Najlepsze praktyki dotyczące faktur

Najlepsze praktyki dotyczące faktur

Punkty danych na fakturach

1. Zamówienie zakupu (PO)

  • Prawidłowe dane wejściowe:

Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych. Zdecydowanie zalecamy jednak używanie wyłącznie wartości numerycznych. Numery zamówień zakupu generowane przez PurchasePlus są zgodne z formatem PO:000000 i rosną sekwencyjnie (np. 000001, 000002 itp.).

  • Przykład: PO:000345
  • Wyjaśnienie:

Zamieszczenie numeru zamówienia zakupu jest ZDECYDOWANIE ZALECANE, ponieważ ułatwia to automatyczne dopasowywanie faktur do zamówień zakupu w systemie, zapewniając bardziej wydajny i dokładny proces.

2. Typ dokumentu

  • Prawidłowe dane wejściowe:

"Invoice" LUB "INV:" LUB "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Przykład: INV-123456
  • Wyjaśnienie:

To pole jest OBOWIĄZKOWE, aby pomóc w klasyfikacji i sortowaniu dokumentów, co jest niezbędne do dokładnego przetwarzania i prowadzenia dokumentacji. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji. 

3. Numer faktury

  • Prawidłowe dane wejściowe:

Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych. Chociaż dozwolony jest dowolny format, zdecydowanie zalecamy używanie wyłącznie wartości numerycznych.

  • Przykład: INV-123456
  • Wyjaśnienie:

To pole jest OBOWIĄZKOWE do celów przetwarzania i płatności. Zduplikowane numery faktur będą automatycznie oznaczane flagą i odrzucane przez system, aby zapobiec błędom. Uwaga: Można użyć ponownie tych samych numerów faktur u różnych kupujących, ale nigdy u tego samego nabywcy. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji. 

4. Nazwa firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail

  • Prawidłowe dane wejściowe:

Dowolny ciąg znaków alfanumerycznych.

  • Przykład:

Nazwa dostawcy: Fresh Produce Co. Adres: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Wyjaśnienie:

Podanie dokładnych danych firmy jest ZDECYDOWANIE ZALECANE w celach weryfikacji oraz w celu zapewnienia, że faktury są przetwarzane na właściwych kontach.

5. Numery identyfikacji podatkowej lub rejestracji firmy

  • Prawidłowe dane wejściowe:

Prawidłowy numeryczny numer rejestracyjny firmy (np. ABN w Australii).

  • Przykład: ABN: 12 345 678 910
  • Wyjaśnienie:

To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE do celów identyfikacji firmy i zachowania zgodności z przepisami. Pomaga potwierdzić autentyczność firmy. W wielu krajach, takich jak Australia, zamieszczenie tych informacji jest wymogiem prawnym w przypadku każdej opłaty przekraczającej 82,50 $. Przetwarzanie faktur bez tych informacji będzie opóźnione na czas weryfikacji firmy. 

6. Dane kupującego

  • Prawidłowe dane wejściowe: 

Imię i nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy) i adres.

  • Przykład:

Nazwa: HotelPlus Sydney Adres: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Wyjaśnienie:

To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE, ponieważ pomaga przypisać fakturę do właściwego kupującego.

7. Dedykowany adres e-mail kupującego do fakturowania

  • Prawidłowe dane wejściowe:

Każdemu kupującemu przypisany jest unikalny adres e-mail do przesyłania faktur w formacie <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • Przykład:

E-mail kupującego: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Wyjaśnienie:

To pole jest OBOWIĄZKOWE do programowej identyfikacji kupującego. Chociaż adres e-mail nie musi znajdować się na samej fakturze, wszystkie faktury muszą być wysyłane na tę skrzynkę pocztową. Faktura nie zostanie przetworzona, jeśli nie zostanie wysłana na unikalny adres e-mail do fakturowania kupującego.

8. Data faktury

  • Prawidłowe dane wejściowe: DD/MM/RRRR
  • Przykład: 10/01/2025
  • Wyjaśnienie:

To pole jest OBOWIĄZKOWE do programowej walidacji faktury. Data nie może być w przyszłości, a jeśli przypada zbyt daleko w przeszłości, system zgłosi ostrzeżenie. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji.

9. Termin płatności

  • Prawidłowe dane wejściowe: DD/MM/RRRR
  • Przykład: Termin płatności: 24/01/2025
  • Wyjaśnienie:

To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE i jest wykorzystywane przez zespół ds. rozrachunków z dostawcami (AP) kupującego podczas planowania płatności. 

10. Pozycje na fakturze 

  • Kod produktu u dostawcy 
    • Prawidłowe dane wejściowe: ciąg alfanumeryczny 
    • Przykład: 563732
  • - Wyjaśnienie: To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE, ponieważ informacje te służą do uzgadniania tego, co zostało zamówione, z tym, co zostało dostarczone. 
  • Opis 
    • Prawidłowe dane wejściowe: ciąg znaków 
    • Przykład: Jabłko Red Delicious
  • - Wyjaśnienie: To pole jest OBOWIĄZKOWE, ponieważ zawiera szczegółowe informacje o dostarczonym produkcie. Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji.
  • Ilość 
    • Prawidłowe dane wejściowe: ciąg numeryczny  
    • Przykład: 10
  • - Wyjaśnienie:
    • Jeśli pozycja została zamówiona, ale nie została zrealizowana, najlepiej nie umieszczać jej na fakturze. Jeśli jednak umieścisz ją na fakturze, musi ona mieć oznaczoną ilość „0” (zero) i całkowitą wartość pozycji „$0”, aby zapewnić prawidłowe przetwarzanie. 
    • To pole jest OBOWIĄZKOWE, ponieważ określa ilość dostarczonych towarów.
    • Faktura nie zostanie przetworzona bez tych informacji lub jeśli ilość nie zgadza się z ceną jednostkową.
  • Cena jednostkowa netto (bez podatku/GST)
    • Prawidłowe dane wejściowe: ciąg numeryczny  
    • Wyjaśnienie: To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE, ponieważ służy do obliczania sumy pozycji na fakturze. Jeśli podajesz kwoty brutto (z podatkiem GST), koniecznie podaj zastosowane stawki podatku, abyśmy mogli wstecznie obliczyć cenę netto w celu załadowania do systemów rozrachunków z dostawcami. 
  • Podatek (jeśli dotyczy)
    • Prawidłowe dane wejściowe:
      • Stawka podatku jako wartość procentowa (np. 10%).
      • Kwota podatku jako wartość walutowa (np. $2.00).
      • Jednolity identyfikator zastosowany do pozycji opodatkowanych (np. gwiazdka * oznaczająca zastosowanie podatku).
    • Wyjaśnienie:

To pole jest OBOWIĄZKOWE, ponieważ określa łączną kwotę podatku na fakturze. Najlepszą praktyką jest wskazanie zarówno stawki procentowej %, jak i kwoty walutowej podatku. Faktura nie zostanie przetworzona bez co najmniej jednego z powyższych punktów danych.

  • Łączna kwota podatku (jeśli dotyczy)
  • - Prawidłowe dane wejściowe:

Wartość liczbowa w formacie waluty (np. $200.00).

  • Wyjaśnienie:

To pole jest ZDECYDOWANIE ZALECANE, ponieważ zapewnia uzgodnienie sumy faktury z poszczególnymi pozycjami. W przypadku, gdy faktura zawiera zarówno pozycje zwolnione z podatku, jak i opodatkowane w jednym dokumencie, w wielu krajach (w tym w Australii) wymogiem prawnym jest uwzględnienie podziału podatku na poziomie pozycji. Jeśli podana jest tylko suma netto, należy dołączyć wyraźne szczegóły dotyczące podatku.

11. Upewnij się, że łączne kwoty są prawidłowe

  • Przedstaw podsumowanie całkowitego kosztu:
    • Każda pozycja na fakturze musi mieć sumę 
    • Suma podatku i kosztów z pozycji musi być zgodna z łączną kwotą podatku i kosztów na fakturze 
    • Wszelkie opłaty za dostawę muszą być uwzględnione jako osobna pozycja w sumach faktury.
    • Jeśli naliczasz opłaty w walucie INNEJ niż waluta, w której operuje kupujący, waluta ta musi być podana w sumie faktury. Na przykład SGD w Australii lub USD w Singapurze. 

12. Format zapewniający profesjonalizm

  • Używaj czytelnej czcionki i uporządkowanego układu graficznego.
  • Umieść logo swojej firmy, aby zapewnić spójność wizualną marki.
  • Dostarcz fakturę w formacie PDF lub E-PDF 
  • Nie wklejaj obrazów do dokumentu 

PRZYKŁADOWA FAKTURA

[Logo Twojej firmy] Nazwa dostawcy: Fresh Produce Co. Adres: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Faktura

Numer faktury: INV-123456 Data faktury: 10/01/2025 Termin płatności: 24/01/2025 Typ dokumentu: Tax Invoice Zamówienie zakupu (PO): PO:000345

Dane kupującego: Nazwa: HotelPlus Sydney Adres: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Dane pozycji produktów

Kod produktuOpisIlośćCena jedn. (bez GST)Suma pozycji (bez GST)GST (10%)Kwota GST (AUD)Suma pozycji (z GST)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Suma częściowa (bez GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Suma całkowita (z GST): $104.00

Dodatkowe uwagi

  • Prosimy o dokonanie płatności przelewem bankowym na następujące konto:

Nazwa banku: ANZ Bank Nazwa konta: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Numer konta: 678901234

  • W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod adresem billing@freshproduceco.com.au.

Related articles