Przegląd

Przejdź do:

• Przepływ pracy zatwierdzania
  • Poziomy przepływu pracy
    • Kolejność
    • Wartość maksymalna
    • Osoby zatwierdzające
  • Przypisania przepływu pracy
    • Uwaga dotycząca hierarchii organizacji
  • Uruchomienia przepływu pracy (rejestr audytu)
• Kto może tworzyć i zarządzać przepływami pracy zatwierdzania?
• Instrukcja: Tworzenie przepływu pracy zatwierdzania
• Instrukcja: Aktualizowanie przepływów pracy zatwierdzania
  • Aktualizowanie poziomów przepływu pracy zatwierdzania
  • Dodawanie lub usuwanie osób zatwierdzających
  • Aktualizowanie przypisań przepływu pracy
  • Usuwanie przepływu pracy
• Instrukcja: Zatwierdzanie (lub odrzucanie) dokumentu w przepływie pracy zatwierdzania
• Nowe a wersja legacy
• Rozwiązywanie problemów

---

Przepływ pracy zatwierdzania

Od momentu pobrania Faktury i Noty Kredytowej przez nasz system, PurchasePlus nieustannie analizuje każdy dokument w stanie „Otwarte” i „Oczekujące na zatwierdzenie”, przypisując Flagi na poziomie nagłówka lub pozycji dokumentu, zgodnie z ustawieniami flag danej Organizacji. Flagi te informują, że z dokumentem wystąpił problem — na przykład zamówiona ilość (na powiązanym Zamówieniu Zakupu) różni się od ilości zafakturowanej — i wymaga on weryfikacji przez wyznaczoną osobę.

To, kto dokładnie jest tą osobą, może zależeć od Jednostki Organizacyjnej, która otrzymała Fakturę lub Notę Kredytową, wartości dokumentu lub obu tych czynników. Dokument może nawet wymagać weryfikacji przez kilka osób w organizacji. Logika określająca, kto musi zatwierdzić Fakturę lub Notę Kredytową, a także automatyczne powiadomienia i zadania umożliwiające pracę osobie weryfikującej, są definiowane przez Przepływ pracy zatwierdzania. ( Uwaga: dotyczy to obecnie również przesunięć magazynowych i zapotrzebowań)

Gdy dokument uzyska Ostateczne Zatwierdzenie, zostanie automatycznie przeniesiony do stanu Rozliczone i będzie gotowy do Wyeksportowania do zewnętrznego systemu AP.

Przepływ pracy zatwierdzania zawiera Poziomy, Przypisania i jest Uruchamiany, gdy kwalifikująca się Faktura lub Nota Kredytowa zostanie przypisana kodem do powiązanej Organizacji/Jednostki. Przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

W przypadku zapotrzebowań i przesunięć magazynowych, po uzyskaniu Ostatecznego Zatwierdzenia: Zapotrzebowania zostaną ukończone i zostanie dla nich utworzone Zamówienie Zakupu. Przesunięcia magazynowe zostaną oznaczone jako ukończone. 

Poziomy przepływu pracy

Przepływy pracy posiadają Poziomy, które określają użytkowników mogących zatwierdzać Faktury lub Noty Kredytowe do określonej Wartości.

Wszystkie Poziomy przepływu pracy mają swoją Nazwę (np. „Poziom 1” lub „Pomoc kuchenna”), a każdy Poziom składa się z trzech elementów: Kolejność poziomów, Wartość maksymalna poziomu oraz Osoby zatwierdzające na poziomie.

Dotyczy to również przepływów pracy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych:

Przesunięcia magazynowe

Zapotrzebowania

Kolejność poziomów przepływu pracy

Faktura lub Nota Kredytowa wchodząca do Przepływu pracy będzie wymagać Zatwierdzenia zgodnie ze zdefiniowaną Kolejnością poziomów. Oznacza to, że dokument musi najpierw zostać zatwierdzony przez Poziom o kolejności 1, zanim będzie mógł zostać zatwierdzony przez Poziom o kolejności 2 i tak dalej, aż do uzyskania Ostatecznego Zatwierdzenia. Więcej informacji na temat Ostatecznego Zatwierdzenia znajduje się w sekcji: Wartość maksymalna poziomu przepływu pracy.

Przepływ pracy może zawierać do 10 Poziomów.

Wartość maksymalna poziomu przepływu pracy

Wartość maksymalna Poziomu jest kluczowa, ponieważ wskazuje, które Poziomy mogą udzielić Ostatecznego Zatwierdzenia dla Faktury lub Noty Kredytowej, a które nie. 

Jeśli wartość dokumentu jest mniejsza lub równa Wartości maksymalnej poziomu, dany Poziom udzieli ostatecznego zatwierdzenia. Jeśli wartość dokumentu przekracza Wartość maksymalną poziomu, Poziom nie udzieli Ostatecznego Zatwierdzenia, a dokument przejdzie do kolejnego Poziomu.

Na przykład, jeśli Wartość maksymalna Poziomu 1 wynosi 500 USD, a do Przepływu pracy trafi Faktura o wartości 501 USD, wówczas Osoby zatwierdzające na Poziomie 1 nie będą mogły wydać Ostatecznego Zatwierdzenia dla tej Faktury — Ostateczne Zatwierdzenie musi zostać wydane przez kogoś na Poziomie o Wartości maksymalnej przekraczającej 500 USD. Jeśli jednak wartość Faktury wynosiła 499 USD, Osoba (lub osoby) zatwierdzająca na Poziomie 1 może udzielić Ostatecznego Zatwierdzenia dla Faktury, bez konieczności jej zatwierdzania przez użytkownika na wyższym Poziomie.

Uwaga: nie ma „Nieograniczonej” wartości Poziomu. Wartość maksymalna ostatniego Poziomu w przepływie pracy powinna być najwyższą realną wartością Faktury lub Noty Kredytowej, jakiej można się spodziewać.

Osoby zatwierdzające w przepływie pracy

Poziomy przepływu pracy mogą mieć jedną lub więcej Osób zatwierdzających:

Osoby zatwierdzające przypisane do danego Poziomu zostaną powiadomione e-mailem, gdy Faktura lub Nota Kredytowa trafi na ten Poziom i będzie wymagać ich Zatwierdzenia. Każdy użytkownik na danym Poziomie może zatwierdzić dokument, a Zatwierdzenie poziomu uznaje się za „udzielone” przez pierwszego użytkownika z tego Poziomu, który dokona zatwierdzenia. 

Przypisania przepływu pracy

Przepływy pracy zatwierdzania Faktur lub Not Kredytowych są przypisywane do jednej lub większej liczby Organizacji bądź Jednostek Organizacyjnych. Każdy dokument rozliczony (oznaczony kodem) na daną Organizację lub Jednostkę Organizacyjną zostanie skierowany do przypisanego dla niej Przepływu pracy. 

Użytkownicy z uprawnieniem „Zarządzanie organizacjami” mogą przypisać Przepływ pracy do swojej Organizacji na stronie [Ustawienia systemu] → [Ustawienia organizacji]. 

Przepływ pracy może być przypisany do wielu Organizacji (Działów), ale Organizacja może mieć przypisany tylko jeden Przepływ pracy. 

W przypadku Przepływu pracy zatwierdzania przesunięć magazynowych jedyna różnica polega na tym, że przypisuje się go bezpośrednio do danej Lokalizacji Magazynowej:

Uwaga dotycząca hierarchii organizacji

Przepływy pracy nie są „dziedziczone” z nadrzędnych Organizacji. Jeśli Jednostka Organizacyjna ma mieć ten sam Przepływ pracy zatwierdzania faktur co jej Organizacja Nadrzędna, należy go przypisać zarówno na poziomie nadrzędnym, jak i podrzędnym w Hierarchii Organizacji.

Uruchomienia przepływu pracy

Przepływy pracy są „Uruchamiane”, gdy kwalifikująca się Faktura lub Nota Kredytowa zostanie przypisana kodem do Organizacji, do której przypisany jest dany Przepływ pracy. 

W ramach Przepływu pracy dostępna jest zakładka [Uruchomienia], która zawiera listę wszystkich przypadków wywołania danego Przepływu pracy, ze szczegółowymi informacjami o zaangażowanych dokumentach:

Aby wyświetlić szczegółowy Panel informacyjny (tj. Rejestr audytu) dotyczący konkretnego Uruchomienia przepływu pracy i wszystkich powiązanych Zdarzeń, kliknij przycisk w kolumnie [Informacje].

Anulowanie, wstrzymanie (zaparkowanie) lub usunięcie Faktury bądź Noty Kredytowej w dowolnym momencie trwania Aktywnego Uruchomienia spowoduje anulowanie Uruchomienia przepływu pracy.

W przypadku Zapotrzebowań wyświetli się liczba zapotrzebowań, podobnie jak w przypadku przesunięć magazynowych:

Zapotrzebowania

Przesunięcia magazynowe

Kto może zarządzać przepływami pracy

Aby móc tworzyć przepływy pracy zatwierdzania lub nimi zarządzać, użytkownik musi mieć włączone uprawnienie „Może zarządzać przepływami pracy zatwierdzania”.

Użytkownicy z tym uprawnieniem będą mogli zarządzać Przepływami pracy w każdej Organizacji, której są członkami.

Aby przypisać Przepływ pracy do Organizacji, użytkownik musi posiadać uprawnienie „Zarządzanie organizacjami”.

Tworzenie przepływu pracy zatwierdzania

Użytkownicy posiadający uprawnienie „Może zarządzać przepływami pracy zatwierdzania” mogą utworzyć nowy Przepływ pracy zatwierdzania Faktur lub Not Kredytowych (dotyczy to również zapotrzebowań i przesunięć magazynowych), wykonując poniższe kroki. Raz utworzonych Przepływów pracy nie można usunąć samodzielnie.

Krok 1. Przejdź do sekcji [Ustawienia systemu] → [Przepływy pracy zatwierdzania] w bocznym menu nawigacyjnym, a następnie kliknij przycisk [Utwórz nowy przepływ pracy zatwierdzania]:

Krok 2. Wybierz odpowiedni Typ przepływu pracy, a następnie wprowadź Nazwę i Opis przepływu pracy przed kliknięciem przycisku [Utwórz przepływ pracy]:

Krok 3. Zostanie wyświetlony nowo utworzony Przepływ pracy, który zawiera jeden domyślny Poziom. Możesz edytować domyślny Poziom, klikając [Zaktualizuj poziom] w menu [Więcej], jeśli chcesz zmienić Nazwę lub Wartość maksymalną Poziomu:

Krok 4. Kliknij [Utwórz nowy poziom], aby dodać kolejne Poziomy według potrzeb. Zdecydowanie zaleca się uporządkowanie Poziomów według ich Wartości maksymalnych w porządku rosnącym. Poziomy oraz Kolejność poziomów można edytować, wybierając odpowiednie opcje w menu [Więcej]:

Krok 5. Dodaj Osoby zatwierdzające do każdego Poziomu, klikając przycisk w kolumnie [Osoby zatwierdzające]. Będzie można dodać wyłącznie osoby, które (a) są istniejącymi użytkownikami PurchasePlus oraz (b) są członkami Organizacji, w której tworzony jest Przepływ pracy:

Krok 6. Przepływ pracy staje się „Aktywny” w momencie jego Przypisania do jednej lub większej liczby Organizacji bądź Jednostek Organizacyjnych. 

Aktualizowanie przepływu pracy zatwierdzania

Możesz zaktualizować Nazwę i Opis Przepływu pracy, przechodząc do zakładki [Ustawienia]:

Aktualizowanie poziomów przepływu pracy

Kliknięcie menu [Więcej] przy danym Poziomie przepływu pracy spowoduje wyświetlenie listy opcji aktualizacji Poziomu:

• Opcje [Przesuń poziom w górę] oraz [Przesuń poziom w dół] służą do zmiany kolejności Poziomów w Przepływie pracy.
• Opcja [Zaktualizuj poziom] pozwala zmienić Nazwę lub Wartość maksymalną Poziomu.
• Opcja [Usuń poziom] całkowicie usunie dany Poziom z Przepływu pracy.

Jeśli choć jedna Faktura oczekuje na zatwierdzenie w danym Przepływie pracy, Poziomów tego przepływu nie można aktualizować ani usuwać. Przed aktualizacją Poziomów Faktury muszą zostać wstrzymane (zaparkowane) lub przejść proces zatwierdzania. W każdej chwili można jednak dodać nową Osobę zatwierdzającą (użytkownika) do Poziomu. (to samo dotyczy zapotrzebowań, not kredytowych i przesunięć magazynowych)

Dodawanie lub usuwanie osób zatwierdzających

Aby zarządzać Osobami zatwierdzającymi na danym Poziomie przepływu pracy, najpierw kliknij przycisk w kolumnie [Osoby zatwierdzające]:

Aby dodać nową Osobę zatwierdzającą, kliknij przycisk [Dodaj osobę zatwierdzającą] i wyszukaj danego użytkownika. Będzie można dodać wyłącznie osoby, które (a) są istniejącymi użytkownikami PurchasePlus oraz (b) są członkami Organizacji, w której tworzony jest Przepływ pracy.

Aby usunąć Osobę zatwierdzającą, kliknij [Usuń] w menu [Więcej]:

Aktualizowanie przypisań przepływu pracy

Funkcja przypisywania Przepływu pracy znajduje się w PurchasePlus w dwóch miejscach:

1. Zakładka [Przypisania] w danym Przepływie pracy:

2. Strona [Ustawienia systemu] → [Ustawienia organizacji]:

Uwaga: Użytkownicy muszą posiadać uprawnienie „Zarządzanie organizacjami”, aby przypisać Przepływ pracy zatwierdzania do Organizacji lub Jednostki Organizacyjnej.

Jeśli chociaż jedna Faktura znajduje się w stanie Oczekujące na zatwierdzenie w danym Przepływie pracy, nie można cofnąć przypisania Przepływu pracy z Organizacji. Faktury muszą najpierw zostać wstrzymane (zaparkowane) lub przejść proces Zatwierdzania. (to samo dotyczy zapotrzebowań, not kredytowych i przesunięć magazynowych)

Usuwanie przepływu pracy

Przepływy pracy muszą zostać usunięte przez członka zespołu konfiguracji PurchasePlus. Prosimy o kontakt z nami w celu zorganizowania usunięcia Przepływu pracy z Jednostki Organizacyjnej.

Zatwierdzanie lub odrzucanie

Użytkownicy mogą Zatwierdzić lub Odrzucić Fakturę bądź Notę Kredytową, która została przypisana kodem do Jednostki Organizacyjnej, w której (a) przypisany jest dany Przepływ pracy oraz (b) są oni Osobą zatwierdzającą na jednym z jego Poziomów.

Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić lub odrzucić dokument ze strony [Faktury LUB Noty Kredytowe] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie]. Należy pamiętać, że Osoby zatwierdzające na drugim (i kolejnych) Poziomach przepływu pracy zobaczą Faktury lub Noty Kredytowe na tej liście dopiero po uzyskaniu przez nie Zatwierdzenia na wcześniejszych Poziomach:

Ponadto Osoby zatwierdzające mogą otworzyć Fakturę lub Notę Kredytową i użyć przycisków [Zatwierdź] lub [Odrzuć] w nagłówku dokumentu:

Co się dzieje po zatwierdzeniu Faktury lub Noty Kredytowej?

• Jeśli Wartość Faktury lub Noty Kredytowej jest wyższa niż Wartość maksymalna poziomu danej Osoby zatwierdzającej, dokument przejdzie do kolejnego Poziomu zatwierdzenia. Użytkownicy z kolejnego Poziomu zatwierdzenia zostaną powiadomieni pocztą e-mail.
• Jeśli Wartość dokumentu jest mniejsza niż Wartość maksymalna poziomu Osoby zatwierdzającej, Przepływ pracy uznaje to za „Ostateczne Zatwierdzenie”, a Faktura lub Nota Kredytowa zostaje automatycznie przeniesiona do stanu Rozliczone. Może zostać wyeksportowana do zewnętrznego systemu AP w celu dokonania płatności. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

Co się dzieje po odrzuceniu Faktury lub Noty Kredytowej?

• Osoba zatwierdzająca zostanie poproszona o dodanie Komentarza, a dokument automatycznie przejdzie w stan Anulowane. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

Nowe a wersja legacy

Wieloletni użytkownicy PurchasePlus mogą pamiętać sposób działania Przepływów pracy w naszej platformie Legacy. Oto czym różnią się „Nowe” Przepływy pracy zatwierdzania od przepływów w wersji Legacy:

• W przeciwieństwie do osób zatwierdzających faktury w wersji Legacy, Osoby zatwierdzające w Nowym przepływie pracy (oraz Kolejność zatwierdzania) są definiowane przez Poziomy, a nie przez rolę Osoby Zatwierdzającej Operacyjnie lub Finansowo zatwierdzającej Fakturę w dowolnym momencie.
• [Nowe] Przepływy pracy zatwierdzania muszą być włączone zarówno dla Organizacji Nabywcy, jak i poszczególnych Jednostek Organizacyjnych.
• W przeciwieństwie do Przepływów pracy zatwierdzania w wersji Legacy, nie można zastosować Poziomu „Nieograniczonego”, a ostatni Poziom powinien mieć najwyższą wartość wymaganą do zatwierdzenia.
• W Nowych przepływach pracy użytkownicy mogą przeglądać Uruchomienia Przepływu pracy dla powiązanych Faktur i Not Kredytowych. W ramach Uruchomienia użytkownicy mogą przeglądać Zdarzenia uruchomienia — co zapewnia skuteczny Rejestr audytu dla Faktury lub Noty Kredytowej w ramach danego Przepływu pracy.

Warto również zauważyć, że „Nowe” Przepływy pracy zatwierdzania wykluczają się wzajemnie z Przepływami pracy zatwierdzania z wersji Legacy. Gdy tylko Nowe przepływy pracy zatwierdzania zostaną włączone dla danej Organizacji, jej użytkownicy nie mogą już zatwierdzać Faktur ani Not Kredytowych zgodnie z przepływami operacyjnymi i finansowymi wersji Legacy.

Rozwiązywanie problemów

• Właśnie włączyłem Nowe przepływy pracy dla mojej Organizacji, ale żadna z moich Faktur (Oczekujących na zatwierdzenie) nie trafiła do odpowiedniego Przepływu pracy.

Faktury i Noty Kredytowe, które były w stanie Oczekujące na zatwierdzenie w momencie włączenia Nowych przepływów pracy, muszą zostać ponownie Otwarte, a następnie ponownie Oznaczone jako oczekujące na zatwierdzenie, aby odpowiedni Przepływ pracy zatwierdzania zaczął obowiązywać. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Co się stanie, jeśli Faktura lub Nota Kredytowa zostanie przypisana kodem do innej Jednostki Organizacyjnej w trakcie Uruchomienia przepływu pracy?

Stan Uruchomienia przepływu pracy zmienia się na Anulowane, a dokument wchodzi do nowego Uruchomienia przepływu pracy. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Co się stanie, jeśli Faktura lub Nota Kredytowa jest w trakcie Uruchomienia przepływu pracy, a wszystkie Flagi zostaną rozwiązane?

Uruchomienie zostaje anulowane, a dokument automatycznie przechodzi w stan Rozliczone. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Co się stanie, jeśli dla Jednostki Organizacyjnej, do której przypisano kodem Fakturę lub Notę Kredytową, nie można znaleźć żadnego Przepływu pracy zatwierdzania?

Dokument pozostaje w stanie Oczekujące na zatwierdzenie. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Co się stanie, jeśli Przepływ pracy zatwierdzania jest włączony dla danej Organizacji, ale do żadnego Poziomu nie przypisano Osób zatwierdzających?

Faktura lub Nota Kredytowa pozostanie w Przepływie pracy zatwierdzania do momentu dodania Osoby zatwierdzającej do odpowiedniego Poziomu. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Chcę odtworzyć „Operacyjne i Finansowe przepływy pracy zatwierdzania” z wersji Legacy. Jak mogę to zrobić?

Możesz utworzyć dwa Poziomy przepływu pracy z Wartością maksymalną 0 USD każdy, a następnie dodać Osoby zatwierdzające operacyjnie do jednego z Poziomów, a Osoby zatwierdzające finansowo do drugiego. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Nie mogę edytować Przepływu pracy, mimo że posiadam odpowiednie uprawnienia. 

Nasz system uniemożliwia edycję Przepływu pracy, jeśli istnieją w nim jakiekolwiek aktywne Uruchomienia. Najpierw Zatwierdź lub Odrzuć Faktury w Aktywnym Uruchomieniu — po tym edycja Przepływu pracy będzie możliwa. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)

• Otrzymuję podwójne wiadomości e-mail o treści „Faktury oczekujące na moje zatwierdzenie”.

Musisz zostać usunięty jako Osoba zatwierdzająca z przepływu pracy zatwierdzania Faktur w wersji Legacy.

• Czy mogę „Pominąć” Poziomy zatwierdzania, jeśli należę do Poziomu o wyższej Wartości maksymalnej niż Wartość Faktury lub Noty Kredytowej?

Nie, dokument nadal będzie wymagał Zatwierdzenia od zdefiniowanych użytkowników zgodnie z Kolejnością poziomów skonfigurowaną dla danego Przepływu pracy. Na przykład, jeśli Wartość Faktury wynosi 1000 USD, Poziom 1 zatwierdza do kwoty 500 USD, a Poziom 2 do kwoty 2000 USD, członkowie Poziomu 2 muszą nadal poczekać na Zatwierdzenie Poziomu 1, zanim będą mogli wydać Ostateczne Zatwierdzenie dla Faktury oczekującej na zatwierdzenie. Jednakże uprawnienie „Może super zatwierdzać Faktury i Noty Kredytowe” pozwala uprawnionym użytkownikom na wymuszone przeniesienie dowolnej Faktury lub Noty Kredytowej ze stanu „Oczekujące na zatwierdzenie” do stanu „Rozliczone”, bez względu na to, czy znajduje się ona aktualnie w Przepływie pracy zatwierdzania. Uprawnienie to stanowi zatem skuteczny sposób na pominięcie poziomów zatwierdzania w przepływie pracy przez upoważnione osoby. (to samo dotyczy zapotrzebowań i przesunięć magazynowych)