Zatwierdzanie Zapotrzebowania

W PurchasePlus, gdy Zapotrzebowanie zostanie przesłane do zatwierdzenia, przechodzi do statusu „OCZEKUJE NA ZATWIERDZENIE”. Zapotrzebowanie trafia do przepływu pracy zatwierdzania (Approval Workflow) przypisanego do danego Działu i Kodu konta.

Użytkownicy zatwierdzający na pierwszym poziomie przepływu pracy otrzymają wiadomość e-mail z informacją, że Zapotrzebowanie zostało przesłane i może zostać zatwierdzone lub odrzucone. Przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Przejdź do:

• Oczekujące na moje zatwierdzenie
• Zatwierdzanie Zapotrzebowania
  • Zatwierdzanie Zapotrzebowania z budżetem
• Odrzucanie Zapotrzebowania
• Masowe zatwierdzanie Zapotrzebowań

Oczekujące na moje zatwierdzenie

Listę Zapotrzebowań oczekujących na zatwierdzenie można znaleźć poprzez:

• Pulpit nawigacyjny [Strona główna] → [Zapotrzebowania oczekujące na moje zatwierdzenie].
• Boczny pasek nawigacyjny [Zapotrzebowania] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie].

Kliknij Numer Zapotrzebowania w kolumnie [Zapotrzebowanie], aby wyświetlić bardziej szczegółowe informacje o Zapotrzebowaniu:

Podczas weryfikacji Zapotrzebowania można przejrzeć następujące elementy:

1. Produkty.
2. Oferty cenowe. Produkt może mieć jedną lub więcej ofert cenowych od Twoich Dostawców, w zależności od produktu, Dostawców oraz typu Zapotrzebowania.
3. Ilość.
4. Instrukcje dotyczące zamówienia dla każdego produktu, jeśli istnieją.
5. Niestandardowy Dział i Kod konta dla każdego produktu, jeśli istnieją. Produkt może zostać rozliczony na niestandardowy Dział i Konto. Jeśli do produktu nie zastosowano wartości niestandardowych, zostanie on rozliczony zgodnie z Działem i Kontem przypisanym do Zapotrzebowania.
6. Usuń produkt.
7. Cena, Procent podatku oraz Sumy pozycji.
8. Przycisk Zatwierdź.
9. Przycisk Odrzuć.

Zatwierdzanie Zapotrzebowania

W kolumnie Działanie możesz [Zatwierdzić] lub [Odrzucić] Zapotrzebowanie. Alternatywnie możesz kliknąć [Numer Zapotrzebowania], aby wyświetlić szczegóły Zapotrzebowania.

Kliknij przycisk [Zielony znacznik wyboru], widoczny na powyższym obrazku, aby zatwierdzić Zapotrzebowanie. Wyświetli się komunikat z potwierdzeniem. Jeśli w przepływie pracy zatwierdzania wymagane są dalsze zatwierdzenia, komunikat wyjaśni, że Zapotrzebowanie zostało częściowo zatwierdzone.

Jeśli jednak jesteś Ostatecznym Zatwierdzającym w przepływie pracy zatwierdzania, komunikat z potwierdzeniem wyjaśni, że Ostateczne Zatwierdzenie zostało udzielone, a dla każdego z Dostawców uwzględnionych w Zapotrzebowaniu zostało wygenerowane Zamówienie Zakupu. Będziesz mieć możliwość wybrania opcji [Wyświetl Zamówienia Zakupu]. Jeśli Zamówienia Zakupu muszą zostać wysłane natychmiast, można to zrobić, przechodząc do poszczególnych Zamówień Zakupu. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszym artykułem Wysyłanie Zamówienia Zakupu.

Zatwierdzanie Zapotrzebowania z budżetem

Jeśli Twoja Organizacja korzysta z naszego modułu Budżet, osoby zatwierdzające mogą sprawdzić podczas procesu zatwierdzania, czy przesłane Zapotrzebowanie przekroczy przypisany Budżet:

Dowiedz się więcej o Zatwierdzaniu Zapotrzebowań z budżetem.

Odrzucanie Zapotrzebowania

1. Kliknij przycisk [Czerwony krzyżyk], aby odrzucić Zapotrzebowanie.

2. Wpisz „Powód odrzucenia” i kliknij [Potwierdź i odrzuć]. Powód zostanie dołączony do powiadomienia e-mail o odrzuceniu, wysłanego do użytkownika, który utworzył Zapotrzebowanie.

Status Zapotrzebowania zmieni się na „ODRZUCONE”, a użytkownik będzie mieć możliwość kontynuowania zakupów w Zapotrzebowaniu, aby wprowadzić niezbędne zmiany przed ponownym przesłaniem go do zatwierdzenia. 

Odrzucone Zapotrzebowanie można również anulować, jeśli nie jest już potrzebne.

Masowe zatwierdzanie Zapotrzebowań

Użytkownicy posiadający uprawnienia do zatwierdzania Zapotrzebowań mogą wybrać wiele Zapotrzebowań i zatwierdzić je zbiorczo.

1. Korzystając z bocznego paska nawigacyjnego, wybierz [Zapotrzebowania] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie].

2. Jeśli masz uprawnienia do zatwierdzania Zapotrzebowania, tabela umożliwi Ci zaznaczenie wielu Zapotrzebowań poprzez zaznaczenie pola wyboru po lewej stronie identyfikatora Zapotrzebowania.

3. U góry tabeli (nad kolumną Zapotrzebowania) pojawi się przycisk [Zatwierdź], gdy zaznaczysz jedno lub więcej Zapotrzebowań.

4. Kliknięcie przycisku „Zatwierdź” wyświetli krok potwierdzenia. Kliknięcie [Zatwierdź wybrane] spowoduje zatwierdzenie każdego Zapotrzebowania osobno. W zależności od przepływu pracy zatwierdzania przypisanego do każdego Zapotrzebowania, może to skutkować uzyskaniem ostatecznego zatwierdzenia dla niektórych z wybranych Zapotrzebowań.