprawnienia do przepisów
Możliwość zarządzania przepisami przez użytkownika (tj. tworzenie, edycja, usuwanie) jest kontrolowana przez uprawnienie: „Zarządzanie przepisami” (Manage Recipes). Skontaktuj się z administratorem PurchasePlus w swojej organizacji, jeśli chcesz włączyć to uprawnienie dla swojego profilu użytkownika.
Przeglądanie i zarządzanie przepisami
Listę przepisów dostępnych w Twojej organizacji znajdziesz na bocznym pasku nawigacyjnym, klikając [Przepisy] → [Wyświetl wszystkie]. W tym miejscu zobaczysz wszystkie swoje przepisy wraz z ich parametrami w widoku tabeli. Możesz dostosować tabelę za pomocą przycisku „Zarządzaj kolumnami” lub przeciągając krawędzie kolumn, aby zmienić ich szerokość wedle uznania.
Z poziomu tego widoku możesz również dodać przepis do menu oraz usunąć przepis, korzystając z menu Więcej po prawej stronie tabeli.
Widok składników przepisu i ustawienia
Kliknięcie nazwy dowolnego przepisu w widoku tabeli przeniesie Cię do szczegółów przepisu. Z tego poziomu użytkownicy posiadający uprawnienie „Zarządzanie przepisami” mogą dodawać, edytować lub usuwać składniki przepisu (w tym ich porcje) oraz aktualizować ustawienia przepisu — na przykład zmienić nazwę przepisu lub cenę sprzedaży przepisu.
Widok karty przepisu
Kliknięcie przycisku [Wyświetl] w kolumnie Karta przepisu w tabeli przeniesie użytkownika do pełnoekranowej wersji przepisu, zoptymalizowanej pod kątem urządzeń mobilnych oraz druku. W tym widoku nie można dodawać, edytować ani usuwać składników, ale można tworzyć i zapisywać instrukcje dotyczące przygotowania i prezentacji potrawy, z których mogą korzystać inni pracownicy organizacji podczas gotowania.
Drukowanie przepisu
W nagłówku widoku składników przepisu oraz widoku karty przepisu znajduje się przycisk [Drukuj]:
Kliknięcie przycisku Drukuj wygeneruje wersję strony dostosowaną do druku, zawierającą składniki, porcje oraz instrukcje przygotowania i prezentacji:
Pojawi się okno dialogowe drukowania, umożliwiające wysłanie strony do drukarki.
Tworzenie nowego przepisu
Możesz utworzyć przepis, klikając przycisk [Utwórz nowy przepis] na stronie [Przepisy] → [Wyświetl wszystkie] lub klikając [Przepisy] → [Nowy przepis].
Najpierw zostaniesz poproszony(-a) o podanie podstawowych informacji o przepisie, a następnie kliknij [Utwórz przepis] na dole strony:
Po kliknięciu [Utwórz przepis] nastąpi przejście do widoku składników przepisu, gdzie możesz zacząć dodawać składniki.
Dodawanie składników do przepisu
Na ekranie składników przepisu kliknij [Dodaj składniki]:
Spowoduje to otwarcie okna, w którym możesz wyszukiwać składniki do dodania. Możesz również skorzystać z [Wyszukiwania zaawansowanego], jeśli chcesz wyszukiwać według kodu produktu, filtrować według kategorii lub skorzystać z innych opcji. Pamiętaj, że lista dostępnych składników zależy od tego, czy przepis jest przepisem magazynowym, czy niemagazynowym.
Po znalezieniu pożądanego składnika możesz określić porcję wymaganą w przepisie. Jednostka miary jest pobierana bezpośrednio ze składnika zamawianego przez Twoją organizację od dostawców. Wartość wprowadzona w tym polu może być liczbą całkowitą (np. 2 kg) lub ułamkową (np. 0,25 papryki, jak na poniższym zrzucie ekranu).
Po zdefiniowaniu porcji składnika dodawanego do przepisu kliknij [Dodaj składnik]:
Ponieważ przepisy tworzą produkt, z technicznego punktu widzenia przepis można dodać jako składnik do innego przepisu. Nie zalecamy jednak takiego rozwiązania, ponieważ dla takiego składnika nie będzie dostępna kalkulacja kosztów (a w konsekwencji nie będzie dostępna dla całego przepisu).
Aktualizacja porcji lub jednostki miary składnika przepisu
Jeśli musisz zaktualizować jednostkę miary lub porcję składnika po dodaniu go do przepisu, możesz to zrobić, klikając [Zarządzaj składnikiem] w menu [Więcej]:
Przewiń na dół wyświetlonego okna, wprowadź wymagane zmiany i kliknij [Zapisz zmiany]:
Rozwiązywanie problemów: Nie mogę znaleźć szukanego składnika.
Jeśli Twoja organizacja korzysta z przepisów magazynowych, być może musisz najpierw utworzyć nową pozycję magazynową.
Jeśli Twoja organizacja nie korzysta z przepisów magazynowych, upewnij się, że produkt, który próbujesz dodać do przepisu, znajduje się w katalogu dostawcy lub w katalogu zarządzanym samodzielnie.
Rozwiązywanie problemów: Moje składniki nie mają kosztów.
Jeśli Twoja organizacja korzysta z przepisów magazynowych, upewnij się, że pozycja magazynowa będąca składnikiem ma przypisaną wartość jednostkową.
Jeśli Twoja organizacja nie korzysta z przepisów magazynowych (i w związku z tym polega na ofertach dostawców przy wycenie składników), możesz podjąć jedno z następujących działań:
- W przypadku produktów zarządzanych samodzielnie: Dodaj składnik do katalogu zarządzanego samodzielnie przypisanego do jednego z dostawców i upewnij się, że ma określoną cenę jednostkową oraz stawkę podatku (% VAT).
- Możesz również poprosić nasz Zespół ds. Katalogów o dopasowanie produktu zarządzanego samodzielnie do produktu głównego (Master Product), a następnie pobrać oferty cenowe od dostawców na ten produkt główny. Skontaktuj się z naszym Zespołem ds. Katalogów.
- W przypadku produktów zarządzanych przez dostawcę: upewnij się, że produkt, który próbujesz dodać do przepisu, znajduje się w katalogu dostawcy.
Kalkulacja kosztów przepisu
Ważne informacje finansowe dotyczące przepisów można sprawdzić zarówno w widoku tabeli, jak i w panelu informacyjnym przepisu. Należą do nich:
- Wydajność (Yield): Liczba porcji („jednostek”) uzyskanych z przepisu.
- Cena kosztowa (Cost Price): Koszt przypadający na jednostkę przepisu, wyliczany na podstawie:
- Dla przepisów magazynowych: Średniej wartości jednostkowej każdego składnika (tj. pozycji magazynowej).
- Dla przepisów niemagazynowych: Najlepszej ceny od dostawców dla każdego składnika (jeśli jest dostępna), pomnożonej przez porcję każdego składnika. Dowiedz się więcej o kalkulacji kosztów składników.
- Cena magazynowa (Stocked Price): Średnia wartość jednostkowa pozycji magazynowej pomnożona przez porcję. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy organizacja ma włączony moduł Magazyn, a pozycja magazynowa ma przypisaną wartość jednostkową.
- Cena sprzedaży (Sale Price): Cena, za jaką jednostka jest sprzedawana.
- % kosztu (Cost %): Procentowy udział ceny kosztowej przepisu w stosunku do ceny sprzedaży.
Ponowne przeliczanie kosztów przepisu
PurchasePlus to platforma chętnie wybierana przez organizacje, które chcą zarządzać swoimi przepisami w tym samym systemie, w którym realizują procesy zakupowe i gospodarkę magazynową. Aby utrzymać wysoką wydajność systemu, koszty przepisów nie są aktualizowane w czasie rzeczywistym, ponieważ robienie tego dla każdego przepisu w systemie wpłynęłoby negatywnie na wydajność.
Jeśli w przepisie wprowadzono zmiany i spodziewasz się:
- Zmiany kosztów składników,
- Pojawienia się dodatkowych ofert cenowych dostawców na dany składnik,
możesz kliknąć [Przelicz koszty przepisu] w nagłówku przepisu, aby wymusić ponowne pobranie ofert i przeliczenie kosztów aktualnie przeglądanego przepisu:
Ponadto nasze oprogramowanie automatycznie przelicza koszty każdego przepisu raz w nocy (w okresach niskiej aktywności systemu). Może to być pomocne w sytuacji, gdy ręczne przeliczanie kosztów każdego przepisu jest niepraktyczne.
Rozwiązywanie problemów: Mój przepis nie ma kosztu.
Koszty przepisu są obliczane poprzez zsumowanie kosztów wszystkich jego składników.
Dlatego, aby przepis miał wyliczony koszt, wszystkie jego składniki muszą mieć określony koszt. Dowiedz się więcej o kosztach składników.
Jak POS aktualizuje przepisy
Punkt sprzedaży (POS) to opcjonalny moduł, który pozwala automatycznie rozchodowywać pozycje magazynowe (lub przepisy zawierające pozycje magazynowe) z lokalizacji magazynowej w momencie rejestracji sprzedaży w restauracji, barze lub kawiarni. Dodatkowo umożliwia on rejestrowanie danych o sprzedaży w PurchasePlus, co pozwala na weryfikację ruchów magazynowych, cen sprzedaży i innych danych.
Aby wdrożyć moduł POS, Twoja organizacja musi najpierw wdrożyć moduły Magazyn oraz Przepisy.
Dowiedz się więcej o module POS w PurchasePlus.
To jest Część 1 naszej serii Wprowadzenie do przepisów.
- Przeczytaj Wprowadzenie do przepisów, Część 2: Menu / karty dań
- Przeczytaj Wprowadzenie do przepisów, Część 3: Składniki
- Przeczytaj Wprowadzenie do przepisów, Część 4: Alergeny
Jak zacząć korzystać z modułu Przepisy?
Jeśli Twoja organizacja chce rozpocząć korzystanie z modułu Przepisy w PurchasePlus, skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta (Account Manager) lub naszym zespołem Customer Success, aby uzyskać pomoc przy włączeniu modułu i zorganizować szkolenie dla użytkowników (w razie potrzeby).
Informacja dla Kupujących korzystających z Legacy PurchasePlus
Moduł Przepisy w PurchasePlus został gruntownie przeprojektowany i przebudowany, przez co znacząco różni się od modułu przepisów w Legacy PurchasePlus. Kupujący przechodzący z Legacy PurchasePlus do PurchasePlus będą potrzebować dodatkowego wsparcia migracyjnego, aby rozpocząć korzystanie z Przepisów, ponieważ dane przepisów, menu i składników z Legacy PurchasePlus nie są automatycznie przenoszone do PurchasePlus.