Łączenie i rozłączanie pozycji

W zależności od ustawień zastosowanych w Twojej organizacji w PurchasePlus, gdy Faktura zostanie dopasowana do Zamówienia zakupu, wszystkie pozycje na fakturze są porównywane ze wszystkimi pozycjami w zamówieniu zakupu, a tam, gdzie dwie pozycje są takie same, zostają ze sobą powiązane (połączone).

Następnie PurchasePlus porównuje szczegóły na poziomie pozycji faktury ze szczegółami powiązanej pozycji zamówienia zakupu, aby pomóc Ci zdecydować, czy różnica między ilością i ceną jednostkową pozycji faktury a ilością i ceną jednostkową powiązanej pozycji zamówienia zakupu budzi wątpliwości, czy jest akceptowalna, biorąc pod uwagę ustawienia flag i progów Twojej organizacji.

Ostatecznie PurchasePlus pomaga Ci ustalić, czy szczegóły pozycji faktury zgadzają się z tym, co zostało zamówione i co zostało odebrane. 

Przejdź do:

• Dlaczego pozycje nie są połączone
• Łączenie ręczne
• Łączenie pozycji
• Rozłączanie pozycji
• Co się stanie, jeśli nie połączę pozycji?

Dlaczego pozycje nie są połączone

Pozycje faktury mogą znajdować się w stanie niepołączonym z dowolnego z poniższych powodów:

• Do faktury nie dopasowano zamówienia zakupu.
• Dopasowane zamówienie zakupu nie zostało połączone z fakturą lub zostało połączone po utworzeniu faktury w PurchasePlus.
• Produkt z pozycji faktury nie jest identyczny lub wystarczająco podobny do Produktu w zamówieniu zakupu.

Łączenie ręczne

Z powyższych powodów mogą wystąpić sytuacje, w których konieczne będzie ręczne połączenie pozycji faktury z pozycją zamówienia zakupu. Po ręcznym połączeniu pozycji, zgodnie z ustawieniami zastosowanymi w Twojej organizacji, PurchasePlus:

• Porówna cenę jednostkową pozycji faktury z ceną jednostkową pozycji zamówienia zakupu i oznaczy pozycję faktury flagą, jeśli wystąpi niedopuszczalna rozbieżność.
• Porówna ilość w pozycji faktury z ilością w pozycji zamówienia zakupu i oznaczy pozycję faktury flagą, jeśli ilość na fakturze jest większa niż ilość w zamówieniu zakupu.
• Porówna ilość w pozycji faktury z ilością odebraną w pozycji zamówienia zakupu (pochodzącą z dokumentów przyjęcia towaru przypisanych do zamówienia zakupu) i oznaczy pozycję faktury flagą, jeśli ilość na fakturze jest większa niż ilość odebrana.

Łączenie pozycji

1. W zakładce Podsumowanie produktów (Product Summary) faktury znajdź pozycję faktury, którą chcesz ręcznie połączyć z pozycją zamówienia zakupu. Kliknij szarą ikonę [Połącz] (Link) przy pozycji faktury

2. Przejrzyj sekcję „Wybrana pozycja faktury” (Selected Invoice Line) i porównaj ją z sekcją „Dostępne pozycje zamówienia zakupu” (Available Purchase Order Lines). Jeśli dostępne jest logiczne dopasowanie, zaznacz pole wyboru [Połącz] (Link) i kliknij [Zastosuj połączenie] (Apply Link).

Pozycja faktury zostanie teraz połączona z pozycją zamówienia zakupu.

Rozłączanie pozycji

1. W zakładce Podsumowanie produktów (Product Summary) faktury znajdź pozycję faktury, którą chcesz odłączyć od pozycji zamówienia zakupu. Kliknij niebieską ikonę [Połącz] (Link) przy pozycji faktury.

2. W oknie, które się pojawi, kliknij opcję [Rozłącz pozycję] (Unlink Line), a pozycja faktury zostanie odłączona od pozycji zamówienia zakupu. 

Jeśli pominiesz łączenie

Mogą wystąpić przypadki, w których połączenie każdej pozycji nie będzie możliwe. Jeśli na Twojej fakturze znajdują się niepołączone pozycje, faktura nadal może zostać zatwierdzona przez osoby zatwierdzające pod kątem operacyjnym i finansowym oraz przejść do stanu „Uzgodniona” (Reconciled).